Sykehuset Innlandet HF Styremøte SAK NR INVESTERINGSBUDSJETT Forslag til VEDTAK:

Transkript

1 Sykehuset Innlandet HF Styremøte SAK NR INVESTERINGSBUDSJETT 2015 Forslag til VEDTAK: 1. Styret er tilfreds med at foretaket har klart å skape et positivt resultat til investeringer gjennom årsresultatet for Det er stor innsats fra de ansatte som gjør dette mulig. 2. Sykehuset Innlandet HF har behov for nærmere 550 mill kr årlig til investeringer for å vedlikeholde dagens infrastruktur. Foretaket har 182,5 mill kr til fordeling til investeringsbudsjett 2015, samt 30 mill kr av tidligere ufordelte midler, totalt 212,5 mill kr. 3. Styret vedtar at midlene som disponeres på foretaksnivå fordeles på følgende måte (avrundede beløp): Bygg 45 mill kr Medisinskteknisk utstyr 40 mill kr IKT (informasjonsteknologi) 10 mill kr Annet utstyr 6,3mill kr Utskiftning av ambulanser 15 mill kr Strålemaskiner (disp av tidligere midler) 30 mill kr Midler til omstilling somatikk 20 mill kr Ramme kapitaltilførsel Tekstilvask Innlandet AS 10 mill kr Sum 176,3 mill kr 4. Positive driftsresultater fra divisjonene og staber utgjør 36,2 mill kr. Dette skal gå til investeringer i divisjonene/staber. Divisjoner med underskudd får redusert investeringsrammen tilsvarende 75 % av divisjonens ansvarlige underskudd. Brumunddal, 16. april 2015 Morten Lang-Ree administrerende direktør

2 SAKSFREMSTILLING SAK NR Innledning Tilgjengelige investeringsmidler for 2015 består av positivt regnskapsresultat fra 2014 og likviditet gitt til investeringer fra Helse Sør-Øst RHF. Foretaket har selv ansvar for å prioritere likviditeten slik at det blir avsatt midler til investeringer. I styresak ble det vedtatt at divisjoner med positivt resultat skal få benytte dette til investeringer påfølgende år. Videre ble det i styresak vedtatt en endring som omfatter negativt resultat. Divisjoner med et negativt driftsresultat vil få redusert sitt investeringsbudsjett med et beløp tilsvarende 75 % av divisjonens underskudd, jfr. styresak Disponering av investeringsmidler 2015 Tall i 1000 Årsresultat Avsatt likviditet fra HSØ Fratrekk egenkapitalinnskudd KLP Sum investeringsramme før fordeling Overordnet om styringsprinsipper for likviditet og investeringer Investeringsregimet fra eier innebærer at foretakene blir tildelt en samlet likviditet til drift og investeringer. Ubenyttede driftsmidler (positivt resultat) kan benyttes til investeringer i påfølgende år. Ansvaret for å prioritere midlene mellom drift og investeringer er overført til foretakene. Dette innebærer hovedsakelig at foretaket må oppnå positivt resultat for å kunne investere i eiendeler. Foretaket har innmeldt investeringsbehov som langt overstiger den likviditeten som er tilgjengelig til investeringer. I økonomisk langtidsplan (ØLP) og det årlige budsjettarbeidet er det derfor avgjørende at foretakets midler disponeres på en optimal måte for å dekke lovpålagte oppgaver både i driften og i investeringer. Tidligere års investeringsbeslutninger og likviditet Investeringsområdet har en lengre syklus enn et normalt budsjettår. Et investeringsprosjekt går ofte over flere år, og det kan gå lang tid fra en investering besluttes til faktisk utbetaling. Prosjekter som ble tildelt likviditet tidligere år, men som ikke er ferdigstilt beholder den likviditeten som er ubrukt ved årsskiftet. Prosjektmidler som ikke er benyttet ved årsskiftet 2014/15 påvirker foretakets likviditetssituasjon positivt. Likviditeten i disse prosjektene vil videreføres som investeringsmidler inntil prosjektet ferdigstilles. Per er det om lag 420 mill kr som ikke er utbetalt av tidligere års bevilgede investeringsmidler. Dette er midler som i hovedsak er planlagt benyttet til vedlikehold og nyinvesteringer. De er øremerket ned på detaljnivå. En mindre andel er sparing av MTU-midler for fremtidige uventede havarier og behov. Side 2 av 8

