Dagens løsning. Dette er vi gode på i dag (en eller begge kommuner)

Transkript

1 Arbeidsgruppe Arealforvaltning - kommunereform Lesja-Dovre Arbeidsgruppa har bestått av: Rigmor Bøe (leder), Inge Angård, Bernhard Svendsgard (tillitsvalgt), Øystein Svastuen, Ellen Marie Sørumgård Syse, Elin Stavheim (tillitsvalgt), Marit Svanborg. Dagens løsning Dagens organisasjon og struktur Fakta og nøkkeltall Dette er vi gode på i dag (en eller begge kommuner) Arbeidsoppgavene innen arealforvaltning ligger i avdelingene Plan, Næring og utvikling i Dovre, heretter kalt PNU, og i forvaltning og utviklingsavdelingen i Lesja, heretter kalt FU. Dovre: 650% stillinger Lesja: 1190% stillinger, derav 540% felles landbruksforvaltning. I tillegg er driftsavdelingen organisert under Forvaltning og utvikling i Lesja. I Dovre er drift en egen avdeling. Se vedlegg 1 for nærmere organisasjon/struktur. Nøkkelord: Byggesak, oppmåling, kart, planarbeid, friluftsliv, næringsarbeid, landbruk, tilskudd, forurensning, viltarbeid, saksbehandling, høringsuttalelser, administrasjon. Se vedlegg 1, 2 og 3 for nærmere tall (årsrapporter Dovre og Lesja). Godt kvalifiserte medarbeidere for de oppgavene vi skal løse grundig og solid saksbehandling. God arbeidsmoral GIS- og IKT-kompetanse Delegering Gode prosedyrer/rutinebeskrivelse/journalføring og arkiv/oppgavebeskrivelse på ansattnivå Arbeidsmiljø og trivsel som gir god tverrfaglig samhandling Utbyggingsavtaler (Boligfelt, sentrumsutvikling og hytteområder, massetak) Fellesfinansiering på prosjekter (Stat,kommune,privat eks.gang/sykkelveg) Planforum-administrativt Stor andel 100%-stillinger gir stabilitet og bedre rekrutteringsmulighet Vi kan tilføre en ny løsning Rett oppgave på rett sted- mer fleksibilitet mht. oppgavefordeling. Bedre ajourhold av databaser (eks matrikkel)-sim-prosjektet etc. Mere utadretta utviklingsarbeid, herunder nærings- og samfunnsutvikling.

2 Rullering kommuneplan mer i samsvar med pbl. (hyppigere intervall) Digitalisering av arkiv-effektivisering saksbehandling. Større tilgang på personalressurser. (Større fagmiljø og flere å spille på). Større og breiere fagmiljø- mer spisskompetanse og redusert sårbarhet. Økonomisk og faglig Inntjening ved salg av kompetanse (plan-gis-etc), og mindre bruk av eksterne konsulenter Effektivisering/redusert saksbehandlingstid og bedre service ved utvidet delegasjon fra politisk nivå (riktige saker til politisk behandling). Nye oppgaver kan utføres: Eks: Forvaltning av utvalgte kulturlandskap innen landbruk.(fra fylkesmannen). Jakt-fangsttider.- (fra fylkeskommunen) Større bidragsyter i internt utviklingsarbeid. Enklere å rekruttere fagkompetanse i et større fagmiljø. Bedre forvaltning av eiendomsforhold og festekontrakter. Regionale fellesoppgaver som vi kanskje kan løse i egen kommune Eks: tilsyn i byggesaker

