Byutviklingsforum 2010

Transkript

1 Byutviklingsforum 2010 Samhandling med kvalitet behandling av byggeprosjekter. Kriterier og forutsetninger? Grunnlag: Rammer for byutvikling med kvalitet, visjoner som er detaljert gjennom planer på forskjellige nivåer Plan- og bygningslov m/forskrifter, krav til prosess og materielle krav, inkl. samordning av tillatelser/uttalelser fra andre myndigheter Kommunen som samfunnsaktør, koordinere innsats fra andre ledd i kommunens organisasjon Psykologiske forutsetninger (?)

2 Forventninger til oss selv - og noen utfordringer Byggesaksavdelingen som vertskap for Byutviklingskorpset Myndighetsutøvelse og samfunnsaktør : Kombinere entusiasme for de gode prosjektene med klare tilbakemeldinger om kvalitetskrav (prosess og materielle) Kompetanse og kapasitet til å møte kundene på samme nivå, minst innenfor lovbestemte frister Kommunikasjon, service og konflikthåndtering/ stressmestring. Byggesakene er viktige både for utbyggerne og berørte naboer (og for fremtidige brukere av byen)

3 Virkemidler Brukerundersøkelser Tilbakemeldinger fra brukerne, bl.a. på servicetorget Tilbakemeldinger i dialogmøter og lignende Idedugnad Utviklingsprogram for Byplan

4 Utviklingsprogram plan BYGGESAKSPROSESSEN Informasjon på nett til ulike typer brukere Servicetorg veiledning; mot målet med rett forventning Forhåndskonferanse forberedt og korrekt informasjon; søke løsninger Saksmottak få saken inn på rett spor fra dag en; saksbehandler med rett kvalifikasjon Brevmaler positiv ånd Evt mangelbrev; samlet og begrunnet tilbakemelding med veiledning mot målet Saksbehandling; tilgjengelighet for saksbehandler kommunikasjon mot tiltakshaver / ansvarlig søker Evt varsel om avslag; oppklaring av evt misforståelser med veiledning mot målet Vedtak; positivt eller negativt med positiv ånd Gebyr; begrunnet og i forhold til tidsbruk i saksbehandlingen Klageadgang; informasjon og veiledning HOLDNING Forståelse for brukernes situasjon den proffe og amatøren BRUKEREN TILFREDS- HET Opplevd brukertilfredshet med byggesaks tjenester ET UTVALG AKTUELLE TILTAK Workshop om etikk og holdning til brukere Idedugnad om tiltak for å bedre brukertilfredshet Foredrag fra brukere om brukernes hverdag Rollespill trening på ulike situasjoner saksbehandlere kan komme opp i (tidspress, den vanskelige samtalen, usikkerhet, sykdom / skifte av saksbehandler) Smilekurs med ressursperson på kundehåndtering Revisjon av kvalitetssystem på byggesak med bl a gjennomgang av alle faser av byggesaksprosessen Dialogmøter med brukere inntil brukertilfredsheten er tilfredsstillende Vurdere kapasitet og ressurser tilgjengelig for saksbehandling Se på samhandling / muligheter planavdeling har for å gjøre byggesaksbehandling enklere

5 Utviklingsprogram status BYGGESAKSPROSESSEN HOLDNING ET UTVALG AKTUELLE TILTAK Informasjon på nett til ulike typer brukere Servicetorg veiledning; mot målet med rett forventning Forhåndskonferanse forberedt og korrekt informasjon; søke løsninger Forståelse for brukernes situasjon den proffe og amatøren Workshop om etikk og holdning til brukere Idedugnad om tiltak for å bedre brukertilfredshet Foredrag fra brukere om brukernes hverdag Saksmottak få saken inn på rett spor fra dag en; saksbehandler med rett kvalifikasjon Brevmaler positiv ånd Evt mangelbrev; samlet og begrunnet tilbakemelding med veiledning mot målet Saksbehandling; tilgjengelighet for saksbehandler kommunikasjon mot tiltakshaver / ansvarlig søker Evt varsel om avslag; oppklaring av evt misforståelser med veiledning mot målet Vedtak; positivt eller negativt med positiv ånd Gebyr; begrunnet og i forhold til tidsbruk i saksbehandlingen Klageadgang; informasjon og veiledning BRUKEREN TILFREDS- HET Opplevd brukertilfredshet med byggesaks tjenester Rollespill trening på ulike situasjoner saksbehandlere kan komme opp i (tidspress, den vanskelige samtalen, usikkerhet, sykdom / skifte av saksbehandler) Smilekurs med ressursperson på kundehåndtering Revisjon av kvalitetssystem på byggesak med bl a gjennomgang av alle faser av byggesaksprosessen Dialogmøter med brukere inntil brukertilfredsheten er tilfredsstillende Vurdere kapasitet og ressurser tilgjengelig for saksbehandling Se på samhandling / muligheter planavdeling har for å gjøre byggesaksbehandling enklere

