Innhold Rapport RTV... 2 RTV fraværsrapport... 2 Styreinformasjon... 3 Tekstkoder... 3 Dictionary - oppslag... 5 Organisasjon... 5 Krav og nøkkelbegreper... 6 Regler for reduksjon av dagsverk... 6 Definisjon på Fraværsartene... 7 Ekstern rapporteringskode 1... 7 RTV Fraværsrapport... 8 Konsern... 8 Vanlig Fraværsrapport... 8 Fraværsrapport med eksport til excel... 9 Lagring av månedens tall....10 Excel sumrapport...11 Excel avdeling flere perioder...11 Begrensninger...13 Rapportering KS / RTV...13 Definisjon av fraværsarter....13 Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 1 av 13
Rapport RTV RTV fraværsrapport Denne rutinen tar for seg oppbygningen av Aditro lønn for å dekke: Standard rapport RTV RTV rapport med mulighet for eksport til excel. Dette programmet danner fraværsrapport etter de forskrifter som NAV, tidligere Rikstrygdeverket har spesifisert i Veiledning for føring av statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom. Rapporten skal ikke sendes inn, men oppbevares i tilfelle kontroll. Rapporten kjøres kvartalsvis. Det er fullt mulig å endre opplysningene i bestillingen, og kjøre rapporten til internt bruk. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 2 av 13
Styreinformasjon I Meny Systemparameter Fravær setter du nødvendige parametere i feltet AD / RTV og SSB-rapport Tekstkoder Utplukk på avdeling. Dersom denne er satt på får du mulighet for å legge inn fra og til avdeling når du kjører rapporten. Tekstkoder benyttes kun dersom du skal ha RTV rapporten i Excel. Da oppretter du Tekstkode type - GRP Grupper RTV til excel i menypunkt Ajourhold faste opplysninger Tekstkode Typer Typen defineres Alfanumerisk, lengde 10 Da setter du GRP Grupper RTV til excel i menypunkt Ajourhold faste opplysninger Tekstkoder Definerer typen først. Denne gir mulighet for å spesifisere pr avdeling (org.enhet) og samtidig kunne gruppere avdelingene i overordnede enheter (resultatenheter). Må definere opp gruppene på fire posisjoner først f.eks. Admn Administrasjonen Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 3 av 13
IT IT-avdelingen Mark Markedsavdeling Salg Salgsavdeling Utvi Utvikling Så må en definere opp hvert enkelt hjemsted under disse f.eks. Admn1000 Personalavd Admn1010 Administrasjon Felles Admn1030 Administrasjon Sekretariat Lagr3010 Lagr3015 Prod2010 1. prosessering Prod2020 2. Prosessering Prod2030 Finish Det er beskrivelsen som kommer frem i rapporten. Ved søk på tekstkoder, type GRP vises alle registrerte koder. Denne Tekstkodetypen knyttes til feltet i organisasjonstabellen, Fri informasjon fane, Frifelt 1 ved å gå på Dictionary Tabell 4 - felt 12. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 4 av 13
Dictionary - oppslag Systemadministrasjon System vedlikehold Dictionary Endre beskrivelse i feltet Navn til Organisasjon gruppe Kryss i feltet Kobles mot tekstkode Velg tekstkode type GRP. Legg inn gruppene på organisasjonsenheten (kun dersom du skal benytte RTV til Excel rapport Organisasjon Ajourhold faste opplysninger Organisasjon Fri informasjon I frifelt 1 som vi har døpt om til Organisasjonsgruppe velges så verdien tilsvarende den avdelingen som dette skal presenteres som. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 5 av 13