3 Mulig løsning i ny felles kommune Tjenestelevering hvilke tjenester skal vi levere innenfor hvilket rammeverk Tjenesteprofil og design (brukertilpasset nye brukergrupper) Lokalt, Regionalt Organisasjon De samme tjenester skal leveres, stor andel av oppgavene er lovpålagte. Ved en mer rasjonell håndtering av oppgavene kan det bli rom for mer utviklingsrettet virksomhet. Se nedenfor under ressursbehov og fremtidsbilde. Det er sett på organisering av personell og oppgaver i de to ulike kommunene og kommet frem til en felles mulig løsning se under organisering under «arbeidsgruppen sitt valg av samlet løsning». Ressursbehov PNU/FU er en viktig brikke i samfunnsutviklinga i kommunen og består av godt kvalifiserte medarbeidere med høyere utdanning. Det er også en viktig arbeidsplass. Det vil i en fremtidig Dovre/Lesja- kommune fortsatt være de samme arbeidsoppgavene og kanskje i tillegg evt. nye oppgaver som skal løses. Dette gjør at vi må beholde dagens bemanning. Lovverk blir stadig mer komplekst samtidig som den enkeltes rettighet blir sterkere med stadig kortere saksfrister. En forutsetter at effektiviseringsgevinst ved sammenslåing vil gi oss mulighet for å møte disse utfordringene samt løse oppgaver som i dag ikke blir utført. Herunder mer utviklingsretta arbeid. Merkantil ressurs som i dag er organisert i fellestjenesten (Lesja) må fortsatt kunne nyttes av avd. Utsending av møtebok og protokoller må fortsatt ligge til fellestjenesten. Lokasjoner Følgende alternativer er drøftet i arbeidsgruppa (se vedlegg 4): 1. Samlokalisering på Dombås 2. Samlokalisering i ett av kommunehusene 3. Delt løsning med ulike funksjoner på begge kommunehus (eks. landbruk lesja, teknisk dovre) 4. Delt løsning med samme funksjoner på begge kommunehus (som i dag) I tillegg er det vurdert samlokalisering mellom andre funksjoner/etater innenfor kommunen som avdelingene samarbeider mye med (Rådmann, ordfører, drift, fellestjenesten) Økonomi Stillingsressursene og oppgavene vil være de samme. En kan ha mulighet til å spisse noe kompetanse som gjør en kan selge tjenester til andre kommuner (f.eks plan og GIS) og ha mulighet til å utføre flere oppgaver selv slik at en reduserer konsulentkjøpene. Det er stadig større krav til arbeidsoppgaver og kompetanse. Fremtidsbilde Raskere saksbehandling Mer på nett: Geointegrasjon / sak og kart- (fullt elektronisk byggesaksbehandling-plandialog-)

4 Utviklingsområder for å komme dit? Lettere tilgang på informasjon/søknadsdokumenter osv. for innbyggerne Mer korrekt informasjon ved å ha ting presist på digitale kilder (eks. kart, matrikkel). Større sikkerhet for innbyggere mht. stedfesta informasjon. «Hele befolkningen» er på nett og kommuniserer digitalt. Bedre tilgjengelighet. Men fortsatt behov for åpne dører, menneskelig kontakt og papirer. Mer fleksible arbeidstidsordninger. (Arbeidssted/tid kan variere) Stor aktivitet på utviklingsarbeid. Fleksible kunder/brukere. Dombås sterkere servicesenter. Er bedre på forvaltning av egne eiendommer. (bygg, veger etc). Mer ressurser tilgjengelig til denne oppgaven. Postmottak/arkiv er lokalisert på ett sted. Alle arkiv er digitalisert. Samlokalisert med driftsavdelingen, rådmann, ordfører. Bedre koordinering innenfor de enkelte områder: landbruk/plan/miljø/oppmåling/byggesak. Leder vil få flere administrative oppgaver (personal og økonomi) Fortsatt god kobling til administrativ og politisk ledelse. Spesielt aktuelt mht. samfunnsutvikling/næringsutvikling. Heva pensjonsalder-flere står lengre i jobb. Enkeltmenneske får sterkere rettigheter- mer komplekse saker. Jakt og fiskerettigheter kan bli endret med tanke på statsallmenningsgrunn (ikke villrein, småviltjakt eller fiske, da innenbygdsboeboende blir definert etter kommunegrenser fra 1956.) Jakt på elg, hjort, rådyr, dådyr, bever og rovvilt vil slik det ser ut nå bli påvirket av en kommunesammenslåing. Dvs. at alle innbyggere i en ny kommune vil bli regnet som innenbygdsboende. Se vedlegg 5 fra fjellstyrene i Lesja og Dovre. God prosess med tillitsvalgte, ansatte og ledernivå, samt evt. brukergruppe. Samordning rutiner, programvare, kultur, delegasjonsreglement mm. Ny/samordning av matrikkel. Behov for bistand internt/eksternt