6 Status, gjennomførte tiltak På god vei, godt håp om å nå de fleste målene i løpet av 2011 bl.a.: Rekruttere for å øke kapasitet og kompetanse (erfaring fra begge sider, sivilarkitekt/ sivilingeniør eller tilsvarende) Medarbeiderutvikling/kurs: Ny pbl m/forskrift, service og kommunikasjon, etikk og holdninger, stressmestring mm Serviceteam, saksmottak og servicetorg Kvalitetssikringssystem/håndbok Hjemmesider, nødvendig informasjon

7 Status (forts.) Saksbehandlingssystem/brevmaler ( godt norsk ) Bedre samhandling mellom virksomhetene internt i kommunen Utadrettet virksomhet: Byutviklingsforum, Pblkurs, dialogmøter, Gårdeiergruppa/Byen vår Drammen, proaktiv mediestrategi Selvkostfinansiering av byggesaksavdelingen, for å frigjøre ressurser for byutvikling Hensiktsmessige lokaler og verktøy

8 Prosess, se saksforskrift Forhåndskonferanse (oppstartmøte hvis reguleringsplan, så planprosess før byggesak, innenfor Sentrumsplanen kan mye bygges uten reguleringsplan) Rammesøknad/tillatelse Igangsettingstillatelse (en eller flere) Ferdigattest (eventuelt midlertidig brukstillatelse)

9 Forhåndskonferanse med kvalitet Godt skisseprosjekt, godt formulerte spørsmål som ønskes avklart av ansvarlig søker Godt forberedte deltagere fra kommunen, alle aktuelle virksomheter representert Godt referat (føres av kommunen), hvor alle spørsmål er avklart (eventuelt i ettertid hvis nye momenter i møtet?)

10 Saksbehandling med høy og jevn kvalitet - og søknader med kvalitet Godt kvalitetssikrede søknader Kompetent og forståelig tilbakemelding fra saksbehandler hvis noe mangler/bør endres Forutsigbar behandling mht fremdrift og resultat Få klagesaker, få av disse omgjort av Fylkesmannen

11 Saksbehandlingstid og frister Fristene løper når søknaden er komplett (se saksforskriften kap. 5) 12 uker for de fleste saker 3 uker (hvis samsvar med pbl og bestemmelser/plan gitt i medhold av pbl, ikke nabomerknader, ikke behov for uttalelse/tillatelse fra andre myndigheter) Dispensasjon: ingen frist Stor saksmengde (30% over 2009, litt over 2008 all time high ), bryter noen frister

12 Samhandling med kvalitet kriterier og hvordan måle? God prosess, samhandling mot felles mål Forutsigbarhet Godt resultat jfr. visjoner/kvalitative krav God opplevelse for alle deltagerne

13 Forutsetninger for samhandling med kvalitet (Hvordan få til?) (Mest psykologi?) Gjensidig forståelse og tillit, respekt for hverandres roller ( Byutviklingskorps, ikke vi og de andre ) Felles virkelighetsoppfatning: kompetanse, fagbakgrunn, kjente og forutsigbare forutsetninger Avklarte forventninger til hverandre og prosessen

14 Oppsummering / konklusjoner Vi har en plan, og arbeider målbevisst for å gjennomføre den (Oppnå høy opplevd brukertilfredshet) Vi er også avhengige av samarbeide med dere for å nå målene Det er utfordrende å gjennomføre planen for oss alle Det blir spennende å se om vi greier dette sammen! Velkommen til Byutviklingskorpset!

15 Velkommen til Byutviklingskorpset!