Til seksjonseierne i Løengård II Boligsameie

Transkript

1 Til seksjonseierne i Løengård II Boligsameie Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for Styret håper du leser gjennom dokumentene og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Løengård II Boligsameie det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Løengård II Boligsameie avholdes torsdag 17.mars 2016 kl i Borgehallen, Borgeveien 48C, 1654 Sellebakk. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2015 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Sak A Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 1 år B) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år C) Valg av 2 varamedlemmer for 2 år D) Valg av valgkomité Fredrikstad, Styret i Løengård II Boligsameie Knut Jørgen Nordmark Marit Løkkeberg-Nyseth Odd Erland Langdalen Anne Lise Reinertsen - 2 -

3 ÅRSBERETNING FOR 2015 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære og ekstraordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Knut Jørgen Nordmark Løentorget 21 B Styremedlem Marit Løkkeberg-Nyseth Løentorget 27 B Styremedlem Odd Erland Langdalen Løentorget 3 A Styremedlem Anne Lise Reinertsen Løentorget 25 A Varamedlem Steinar Johannessen Løentorget 9 A Varamedlem Paul Shum Løentorget 15 B Valgkomiteen Utvalg/komiteer Komite Wigdis Johannessen Løentorget 9 A Komite Inger Hansen Løentorget 23A Styrets medlemmer består i dag av 2 menn og 2 kvinner. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Revisor Revisor for 2015 var Kjell Sundberg Styrets arbeid Det har vært avholdt tre ordinære styremøter og ett ekstraordinært sameiermøte. Saker som er utført er: Dugnad vår og høst o Vedlikehold av grøntareal. Vedlikehold o Vask og maling av A-bygg o Bytte av vindskier A-bygg o Beskjæring av trær mot Løenveien o Klipping av voll mot Sarpsborgveien o Inngangspartier/trappeoppgang vedlikehold bygg C og D o Reparasjon av utebelysning Overgang til ny forretningsfører fra OBOS-forvaltning - 3 -

4 Innkomne forslag til sameiermøtet Sak A Forslag fra styret at postkasser for alle seksjoner byttes ut til postkasser med sylinderlås. Forslaget kommer av at det har forsvunnet post fra flere postkasser, samt beboere har observert andre å snoke i postkassene. Pris på nye postkasser med sylinderlås 899,- stk. Postkassen måler: Bredde 31cm Høyde 42,5cm Dybde 17cm Lukket underlokk, brevinnkast: ca 30mm - 4 -

5 SAMEIET LØENGÅRD (I, II, III) Årsregnskap 2015 Inntekter utgifter Saldo pr ,78 Jan Bilag 1 Fellesutgifter ,00 2 Get 595,00 3 Sellebakk blikk 566,50 4 If forsikring ,00 5 Posten 41,00 6 Kemneren arb.avgift 2749,50 7 Gebyr 287, , , ,50 Saldo pr ,28 feb 8 Fellesutgifter ,00 9 Huseiernes landsforbund 890,00 10 Nille 140,60 11 Janek Elektro 2.886,25 12 Gebyr 12, , , ,65 Saldo pr ,93 mars 13 Fellesutgifter ,00 14 Knutsen &co ,00 15 Baker Eriksen 150,00 16 Kjell Sundberg 1.500,00 17 Snitter til årsmøte 1.450,00 18 Anne Kalland 500,00 19 Div. til årsmøte 178,80 20 Inger Hansen 500,00 21 Fredrikstad E-verk 1.600,13 22 Jula 232,00 23 Europris 83,17 24 Gebyr 17, , , ,40 Saldo pr ,33-5 -

6 april 25 Fellesutgifter ,00 26 Vinmonopolet 349,90 27 Male jobb på sprett 1.000,00 28 Marmar à kont regn ,00 29 Fredrikstad kommune 260,00 30 XL bygg 9.590,00 31 Tilbakebetaling av fellesutgifter 500,00 32 IF forsikring ,00 33 Gebyr 12, , ,84 Saldo pr ,93 Mai 34 Fellesutgifter ,00 35 El-kjøp 548,00 36 Proff & interiør à konto regning Maling ,00 37 Alustål 1.330,00 38 XL bygg 347,00 39 Fredrikstad e-verk 1.265,47 40 XL bygg 2.247,00 41 Rema ,50 42 Frevar 600,00 43 Gebyr 12, , , ,53 Saldo pr ,46 Juni 44 Fellesutgifter ,00 45 XL bygg 634,00 46 Rød planteskole 6.065,00 47 Proff Bygg à kont ,00 48 Get ,60 49 Proff bygg ,00 50 Frevar 150,00 51 XL bygg 1.501,50 52 XL bygg 1.347,00 53 XL bygg 779,00 54 Tilbakebetling av fellesutgifter 5.000,00 55 Marmar ,00 56 Gebyr 10,00 57 Proff bygg 7.500,00-6 -

