Protokoll fra styremøte i Sykehuset Innlandet HF

Transkript

1 Protokoll fra styremøte i Sykehuset Innlandet HF Tid: 28. februar 2013 kl Sted: Sykehuset Innlandet, Brumunddal Fra styret: Styreleder Bente Mejdell, nestleder Paul Hellandsvik, Nils Røhne, Dag Erik Pryhn, Hans Seierstad, Liv Haugli, Lars Ola Thorud, Oddny Marie Prytz, Lars Olav Fjose og Jon Nybakk Forfall: Hedi Anne Birkeland og Ove Talsnes Fra administrasjonen: Administrerende direktør Morten Lang-Ree, administrasjonsleder Linda E. Nyfløt, fagdirektør Toril Kolås, direktør Virksomhetsstyring og økonomi Torgeir Strøm, HR-direktør Rune Hummelvoll, konst. kommunikasjonsdirektør Herman Stadshaug, informasjonssjef Britt Haugen og kommunikasjonsrådgiver Line Fuglehaug Fra Brukerutvalget: Trond Hilmersen (leder) I tillegg møtte: Divisjonsdirektør Øyvind Graadal, ass. divisjonsdirektør. Håvard Kydland, divisjonsdirektør Dagny Sjaatil, divisjonsdirektør Astrid Millum, divisjonsdirektør Bård Are Bjørnstad, divisjonsdirektør Gunn G. Bakke, ass. divisjonsdirektør Odd Auglænd, kst. divisjonsdirektør Stein Tronsmoen, kst. divisjonsdirektør Berit Christensen, samhandlingsdirektør Grethe G. Fossum, prosjektleder Ingerlise Ski, økonomisjef Nina Lier og revisor PwC Ola Tronsrud Referent: Linda E. Nyfløt Sak EGENEVALUERING AV STYRET FOR SYKEHUSET INNLANDET 2013 Gjennomgang i lukket møte fra kl Styret slutter seg enstemmig til følgende innstilling fra styreleder: 1. Styret har evaluert egen rolle og oppgaver med bakgrunn i vedlagte styredokument og resultater fra skriftlig evaluering. 2. Styret ved styrets leder utarbeider en tiltaksplan for forbedringspunkter basert på innspill og diskusjoner i møtet. Planen fremlegges for styret til godkjenning på neste styremøte 19. april

2 Sak GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA STYREMØTET I SYKEHUSET INNLANDET HF 17. JANUAR 2013 Styret for Sykehuset Innlandet HF godkjenner protokoll fra styremøtet i Sykehuset Innlandet HF 17. januar 2013 Sak REFERAT FRA MØTE I BRUKERUTVALGET FOR SYKEHUSET INNLANDET HF 16. JANUAR 2013 Styret tar referat fra møtet i Brukerutvalget for Sykehuset Innlandet HF 16. januar 2013 til orientering. Sak PLAN FOR BRUKERMEDVIRKNING Innstilling fra administrerende direktør: Styret tar plan for Brukermedvirkning til orientering. Styrets enstemmige vedtak: Styret tar plan for Brukermedvirkning til etterretning. Sak OMSTILLINGSARBEIDET I PSYKISK HELSEVERN MASTERPLANER Vedlegg Drøftingsprotokoll masterplan bygg og omstilling fra møte og vedlegg Ad mottatt redegjørelse fra Sykehuset Innlandet vedrørende gjennomføring av omstillingsprosessen prosjekt Psykisk helsevern fra Arbeidstilsynet datert ble utdelt i møtet. Presentasjonen Omstilling Psykisk helsevern gjennomgått av divisjonsdirektør Gunn G. Bakke ble utdelt i møtet. Innstilling fra administrerende direktør: 1. Styret tar statusrapport vedrørende oppstart av omstillingsarbeidet i divisjon Psykisk helsevern til orientering. 2. Styret ber om at det blir lagt fram en orienteringssak med statusrapport for styret 30. mai

