Driftsanskaffelser til Forsvarsbygg. Kristian Halvorsen Innkjøpssjef

Transkript

1 Driftsanskaffelser til Forsvarsbygg Kristian Halvorsen Innkjøpssjef

2 FORSVARSBYGG Forsvarssektorens egen eiendomsekspert

3 En profesjonell, offentlig eiendomsaktør som bygger, drifter og selger eiendom for Forsvaret

4 Norges største eiendomsforvalter Vi har en eiendomsportefølje på ca 4,3 mill kvm bygningsmasse fordelt på ca bygg og anlegg Vi leier ut over 3,6 mill kvm bygningsmasse Vi omsetter for ca 6,2 mrd kroner i året Vi produserer 1400 årsverk

5 Våre oppgaver Vi utvikler og bygger nye eller rehabiliterer bygg og anlegg Forsvaret trenger Vi leier ut, drifter og vedlikeholder alle eiendommer Forsvaret benytter Vi tilbyr spesialkompetanse innen sikring, fortifikasjon, kulturminneforvaltning og miljø Vi forvalter, ivaretar og utvikler Norges historiske festningsverk for allmennheten Vi avhender eiendom Forsvaret ikke lenger har bruk for

6 Bygget for spesialisering og helhet

7 FB Utleie nøkkeltall MO Hålogaland MO Bodø MO Trøndelag FORSVARSBYGG UTLEIE MO Bergen MO Østlandet FELLESSTAB HMS / INTERNKONTROLL MO Oslofjord MO Stavanger MO Oslo UTLEIE og EIENDOMSTJENESTER (landsdekkende) 7 REGIONALE MARKEDSOMRÅDER INNKJØPSTJENESTER (7) (landsdekkende) Innkjøper (1) Rekvirent Bestiller Anviser/godkjenner Forsvarsbygg utleie totalt Årsverk Ansatte Budsjett 2012 Budsjettall i millioner NOK

8 Landsdekkende tilstedeværelse

9 Inntekter 2012 Produkter og tjenester HUSLEIE 59% (2 125) Avskrivninger 45% Vedlikehold 18% Løpende drift 15% Innleie 10% Administrasjon 9% Eiendomsskatt 0,2% FORSYNING 23% (813) Energi 82% Vann og avløp 11% Avfall 7% VERTSKAP 10% (378) Forsyning båter 30 % Brukerstyrt utvikling 17% Utendørsdrift 18% Service og støttetjenester 19% Vakt og beredskap 3% Sikringstjenester 13% RENHOLD 8% (296) Avtalt 89 % Oppdukkende 6 % Andre tjenester 5% TOTALT mill Budsjettall i millioner NOK

10 UTEN MÅL INGEN PLAN, UTEN PLAN INGEN PENGER Målstyring i Forsvarsbygg utleie

11

12 Landsdekkende måling av effektivitet og servicenivå over hele landet

13

14

15 Forsvarsbygg Utleie Forsvarsbygg utleie Resultatansvar, samarbeid og oppgavedeling Direktørens forventninger til FB Utleie: Syv steder en løsning: Det vi kan løse en gang løser vi ikke syv ganger Det vi løser syv steder gjør vi likt Standardiserte prosesser, felles innkjøp Kundens behov løses i første ledd Tilpasset kundens behov Effektive tekniske anlegg Smartere renhold sparer penger og miljø

16 ØIS Økonomireglement i Staten ARF - Anskaffelsesverket for forsvarssektoren Interne rutiner - Innkjøpshåndboken «Lysløypa» til Advokatene med tilgjengelig standardisert malverk

17 Lov og forskrift om offentlige anskaffelser 1. Formål Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmenheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte.

18 Lov og forskrift om offentlige anskaffelser 5. Grunnleggende krav Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører. En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakter skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Oppdragsgiver skal ikke a. diskriminere mellom leverandører på grunnlag av nasjonalitet, b. bruke standarder og tekniske spesifikasjoner som et virkemiddel for å hindre konkurranse, eller c. dele opp en planlagt anskaffelse i den hensikt å unngå at bestemmelser gitt i eller i medhold av denne lov kommer til anvendelse.

19 Rammeavtaler

20 Hva er en rammeavtale? Rammeavtaledefinisjon; Avtale inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører Har som formål å fastsette vilkårene for de kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode Vilkår som pris og eventuelt planlagte mengder (kvalitet og betingelser)

21 Rammeavtaler Rammeavtale med en leverandør Lokal Regional Landsdekkende Rammeavtale med flere leverandører (parallelle RA 15.3) minst tre leverandører Tildeling av kontrakter foretas på grunnlag av vilkårene som er fastsatt i rammeavtalen, uten at det gjennomføres ny konkurranse Hvis ikke alle vilkårene er fastsatt i rammeavtalen, skal tildeling av kontrakter foretas etter at det er iverksatt ny konkurranse mellom partene

22 Når inngå rammeavtale? Ved store volum (høy frekvens) Ved likeartede kjøp med lav kompleksitet Ved kjøp som gjøres en rekke ganger Redusere prosesskostnader

