Utredning av den framtidige administrative organiseringen ved NTNU Vitenskapsmuseet

Transkript

1 1 av 7 Vitenskapsmuseet Administrasjonen Notat Til: Rektor Kopi til: Fra: Museumsdirektøren Utredning av den framtidige administrative organiseringen ved NTNU Vitenskapsmuseet Det vises til notatet datert 15. februar 2016 «Mandat for utredning av den framtidige faglige og administrative organiseringen av NTNU» og notat datert 7. mars 2016 «Økonomiske rammer som utgangspunkt for innsparingskravet» samt notat datert 18. mars «Administrativ organisering: Presisering av oppdraget» Dette notatet har en klar to-deling. Del 1 gir en kort oppsummering av museets synspunkter knyttet til tema slik de presiseres i brev fra Rektor av «Administrativ organisering: Presisering av oppdraget». Del 2 gir mer utdypende synspunkter på organisering av ledelse og administrative funksjonsområder. Del 1. Funksjoner som bør styrkes eller kan bygges ned på nivå 2/3 Det er i dag på enkelte områder et gap mellom den bemanningen, kapasiteten og kompetansen NTNU Vitenskapsmuseet innehar og de administrative oppgavene som museet skal løse. I Museets strategiske personalplan trekkes det fram behovet for ressurser til en forskningskoordinator med arbeidsoppgaver mot EU- og EØS-prosjekter for å realisere museets ambisjoner på dette området. I tillegg mangler ressurser tilsvarende 0,5 årsverk til administrativ lederstøtte mot museumsdirektør og utviklingsarbeid. Museet mangler i dag også 0,2 årsverk på arkivtjenester på nivå 2. Stillingsandelen til sikringskoordinator vil i løpet av 2017 bli redusert til 25 % og den frigjorte ressursen vil bli brukt til museale oppgaver. I løpet av 2017 vil sikringsarbeidet ved museet komme mer i en driftsfase, og det ansees forsvarlig å redusere ressursbruken med 0,25 årsverk. Stillingsandelen i museets administrative ekspedisjon vil bli redusert med 0,5 årsverk, ved at sentralbords funksjonen foreslås flyttet til nivå 1. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Administrasjonssjef NTNU Vitenskapsmuseet E-post: Erling Skakkes gate Ivar Jensås 7491 Trondheim Post@vm.ntnu.no Trondheim Telefaks Årets museum i Norge 2010http:// Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 2 av 7 Generelle prinsipper for oppgavefordeling. Museets mener følgende tjenester kan løftes til nivå 1: (i) (ii) Spesialiserte tjenester som krever spisskompetanse og som vi (og andre mindre enheter) ikke har et volum til å «bli gode på»; juridisk kompetanse f.eks. IPR og arbeidsrett, avanserte anskaffelser, utvidelse av sentral EU-rådgiving til også å gjelde oppfølging av søknader/forskere samt utbygging av de støttetjenester vi allerede tar del i fra EU-økonomer sentralt. Forvaltningsoppgaver med stort volum, f.eks. variabel lønn og reise, som ikke trenger nærhet til brukeren. Museets oppgavefordeling mellom nivå 2 og 3 på sentrale funksjonsområder NTNU Vitenskapsmuseet vil organisere de administrative funksjonene på museumsnivå (nivå 2). Museet har siden 2004 systematisk forsøkt å samle de administrative funksjonene på nivå 2, og dette arbeidet fullføres nå med fusjonen og reorganiseringen. Dette for å få en mest mulig robust, fleksibel og kompetent administrasjon. En fordeling av administrasjonen på både nivå 2 og 3 vil gjøre de administrative ressursene for fragmentert. NTNU Vitenskapsmuseet er i NTNU sammenheng en liten enhet, og en konsentrasjon av administrasjonen på nivå 2 gir en nødvendig nærhet til både den faglige aktiviteten og ledelsen på nivå 3. En organisering av museets administrasjon på nivå 3 er ikke et alternativ. Sannsynliggjøring av innsparingskravet på 5 % i 2017 Museet vil ha små muligheter til å oppfylle innsparingskravet på 5% i Museumsadministrasjonen er effektivisert med i overkant av 2,4 årsverk eller nærmere 10 % fra 2012 fram til 2015 (jfr. DBH). Museumsstyretets eksterne representanter mener at det ikke er forsvarlig å redusere administrasjonen ytterligere ut over de oppgavene som museet selv forslår bygd ned (jfr. brev datert 10. desember 2015 til økonomidirektør referanse 2015/6525). 26,00 25,00 24,00 23,00 22,00 25,70 25,60 25,25 25,31 24,88 24,70 23,40 24,20 23, Årsverk til ledelse og administrasjon i flg. DBH Årsverk til ledelse og administrasjon iflg. vedtatt budsjett Figur 1. Utvikling i antall årsverk til administrasjon og ledelse ved museet. Vakanser og budsjettert bruk av vikarer i påvente av nytilsettinger utgjør den vesentligste årsaken til differansen mellom DBH og budsjett.

