EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget

Transkript

1 EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: Møtested: Formannskapssalen Tidspunkt - fra: 09:00 Tidspunkt - til: 12:30 Sak fra / til: 034/12-041/12 Følgende medlemmer møtte: Sølvig Ege KrF Svein Olav Tengesdal - SP Harald Oddsen Havsø - H Dag Rune Skår - FrP Eling Hjørungnes - AP Følgende medlemmer hadde forfall: Følgende varamedlemmer møtte: Følgende varamedlemmer møtte i enkeltsak(er): Følgende fra administrasjonen/andre møtte: Fra sekretariatet: Ingrid Bergum Fra Rogaland Revisjon IKS: Annbeth M. Mathiassen Fra administrasjonen: Rolf Skåra, leder Psykisk helsetjeneste Merknader til møtet: Rolf Skåra redegjorde for sak 036/12 - Status for rusmiddelboligene på Bakkebø. Sølvi Ege Utvalgsleder Ingrid Bergum Utvalgssekretær

2 Utvalgets faste medlemmer/varamedlemmer (5): Sølvi Ege (KrF) Leder Harald Oddsen Havsø (H) Nestleder Elin Svanes Hjørungnes (AP) Dag Rune Skår (FrP) Svein Olav Tengesdal (SP) 1. Lisebeth Kjos-Hanssen (V) 2. Martin Liland (SV) 3. Kenneth Pedersen (KrF) 4. Lilly Remme Brunel (H) 5. Bitten Fugelsnes (AP) ---- o ---- Saksliste: Sak nr. Sakstittel L 034/12 Plan for selskapskontroll /12 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte /12 Status for rusmiddelboligene på Bakkebø 037/12 038/12 039/12 Stedlig Kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Eigersund kommune svarbrev fra skatteoppkreveren Forslag til prosjektmandat forvaltningsrevisjon for kommunen som planmyndighet - arealplanlegging Forslag til prosjektmandat for forvaltningsrevisjon - Byggesaksbehandling 040/12 Referatsaker til kontrollutvalgets møte /12 Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte

3 034/12: Plan for selskapskontroll Sekretariatets forslag til vedtak : Kontrollutvalget innstiller ovenfor kommunestyret: 1. Plan for selskapskontroll for perioden vedtas med følgende prioritering: Dalane Miljøverk IKS 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta omprioriteringer eller endringer av plan for selskapskontroll i perioden. 3. Kontrollutvalget vurderer behovet for forvaltningsrevisjon (kontroll av selve aktiviteten i selskapet) ved bestilling av den enkelte selskapskontroll Kontrollutvalget Det ble fremlagt nytt dokument i saken i møtet: Oversikt over Eigersund kommunes eierposisjoner fra Tore Oliversen SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) fremmet tillegg til punkt 3; «Selskapskontrollen søkes samordnet med de andre eierkommuners kontrollutvalg» Forslag til vedtak med Tengesdals tilleggsforslag til pkt. 3 enstemmig vedtatt. KON-034/12 Vedtak: Kontrollutvalget innstiller ovenfor kommunestyret: 1. Plan for selskapskontroll for perioden vedtas med følgende prioritering: Dalane Miljøverk IKS 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta omprioriteringer eller endringer av plan for selskapskontroll i perioden. 3. Kontrollutvalget vurderer behovet for forvaltningsrevisjon (kontroll av selve aktiviteten i selskapet) ved bestilling av den enkelte selskapskontroll. Selskapskontrollen søkes samordnet med de andre eierkommuners kontrollutvalg. 035/12: Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Forslag til vedtak : Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes.

4 Kontrollutvalget Protokollen enstemmig godkjent KON-035/12 Vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. 036/12: Status for rusmiddelboligene på Bakkebø Forslag til vedtak : Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering Kontrollutvalget SØLVI EGE (Krf) fremmet følgende forslag til vedtak; «Kontrollutvalget oppfordrer formannskapet til snarlig å invitere Rolf Skåra, leder for psykisk helsetjeneste, til en orientering om rusomsorgen i sitt møte. For øvrig tas redegjørelsen til orientering». Eges forslag enstemmig vedtatt KON-036/12 Vedtak: Kontrollutvalget oppfordrer formannskapet til snarlig å invitere Rolf Skåra, leder for psykisk helsetjeneste, til en orientering om rusomsorgen i sitt møte. For øvrig tas redegjørelsen til orientering. 037/12: Stedlig Kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Eigersund kommune svarbrev fra skatteoppkreveren Forslag til vedtak : Kontrollutvalget tar rapporten til orientering.