3 Styrets enstemmige vedtak: 1. Styret tar statusrapport vedrørende oppstart av omstillingsarbeidet i divisjon Psykisk helsevern til orientering. 2. Styret ber om at det vil bli gitt løpende orienteringer i styremøtene fremover, hvor det legges spesielt vekt på gjennomgang av risikovurderinger og tiltak i gjennomføringsfasen. Sak ERKLÆRING OM LEDERNES ANSETTELSESVILKÅR Styret vedtar erklæring om ledernes ansettelsesvilkår som innarbeides i note til årsregnskapet for 2012 som egen sak. Sak VIRKSOMHETSRAPPORT PR 31. DESEMBER 2012 Innstilling fra administrerende direktør: 1. Styret tar virksomhetsrapport pr til etterretning 2. Styret er svært tilfreds med det årsresultatet for 2012 som gir et stort beløp til disposisjon for investeringer. Det er stor innsats fra de ansatte som gjør dette mulig 3. Selv om resultatet for 2012 er godt, har utviklingen i flere divisjoner vært bekymringsfull i årets siste måneder. Styret ber derfor administrerende direktør følge opp dette særskilt med månedlig rapportering på tiltak og resultater gjennom tertialrapporten. Styrets enstemmige vedtak: 1. Styret tar virksomhetsrapport pr til etterretning 2. Styret er svært tilfreds med det årsresultatet for 2012 som gir et stort beløp til disposisjon for investeringer. Det er stor innsats fra de ansatte som gjør dette mulig 3. Selv om resultatet for 2012 er godt, har utviklingen i flere divisjoner vært bekymringsfull i årets siste måneder. Styret ber derfor administrerende direktør følge opp dette særskilt med månedlig rapportering på tiltak og resultater ovenfor styret gjennom tertialrapporten 8

4 Sak ÅRSBERETNING, ÅRSREGNSKAP OG BALANSE 2012 FOR SYKEHUSET INNLANDET HF 1. Styret godkjenner den framlagte årsberetningen og årsregnskapet for Sykehuset Innlandet HF for Styret ser meget positivt på at foretaket har klart å spare inn et så stort beløp i 2012 som skal brukes til investeringer i Styrets enstemmige vedtak: 1. Styret godkjenner den framlagte årsberetningen og årsregnskapet for Sykehuset Innlandet HF for Styret ser meget positivt på at foretaket har klart å skape et positivt resultat på 211, 5 millioner kr i 2012 som skal brukes til investeringer i Sak RISIKOVURDERT STATUS OG HANDLINGSPLAN FOR INNKJØP OG LOGISTIKK I SYKEHUSET INNLANDET HF 1. Styret tar risikovurdert statusrapport for innkjøp og logistikk i Sykehuset Innlandet HF til etterretning. 2. Styret ber om at Sykehuset Innlandets bidrag til realisering av strategiplan i Helse Sør- Øst og oppfølging av styringsmål fastsatt i oppdrag og bestillerdokumentet tas til etterretning gjennom handlingsplan for innkjøp og logistikk i Sykehuset Innlandet HF. 3. Styret ber om at utvikling og status innenfor målområdene rapporteres til styret gjennom tertialrapporteringen. 4. Styret ber om at en risikovurdert status per og revidert handlingsplan legges fram samlet for styret i løpet av første tertial Sak ÅRLIG MELDING 2012 FOR SYKEHUSET INNLANDET HF 1. Styret vedtar Årlig melding 2012 for Sykehuset Innlandet HF. 9