23 Prinsippskisse rammeavtaler

24 Tverrfaglig anskaffelsesteam (TAT) Innkjøpsfunksjonen etablererer tverrfaglige anskaffelsesteam (TAT) som bistår i forbindelse med: utforming av konkurransegrunnlaget valg av leverandør Innkjøpstjenester gjennomfører konkurransen Deltagere i TAT er personell med generell innkjøpskompetanse, kunnskap om varebehov, markedsforhold og god teknisk forståelse av leverandørens produkter. Personell rekrutteres behovseier Juridisk kompetanse innhentes alltid fra Advokatene

25 Sourcingprosessen Vi benytter oss av Mercell ifb med konkurranseutsetting av våre innkjøp. På denne måten kommer vi enkelt i kontakt med leverandørmarkedet Mercell kunngjør i DOFFIN og TED

26 Elektronisk handel

27 Ehandelsplattformen (DIFI, Capgemini operatør) Innkjøps- og bestillingssystem (Økonomisystem) Søk etter varer og tjenester (erequest) Godkjenning av handlekurv Kontering Sende bestilling Varemottak Fakturamatching Statistikk Ehandel.no Operatør Leverandøraktivering Godkjenning av kataloger Publisering av kataloger Enkel forespørsel Åpen markedsplass Formidling av ordre/faktura Statistikk Leverandør Produksjon av kataloger Opplasting av kataloger Ordrehåndtering Produsere efaktura

28 erequest Neste steg tilrettelegging for avrop av tjenester erequest et verktøy/system som gir oss anledning til toveis kommunikasjon med våre tjenesteleverandører Når tjenesteoppdraget er beskrevet og alt avklart med leverandøren går avropet videre til anvisning. Vi får full sporbarhet i innkjøpsprosessen, mao en dokumentert prosess. Vi får også et korrekt og oppdatert forpliktelsesregnkap. Vi er nå i startfasen av et pilotprosjekt der to leverandører er valgt basert på omsetning og type tjenester som leveres.

29 Produktområder Vi har pr i dag 140 avtaler innen FDV og administrativt område

30 Materiell Elektrotekniskmateriell inkludert lyskilder VVS og VA materiell Ventilasjonsfilter Drikkevannsrensere og kjølere Storhusholdnings-, kjøkkenutstyr, hvite- og brunevarer Flyplassbelysning Lås og beslag Rengjøringsartikler Verktøy og verneutstyr Industristøvsugere Arbeidstøy Kontor- og datarekvisita Frukt Telefoni og datautstyr Klokker

31 Tjenester Entreprenørtjenester Kjøle- og ventilasjonsanlegg Bygningsautomatikk og SDanlegg Renholdstjenester Elektrotjenester Rørleggertjenester inkl materiell Kontroll av brannalarmanlegg og elektriske ledesystemer Service/vedlikehold av trykkluftanlegg Service- vedlikehold på porter Kontroll og vedlikehold av heisekraner og løfteutstyr, shelterporter etc Heis Sikringstjenester Skadedyr Kurs- og konferanse Reisebyråtjenester Kommunikasjonsrådgivning Tjenestekjøp innenfor reservekraftanlegg Mobilt vakthold Avfallshåndtering Energi (fyringsolje, el, bio og gass

32 Rådgivningsavtaler Rådgivende ingeniør Bygg (RIB) Rådgivende ingeniør VVS (RIV) Rådgivende ingeniør Elektro (RIE) Rådgivende ingeniør Brann (RIBR) Rådgivende ingeniør akustikk (RIAKU) Byggeledelse (BL) Arkitekttjenester (ARK) Geoteknisk rådgivning (RIG)

33 Innkjøpssamarbeid Samarbeide med FLO for etablering av forsvarsfelles rammeavtaler Forsvarsfelles avtaler Fly og hotell (rom, frokost) Kort- og langtidsleie av kjøretøy Møbler Boligartikler, soldatskap og køyer Lagerartikler Vikarbyråtjenester Vask, rens og reparasjonssøm av bekledning/ tøy/ intendanturmateriell

34 Ved anbudsinnlevering Vær nøye med å levere det som etterspørres Vi opplever at: Konkurransegrunnlagene blir ikke lest godt nok Konsekvenser Ifht informasjon og dokumentasjon Ifht ytelsen mao hva vi etterspør f.eks ytelser som skal være inkludert i timesprisene som kjøregodtgjørelse m.v For materiell, f.eks frakt Informasjon - bordet «fanger», resultat kan bli avvisning. Forskriften regulerer hva vi kan etterspørre av informasjon etter innleveringsfrist Prising leverandøren vinner, men har priset seg for lavt. Resultatet av dette er at vi får en avtale som fungerer dårlig.

35 Sourcingprosessen Vi benytter oss av Mercell ifb med konkuranseutsetting av våre innkjøp. På denne måten kommer vi enkelt i kontakt med leverandørmarkedet Mercell kunngjør i DOFFIN og TED

36 Spørsmål?

37 Takk for oppmerksomheten! Kristian Halvorsen Leder innkjøpstjenester