3 Bygg Sykehuset Innlandet har ca kvadratmeter bygningsmasse, og det drives pasientrettet aktivitet i ca 75 % av denne bygningsmassen. Bygningsmassen ble bygd for driftsformer som er vesentlig forandret siden oppstarten. Det er derfor behov for å oppgradere arealer slik at de blir hensiktsmessige til dagens pasientaktivitet, samt nyinvestering til mer oppgradert og funksjonelt bygningsteknisk utstyr. Vedlikeholdsetterslepet på byggene er betydelig, og det kreves årlig store summer for å opprettholde bygningsmassen på dagens nivå. Med en avskrivningstakt på 2 % (50 års levetid, tekniske anlegg har gjerne en mye lavere aldersgrense) og eide m 2, kreves det at det bygges m 2 årlig for å kompensere for slitasje. Med en byggekostnad på ca kr pr m 2 (jfr stipulert nytt sykehus i Østfold) tilsvarer dette ca 460 mill kr årlig i vedlikeholdskostnad på bygningsmassen i SI. Dette anslaget er et minimum da tekniske anlegg som ventilasjon, vvs og elektro har en levetid på år. Medisinsk teknisk utstyr Deler av det medisinsk tekniske utstyret (MTU) i SI er så gammelt at det kan gå utover kvaliteten i pasientbehandlingen. Etter hvert kan også muligheten til å avvikle effektiv pasientbehandling påvirkes av at det ikke er funksjonelt utstyr tilgjengelig. Økende alder på utstyret fører til hyppigere driftsstans og økte kostnader til drift og vedlikehold. Dette skjer samtidig med at kortere liggetid og mer utstrakt bruk av dag- og poliklinisk behandling, setter økte krav til stabil og effektiv drift. SI har en samlet MTU-portefølje på 959 mill kr med en gjennomsnittsalder på om lag ti år. MTU med innkjøpspris over kr utgjør 740 mill kr (77 %). En betydelig andel av utstyret er eldre enn ti år, tilsvarende 315 mill kr (33 %). En stor andel MTU er i en teknisk kategori som tilsier at utstyret må erstattes, tilsvarende 174 mill kr (18 %). Det registreres en årlig økning i samlet MTU-portefølje ettersom blant annet gammelt utstyr ikke kasseres i samme tempo som nyanskaffelser skjer. Ut fra dette har SI et årlig behov på i overkant av 90 mill kr til kjøp av MTU for å opprettholde utstyrsnivå- og standard. Sykehuset Innlandet har dermed behov for å benytte nærmere 550 mill kr årlig til investeringer for å vedlikeholde dagens infrastruktur innenfor bygg og MTU. Tilgjengelige investeringsmidler 2015 Tabellen under viser hvordan årsresultatet for 2014 er disponert i investeringsbudsjett for Positivt resultat fra stab og fellesområdet går i all hovedsak til investeringer i fellesskapet. Divisjoner med positivt resultat i 2014 får disponere dette til investeringer i årene fremover. Divisjoner med negativt resultat vil få avkortning i sin investeringsramme til MTU. Foretakets mulighet for gjennomføring av investeringer er styrt av den likviditeten som er stilt til disposisjon fra eier. Et underskudd i driften ved en divisjon i foretaket reduserer tilgjengelig likviditet for foretaket totalt sett, og dermed også muligheten til å gjennomføre investeringer for foretaket. I styresak som nevnt ovenfor er det vedtatt at divisjoner med underskudd i driften i 2014 vil få fratrekk i investeringsrammen i 2015 knyttet til MTU. Fradraget er 75 % av divisjonens underskudd. Formålet med ordningen er å skape incitament for å oppnå balanse/overskudd i driften. Side 3 av 8