3 3 av 7 Museumsadministrasjonen har store utfordringer med å inneha nødvendig kapasitet, tilstrekkelig robusthet og kompetanse for til enhver tid å ivareta løpende oppgaver og ikke minst å inneha kapasitet til leder- og brukerstøtte, utredningsarbeid og utviklingsarbeid m.m. En eventuell ytterligere avgivelse av ressurser vil redusere museumsadministrasjonens kapasitet til under et kritisk nivå. NTNU Vitenskapsmuseet har vært igjennom et generasjonsskifte på administrasjonen, og dette har gjort det mulig å redusere antall ansatte ved naturlig avgang. Administrasjon består ved inngangen til 2016 bare av faste stillinger hvor ingen medarbeidere vil gå av med pensjon i 2016 eller Det ligger ingen muligheter til innsparing ved naturlig avgang ved pensjonering eller opphør av midlertidige årsverk. Den innsparingen på 0,465 mill. kr som ligger i notat datert 7. mars 2016 «Økonomiske rammer som utgangspunkt for innsparingskravet» gjelder administrative stillingskoder i de museale primæroppgavene publikumsutstilling og offentlig myndighetsutøvelse, og ikke museets administrasjon. Museet har stor eksternfinansiert feltvirksomhet i sommerhalvåret som krever betydelige administrative ressurser. Virksomheten inkluderer et stort antall timelønnet feltpersonell som genererer mange arbeidskontrakter, et stort antall lønns- og reisebilag og en rekke mindre rekvisisjoner/innkjøp i sommerhalvåret. For å inneha tilstrekkelig kapasitet må de fleste stillingene på administrasjonen kunne praktisere de administrative rollene som blir berørt for å ha tilstrekkelig kapasitet til å følge opp aktiviteten i feriemånedene. Administrasjonen ved NTNU Vitenskapsmuseet ivaretar de fleste administrative støttefunksjoner for Artsdatabanken (ADB). ADB har hatt en 50% økning i antall fast ansatte i perioden , og dette har gitt behov for økt administrativ støtte (fra 0.6 til 1 årsverk), i tillegg til at museets administrative personale knyttet til HR, HMS, IKT og museets egen ledergruppe gir en økende mengde administrativ støtte til ADB. Del 2: Ledelse og administrative funksjonsområder Behov for mer ressurser til bruker- og lederstøtte NTNU Vitenskapsmuseet har redusert administrasjonen med nærmere 10 % fra 2012 til Så langt har dette medført at enkelte funksjonsområder bruker mer tid på forvaltning enn tidligere for å ivareta de

4 4 av 7 løpende oppgavene og systemene. De gjenværende i administrasjonen har måttet overta enkelte bruker- og lederstøtteoppgaver for de medarbeiderne som har sluttet utførte. Ansatte på flere av de administrative funksjonsområdene ved NTNU Vitenskapsmuseet bruker alt for mye tid på forvaltningsoppgavene. Det ville vært en betydelig effektiviseringsgevinst for museet hvis større deler av de administrative ressursene kunne blitt brukt til brukerstøtte og ikke minst lederstøtte, analyse og utviklingsarbeid. Standardisering av arbeidsprosesser og digitalisering av prosesser som representerer reelle effektiviseringer vil frigjøre ressurser fra forvaltningsoppgaver til bruker- eller lederstøtte. En sentralisering av forvaltningsoppgaver med stort volum, f.eks. variabel lønn og reise, som ikke trenger nærhet til brukeren vil være viktig for å frigjøre tid fra forvaltningsoppgaver til f.eks. lederstøtte, men dette forutsetter at museet ikke må