5 2. Styret ber administrerende direktør innarbeide de justeringer som fremkom i forbindelse med styrebehandlingen og deretter oversende Årlig melding 2012 til Helse Sør-Øst RHF innen 1.mars Sak OPPDRAG OG BESTILLING 2013, INKLUDERT OPPLEGG FOR VIRKSOMHETSSTYRING 1. Styret tar protokoll fra foretaksmøte for Sykehuset Innlandet, inkludert Oppdrags- og bestillingsdokumentet for 2013 til etterretning. 2. Styret forutsetter at oppfølging av eierkrav gjennom Oppdrags- og bestillerdokumentet ivaretas gjennom et helhetlig opplegg for virksomhetsstyring. Administrerende direktør bes sørge for at alle krav og føringer gitt i Oppdrag og bestilling for 2013 videreføres i lederavtaler mellom alle ledernivå i sykehuset. Det skal være etablert et helhetlig opplegg for oppfølging, rapportering og risikostyring. 3. Styret ber om tilbakemeldinger på status for alle målkravene i forbindelse med ledelsens gjennomgåelse hvert tertial. Videre skal det rapporteres på måloppnåelse av Oppdrag og bestilling 2013 som en del av Årlig melding Styret ber om at virksomhetsstyringen i foretaket videreutvikles i 2013 i samsvar med oppdrag gitt fra eier. Arbeidet med kvalitet og pasientsikkerhet gis høyeste prioritet og arbeidet med å utarbeide en god meldekultur intensiveres. Det skal rapporteres på handlingsplanene for virksomhetsstyring og kvalitetsstrategien i tertialrapportene. Sak PLAN FOR INTERNE REVISJONER Styret tar plan for interne revisjoner 2013 til etterretning. 2. Styret forutsetter at eventuelle avvik som avdekkes i revisjonene inngår i rapporteringen til styret gjennom virksomhetsrapporteringen. Sak VIRKSOMHETSRAPPORT PER 31. JANUAR 2013 Styret tar virksomhetsrapport pr 31. januar 2013 til etterretning. Selv om det er større usikkerhet knyttet til januarresultatet enn ellers i året er styret tilfreds med et positivt resultat. 10

6 Sak INVESTERINGSBUDSJETT 2013 Justert vedtak i saken, vedlegg Utdrag fra styresak ØLP , kap. 3 side og Drøftingsprotokoll fra møte ble utdelt i møtet. Innstilling fra administrerende direktør: 1. Sykehuset Innlandet HF har behov for nærmere 400 mill kr årlig til investeringer for å vedlikeholde dagens infrastruktur. Foretaket har til disposisjon 305,6 mill kr til felles fordeling til investeringer i 2013, i tillegg til disse midlene har divisjonene og staber gjennom sine positive resultatavvik 41,0 mill kr til disposisjon til investeringer i Styret ser meget positivt på at foretaket har klart å spare inn et så stort beløp til investeringer, og dette er det høyeste beløpet foretaket har hatt til disposisjon for investeringer noen gang. Det er stor innsats fra de ansatte som gjør dette mulig. 3. Styret vedtar at midlene som disponeres på foretaksnivå fordeles på følgende måte: a. Bygg inkludert Annet 125,0 mill kr b. Medisinskteknisk utstyr 129,0 mill kr c. IKT (informasjonsteknologi) 15,0 mill kr d. Annet utstyr 5,0 e. Avsetning til nye stålekanoner 10,0 mill kr f. Havari vedtatt i ,0 mill kr g. Utskiftning av ambulanser 12,5 mill kr h. Operasjonsstue bevilget ,9 mill kr 4. Overførbart overskudd fra divisjonene og staber utgjør 41 mill kr. Dette skal gå til investeringer i divisjonene/staber. Divisjoner med underskudd får redusert investeringsrammen tilsvarende 75% av divisjonens ansvarlige underskudd. 5. Styret godkjenner at divisjon Kongsvinger gis en investeringsramme som muliggjør anskaffelse av MR maskin. Styret slutter seg til administrerende direktør sine forutsetninger for anskaffelsen slik det er redegjort for i saksforelegget. 6. På lang sikt vil lave rammer til investeringer og vedlikehold av bygg og medisinskteknisk utstyr få negative konsekvenser for muligheten foretaket har til å drive god pasientbehandling.. Styret vil løpende holdes orientert om konsekvenser av lavt investeringsnivå gjennom tertialvise risikovurderinger Utdelt justert vedtak i møtet: 1. Sykehuset Innlandet HF har behov for nærmere 400 mill kr årlig til investeringer for å vedlikeholde dagens infrastruktur. Foretaket har til disposisjon 305,6 mill kr til felles fordeling til investeringer i 2013, i tillegg til disse midlene har divisjonene og staber gjennom sine positive resultatavvik 41,0 mill kr til disposisjon til investeringer i