4 Tabellen viser fordeling av tilgjengelige investeringsmidler. Disponering av investeringsmidler 2015 Tall i 1000 Årsresultat Avsatt likviditet fra HSØ Fratrekk egenkapitalinnskudd KLP Sum investeringsramme før fordeling Uttrekk av felles investeringsmidler Divisjoner med positivt resultat og stab Sum overskudd divisjoner og staber Overordnede disponeringer Strålemaskiner Gjøvik Bruk av tidligere udisponerte midler Utskifting av ambulanser Omstilling somatikk Kapitalinnskudd Tekstilvask Innlandet Sum overordnede disponeringer Sum midler til fordeling Bygg MTU IKT Annet Sum fordelt I behandlingen av budsjett 2015 og senere administrative vedtak, ble det lagt enkelte føringer for bruk av investeringsbudsjett Administrerende direktør tilrår følgende prioriteringer og fordeling av overordnede disponeringer før investeringsmidler til MTU, bygg og annet: Overskudd ved divisjoner med positivt resultat kan disponeres av divisjonen selv. 35,2 mill kr trekkes ut fra fellesmidler til fordeling. Stabsområdene har iverksatt tiltak som har bidratt til driftsmessig overskudd. Av dette overskuddet avsettes det 1,0 mill kr som skal benyttes til å få startet arbeidet med å få en felles rapporteringsløsning for hele foretaket, et «datavarehus» som vil gi god styringsinformasjon til divisjoner og avdelinger i SI. Resten av overskuddsmidler innen stabsområdene går til fellesinvesteringer. Totalt positivt resultat til divisjoner og staber utgjør 36,2 mill kr. Divisjon prehospitale tjenester får beholde 3,6 mill kr av sitt overskudd i 2014, og 4 mill kr av overskuddet går inn i fordeling av felles investeringer. Divisjonen får ikke beholde hele sitt økonomiske overskudd i 2014, da divisjonen har fått redusert tiltakskrav i budsjettet for 2014 sammenlignet med andre divisjoner, og risikoen knyttet til merforbruk i pasientreiser ligger på fellesområdet. Divisjonen hadde et underforbruk på 6,4 mill kr knyttet til pasientreiser i 2014 som er overført fellesområdet. Totalt har divisjonen tilført Side 4 av 8

5 fellesskapet i overkant av 10 mill kr i sum mindreforbruk pasientreiser og midler til investeringer. Divisjon psykisk helsevern har et overskudd på 20 mill kr i De får beholde 14 mill kr til investeringsformål i divisjonen, og gir 6 mill kr til felles investeringer, da divisjonen har hatt noe redusert utfordring i Fra og med 2013 har SI driftsansvaret for hele ambulansetjenesten i opptaksområdet. Det er behov for å skifte ut omlag tolv ambulanser per år. Dette utgjør en årlig investering på 15 mill kr. Divisjoner med underskudd blir trukket for dette ved fordeling av midler til medisinskteknisk utstyr (MTU). 75 % av ansvarlig underskudd utgjør kr 29,7 mill kr. Det må skiftes ut to strålemaskiner på Gjøvik. Det settes av ytterligere 30 mill kr til dette formålet i Dette tas av tidligere års ufordelte investeringsmidler. Da er det avsatt 60 mill kr til dette totalt. Restfinansiering skjer i investeringsbudsjett Det avsettes 20 mill kr til eventuelle nødvendige investeringer i forbindelse med omstilling somatikk. Det er behov for kapitaltilførsel til Tekstilvask Innlandet AS hvor SI er majoritetseier. Det settes av en ramme på 10 mill kr tilgjengelig for dette formålet, men endelig investeringsbeløp kartlegges og styrebehandles i egen sak. Foretaket har etter dette 101,2 mill kr til fordeling mellom bygg, MTU, IKT og posten annet. Likviditetssituasjonen i 2015 SI mottok i forbindelse med budsjettarbeidet for 2015 melding fra HSØ om at det ikke er tilstrekkelig tilgjengelig likviditet i HSØ til å benytte tidligere oppspart likviditet i 2015 slik SI hadde planlagt. SI hadde planlagt gjennom pågående prosjekter å benytte ca 360 mill kr i I tillegg ville nye prosjekter fra 2015 ha økt behovet. Begrensningen til SI ble satt til ca 280 mill kr. Gjennom et arbeid hvor alle prosjekter ble gjennomgått og vurdert, ble det satt en stopper for igangsatte prosjekter på til sammen 120 mill kr. I all hovedsak er prosjektene satt på vent og utsatt slik at betaling av leverandørfakturaer vil komme i Det er i tillegg avsatt ca. 50 mill kr til havarier i Eventuelle bevilgninger i denne saken vil derfor i svært liten grad kunne effektueres i 2015, men vil skje i 2016 og fremover. Fordeling mellom MTU, bygg, IKT og annet I styresak ble det etablert en fordelingsnøkkel mellom fagområdene. Denne fordelingsnøkkelen ble utarbeidet etter en totalvurdering. Hvert fagområde har et stort etterslep på investeringer. Dermed blir det feil å benytte avskrivningsgrad basert på årlige avskrivninger som grunnlag for å beregne nytildelinger. Visse avskrivningskategorier har eiendeler som er totalt nedskrevet. Det medfører at dette grunnlaget er misvisende i forhold til å beskrive behovet for reanskaffelser og vedlikehold. Fordelingsnøkkelen ble endret i 2013 da man ønsket å prioritere medisinsk teknisk utstyr fremfor bygg. I 2013 ble det avsatt 125 mill kr til bygg og 129 mill kr til divisjonenes MTU budsjett. Side 5 av 8