Verdien fra Admn blir automatisk presentert som summen av de tekstkoder som begynner med samme 4 posisjoner. Følgelig skal ikke denne legges inn på noen felter på organisasjonen. Krav og nøkkelbegreper Krav og nøkkelbegreper for fraværsstatistikk til RTV. Følgende kriterier må være oppfylt for at en ansatt skal komme med på rapporten: Arbeidstakeren må ha vært ansatt i et fast aktivt forpliktende stillingsforhold med en på forhånd fastsatt arbeidstid pr. uke, samt at stillingsprosent må ha vært angitt. Hvis den ansatte har flere stillinger som oppfyller dette kriteriet, skal alle stillingene med her. Den ansatte må ha vært ansatt i den angitte perioden rapporten kjøres for. Den ansatte skal være med selv om vedkommende ikke har hatt fravær i observasjonsperioden, men da skal kun mulige dagsverk ut på rapporten. Hvis du setter en X i feltet Ans offentlig fravær på den enkelte ansatte så vil denne personen ikke blir rapportert (gjelder alle offentlige fraværsrapporter). Rapporten benytter antall dager som er registrert på fraværstransaksjonene. Hvis antall dager ikke er registrert og fradato og tildato er registrert, vil antall dager beregnes. Fradato sammen med antall dager som registreres på transen, bestemmer hvilket kvartal og år fraværet gjelder. Hvis antall dager overstiger gjenværende antall dager fra registrert dato til kvartalsslutt, vil resterende antall dager overføres til neste kvartal. Hvis fra- og tildato på transen går utenfor ansattdato (og evt. sluttet dato) for den ansattes stilling, vil ansattdato (evt. sluttet dato) benyttes som grenser for fraværsintervall, og antall dager blir beregnet på nytt. Registrert ferie med henvisning til rapporten vil redusere mulige dagsverk. I de tilfeller hvor bedriften har fellesferie, er det ikke nødvendig å registrere ferie som eget fravær. I stedet overstyrer du mulige dagsverk ved bestilling av rapporten. Dersom feriefraværet registreres etter hvert, oppgis antall brukte feriedager på egen fraværsart for feriedager. Rapporten tar hensyn til stillingsprosent på ansatt, dvs. at en ansatt i 50% stilling med et registrert fravær på 8 dager, rapporteres med 4 dager fravær. I rapporten regnes alle ansatte fra og med ansatt måned, til og med sluttet måned. Kjønn må være innlagt på person. Hvis dette er glemt vil kjønn automatisk bli satt til M=Mann. Regler for reduksjon av dagsverk Ved beregning av dagsverk reduseres faktiske og mulige dagsverk når fravær er registrert på fraværsart merket med rapporteringskode 7, 8, 9 eller 11, og fraværet er sammenhengende over 14 dager. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 6 av 13
Dersom fraværet er 14 dager eller mindre, reduseres faktiske dagsverk og fraværet vises på rapporten under kolonnen Annet fravær. Ved rapportering til Excel blir faktiske dagsverk redusert, men annet fravær er ikke spesifisert i egen kolonne. All registrert ferie reduserer faktiske og mulige dagsverk i sin helhet. Ferie registreres på fraværsart med rapporteringskode 12. Definisjon på Fraværsartene Definisjon på Fraværsartene for RTV rapporten. Ekstern rapporteringskode 1 Ekstern rapporteringskode 1 benyttes, og den ligger på arten. Feltet EkstRappKode KS/RTV i meny Fravær Registrering Fraværsarter Beregning/Rapporter 1 Egenmeldt 1-3 dager. 2 Legemeldt 1-3 dager. 3 Legemeldt 4-16 dager. 4 17-40 dager. 5 Over 40 dager. 6 Sykt barn. 7 Svangerskap. 8 Omsorgspermisjon. 9 Adopsjon. 10 Annet. 11 Permisjon uten lønn. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 7 av 13
12 Ferie. 18 Egenmeldt begrenset o/3dg. (SSB, Behandles ikke i denne rapporten). 19 Egenmeldt fravær (behandles i riktig dagintervall). 20 Skoft. 21 Legemeldt fravær (behandles i riktig dagintervall). RTV Fraværsrapport Konsern Alle rapportene kan kjøres for flere firma, trykk og du kan velge hvilket konsern / firma du skal rapportere for. Vanlig Fraværsrapport Meny Fravær Rapportering Utskrifter Statistikker Du kan her velge følgende: Hvilke datoer som skal gjelde for utplukk fravær Fra dato / Til dato Hvilke måneder som skal gjelde for beregning mulige dagsverk her må en justere antallet dager slik at dersom du ønsker januar 2009 legger du ut 0 i de andre månedene. Hvilke avdelinger som skal være med i rapporten Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 8 av 13
