Organisering av byggesaksbehandlingen Oppfølging av vedtak i sak 176/16: Økonomiplan /Årsbudsjett 2017

Transkript

1 Organisering av byggesaksbehandlingen Oppfølging av vedtak i sak 176/16: Økonomiplan /Årsbudsjett 2017

2 Vedtak bystyret : Økonomiplan «.. Rådmannen bes vurdere alternative organisasjonsmodeller, herunder eksterne løsninger med rammeavtaler, for kommunens byggesaksavdeling. Kvalitet skal være førende. Vedtaksmyndigheten skal fortsatt ligge internt i kommunen. Saken legges frem for bystyret før sommeren 2017.»

3 Organiseringen har vært vurdert i flere sammenhenger - I forbindelse med at korrupsjonssaken ble offentlig kjent varslet rådmannen fire oppfølgingstiltak: 1. Organisatoriske endringer 2. Ulovlighetsoppfølging av korrupsjonssakene 3. ROS-analyse 4. Ekstern granskning - Kontrollutvalget har hatt ansvar for ekstern granskning og engasjerte Deloitte til oppdraget. Deloittes rapport ble fremlagt På bakgrunn av rapporten fra Deloitte har rådmannen utarbeidet forslag til Tiltaksplan.

4 Politisk behandling av granskingsrapport og tiltaksplan - Granskingsrapporten og tiltaksplanen ble behandlet av bystyret (sak 0045/17) med følgende vedtak: - Granskningsrapporten og rådmannens tiltaksplan tas til etterretning - Det forutsettes at kontrollutvalget følger opp anbefalingene fra granskningsrapporten og tiltakene fra rådmannen - Kontrollutvalget rapporterer tilbake til bystyret om sin oppfølging innen juni Bystyret ber rådmannen i samråd med politiet offentliggjøre de berørte eiendommene på A-listen med alle tilhørende saksdokumenter. Dette for å unngå spekulasjoner, rykter og mistenkeliggjøring

5 Fokusområder for god byggesaksbehandling Kapasitet og effektivitet - Økt saksmengde gir behov for ytterligere ressurser, både ansatte og innleie - Variasjoner over året krever fleksibilitet i ressursbruk. - Ressursbehov legges frem i 1. tertial Kompetanse og kvalitet - Byggesaksbehandlingen krever kompetanse i byggesaksavdelingen. - Bruk av eksterne løsninger bør primært brukes for spesialkompetanse. Service og omdømme - Det er iverksatt bedre rutiner, organisatoriske endringer, ressursbruk. Habilitet og transparens - Gjennomgang av rutiner og organisering for å sikre at lovverket følges. Habilitet ved bruk av innleie er vurderes spesielt. Kommunesammenslutningen i 2020 vil representere en endring. Det bør derfor satses på fleksible tiltak som ikke er bindende i et lengre tidsperspektiv.

6 Oppgaver for byggesaksområdet Byggesaksavdelingen behandler flere type saker: Byggesaker (ettrinns- og rammesøknader) Dele- og arealoverføringssaker Seksjoneringssaker Igangsettingstillatelser Midlertidige brukstillatelser og ferdigattester Tilsyn Klagesaker Ulovlighetsoppfølging Bevillings- og serveringssaker I 2016 ble det mottatt totalt 1480 saker, en økning på 30% fra 2016, og omfatter ikke klagesaker og henvendelser/kundeveiledning mht søknadsplikt.

7 Byplan som planmyndighet Byplan er primært myndighet etter plan- og bygningsloven. Rammer for planlegging og gjennomføring av byggeprosjekter i lovverket: - Alle større tiltak krever byggesøknad og tiltakshaveren må benytte kvalifiserte foretak med ansvarsrett - Noen mindre tiltak kan tiltakshaveren søke selv uten at ansvarsrett er nødvendig - Visse begrensede og små tiltak krever loven ingen søknad eller tillatelse - I loven er det flere bestemmelser om ansvarsrett for foretak i både plan- og gjennomføringsfase, hvilke faglige kvalifikasjoner de må ha, type ansvarsrett, oppgavene for de ansvarlige m.m - I forhold til tidligere lov har myndighetene lagt opp til et vesentlig større ansvar for den enkelte tiltakshaver og ansvarlig søker med ansvarsrett Oppfølgingsprosjektet har vist at vurderingen av foretak med ansvarsrett må bli bedre og kontroll og kommunalt tilsyn med byggesaker må prioriteres. Dette har gitt føringer for arbeidet med reorganiseringen av byggesaksbehandlingen.