6 Administrerende direktør anbefaler å opprettholde en fordelingsnøkkel som prioriterer investeringer til MTU også i 2015 utover den modellen som ble valgt i styresak Dette til tross for at det er betydelige behov og etterslep knyttet til bygningsmassen. I posten Annet inngår investeringer i senger, medisinsk grunnutstyr (eksempelvis autoklaver), biler med mer. Rammen til Annet ble økt fra normalen i 2014 på grunn av en stor mangel på senger. Tabellen under viser forslag til fordeling av investeringsmidlene mellom fagområdene MTU, IKT, Bygg og Annet i Investeringsmidler Investerings Fordelings Investerings Fordelings Investerings Fordelings til fordeling midler 2013 nøkkel 2013 midler 2014 nøkkel 2014 midler 2015 nøkkel 2014 Bygg % % % MTU % % % IKT % % % Annet % % % Sum % % % Fordelingsregime Fra 2013 innførte SI et nytt regime for anskaffelse av medisinsk teknisk utstyr. Den formelle og reelle beslutningsmyndigheten ble overført fra administrerende direktør til divisjonsdirektørene gjennom rammeoverføringer av investeringsmidler til MTU, herunder også havarier. Regimet innebærer større lokal frihet til disponering av investeringsbudsjettet og vil stimulere til fornying og innovasjon på divisjonsnivå, samt sikre god kvalitet i beslutningene om utstyrsanskaffelser. Selv om myndighet delegeres, er det også viktig å sikre en helhetlig og overordnet styring av disponeringen av investeringsmidlene. Dette er ivaretatt gjennom prosedyrer og retningslinjer som er utarbeidet: 1. Ubrukte investeringsmidler gjøres overførbare til senere år. 2. Investeringsmidlene benyttes til medisinsk teknisk utstyr, herunder havarier. Midlene kan også benyttes til investeringstiltak knyttet til økonomiske omstillingskrav (business case). 3. Havarier, oppgradering og fornying av eksisterende utstyr prioriteres foran nye utstyrsbehov. Divisjonene forutsettes å legge vesentlig vekt på faglige og tekniske tilrådinger/prioriteringer fra stabsområde Helse ved fagdirektør. Divisjonene må selv bære risikoen for eventuelle feilprioriteringer/suboptimale prioriteringer dersom de går på tvers av sentrale tilrådinger. I den grad anskaffelse av nytt utstyr får innvirkning på driften ved andre divisjoner, må utstyrsanskaffelsen godkjennes av administrerende direktør på bakgrunn av tilråding fra ledergruppen. 4. Eventuelle driftskonsekvenser og bygningsmessige behov som følger av utstyrsanskaffelse må håndteres innenfor divisjonenes egne investeringsrammer med mindre noe annet er avtalt eksplisitt. Alle konsekvenser av en utstyrsanskaffelse må være avklart og kvalitetssikret av Investeringsrådet før innkjøpsprosedyre igangsettes. 5. Divisjonsdirektør Eiendoms- og internservice (EIS) tillegges anvisningsmyndigheten for hele MTU budsjettet på vegne av alle divisjonene. Divisjonene melder opp tiltak innenfor sine rammer overfor divisjonsdirektør EIS som iverksetter tiltaket innenfor avtalt økonomisk ramme. Side 6 av 8