Blank i begge felt gir hele firma på en side Fra 1. til siste avdeling gir fra og til. Kontroll om ansatt i hele perioden gjør at den ikke teller med ansatte som har sluttet eller startet i perioden det kjøres utplukk for. Mulige dagsverk: Antall dagsverk som automatisk foreslås, vil være antall dager i hele måneden minus lørdager og søndager. Utfra RTVs spesifikasjon skal det ikke tas hensyn til bevegelige helligdager. Dersom du ikke følger opp feriedager på egen fraværsart (se Ajourhold av fraværsarter), må du korrigere for ferie. Det kan f.eks. gjøres ved å nullstille antall mulige dagsverk for en måned. Mulige dagsverk må også korrigeres dersom spesielle forhold ved bedriften tilsier det, f.eks. hvis ansatte har vært permittert i en måned. Hvis du kjørerapporten - Excel avdeling flere perioder - vil systemet kunne bruke dagsverk fra to år. Utskrift av rapport Fraværsrapport med eksport til excel Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 9 av 13
Når du får frem denne rapporten kan du velge Rapport til excel. Da vil rapporten starte Excel og legge resultatet ut der. Rapporten vil også overføre formlene til Excel også. Den fordeler da fraværet ut på menn, kvinner og totalt i tillegg til grupperingene etter lengde på fraværet. Eksempel fra Excel Lagring av månedens tall. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 10 av 13
Excel sumrapport Dersom du velger en måned i Fra dato og Til dato feltene får du mulighet for å lagre sumtall for den aktuelle måneden. Da ligger disse tallene lagret i en tabell. Det du da får ut er tall iht den måneden du har valgt. Mulige dagsverk vises også. Her er det forskjell på standardrapport hvor du må sette dagene til 0 i de månedene du ikke ønsker å ha med som mulige dagsverk. Dersom du velger Excel sumrapport får du over summen av de månedene en har lagret sumtall for til Excel. Presenteres % for menn / kvinner og totalt pr måned, summen for kvartalet, summen for halvåret og summen for hele året. Excel avdeling flere perioder Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 11 av 13
Dersom du velger Excel avdeling flere perioder, kan du velge mellom 4 periodeintervall slik at du kan se utviklingen over tid. Fra dato må være den første i henholdsvis måned, kvartal, tertial eller år. Valgbare intervall Måned gir tallene for de 4 siste månedene Kvartal gir tallene for 4 siste kvartal Tertial gir tallene for de 3 siste tertialene År gir tallene for de 2 siste årene Inneværende Rapporten viser tallene per organisasjonsgruppe eventuelt for angitt konsern. Total Excel-rapporten viser det aktuelle periodeintervallet. De tidligere periodene vises kun med total prosent. Hvis du ønsker å se detaljeringen må du: Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 12 av 13
1. Merke kolonnene P og AD i arket 2. Høyreklikk og Velg Vis Avhengig av hvilken dato som angis i Fra dato vises mulige dagsverk per måned og to år beregnes og vises. Begrensninger De tilfellene som vi ikke løser 100 % skal føres opp er nevnt i dette kapittelet. Rapportering KS / RTV Dersom du rapporterer fravær til KS, gir dette konflikt med spesifikasjoner på RTV-rapporten. Definisjon av fraværsarter. For de kundene som rapporterer fravær til KS og ønsker å kjøre RTV rapportering blir det konflikt da samme kode benyttes som rapporteringskode for de to rapportene. Kodene for samme type fravær har da forskjellig verdi. Eksempel: Fraværsart for egenmelding markeres med kode 19 for RTV statistikk, da beregnes den og legges i kolonne for 1-3 dager egenmeldt eller over 3 dager egenmeldt. Denne koden er ikke i bruk i KS, da ønsker de spesifisert med kode 24. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 13 av 13