Status rådmannens tiltaksplan Byplan Juni

Transkript

1 Status rådmannens tiltaksplan Byplan Juni

2 Virksomhetsplan tiltaksplanen pkt

3 Virksomhetsplan virksomhetsmål Saksbehandling innen lovpålagte frister Statistikk, rapportering og nøkkelkontroller Kompetanseregistrering og -plan Ny rutine og organisering av klagebehandling Kvalitetssystem i drift 1. versjon innen Ressursbehov og ressursfordeling Mål om tilsyn i 10% av byggesakene Gjennomgang av delegasjon Ny organisasjon med vekt på kundeservice

4 Kvalitetssystem tiltaksplanen pkt. 2

5 Kvalitetssystem tiltaksplanen pkt. 2

6 Kvalitetssystem tiltaksplanen pkt. 2 Kick off 22. juni

7 Oppgaver og ansvar tiltaksplanen pkt. 3 Oversikt over oppgaver, ansvar og rollefordeling Byplan Gyldig i perioden ( rullering grupper byggesak) Navn/Roller Avdeling Virksomhetsleder Avdelingsleder Fagansvarlig Saksbehandler Gruppekoordinator Andre oppgaver og prosjekter Avdeling Byggesak Aida Hodzic Strand B Gruppe 3 Byantikvar 20% Anne Merete Astrup B Gruppe 2 Camilla Angelsen B Gruppe 3 Carl Nordal B Gruppe 2 Sekretariatet for Byggeskikksprisen Elise Haraldsrud Lien B Gruppe 1 Erling Carlsen B Gruppe 1 Grethe Lill Ryeng B Gruppe 3 Hans Jørgen Jakobsen B Gruppe 1 Linn Engen B Gruppe 4 Bevilling Marcus Helland B Gruppe 4 Nettsideansvarlig byggesak Nora Vinghøg B Gruppe 2 Bevilling Solveig Bergstrøm B Gruppe 4 FutureBuilt (ca 20%), Kommunedelplan for kulturminner, gruppe for innspill til DEKF i eiendomssaker, sekretariatet for Byggeskikksprisen, prosjekt om registrering av grunnforurensning (ikke fullført) Thomas Dyrkorn B Gruppe 3 Tien Le Thi B Gruppe 2 Tone Hau Steinnes B Byggesak Tuan Minh Phan B Gruppe 1 Fører "skyggeregnskap" for fakturering byggesak Ledig stilling B Ledig stilling B Avdeling Juridisk Berit Åsnes J X Christina Vermelid J X Linda Hellerud J Bevilling X Milla Flesche J X Ledig stilling leder J Ledig stilling J Silje Ryjord Permisjon Avdeling Plan Anders Tormod Rudlang P X Anna Aanetzke P X Anne Kristin Rosfjord Wik P X Elin Beate Børrud P X Elise Alfheim P X Gert Myhren P X Hjørdis Vatsvåg P X Lene Basma P Plan Martin Markmannsrud P X Tore Wiik P X Trygve Johnsen P X Victoria Hamran Fjellbekk P X Elisabeth von Entzberg-Viker P X Stab Berit Skogholt Pedersen S Administrative støttefunksjoner Bjørn Tollef Swang S Økonomi, Kvalitetssystem, Tilsettinger Heming Herdlevær S Byplan Juridisk Siri Karlsen S ESA, teknisk støtte, innkjøp teknisk, tiltaksrapporten, statistikk, kontroll og rapporteringsrutiner, superbruker