5 Kontrollutvalget SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) fremmet følgende forslag til vedtak; «Kontrollutvalget ber rådmannen om å gjennomføre Skatteetatens pålegg gitt i brev av 25. juni 2012 inntatt punkt «Intern kontroll» og punkt «Rutinebeskrivelse» innen 1. januar For øvrig tas rapporten til orientering.» Tengesdals forslag enstemmig vedtatt vedtatt. KON-037/12 Vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen om å gjennomføre Skatteetatens pålegg gitt i brev av 25. juni 2012 inntatt punkt «Intern kontroll» og punkt «Rutinebeskrivelse» innen 1. januar For øvrig tas rapporten til orientering 038/12: Forslag til prosjektmandat forvaltningsrevisjon for kommunen som planmyndighet - arealplanlegging Forslag til vedtak : Avgjøres av kontrollutvalget Kontrollutvalget SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) fremmet følgende forslag til vedtak; «Saken utsettes» Tengesdals forslag enstemmig vedtatt. KON-038/12 Vedtak: Saken utsettes. 039/12: Forslag til prosjektmandat for forvaltningsrevisjon - Byggesaksbehandling Forslag til vedtak : Kontrollutvalget vedtar prosjektmandat for forvaltningsrevisjon av området byggesaksbehandling.

6 Kontrollutvalget SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) fremmet følgende forslag til tilleggsproblemstilling til prosjektmandatet; «Hvor mange saker behandles i gjennomsnitt per stillingshjemmel i løpet av året Forslag til forbedring fra brukerne/kundene Blir det utført tilsyn i byggesaker, og hva er i så fall rutinene knyttet til tilsyn Hvordan fungerer publikumskontakten? Hvordan blir saksbehandlingen organisert, og skilles det eksempelvis mellom enkle og kompliserte saker? Hvordan fungerer kommunens delegasjonsreglement i byggesaker, f.eks i forhold til andre sammenlignbare kommuner. Arbeidsomfanget begrenses til innenfor 250 timer.» HARLD O. HAVSØ (H) fremmet følgende forslag til tilleggsproblemstilling til prosjektmandatet; «I hvilket omfang benyttes innleide konsulenter i forbindelse med byggesaksbehandlingen, og hvilke vurderinger blir gjort i forhold til denne bruken med tanke på habilitet og eventuelt uheldige sammenblanding av roller.» Tengesdal sitt forslag enstemmig vedtat. Havsø sitt forslag enstemmig vedtatt. KON-039/12 Vedtak: Forvaltningsrevisjon av området «Byggesaksbehandling» vil kartlegge og vurdere følgende konkrete problemstillinger: Hvordan fungerer kommunens internkontroll og kvalitetssystem for byggesaker? Hvilke regler har kommunen for etikk og likebehandling ved byggesøknader? I hvilken grad er brukerne fornøyde med byggesaksbehandlingen? I hvilken grad blir negative vedtak/avslag fra administrasjonen omgjort ved den politiske klagebehandlingen? Hva slags saker gjelder dette? Hvor lange saksbehandlingstider har kommunen for byggesaker? Hvordan kommer Eigersund ut i forhold til andre kommuner mht. saksbehandlingstidene? I hvilken grad blir de lovmessige tidsfrister for saksbehandlingen overholdt? Har kommunen hatt gebyrtap på grunn av for lang saksbehandlingstid? Hvilke grep gjøres for å overholde tidsfristen, særlig i forhold til saker som kan medføre gebyrtap? Hvilke effekter har ny plan- og bygningslov (byggesaksdelen) hatt for kommunen? Hvor mange saker behandles i gjennomsnitt per stillingshjemmel i løpet av året Forslag til forbedring fra brukerne/kundene Blir det utført tilsyn i byggesaker, og hva er i så fall rutinene knyttet til tilsyn Hvordan fungerer publikumskontakten? Hvordan blir saksbehandlingen organisert, og skilles det eksempelvis mellom enkle og kompliserte saker?