avstå ressurser til de områdene som sentraliseres. Opprettelse av tjenester som krever spisskompetanse vil også bidra til å frigi ressurser fra forvaltnings- og enkelte brukerstøtteoppgaver. Ikke minst vil en utvidelse av sentral EU-rådgivning til også å gjelde oppfølging av søknader/forskere være viktige for museet. Under de enkelte funksjonsområdene er det gitt konkrete eksempler på forslag til mulige effektiviseringstiltak og oppgaver som kan samles til en felles enhet for å frigi ressurser fra forvaltningsoppgaver til bruker- og lederstøtte ved museet. Stillingsstruktur NTNU Vitenskapsmuseet har den høyeste andel tekniske- og administrative årsverk ved NTNU. Dette skyldes at museet ivaretar NTNUs ansvar for å bygge opp, drive og vedlikeholde vitenskapelige samlinger inkl. Ringve botaniske hage, publikumsutstillinger samt ivaretar oppgaver innenfor offentlig myndighetsutøvelse (arkeologiske undersøkelser) for Riksantikvaren. Dette er ansvarsområder som har resultert i større bruk av tekniske- og administrative stillingskoder som ivaretar museets primæroppgaver enn NTNU for øvrig. Ved beregning av «avbyråkratiseringskravet» for 2015 hadde NTNU Vitenskapsmuseet 69,9 tekniske- og administrative årsverk av totalt 111,0 årsverk. Hele 50% av disse var knyttet til «museale primær oppgaver» som vitenskapelige samlinger, publikumsutstillinger samt oppgaver innenfor offentlig myndighetsutøvelse. Museet reelle ressurser til administrasjon og ledelse differerer noe i forhold til notatet «Økonomiske rammer som utgangspunkt for innsparingskravet». I januar 2016 består administrasjonen ved NTNU Vitenskapsmuseet av 23,4 årsverk og en beregnet lønnskostnad i 2016 på ca. 17,8 mill. kr. Årsverkene fordeler seg på ca. 8,25 årsverk med ledelse og ca. 15,2 årsverk administrasjon hvorav 0,2 årsverk kjøpes fra nivå 1. Ledelse - organiseres på nivå 2 og 3 I følge DBH har NTNU Vitenskapsmuseet 7,5 årsverk er knyttet til lederstillinger. Museets forsknings- og samlingssjef har en administrativ stillingskode. Forsknings- og samlingssjefen har tilsvarende funksjon som prodekan for forskning på fakultetene, og telles med i ledergruppa som da teller 8,5 årsverk. To av

5 5 av 7 seksjonslederne har 20 % forskning i sine stillinger, og i den ene kontorsjefstillingen inngår rollen som HMSkoordinator tilsvarende 25 % årsverk. HR organiseres på nivå 2 I strategisk personalplan for NTNU Vitenskapsmuseet for er det en utrykt målsetting at HR gis en mer strategisk rolle, som gir bedre forankring av HR-funksjonens arbeid i museets strategi, og dermed en mer virksomhetsnær HR som både er forretningsorientert og ledernær. Standardiseringer vil kunne bidra til effektivisering, da mange av HR-gruppens oppgaver er lav-frekvente oppgaver med store kompetansekrav. Grunnet oppgavefeltets vide spekter, vil museets HR-ansatte i stor grad måtte inneha en generalist-kompetanse, og lav-frekvente oppgaver vil derfor være tidskrevende sammenlignet med enheter som har større frekvens innen samme oppgaver. Enkelte lav-frekvente oppgaver kan også sentraliseres uten at dette forringer behovet for brukernærhet. Forslag til mulige effektiviseringstiltak og oppgaver som kan samles i en felles enhet - Enkelte deler av rekrutteringsprosessen bør vurderes sentralisert, herunder administrasjon av