8 tiltaksplanen pkt. 5 Aktivitets- og ressursplan Byplan 2017 Ressursfordeling Det er utarbeidet en aktivitetsplan for stab, planavdeling og byggesak. Årsverk Månedsverk (årsverk*10,5) Ukeverk (årsverk*46) Oversikten utgjør en aggregert versjon for oppgavene for Planavdelingen, da avdelingens har en rekke store og mindre planoppgaver. Virksomhet byplan 39, Den vedtatte etablering av juridisk avdeling vil skje i løpet av 1.halvår. Aktiviteter og ressurser omfattes i oversikten under byggesak. - Ansatte 35, Ressurser angis i ukeverk (1 åv = 10,5 mv = 46 uv). Det skilles mellom fast ansatte (internt) og innleide (eksternt) basert på rammeavtale. - Innleide 3, Kjøp indikerer eksterne oppdrag etter rammeavtale eller konkurranse. Stab 4, Stab - Ansatte 3, Aktivitet Ressurser Internt Eksternt Kommentar - Innleide 1, Ledelse virksomhetsledelse, oppfølging og utvikling Løpende oppgaver Årshjul Byggesak 17, Løpende driftsoppgaver Tiltaksplan pkt. 1, 3, 5, 6, 7, 8, 10, 11, 13,17, 22, 26, 27, 28 - Ansatte 14, Oppfølging tiltaksplan - Innleide 0, Økonomioppfølging - Ubesatt 2, Rapportering - Nøkkelkontroller i ESA Juridisk 6,5 68,3 299,0 - Fagsystemansvar (MinSak) - Ansatte 5, ,0 1.2 Periodiske oppgaver - Innleide 1, , Utarbeidelse av kvalitetssystem Tiltaksplan pkt. 2, Kjøp ekstern bistand - Ubesatt 2, , ROS-analyse, etikk og antikorrupsjon Kjøp Tiltaksplan pkt Nye retningslinjer for dispensasjon og klagesaker 2 2 Tiltaksplan pkt. 15 (byutviklingsdir/vl/al byggesak) Plan 13, Nytt saks- og arkivsystem Tiltaksplan pkt Ansatte 12, Brukerundersøkelse byggesak 3 3 Kjøp Tiltaksplan pkt Innleide 0, Oppfølgingsprosjektet Kjøp ekstern bistand + Milla fra Byggesak/Jur Implementering ny organisasjonsmodell 2 2 Se bystyrevedtak (byutviklingsdirektør/vl) Kompetansekartlegging og opplæringstiltak 4 4 Tiltaksplan pkt. 21 Sum uv Kontroll Byggesak, inkl. juridisk/bevilling Aktivitet Ressurser Internt Eksternt Kommentar 2.0 Ledelse avdelingsledelse, veiledning, Ledelse byggesak, og juridisk avdeling kompetanseoppbygging, utvikling 2.1 Bevilling Løpende saksbehandling Skjenkekontroll Eksternt kjøp/innleid Evaluering retningslinjer Byggesaksbehandling Løpende saksbehandling av bygge-, dele- og Dagens ressurser seksjoneringssaker Analyse saksflyt for effektivisering av saksbehandling Andre aktiviteter FutureBuilt (6 ukeverk) Kommunedelplan for kulturminner og kulturmiljø (se aktivitet 3.1.1) Solveig 20%, Tore 20 % og Viktoria 60 % Brukerundersøkelse byggesak Kjøp Se (Stab ansvarlig) 2.3 Tilsyn 2.4 Klagebehandling Skal inkludere økt tilsyn med ulovlig byggevirksomhet. 15 ukeverk for ordinært tilsyn. Ca. 2 dager pr. sak. I 2015 hadde vi 50 klagesaker. Så dette vil jo avhenge av antall klager 2.5 Ulovlighetsoppfølging Løpende ulovlighetsoppfølging Berit 100 % og Milla ca. 70 % hvis man inkluderer oppfølgingsprosjektet i dette. Berit Dahl 80%. 2.6 Seksjonering Innsynsbegjæringer Service Se også tiltaksplan pkt Servicetorgvakt Servicetorg 2 dg/uke (4 timer) - Kundeveiledning (CRM/Telefonvakt) Dette vil øke betydelig ved ny organisering av byggesak, da 3-4 personer vil ta dette + forhåndskonferanser. - Nettsider (ajourføring og utarbeidelse av veiledere) - Klarspråk-prosjektet Sum uv Kontroll Plan Aktivitet Ressursbehov Internt Eksternt Kommentar 3.0 Ledelse -avdelingsledelse, veiledning, kompetanseoppbygging, utvikling 3.1 Rammer for Byutvikling Byprosjekter prosjektleder planene for Gulskogen Nord og Konnerud Kommunedelplaner og områdereguleringsplaner Se forslag til planstrategi Strategisk plan- og analysearbeid, samt koordinering mot Se forslag til planstrategi for konkrete planer andre virksomheter/andre offentlige etater og oppfølging av tiltak innenfor virksomhetens ansvarsområder: areal- og boligutvikling, fysisk miljø/byform, transport/mobilitet og trafikksikkerhet Bidrag til strategisk planarbeid i andre virksomheter Se økonomiplan 3.2 Saksbehandling og veiledning innsendte planer Offentlige tiltakshavere Private tiltakshavere Trafikkplanlegging Skiltmyndighet Konsulent Rambøll, 20% Saksbehandling publikumshenvendelser knyttet til trafikksikkerhet og trafikkbelastning (inkludert forslag til, bestilling av og oppfølging av gjennomføring av konkrete tiltak) 8 Sum uv

