FORESPØRSEL NR. D FRA. Hafslund Nett AS

Transkript

1 Forespørsel - DLE-tjenester i Follo, Rygge og Råde Side 1 av 11 FORESPØRSEL NR. D FRA Hafslund Nett AS VEDR.: DLE-tjenester i Follo, Rygge og Råde

2 Forespørsel - DLE-tjenester i Follo, Rygge og Råde Side 2 av 11 Innholdsfortegnelse 1. INTRODUKSJON OMFANG FREMDRIFTSPLAN DOKUMENTER I FORESPØRSELEN INSTRUKS TIL TILBYDER REGLER FOR KONKURRANSEN ANSKAFFELSESFORM KONFIDENSIALITET TILBYDERS GENERELLE PLIKTER SPRÅK ALTERNATIVE LØSNINGER OG FORBEDRINGSFORSLAG AKSEPTERE HELE ELLER DELER AV TILBUD FORBEHOLD OM ENDRING I MYNDIGHETERS RAMMEBETINGELSER KONTRAKTBETINGELSER FORBEHOLD OG AVVIK KOSTNADER VED TILBUDET AVVISNING AV TILBUD HAFSLUND NETTS FORBEHOLD KVALIFIKASJONSKRAV GENERELLE KRAV TEKNISKE KVALIFIKASJONER TILDELINGSKRITERIER TILBUDETS FORMAT OG INNHOLD TILBUDSSKJEMA PRISSKJEMA ØVRIG DOKUMENTASJON FORMAT OG LEVERINGSADRESSE FRISTER OG ANDRE TIDSPUNKT FORESPØRSELSBEKREFTELSE SPØRSMÅL VEDRØRENDE FORESPØRSELEN TILBUDSFRIST TILBUDSÅPNING VEDSTÅELSESFRIST KOMMUNIKASJON/ KORRESPONDANSE HAFSLUNDS KONTAKTPUNKT TILDELING AV KONTRAKT OG BEGRUNNELSE... 11

3 Forespørsel - DLE-tjenester i Follo, Rygge og Råde Side 3 av INTRODUKSJON 1.1 Omfang Hafslund Nett AS, heretter kalt Hafslund, ønsker tilbud på kjøp av DLE-tjenester i Follo, Rygge og Råde , leveranse av elsikkerhets- og informasjonstjenester til Nettselskapet ved Det Lokale Eltilsyn (DLE). Det tas forbehold om mulighet til justeringer/endringer i henhold til krav fra myndighetene. Dersom myndighetene kommer med endringer i nettselskapenes rammevilkår som vesentlig endrer forutsetningene for avtaleforholdet tas det forbehold om mulighet for å heve inngått kontrakt. Tilbyder kan ikke kreve erstatning for tap ved avbrutt anskaffelse eller heving av kontrakt på slikt grunnlag. Nærmere spesifisering av arbeidet som skal utføres framkommer av vedlagte dokumenter. Tilbudet skal baseres på betingelsene i denne forespørselen samt utkast til kontrakt. 1.2 Fremdriftsplan Utsendelse av forespørsel: , kl. 12:00 Tilbudsfrist: , kl. 09:00 Tilbudsåpning: , kl. 10:00 Evaluering forhandling: Uke Estimert dato for tildeling: Vi gjør oppmerksom på at fremdriftsplanen etter tilbudsåpning er tentativ og kan bli endret. 1.3 Dokumenter i forespørselen Forespørselen består av følgende dokumenter: Dette dokument med bestemmelser om konkurransegjennomføringen og tildelingskriterier Kontraktdokumenter Teknisk underlagsdokumentasjon DLE-tjenester Håndtering av jordfeil i distribusjonsnettet Nettkundens elektriske anlegg Antall kunder pr kommune 2012 Eksempel månedsrapport Hafslund Nett Hafslund Etiske Retningslinjer nor3 Instruks for Det Lokale Eltilsyn 2013 Områdefordeling av tilsynskontroller år 2013 juster for jordfeil saker mot periodisk Tilsynsplan år 2013 Hafslund Nett v1_ Vedlegg til instruks 2013 DLE rutine for markedskontroll Prisskjema DLE Aktivitets og funksjonsbeskrivelse - DLE _v1 Sjekkliste kvalitetssikring tilbud Tilbudet skal utarbeides i henhold til retningslinjene gitt i dokumentene nevnt ovenfor.