utlysning og kontraktinngåelse. Utfordring ved museet er stort omfang av feltarbeidere på korttidskontrakt, hvor brukernærhet ofte en forutsetning i disse prosessene. - Sentralt tjenestetilbud ved forskningstermin m.m. - Felles servicesenter for lønn og reiseregninger, m.m. Økonomi- og regnskap organiseres på nivå 2 Museets personalressurser knyttet til økonomi- og regnskap arbeider i for stor grad med forvaltningsrelaterte oppgaver. Dette skyldes delvis at Museet har en stor eksternfinansiert feltaktivitet (BOA) i sommerhalvåret med et stort antall timeengasjerte medarbeidere. For å inneha tilstrekkelig kapasitet og kompetanse i sommermånedene til å følge opp feltaktiviteten (blant annet registrering av nye prosjekter i Maconomy, bestillinger og utbetaling av variabel lønn og reiseregninger) må de fleste økonomimedarbeiderne kunne utøve de fleste arbeidsoppgavene som gruppen har ansvar for. Den største «tidstyven» for økonomi- og regnskap er at prosjektstyringsverktøyet Maconomy i liten grad kan brukes til økonomisk oppfølging og rapportering av offentlig myndighetsutøvelses prosjekter (arkeologiske utgravninger og registreringer). Klima- og miljødepartementet har vedtatt retningslinjer for budsjettering av arkeologiske registreringer og utgravninger som museet må følge. Maconomy kan i dag ikke gi denne type rapporter, og regnskapsrapporteringen og oppfølgingen av denne type prosjekter skjer via manuelle regneark utarbeidet av Riksantikvaren. Dette medfører en betydelig manuell oppfølging med stor risiko for feil. Små tilpasninger av Maconomy ville ha redusert ressursbruken på disse forvaltningsoppgavene ved museet. Forslag til mulige effektiviseringstiltak og oppgaver som kan samles i en felles enhet

6 6 av 7 - Felles servicesenter for lønn og reiseregninger, m.m. - Ulike typer juridisk kompetanse f.eks. IPR og kontraktsrett - Prosjektstyringsverktøyet Maconomy tilpasses til rapportering og oppfølging av prosjekter som museet utfører for Riksantikvaren innen offentlig myndighetsutøvelse. - Forenkling av bestillingsrutinene og rutinene ved utfakturering Kommunikasjon - organiseres på nivå 2 Kommunikasjonsleder ved museet sitter i ledergruppa. Kommunikasjonsleder gir bistand til forskningsprosjekter/-søknader, og deltar selv i enkelte BOA-prosjekter. Forslag til mulige effektiviseringstiltak Hvert fakultet og Vitenskapsmuseet skal ha en kommunikasjonsseksjon, som minimum inneholder: - kommunikasjonslederrolle - som sitter i ledergruppa til dekan/museumsdirektør og ivaretar strategisk kommunikasjon og koordinering av kommunikasjonsarbeidet i seksjonen, på fakultetet/museet og mellom enheten og Kommunikasjonsavdelingen, og mellom seksjonen og nivå 3 - nettredaktørrolle - med særskilt ansvar for de digitale flatene inkludert nettsider og sosiale medier - internjournalistrolle med et utøvende ansvar for fakultetets/museets kommunikasjon av forskning, utdanning, innovasjon, kunstnerisk og museal virksomhet, og utforming og tilpassing av innhold til fakultetets/museets kanaler og samspill med redaksjon sentralt. Arkiv organiseres både på nivå 1, 2 og 3 Museet utlyste ikke stillingen som arkivar på nytt da vedkommende sluttet i Kjøp av 0,2 årsverk arkivtjenester fra hovedarkivet (nivå 1) samt kjøp av 0,2 årsverk på lønn fra lønnsseksjonen