9 Rapportering, styringsinformasjon og nøkkelkontroller tiltaksplanen pkt. 6, 7 og 10 Nøkkelkontroller: Script hver 3.måned for ledergodkjente vedtak (forhindre og oppdage egengodkjenning) Rapport og manuell kontroll for fordelte saker Gjennomgang av restanser og saker under behandling ukentlig i arbeidsgruppene for å sikre at saksbehandlingsfrister ikke overskrides og at uaktuelle saker avsluttes fortløpende Løpende kontroller for å sikre at lover, retningslinjer og policyer etterleves som del av sidemannskontroll og ledergodkjenning Bestilt test fra Evry: Script for å ta ut løpende saksbehandlingstid pr. sak og alle dispensasjoner

10 Rapportering, styringsinformasjon og nøkkelkontroller tiltaksplanen pkt. 6, 7 og 10 Plan Rammer for byutvikling: En kort statusrapport på det overordnede og strategiske planarbeidet som er «bestilt» gjennom økonomiplanen og i oversikten over «større saker» meddelt politikerne ved starten av året Tertial Tekstlig form Innsendt plan: Avholdte oppstartsmøter, politiske behandlinger (type behandling og type sak) Tertial Søk på dokumetmaler og politiske saksfremlegg Tiltaksplanlegging: Her rapporterer vi gjennom den virksomhetsovergripende investeringsrapporteringen, men for oversiktens skyld legges vår del av det inn i denne rapporten. Tertial Tekstlig form Andel nye boliger i bybåndet (Bragernes, Strømsø/Danvik, Åssiden, Gulskogen, Tangen-Nøsted) Andelen boliger som har maks 400 m gangavstand til gode rekreasjonsområder med allmenningskarakter Årsmelding, MRS Årsmelding, MRS Matrikkelen Matrikkelen Andel politiske vedtak av plansaker behandlet innenfor lovpålagt frist Årsmelding, MRS Manuell telling (alt. bestille script) Bruk av sykkel, bilbruk og kollektivbruk Årsmelding, MRS

11 Rapportering, styringsinformasjon og nøkkelkontroller tiltaksplanen pkt. 6, 7 og 10 Byggesak Mottatte saker pr. sakstype Månedlig Søk på sakstyper Førstegangsvedtak, bygge- og delesaker Månedlig Søk på dokumentmaler Behandlede igangsettingstillatelser, brukstillatelser og ferdigattester Månedlig Søk på dokumentmaler Innmeldte og avholdte forhåndskonferanser Månedlig Søk på dokumentmaler Antall mangelfulle søknader (også %) Månedlig Rapport på milepæler, og dokumentmaler Saksbehandlingstid Månedlig - Script (avventer tilbakemelding fra EVRY) oppstart august 17 Antall saker under behandling mellom saker til første- og annengangsbehandling -skille Månedlig Dispensasjoner -antall og resultat av behandlingen Tertial - oppstart 2.tertial Utførte tilsyn ifm. omsøkte byggetiltak (10 % av alle byggesaker) - differansier på tema Tertial Søk på saksstatus og rapport på milepæler Script (avventer tilbakemelding fra EVRY). Manuell telling inntil script er på plass Søk på sakstype (script) og kontroll opp mot excel oversikt Antall nye boliger som svarer til SSBs befolkningsprognose Årsmelding, MRS Data hentes fra kart/matrikkelen Andel byggesaker ferdigbehandlet innen lovpålagt behandlingsfrist Årsmelding, MRS Script (avventer tilbakemelding fra EVRY) Reetablere (nytt) kvalitetssystem, herunder rutiner og maler for avvikshåndtering Årsmelding, MRS Egen evaluering, jfr. tiltaksplan