7 Saldo pr ,36 Juli 58 Fellesutgifter , , ,10 59 Borge rør 419,00 60 Get ,60 61 Fredrikstad e-verk 889,40 62 Gebyr 10,00 63 If forsikring , , , ,00 Saldo pr ,36 Aug 64 Fellesutgifter ,00 65 Biltema 348,00 66 Rema ,50 67 Europris 275,80 68 Klipp av vollen 1.000,00 69 Mathisen blomster 650,00 70 XL bygg 200,00 71 Marmar ,00 72 Frevar 750,00 73 Gebyr 17,520 Saldo pr , , , ,80 sep 74 Fellesutgifter ,00 75 Skibygg hekkesaks 1.360,00 76 Biltema 524,10 77 Marmar vedlikehold 4.000,00 78 Marmar vedlikehold 2.464,75 79 Rema El-kjøp 550,00 81 XL bygg 596,50 82 Gebyr 22, , , ,25-7 -

8 Okt Saldo pr ,81 83 Fellesutgifter+ dugnad ,00 84 If forsikring ,00 85 Plantasjen 232,60 86 Humlekjær Ødegaard 1.948,00 87 K-soft 1.485,00 88 If forsikring ,00 89 Gebyr 10, , , ,40 Saldo på ,21 Nov 90 Fellesutgifter ,00 91 Styregodtgjørelse ,00 92 Fr.stad everk 1.014,38 93 Frevar 150,00 94 Knutsen &co ,50 95 Gebyr 10, , ,88 Saldo pr ,33 Des. 96 Fellesutgifter ,00 97 Get ,60 98 Utlegg for post 95,90 99 Gebyr 10, Rent er 167,95 Saldo ,78 Overskudd 2915 Kr , , , ,45 Plasserings konto ,65-8 -

9 Budsjett Løengård II Boligsameie OBOS kr ,14 GET kr ,14 A/S Knutsen og Co kr ,29 IF Forsikring kr ,00 Fr.stad E-Verk kr 2 000,00 Styrehonorar + arb.avgift kr 9 128,00 Diverse gebyr, blomster osv. kr 8 857,14 Vedlikehold kr ,29 SUM kr ,00 Inntekter fellesutgifter kr ,00 Beregnet overskudd 2016 kr 7 622,00-9 -

10 VALGKOMITEEN INNSTILLER FØLGENDE PERSONER: A. Som styreleder for 1 år foreslås: Knut Jørgen Nordmark Løentorget 21 B B. Som styremedlemmer for 2 år foreslås: Marit Løkkeberg-Nyseth Odd Erland Langdalen Løentorget 27 B Løentorget 3 A Styremedlemmer som ikke er på valg: Anne Lise Reinertsen Løentorget 25 A C. Som varamedlemmer for 2 år foreslås: Roald Henie Holmtoft Steinar Johannessen Løentorget 19B Løentorget 9A D. Som valgkomité for 2 år foreslås: Paul Shum Anne Marie Kalland Løentorget 15B Løentorget 13B I valgkomiteen for Løengård II Boligsameie Wigdis Johannessen Inger Marie Hansen Løentorget 9A Løentorget 23A

11 REGISTRERINGSBLANKETT ved ordinært sameiermøte i Løengård II Boligsameie Fyll ut og lever hele blanketten ved inngangen til møtelokalet. BRUK BLOKKBOKSTAVER Eierens navn: Eierens adresse: Bruks- og seksjonsnummer: I sameiermøtet har sameierne stemmerett med en stemme for hver seksjon de eier. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Dersom du benytter deg av fullmakt, må både ovenstående registreringsdel og nedenstående fullmakt fylles ut: FULLMAKT Eier av boligen gir herved fullmakt til: Fullmektigens navn: å møte i ordinært sameiermøte i Løengård II Boligsameie. Eierens underskrift og dato:.. (Eiers underskrift) (Dato)

12

13

14

15

16

17

18

19 1 Løengård II Boligsameie Protokoll fra ordinært sameiermøte i Løengård II Boligsameie Møtedato: Møtetidspunkt: 18:00 Møtested: Borgehallen Til stede: 2 seksjonseiere, 3 representert ved fullmakt, totalt 5 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS, ble representert ved Roar Andersen. Møtet ble åpnet av Knut Jørgen Nordmark Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Knut Jørgen Nordmark foreslått. Vedtak: Godkjent B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. Vedtak: Godkjent C Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne Som referent ble Roar Andersen foreslått, og som protokollvitne ble Karl Fredrik Paulsen og Roald H. Holmtoft foreslått. Vedtak: Godkjent D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. Vedtak: Godkjent Behandling av årsberetning for 2015 Styrets årsberetning ble gjennomgått og foreslått godkjent. Vedtak: Godkjent Behandling av årsregnskap for 2015 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. Vedtak: Godkjent Fastsettelse av godtgjørelser Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 8.000,-. Vedtak: Godkjent