sentralt (nivå 1) som ville gjøre det mulig å omfordele interne ressurser på museet for å ivareta arkivfunksjonen. Avtalen med arkiv på nivå 1 ble inngått, mens lønn på nivå 1 ikke hadde kapasitet til å inngå en avtale over lengre tid. Museet mangler i dag tilstrekkelige ressurser på arkiv på nivå 2. Dette kan løses ved f.eks. at det opprettes et felles servicesenter for lønn og reiseregninger som frigjør ressurser til arkiv. Kontorstøtte organiseres på nivå 3 NTNU Vitenskapsmuseet har 0,6 årsverk kontorstøtte på nivå 3. Post og sentralbord organiseres på nivå 3 (ekspedisjonen i utstillingene) og nivå 1 (sentralbord) NTNU Vitenskapsmuseet ønsker å avvikle sentralbordet på museet og benytte sentralbordet på nivå 1. NTNU Vitenskapsmuseet har over lengre tid jobbet med å få på plass en mer rasjonell drift av sine resepsjonstjenester. Museet har i dag tre resepsjoner (en administrativt og to i tilknytting til utstillingene) på

7 7 av 7 Kalvskinnet. Resepsjonene binder opp betydelige økonomiske, personell- og arealressurser. NTNU Vitenskapsmuseet vil avvikle den administrative resepsjonen i Schøninghuset. De ansatte vil etter kompetansehevingstiltak kunne påta seg flere oppgaver innenfor for eksempel omvisning og produksjon av aktiviteter og utstillinger samtidig som de ivaretar post- og pakkemottak samt besøksmottak fra resepsjonen i tilknytting til museumsutstillingene i Gunnerushuset. Forskningsadministrasjon organiseres på nivå 2 og 1 NTNU Vitenskapsmuseet har ingen administrativ ressurs til forskningsadministrasjon. Arbeidet gjøres i dag for stor del av forsknings- og samlingssjef. I tillegg bidrar enkelte av prosjektøkonomene og kommunikasjonsleder. Museet har behov for økt kompetanse og ressurser innen EU-rådgivning. Tiltak for å realisere museets ønske økt aktivitet på EU-området - Det opprettes en sentral enhet for EU-rådgivning på nivå 1 - Sentral enhet for EU-økonomer på nivå 1 videreutvikles HMS og sikring organiseres på nivå 2 NTNU Vitenskapsmuseet har i dag en HMS-koordinator på fysisk arbeidsmiljø (0,25 årsverk) og mens psykososialt arbeidsmiljø utøves av HR-leder. I tillegg har museet en sikringskoordinator i 50 % stilling. Stillingsandelen til sikringskoordinator vil i løpet av 2017 bli redusert til 25 % og den frigjorte ressursen vil bli brukt til museale oppgaver. IKT organiseres på nivå 2 NTNU Vitenskapsmuseet har tre IT-medarbeidere på nivå 2 som yter tjenester på tvers av hele museet. ITtjenesten har høyt fokus på kompetanseoverføring for å unngå at sluttbrukeropplevelsen forringes ved sykdom/permisjon, dette fører også til høy grad av fleksibilitet mht. tjenesteyting. Standardisering av innkjøp og drift av alt datautstyr har ført til betraktelig økt fokus på fagnære ITaktiviteter. Primærfokus er på NTNU Vitenskapsmuseets faglige aktiviteter hvor det er behov for spesialisert konsulentfunksjon knyttet til applikasjons- og løsningsutvikling i forbindelse med museets ulike samfunnsoppdrag. Dette består i hovedsak av: - Innføring av IT som en viktig del av arkeologisk og naturhistorisk feltarbeid - Bevaring, planlegging og tilgjengeliggjøring av samlingsdata - Formidling, herunder IT støtte til 7 publikumsutstillinger og Newtonrom - Bistand til nettredaktør - Tilrettelegging av tjenester for publisering av forskningsdata