8 Vurdering av organisasjonsmodeller for virksomheten: Delt modell Rådmann v/ Byutviklingsdir. -Strategisk ledelse - Politisk oppfølging - Koordinering STAB VIRKSOMHET PLAN - Administrasjon - Kvalitetssikring VIRKSOMHET BYGGESAK -Administrasjon - Kvalitetssikring FAGGRUPPE OVERORDNEDE PLANER: KOMMUNEPLAN TEMAPLAN ANALYSE -Veiledning - Utredning - Saksbehandling FAGGRUPPE REGULERINGS- PLANER: OMRÅDEPLAN DETALJPLAN -Veiledning - Utredning - Saksbehandling FAGGRUPPE BYGGESAK DELING SEKSJONERING - Mottak - Utredning/ behandling - Vedtak FAGGRUPPE KLAGE TILSYN/ULOV BEVILLING -Mottak - Utredning/ behandling - Vedtak SAMFERDSEL SERVICETORG

9 Vurdering av organisasjonsmodeller for virksomheten: Integrert modell Rådmann v/ Byutviklingsdirektør -Strategisk ledelse - Politisk oppfølging Stab Kvalitetssystem Kvalitetssikring Økonomistyring BYPLAN -Strategisk ledelse -Administrasjon Prosjektorganisering av store oppgaver med koordineringsbehov FAGAVDELING PLANLEGGING FAGAVDELING BYGGESAKSBEHANDLING FAGAVDELING JURIDISK Oppgaver: KOMMUNEPLAN (AREALDEL) TEMAPLANER REGULERINGSPLANER SAMFERDSEL -Veiledning -Saksbehandling -Utredning -Analyser Oppgaver: BYGGESAKER DELINGSSAKER TILSYN -Veiledning -Saksbehandling -Fatte enkeltvedtak Oppgaver: KLAGESAKER ULOVLIGHETSSAKER SEKSJONERINGSSAKER BEVILLING -Tilsyn, revisjon -Veiledning -Saksbehandling -Fatte enkeltvedtak 9

10 Begrunnelse for valget av integrert modell Integrert modell gir kortere linjer mellom politikk og administrasjon Planavdelingen og byggesaksavelingen i samme virksomhet sikrer kontinuitet i planprosessen Byggesaker baserer seg på vedtatte reguleringsplaner. Behov for tett kommunikasjon for en enhetlig og effektiv saksbehandling. Stabsenhet i virksomheten styrker: Økonomioppfølging Kvalitetssystem og utvikling av systemer for saksbehandling. Ny juridisk avdeling. Uavhengighet sikres i større grad i klage- og ulovlighetssaker. I tillegg kvalitetssikres klagen av kommuneadvokat før klagen endelig avgjøres hos fylkesmannen. I tillegg skal nytt kvalitetssystem, nye administrative rutiner og nye arbeidsformer sikre effektiv og ensartet byggesaksbehandling og god service. Modellene er drøftet med de ansatte før valg av modell Rådmannen redegjorde for valg av ny organiseringsmodell i formannskapet Valgt modell ligger inne i tiltaksplan behandlet av bystyret