12 Rapportering, styringsinformasjon og nøkkelkontroller tiltaksplanen pkt. 6, 7 og 10 Juridisk Mottatte saker pr. sakstype Månedlig Søk på sakstyper Behandlede seksjoneringssaker Månedlig Søk på dokumentmaler Antall mangelfulle seksjoneringssaker Månedlig Søk på dokumentmaler Utførte tilsyn ifm. ulovlig byggetiltak Månedlig Søk på dokumentmaler Klagesaker (under behandling og oversendt fylkesmannen) -gebyr, plansaker, byggesaker, delesaker, seksjoneringer og på sanksjoner Ulovlighetsoppfølging -nye saker, saker under behandling og antall avsluttede saker Resultat av ulovlighetsoppfølging -unnlatt, rettet, pålegg, tvangsmulkt osv. Månedlig Tertial Tertial Søk på egen sakstype og dokumentmaler Søk på sakstype, dokumentmaler og milepæler Søk på dokumnetmaler Vedtak etter serveringsloven -innvilgelse/avslag Tertial Søk på dokumentmaler Vedtak etter alkoholloven -innvilgelse/avslag Tertial Søk på dokumentmaler Klager, alkohol- og serveringsloven Tertial Manuell telling/registreringer Andel klagesaker stadfestet av fylkesmannen Årsmelding, MRS Fylkesmannens statestikk / Egen registrering Andel klagesaker i % av andel byggesaker Årsmelding, MRS Søk på antall byggesak mot statestikk fra Andel klager i % omgjort av Fylkesmannen Årsmelding, MRS Fylkesmannen Fylkesmannens statestikk / Egen registrering Omsetning detaljhandel i sentrum Årsmelding, MRS Omsetningstall for utelivsbransjen i sentrum (uten redusert trygghet) Årsmelding, MRS Innrapporteres fra bevillingshavere i mars/april etterfølgende år

13 Rapportering, styringsinformasjon og nøkkelkontroller tiltaksplanen pkt. 6, 7 og 10 1.tertial Indikator byggesak saksinngang Søknad om rammetillatelse Søknad om tillatelse m/ansvar Søknad om tillatelse u/ansvar Søknad om dele- og arealoverføring 7 13 Begjæring om seksjonering 7 19 Totalt Mangelfulle søknader Indikator byggesak produksjon Rammetillatelse Tillatelse, ettrinn m/ ansvarsrett Tillatelser, ettrinn u/ ansvarsrett Tillatelse til dele- og arealoverføring 3 24 Avslag, endring av tillatelse, avsluttet Godkjent seksjonering 8 19 Totalt Igangsettingstillatelser Midlertidig brukstillatelser Ferdigattester Totalt andre behandlinger Indikator byggesak saksinngang Saksinngang Produksjon Søknad om rammetillatelse Søknad om tillatelse m/ansvar Søknad om tillatelse u/ansvar Søknad om dele- og arealoverføring Begjæring om seksjonering Avslag, endringer og avsluttet som uaktuell Totalt

14 Rammeverk for internkontroll tiltaksplanen pkt. 8 Coso-modellen hovedelementer Kontrollmiljø Kultur, struktur og kompetanse Risikovurdering Egen ROS for Byplan innen Kontrollaktiviteter Delegasjon, styring, nøkkelkontroller, rutiner Kommunikasjon og informasjon Rapportering, måned tertial år Ledelsesoppfølging Ledelsens gjennomgang avviksoppfølging system for oppfølging gjennom organisasjon og møtestruktur

15 Kompetansekartlegging/-plan tiltaksplanen pkt. 21 Agresso HR tilpasses for å ivareta Byplan sine behov Medarbeiderne registrerer selv sin kompetanse Formal og Real Det skal utarbeides en «kravspek» for kompetanse innen Byplan sine ansvarsområder Kompetanseplan utgjør forskjell mellom registrert kompetanse og «kravspek» Kun første del ferdig til 01.07, forutsatt klart system Kompetanse er uansett del av utviklingssamtalen som gjennomføres med medarbeiderne hvert år

16 Habilitet, delegasjon tiltaksplanen pkt. 24,

17 Klagesaksbehandling tiltaksplanen pkt

18 Bedre service tiltaksplanen pkt

19