20 2 Løengård II Boligsameie 5. Behandling av innkomne forslag og saker A Forslag fra styret. Utskifting postkasser til postkasser med sylinderlås Vedtak: Styret undersøker videre, og sender ut info/forslag Valg av tillitsvalgte A Som styreleder for 1 år, ble Knut Jørgen Nordmark foreslått. Vedtak: Godkjent B Som styremedlem for 2 år, ble Marit Løkkeberg-Nyseth foreslått. Som styremedlem for 2 år, ble Odd Erland Langdalen foreslått. Vedtak: Godkjent C Som varamedlem for 2 år, ble Roald Henie Holmtoft foreslått. Som varamedlem for 2 år, ble Steinar Johannessen foreslått. Vedtak: Godkjent D Som representant(er) i valgkomitéen for 2 år, ble foreslått Paul Shum Anne Marie Kalland Vedtak: Godkjent Møtet ble hevet kl.: 18:30. Protokollen signeres av Møteleder Knut Nordmark /s/ Protokollvitne Karl Fredrik Paulsen /s/ Referent Roar Andersen /s/ Protokollvitne Roald H. Holmtoft /s/

21

22

23 1 Innkalling til ekstraordinært sameiermøte Ekstraordinært sameiermøte i Sameiet Løen Gård, avholdes tirsdag 8. desember kl.1800 i Borgehallen, adresse: Borgeveien 48, 1654 Sellebakk TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og to personer til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ORGANISERING AV SAMEIET OG FORRETNINGSFØRSEL Det vil bli gitt en orientering om forretningsførsel og organisering av sameiet. Styret har mottatt tilbud om forretningsførsel fra OBOS, for Sameiet Løen Gård. Tilbud og kontrakt er vedlagt, tilbud består av tre sider og kontrakt består av syv sider. Forvaltningssjef for OBOS Østfold Fredrikstad, Wiggo Krogstad, deltar under dette ekstraordinære møtet. Det vil bli avstemming om OBOS tar over forretningsførselen for sameiet. Det kreves minst to tredjedeler av de avgitte stemmer i sameiermøtet for vedtak. Punkt 3, 4 og 5 vedtas sammen med punkt ENDRING AV VEDTEKTER Vedtekter vil bli endret ved godkjenning av OBOS-avtale for forretningsførsel. Det vil bli tre separate vedtekter. Nødvendige endringer av vedtekter ved godkjenning: FRA: 1 Sameiets navn er Sameiet Løen Gård og med organisasjonsnummer Sameiet består av 28 seksjoner på eiendommen gnr. 609 bnr 158 og bnr 186 og bnr 129 i Fredrikstad kommune i henhold til oppdelingsbegjæring, tinglysning av. TIL: 1 Sameiets navn er Sameiet Løen Gård I og har gårdsnummer 609, med bruksnummer 129. Sameiet består av 16 boligseksjoner i henhold til oppdelingsbegjæring tinglyst den Sameiets navn er Sameiet Løen Gård II og har gårdsnummer 609, med bruksnummer 158. Sameiet består av 8 boligseksjoner i henhold til oppdelingsbegjæring tinglyst den Sameiets navn er Sameiet Løen Gård III og har gårdsnummer 609, med bruksnummer 186.

24 2 Sameiet består av 4 boligseksjoner i henhold til oppdelingsbegjæring tinglyst den VALG AV REVISOR Valg av revisor ved godkjenning av OBOS-avtale. 5. VALG AV TILLITSVALGTE Valg av tillitsvalgte ved godkjenning av OBOS-avtale. A) Valg av styreleder B) Valg av 3 styremedlemmer C) Valg av 2 varamedlemmer Styret I sameiermøtet har sameierne stemmerett med en stemme for hver seksjon de eier. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig.

25 3 REGISTRERINGSBLANKETT ved ekstraordinært sameiermøte i Sameiet Løen Gård Fyll ut og lever hele blanketten ved inngangen til møtelokalet. BRUK BLOKKBOKSTAVER Eierens navn: Eierens adresse: Bruks- og seksjonsnummer: I sameiermøtet har sameierne stemmerett med en stemme for hver seksjon de eier. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Dersom du benytter deg av fullmakt, må både ovenstående registreringsdel og nedenstående fullmakt fylles ut: FULLMAKT Eier av boligen gir herved fullmakt til: Fullmektigens navn: å møte i ekstraordinært sameiermøte i Sameiet Løen Gård. Eierens underskrift og dato:.. (Eiers underskrift) (Dato)

26

27