7 Hvordan fungerer kommunens delegasjonsreglement i byggesaker, f.eks i forhold til andre sammenlignbare kommuner I hvilket omfang benyttes innleide konsulenter i forbindelse med byggesaksbehandlingen, og hvilke vurderinger blir gjort i forhold til denne bruken med tanke på habilitet og eventuelt uheldige sammenblanding av roller. Arbeidsomfanget begrenses til innenfor 250 timer. 040/12: Referatsaker til kontrollutvalgets møte Referatsaker som legges frem for utvalget : Sakene legges frem uten innstilling/merknad fra administrasjonen. 1. Plan for forvaltningsrevisjon Vedlagt følger kommunestyrets vedtak knyttet til Plan for forvaltningsrevisjon med enkelte endringer i forhold til kontrollutvalgets vedtak. 2. Behandling av kontrollutvalgets budsjett Administrasjonen har oversendt spørsmål til Fylkesmannen vedrørende behandlingen av kontrollutvalgets budsjett. Fylkesmannen har gitt sin tilbakemelding og mener rådmannen kan foreta endringer i kontrollutvalgets budsjett i forbindelse med budsjettbehandlingen i Formannskapet. Kontrollutvalgets sekretariat har gitt sin kommentar. E-post utvekslingen fremlegges til orientering til kontrollutvalget. 3. Kommunestyrets behandling av forvaltningsrevisjon av området Anskaffelser Vedlagt følger kommunestyrets vedtak knyttet til behandling av forvaltningsrevisjon av området Anskaffelser. 4. Administrasjonens kommentarer til behandling av forvaltningsrevisjonsrapport Anskaffelser Vedlagt følger tilbakemelding fra administrasjonen vedrørende behandling av forvaltningsrapporten Anskaffelser i kommunestyret. Som det fremgår ble ikke rådmannens kommentarer fremlagt for kommunestyret ved behandlingen, og således ble det flere uklarheter knyttet til behandlingen av rapporten. E-post-korrespondansen fremlegges til orientering. Vedlegg: Dok.nr Tittel på vedlegg Forvaltningsprosjekt Anskaffelser.doc.pdf RE: Spørsmål ang. budsjett til Kontrollutvalget Plan for forvaltningsrevisjon pdf SV: Kommentarer til forvaltningsrapport om anskaffelser

8 Kontrollutvalget Sakene tas til orientering. KON-040/12 Vedtak: Det ble ikke fattet vedtak i saken. 041/12: Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte Spørsmål/orienteringer i møtet : Kontrollutvalget 1. Rutiner for oppfølging av politiske vedtak ELIN HJØRUNGNES (AP) fremmet følgende forslag til vedtak; «Kontrollutvalget ber Rådmannen om å redegjøre for hvilke rutiner Eigersund kommune har i forhold til oppfølging og iverksetting av politiske vedtak i neste møte i kontrollutvalget 10. desember 2012». Hjørungnes forslag enstemmig vedtatt. 2. Vedrørende byggesak 11/ Tillatelse til tiltak - Gjærhus og utfylling i sjøen gnr. 46 bnr. 579, 990 og 1034 (Berentsens Mineralvandfabrik AS, Jernbaneveien 28) Harald O. Havsø (H) erklærte seg ugild og trådte ut idet han er nevø til den ene parten i saken, grunneier, jfr. fvl. 6, første ledd, bokstav b. Det fremkom ikke merknader til saken. Det var ikke innkalt vararepresentant og kontrollutvalget var 4 representanter under behandling av saken SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) fremmet følgende forslag til vedtak; «Kontrollutvalget ber Rådmannen ved byggesakssjefen, om å redegjøre for saksforholdet i byggesak 11/25419 (Tillatelse til tiltak - Gjærhus og utfylling i sjøen gnr. 46 bnr. 579, 990 og 1034 (Berentsens Mineralvandfabrik AS, Jernbaneveien 28) i neste møte i kontrollutvalget 10. desember 2012». Tengesdals forslag enstemmig vedtatt.

9 KON-041/12 Vedtak: 1. Kontrollutvalget ber Rådmannen om å redegjøre for hvilke rutiner Eigersund kommune har i forhold til oppfølging og iverksetting av politiske vedtak i neste møte i kontrollutvalget 10. desember Kontrollutvalget ber Rådmannen ved byggesakssjefen, om å redegjøre for saksforholdet i byggesak 11/25419 (Tillatelse til tiltak - Gjærhus og utfylling i sjøen gnr. 46 bnr. 579, 990 og 1034 (Berentsens Mineralvandfabrik AS, Jernbaneveien 28) i neste møte i kontrollutvalget 10. desember 2012.

10