11 Oppfølging av Deloittes granskningsrapport: Nye administrative tiltak Tiltaksplanen behandlet av bystyret har følgende tiltak som er spesielt knyttet til byggesaksbehandlingen: Tiltak 1. Virksomhetsplan for byplan for 2017 Tiltak 2. Utarbeidelse av kvalitetssystem Tiltak 3. Avklaring av oppgaver og ansvar for ansatte Tiltak 5. Ressursfordeling Tiltak 6. Månedsrapportering Tiltak 7. Manuelle rutiner Tiltak 9. Risiko- og sårbarhetsanalyse for virksomhet Byplan Tiltak 10. Nøkkelkontroller Tiltak 11. Toleransegrenser for saksbehandling etableres. Tiltak 13. Retningslinjer for postregistrering Tiltak 15. Egen sak om retningslinjer for dispensasjonsvedtak og klagebehandling til bystyret Tiltak 17. Antikorrupsjon og etikk Tiltak 18. Nytt sak/arkiv system anskaffes for hele kommunen. Tiltak 20. Selvkostberegning Tiltak 21. Kompetanse Tiltak 22. KOSTRA-rapportering Tiltak 23. Bierverv Tiltak 24. Habilitet Tiltak 26. Delegasjonsreglement Tiltak 27. Klagesaksbehandling Tiltak 28. Bedre service til innbyggere Tiltak 29. Utrede ombud for alle kommunale tjenester Tiltak 32. Anskaffelse av eksternt varslingsmottak

12 Effektivisering av saksbehandlingen Som en del av reorganiseringen gjennomføres tiltak som skal effektivisere byggesaksbehandlingen. Sakene skal nå behandles i tematiske grupper for å redusere tidsbruken, spesielt i enklere sakene som kan ekspederes raskt. Følgende grupperinger/oppgaveområder etableres: - Gruppe 1: 3-ukerssaker og tilsyn. - Gruppe 2: 12-ukerssaker og arealoverførings- og delesaker. - Gruppe 3: Dispensasjonssaker, større saker, forhåndskonferanser for sine sakstyper. - Gruppe 4: Kundeveiledning på telefon, nett, e-post, chat og ved oppmøte, forhåndskonferanser.

13 Kundeservice og tilgjengelighet Det etableres egen temagruppe for å bedre kundeservice og tilgjengelighet. Saksbehandlere som behandler byggesaker skal primært være tilgjengelig på telefon mandag, tirsdag og torsdag etter kl 10, og informasjon om dette legges ut på nettsiden. Det legges opp til at byggesaksveiledning i servicetorget skal være åpent tirsdag kl 9-13 og torsdag kl Dette er en tjeneste som i stor grad retter seg mot den uerfarne tiltakshaver. Servicetorget bemannes med erfarne medarbeidere og som møter innbyggerne med respekt slik etikkplakaten forutsetter. Alle saker skal besvares innen 3 uker. Brukerundersøkelse for byggesak skal gjennomføres. Utrede mulighet for løpende tilbakemelding for brukere av byggesak å kunne gi entilbakemelding på opplevd service via elektronisk tjeneste eller servicetorg. Klarspråk-prosjekt.

14 Ekstern bistand - Ekstern bistand gjennom rammeavtaler anbefales benyttet for å: - Øke kapasiteten, spesielt knyttet til periodevise svingninger - Tilføre spesialkompetanse - Spørsmål om habilitet gir rammebetingelser for innleie - Habilitetskravet gjelder ikke bare den tjenestemann som skal treffe avgjørelse i en sak, men også for de som bare skal utrede eller forberede saken - Bruk av eksterne løsninger med rammeavtaler gir derfor klare begrensninger, og er ikke en organisatorisk løsning.

15 Klagebehandling og uavhengighet - Klagesaker behandles ikke av byggesaksavdelingen som tidligere, men av juridisk avdeling. - For å sikre kvalitet og uavhengighet skal det også gjøres en juridisk vurdering av kommuneadvokaten i forbindelse med behandlingen av klagesaker. - Avviste klager behandles som før av fylkesmannen For å styrke innbyggernes mulighet til å ta opp forhold som man mener er klanderverdige foreslår i tiltaksplanen: - Utrede ombud for alle kommunale tjenester - Anskaffelse av eksternt varslingsmottak

16 Forslag til vedtak 1. Saken tas til orientering. 2. Det forventes at byggesaker i Drammen behandles raskt, ensartet og med god service. Det forventes at rådmannen løpende vurderer organisering av byggesaksbehandlingen ut fra disse målsettingene. 3. Rapportering om status i byggesaksbehandlingen skjer gjennom tertialrapporter og løpende orientering til formannskapet som planutvalg. 4. Det gjennomføres en ekstern evaluering i tråd med tiltak 31 i tiltaksplanen