5 Arbeidsgruppen sitt valg av samlet løsning Tjenestelevering hvilke De samme tjenester skal leveres, meget stor andel av oppgavene er lovpålagte. Ved en mer rasjonell tjenester skal vi levere innenfor håndtering av oppgavene kan det bli rom for mer utviklingsrettet virksomhet. hvilket rammeverk Tjenesteprofil og design Brukerorientert organisasjon. Økt digitalisering av saksbehandling og mer komplekse saker. Organisasjon Driftsoppgaver i Lesja bør tas ut fra Forvaltning og utvikling og slås sammen med driftsavdelingen i Dovre. Øvrige fagområder beholdes i en avdeling felles for Dovre og Lesja. Forvaltning og drift av kommunal bygningsmasse samt VVA (vei,vann,avløp) bør ligge i driftsavdelingen mens forvaltning av kommunale tomteareal, framleie av private areal og bør ligge i arealforvaltning og næring. Det må fortsatt være en nær kobling mellom driftsavdelingen og arealforvaltning/næring, PNU/FU. Det bør etableres en egen enhet for forvaltning av kommunal eiendom dette må få høyere prioritet. Kulturvern bør ligge i PNU/FU som en naturlig del av våre oppgaver og de lovverk vi forvalter. Anna kulturarbeid (arrangementer, tippemidler, tildeling av midler, etc) bør ligge i kulturenhet under f.eks oppvekst. (jf. utredning fra Kultur-gruppa). Det bør være god kobling til næring (PNU/FU) jf. Kulturbasert næringsutvikling. Faktureringsgrunnlag for kommunale avgifter (VAR og feiing) bør legges til merkantil ressurs i PNU/FU Næringsutvikling har nær kobling til PNU/FU og næringsutvikler bør fortsatt være tilknyttet PNU/FU. Ny felles avdeling må ha en leder i 100% stilling.

6 Ressursbehov Lokasjoner Økonomi Utviklingsområder for å komme dit? Behov for bistand internt/eksternt PNU/FU er en viktig brikke i samfunnsutviklinga i kommunen og består av godt kvalifiserte medarbeidere med høyere utdanning. Det er også en viktig arbeidsplass. Det vil i en fremtidig Dovre/Lesja- kommune fortsatt være de samme arbeidsoppgavene og kanskje i tillegg evt. nye oppgaver som skal løses. Dette gjør at vi må beholde dagens bemanning. Lovverk blir stadig mer komplekst samtidig som den enkeltes rettighet blir sterkere med stadig kortere frister. En forutsetter at effektiviseringsgevinst ved sammenslåing vil gi oss mulighet for å møte disse utfordringene samt løse oppgaver som i dag ikke blir utført. Herunder mer utviklingsrettet arbeid. Merkantil ressurs for håndtering av gebyrgrunnlag og fakturering: Merkantil ressurs som i dag er organisert i fellestjenesten (Lesja) må fortsatt kunne nyttes av avdelingen. Utsending av møtebok og protokoller må fortsatt ligge til fellestjenesten. Arbeidsgruppa anbefaler samlokalisering av alle fagområdene på et sted og primært at vi får felles lokale på Dombås. Det er for PNU/FU hensiktsmessig å være samlokalisert med følgende enheter i administrasjonen: Driftsavdelingen, Rådmann/Ordfører og fellestjenesten. En stor del av tjenestene skal finansieres gjennom gebyr. Det er behov for å gjennomføre selvkostberegninger. Det vil trolig være aktuelt å øke gebyrene dersom en ønsker å oppnå full dekning av kostnadene innenfor byggesak, oppmåling, deling, planbehandling. En kan ha mulighet til å spisse kompetanse som gjør at en kan selge tjenester til andre kommuner/redusere konsulentkjøp. Det er stadig større krav til arbeidsoppgaver og kompetanse. Nye oppgaver en felles avdeling kan ta på seg fra fylkeskommunen/fylkesmannen/andre (jf. st.meld 14): - Behandling etter Innlandsfiskeloven 2 - Jakt og fangsttider (utvida tider) og elles oppgåvene som ligg til Fylkeskommunen for jakt og fiske. - Lokale saker om støy - Kulturlandskapssaker innen landbruket og heile det regionale RMP tilskotet med meir. Andre: Lokal tilsynsordning i byggesak? (dette løyser Lesja lokalt og Dovre regionalt i dag) Utviklingsområder for å komme dit: Samordning rutiner, programvare, kultur, delegasjonsreglement mm. Ny/samordning av matrikkel. Avklaring av jakt i statsallmenning. Avklaring av jakt i statsallmenning.

7 Hva må til: Ressursbehov Omstillingsmidler og tiltak Innfasing av ulike trinn Dato for gjennomført sammenslåing Ressursbehovet (stillinger) vil være som i dag. Det kommer stadig økte krav til arbeidsoppgaver og kompetanse. Ved tilføring av nye oppgaver kan det bli behov for flere ressurser/stillingsprosenter. Behov for ett felles lokale for samlokalisering av begge avdelingene. God informasjon og prosess fram mot en evt. sammenslåing. Behov for felles lokale. Alle fagområder bør sammenslås samtidig. Vi foreslår at vi i perioden fra evt. vedtak om sammenslåing til det evt. en kommune kan arbeide med samordning av rutiner, delegasjonsreglement, felles maler, matrikkel etc. Sammenslåing