4 Forespørsel - DLE-tjenester i Follo, Rygge og Råde Side 4 av INSTRUKS TIL TILBYDER 2.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen omfattes av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, samt forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene av 7. april Anskaffelsesform Anskaffelsen skal foretas som kjøp etter forhandling. Prosedyren kan gjennomføres i flere faser for å begrense det antall tilbud som det skal forhandles om. Reduksjonen i antall tilbud vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene. En første reduksjon kan skje i forkant av forhandlingene, slik at ikke alle Tilbydere kan påregne og bli invitert til forhandlinger og heller ikke få anledning til å inngi et revidert tilbud. 2.3 Konfidensialitet Alle opplysninger som Tilbyder får kjennskap til i forbindelse med konkurransen skal behandles som konfidensielle. Konkurransegrunnlaget skal betraktes som fortrolige og skal oppbevares deretter. Tilbyder forplikter seg til å sørge for at øvrige som får tilgang til denne informasjonen behandler opplysningene konfidensielt. Tilbyder skal ikke offentlig kommentere denne forespørsel uten først å ha innhentet Hafslunds skriftlige samtykke. 2.4 Tilbyders generelle plikter 2.5 Språk Tilbyder plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter omfattet av forespørselen og selv sikre at han har mottatt og har tilgang til all relevant informasjon forbundet med forespørselen. Tilbyder har undersøkelsesplikt. Der hvor Tilbyder oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens, uklarheter eller andre mangler i forespørselsdokumentene, plikter Tilbyder straks å gjøre Hafslund Nett oppmerksom på dette. Tilbudet skal være skrevet på norsk. Kontrakt som inngås, inklusive alle kontrakts dokumenter, skal være på norsk. 2.6 Alternative løsninger og forbedringsforslag Tilbyder kan tilby alternative løsninger i tillegg til den forespurte løsning. Det forutsettes at tilbyder samtidig leverer et tilbud som er i overensstemmelse med de tekniske og kommersielle krav som er spesifisert i forespørselsdokumentene. Eventuelle alternative løsninger vedlegges tilbudet som separat dokument, merket «Alternativt Tilbud». Dokumentet skal beskrive de alternative løsninger som foreslås, sammen med en oversikt over virkningen det vil få på tilbudsprisen og fremdriftsplanen. 2.7 Akseptere hele eller deler av tilbud Hafslund forbeholder seg retten til å anta hele eller deler av tilbudet og dele leveransen mellom flere tilbydere.

5 Forespørsel - DLE-tjenester i Follo, Rygge og Råde Side 5 av Forbehold om endring i myndigheters rammebetingelser Anskaffelsesprosessen kan bli stanset dersom myndighetene kommer med endringer i nettselskapenes rammevilkår som vesentlig endrer forutsetningene for avtaleforholdet. Tilsvarende må det tas forbehold i kontrakten om mulighet for å heve inngått kontrakt av samme årsak. Tilbyder kan ikke kreve erstatning for tap ved avbrutt anskaffelse eller heving av kontrakt på slikt grunnlag. 2.9 Kontraktbetingelser Se vedlagte utkast til kontrakt. Planlagte milepæler: Planlagt tildeling: Planlagt kontraktsignering: Oppstart: Forbehold og avvik Alle forbehold og avvik skal, for å bli vurdert, angis som angitt i punkt Kostnader ved tilbudet Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til utarbeidelse av tilbudet og deltakelse i konkurransen Avvisning av tilbud Hafslund vil avvise eller forkaste tilbud som: er mottatt etter den fastsatte tilbudsfristens utløp er gitt av andre enn forespurte tilbydere inneholder vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget Hafslund forbeholder seg retten til å avvise tilbud som ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming. Tilbyder som får sitt tilbud avvist vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til avvisning Hafslund Netts forbehold Hafslund Nett forbeholder seg generelt retten til å avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 3. KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Generelle krav Tilbydere må være registrert i Sellihca og skal oppgi Sellihca ID i tilbudsbrevet. Våre generelle krav til leverandører framgår av:

6 Forespørsel - DLE-tjenester i Follo, Rygge og Råde Side 6 av Tekniske kvalifikasjoner Nr. Kvalifikasjonskrav Dokumenteres ved 1. Tilbyder skal dokumentere erfaring fra gjennomføring av tilsvarende prosjekter/leveranser. 2. Organisasjonskart og bemanningsoversikt 3. Tilbyder skal stille med nøkkelpersonell som har meget god faglig kompetanse innenfor tjenestens fagområde. 4. Tilbyder skal stille med kontrollpersonell som har meget god faglig kompetanse innenfor tjenestens fagområde. Oversikt som viser relevante referanseprosjekter i løpet av de tre siste år, med selskap, navn, telefonnummer og e-postadresse til kontaktperson. Beskrivelse av organisasjonen slik den fremstår i forbindelse med tilbudsleveransen. CV/rollebeskrivelse for nøkkelpersonell som skal benyttes i gjennomføringen av kontrakten, inklusiv stillingsbrøk. CV/rollebeskrivelse for kontrollpersonell som skal benyttes i gjennomføringen av kontrakten, inklusiv stillingsbrøk. 5. Krav til kompetanse. Se pkt 1.4 i vedlegg DLEtjenester. 6. Tilbyder skal forelegge beskrivelse av kvalitetssikringsrutiner eller system. 7. Tilbyder må tilfredsstille Hafslunds etiske retningslinjer for leverandører. Kort beskrivelse av kvalitetssystem og rutiner med referanse til standarder TILDELINGSKRITERIER Det eller de tilbud som er å anse som økonomisk mest fordelaktig for Hafslund vil bli valgt. Detaljer om kontraktspris vil ikke bli opplyst. Følgende kriterier vil bli lagt til grunn: Nr. Tildelingskriterier Vekt Dokumenteres ved 1. Pris % Tilbudspriser og forbehold 2. Gjennomføringsevne % Løsningsbeskrivelse: Fremdriftsplan (produksjonsplan) med beskrivelse Bemanning Aktivitetsbeskrivelse Ressurser (lokasjon, utstyr, måleinstrumenter) 3. Referanser % Tilbakemeldinger fra tilsvarende leveranser/jobber.

7 Forespørsel - DLE-tjenester i Follo, Rygge og Råde Side 7 av TILBUDETS FORMAT OG INNHOLD Tilbudet skal bestå av ferdig utfylte elementer som er oppført i matrisen under: Nr. Dokument Beskrivelse 1. Tilbudsskjema Tilbudet skal være datert og signert av en person som har fullmakt til å gi bindende tilbud. 2. Prisskjema Oversikt over faste enhetspriser. 3. Bemanningsoversikt Oversikt over eksisterende og tilbudt bemanning, samt bemanning som er bundet opp i andre kontrakter/opsjoner i den forespurte gjennomføringsperiode. 4. Aktivitetsbeskrivelse Oversikt over beskrivelse av aktivitetene som fremkommer i prisskjema. 5. Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse til tilbudsperm med sjekkpunkter for kvalitetssikring tilbud. 6. Øvrig dokumentasjon Leveransebeskrivelse/kvalifikasjonsdokumentasjon på tilbudt løsning. Fremdriftsplan/produksjonsplan. Tilbyders forbehold og avvik skal beskrives i tilbudsbrev. Oversikt over underleverandørens rolle, referanser, sertifikater med mer. Tilbyders beskrivelse av alternative løsninger og forbedringsforslag.

8 Forespørsel - DLE-tjenester i Follo, Rygge og Råde Side 8 av Tilbudsskjema I samsvar med tilbudsdokumentene og de opplysninger som er gitt i vedlagte tilbudsbrev, tilbyr undertegnede seg å utføre arbeidene vedrørende totalentreprise for Tilbudte DLE-tjenester i Follo, Rygge og Råde , til de priser som er oppført i tilbudet, pkt 5.2 i forespørselen, og som gir en samlet tilbudssum på kr.... ekskl. mva. Undertegnede forplikter seg til å utføre arbeidet i hen hold til forespørselsdokumentene: Undertegnede (ev. underleverandør) innehar følgende autorisasjon(er), som er nødvendig for arbeidet: Undertegnede har et fungerende internkontrollsystem, som er kjent blant arbeidstakerne. Undertegnede tilbyder erklærer herved å ha lest gjennom tilbudsdokumentene og de dokumenter det er vist til i disse. Dette tilbudet er supplert med forpliktende tilbudsbrev datert... Eventuelle tillegg eller forbehold er angitt i tilbudsbrevet, og er gitt i en slik form at de økonomiske konsekvensene kan bedømmes ved tilbudsevalueringen. Kontaktperson hos tilbyder er:... tlf... e-post:... firmaadresse:... Sted:...dato: Tilbyders underskrift