7 6. Investeringsrammene fordeles slik at også de minste divisjonene får reell mulighet (og ansvar) til å dekke havarier og annet nødvendig utstyr (små enheter kan ha like stor risiko for havari som store enheter). 7. Før investeringsrammen til MTU fordeles til divisjonene foretar administrerende direktør i samråd med fagdirektør og ledergruppen en vurdering av om det er noe utstyr som skal prioriteres ut fra overordnet/helhetlig hensyn. Denne tilrådingen legges frem for styret til godkjenning. Ordningen gjennomføres for en periode på tre år for å sikre kontinuitet og helhetlige, langsiktige vurderinger. Etter tre år gjennomføres en evaluering av modellen. Administrerende direktør orienterte i sak styret om at det vil bli holdt tilbake ubrukte investeringsmidler for divisjoner som gjennom den månedlige regnskapsrapporteringen ikke kan sannsynliggjøre drift/resultat i balanse. Dette blir nå fulgt opp gjennom et strengere regime hvor alle meldte havarier av medisinsk teknisk utstyr blir gjenstand for en second opinion i Investeringsrådet ift utstyrets kritikalitet og behov for reanskaffelse. Saken sendes deretter til divisjonsdirektør EIS for endelig beslutning. Administrerende direktørs tilrådning Administrerende direktør vil tilrå at investeringsmidlene til bygg, IKT og posten annet utstyr fordeles i tråd med tidligere års prosedyrer ut fra prioriteringer fra respektive fagstaber/fagdivisjoner. Ut fra foranstående fordeling mellom investeringsformålene, ble det i investeringsbudsjett 2013 avsatt 129 mill kr til MTU og 102 mill i investeringsbudsjett Dette ga divisjonene så vidt store investeringsbudsjetter til MTU at handlingsrommet ble opplevd som reelt. Delegeringen av investeringsmidler MTU til divisjonene representerer en videreføring av den linjen foretaket har lagt seg på ved å gi økt ansvar og myndighet til divisjonene. SI har tidligere innført ordning med at divisjonene selv får disponere driftsoverskudd, og det har fra og med 2012 også blitt innført ordning med at divisjonene selv må dekke driftsmessig underskudd gjennom avkorting av investeringsmidler knyttet til MTU. Det økonomiske styringssystemet i SI er dermed på mange måter å videreføre det opplegget Helse Sør-Øst har overfor foretakene. For 2015 foreslås det å benytte 40 mill kr til MTU eller ca 40 % av investeringsmidlene. Per gjenstår det ca 120 mill kr i likviditet av divisjonenes MTU bevilgninger. En stor del av disse midlene i arbeid, men mye er også «husholdert» av divisjonene for eventuelle fremtidige havarier og nye behov. Fordeling av investeringsmidler MTU I samråd med ledergruppen vil administrerende direktør fordele til sammen 40 mill kr i investeringsmidler innenfor MTU. I administrerende direktørs ledergruppe er det gjennomgått en modell for fordeling av medisinskteknisk utstyr mellom divisjonene som tar hensyn til total utstyrsandel tilstanden til det medisinsktekniske utstyret andel utstyr eldre enn 10 år. Side 7 av 8

8 Det er bred enighet i ledergruppen om prinsipiell bruk av modell. I tillegg vil administrerende direktør utøve skjønn ved behov. Investeringsbudsjettets risikoprofil Selv om det de siste årene har vært gode positive driftsresultater som har muliggjort større investeringer enn tidligere år, har det over flere år vært for lite midler til investeringer. På lang sikt vil knappe ressurser til investeringer og vedlikehold av bygningsmassen og MTU få negative konsekvenser. Styret vil bli løpende holdt orientert om konsekvenser av investeringsnivået i Sykehuset Innlandet gjennom tertialvise risikovurderinger. Det vises i denne sammenheng til risikovurderingen som ligger i årlig melding Side 8 av 8