9 Forespørsel - DLE-tjenester i Follo, Rygge og Råde Side 9 av Prisskjema Totalpris Totalprisen inkluderer alle ytelser for komplett leveranse som totalentreprise iht. tekniske og kommersielle beskrivelser, herunder dokumentering av alle endringer. Arbeidet skal utføres iht. de krav, spesifikasjoner og retningslinjer som er beskrevet. Det gis ikke tillegg for møtevirksomhet, reiser, dietter, oppholdsutgifter, koordinering av andre etater eller aktører, kontakt med grunneiere etc. Beskrivelse SUM Follo 2014 SUM Rygge 2014 SUM Råde 2014 SUM Follo 2015 SUM Rygge 2015 SUM Råde 2015 SUM Follo, Rygge og Råde Prisene er faste, og uten noen form for valuta eller indeksregulering. Betalingsbetingelser er angitt i Nettselskapets utkast til kontrakt. Tilleggs-, endrings- eller regningsarbeider Eventuelle tilleggs-, endrings- eller regnings arbeider for ytelser ut over kontrakten, avregnes etter faste timesatser og påslagssatser, som gjøres gjeldende for hele kontraktsperioden. Alle eventuell tilleggs-, endrings- og regnings arbeider skal være skriftlig bestilt av Hafslund. /time normaltid /time pålagt 50 % overtid /time pålagt 100 % overtid Adm, leder, prosjektleder Kontrollør Brannetterforsker Sekretær Annet, spesifiser 5.3 Øvrig dokumentasjon Tilbyder skal beskrive og levere følgende dokumentasjon av tilbudet: Se pkt. 3 og 5 Annet relevant informasjon som tilbyder ønsker å informere om

10 Forespørsel - DLE-tjenester i Follo, Rygge og Råde Side 10 av Format og leveringsadresse Tilbudet skal leveres i to stykk standard 2-rings ringperm A4, i papirformat A4,uten sammenbinding, med skilleark og kun tekst på bare en side av arkene. Den ene permen skal inneholde komplett tilbud. Den andre permen skal inneholde en sladdet kopi av komplett tilbud, til bruk ved eventuell innsynsbegjæring. Det komplette tilbud skal ha påsatt løpende sidenummerering. Elektronisk kopi av begge versjonene levers med tilbudet som brent CD eller minnepenn. Prisskjema og aktivitetsbeskrivelse skal leveres både i Excel-format og PDF-format. Postadresse; Hafslund Nett AS V/ John Renngård 0247 OSLO Gateadresse ved direkte levering: Drammensveien 144, 0277 Skøyen, Oslo Tilbud sendt per post eller ved direkte levering må merkes med «Tilbud og forespørselsnummer». og være oss i hende senest innen tilbudsfristen, se punkt 6.3 under. Tilbyder er ansvarlig for at tilbudet er Hafslund i hende innen tilbudsfristen. 6. FRISTER OG ANDRE TIDSPUNKT 6.1 Forespørselsbekreftelse Vennligst bekreft mottak av denne forespørsel innen 5 virkedager med opplysning om Deres firma ønsker å gi tilbud. Tilbakemelding skal gis på e-post til john.renngard@hafslund.no 6.2 Spørsmål vedrørende forespørselen Spørsmål stilles per e-post til john.renngard@hafslund.no 6.3 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oss i hende senest innen kl. 09:00 Hafslund vil ikke returnere tilsendt dokumentasjon. 6.4 Tilbudsåpning Offentlig tilbudsåpning vil ikke finne sted. 6.5 Vedståelsesfrist Tilbudet må være gyldig i minimum 120 dager etter tilbudsfrist. Innleverte tilbud vil ikke bli returnert.

11 Forespørsel - DLE-tjenester i Follo, Rygge og Råde Side 11 av KOMMUNIKASJON/ KORRESPONDANSE 7.1 Hafslunds kontaktpunkt Ved spørsmål som ikke løses via forespørselsportalen eller ved behov for hjelp ved bruk av denne, kan Tilbyder kontakte følgende: Kontaktperson: John Renngård Telefon: E-post: Alternativt; john.renngard@hafslund.no Frode Remvang Telefon: E-post: frode.remvang@hafslund.no Dersom avklaringer ønskes, sendes disse per e-post til john.renngard@hafslund.no med kopi til frode.remvang@hafslund.no, senest innen onsdag 20. mars Spørsmål vil bli besvart, og det vil bli sendt likelydende svar til alle tilbydere. Kontakt vedrørende forespørselen, rettet mot andre personer enn disse representantene under tilbudsfasen og frem til en eventuell avtale, vil kunne føre til avvisning av tilbudet. 7.2 Tildeling av kontrakt og begrunnelse Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem Hafslund vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt angivelse av klagefrist.