7 2. Styret ser meget positivt på at foretaket har klart å spare inn et så stort beløp til investeringer, og dette er det høyeste beløpet foretaket har hatt til disposisjon for investeringer noen gang. Det er stor innsats fra de ansatte som gjør dette mulig. 3. Styret vedtar at midlene som disponeres på foretaksnivå fordeles på følgende måte: a. Bygg 125,0 mill kr b. Medisinskteknisk utstyr 129,0 mill kr c. IKT (informasjonsteknologi) 15,0 mill kr d. Annet utstyr 5,0 mill kr e. Avsetning til nye strålekanoner 10,0 mill kr f. Havari vedtatt i ,0 mill kr g. Utskiftning av ambulanser 12,5 mill kr h. Operasjonsstue bevilget ,9 mill kr 4. Overførbart overskudd fra divisjonene og staber utgjør 41 mill kr. Dette skal gå til investeringer i divisjonene/staber. Divisjoner med underskudd får redusert investeringsrammen tilsvarende 75% av divisjonens ansvarlige underskudd. 5. Styret godkjenner at divisjon Kongsvinger gis en investeringsramme som muliggjør anskaffelse av MR maskin. Styret slutter seg til administrerende direktør sine forutsetninger for anskaffelsen slik det er redegjort for i saksforelegget. 6. Lave rammer til investeringer og vedlikehold av bygg og medisinskteknisk utstyr får negative konsekvenser for muligheten foretaket har til å drive god pasientbehandling. Denne bekymringsfulle utviklingen forsterkes i årene fremover. Styret vil løpende holdes orientert om konsekvenser av lavt investeringsnivå gjennom tertialvise risikovurderinger. Styret s enstemmige vedtak: 1. Sykehuset Innlandet HF har behov for nærmere 400 mill kr årlig til investeringer for å vedlikeholde dagens infrastruktur. Foretaket har til disposisjon 305,6 mill kr til felles fordeling til investeringer i 2013, i tillegg til disse midlene har divisjonene og staber gjennom sine positive resultatavvik 41,0 mill kr til disposisjon til investeringer i Styret ser meget positivt på at foretaket har klart å spare inn et så stort beløp til investeringer, og dette er det høyeste beløpet foretaket har hatt til disposisjon for investeringer noen gang. Det er stor innsats fra de ansatte som gjør dette mulig. 3. Styret vedtar at midlene som disponeres på foretaksnivå fordeles på følgende måte: i. Bygg 125,0 mill kr j. Medisinskteknisk utstyr 129,0 mill kr k. IKT (informasjonsteknologi) 15,0 mill kr l. Annet utstyr 5,0 mill kr m. Avsetning til nye strålekanoner 10,0 mill kr n. Havari vedtatt i ,0 mill kr o. Utskiftning av ambulanser 12,5 mill kr p. Operasjonsstue bevilget ,9 mill kr 12

8 4. Overførbart overskudd fra divisjonene og staber utgjør 41 mill kr. Dette skal gå til investeringer i divisjonene/staber. Divisjoner med underskudd får redusert investeringsrammen tilsvarende 75% av divisjonens ansvarlige underskudd. 5. Styret godkjenner at divisjon Kongsvinger gis en investeringsramme som muliggjør anskaffelse av MR maskin. Styret slutter seg til administrerende direktør sine forutsetninger for anskaffelsen slik det er redegjort for i saksforelegget. 6. Lave rammer til investeringer og vedlikehold av bygg og medisinskteknisk utstyr får negative konsekvenser for muligheten foretaket har til å drive god pasientbehandling. Denne bekymringsfulle utviklingen forsterkes i årene fremover. Styret vil løpende holdes orientert om konsekvenser av lavt investeringsnivå gjennom tertialvise risikovurderinger. 7. Styret ber om at administrerende direktør. i styremøte 19. april 2013 gir en redegjørelse for hvordan midlene til MTU er fordelt mellom divisjonene og en ny orientering om hvilke retningslinjer som vil bli lagt til grunn for disponering av midlene. 8. Styret forutsetter at adm. dir. foretar en grundig vurdering av mulighetene for å styrke forskningsbudsjettet og midler til kompetanseheving i forbindelse med behandling av økonomisk langtidsplan (ØLP) i styremøte 30. mai Sak INTERN REVISJON MEDISINSK KODING 2012 SEPSIS (BLODFORGIFTNING) Styret tar administrerende direktørs redegjørelse om resultatet fra revisjon om sepsis til etterretning og ber om at arbeidet med å sikre god medisinsk koding fortsatt gis høy prioritet. Sak GODKJENNING AV REVIDERTE SAMARBEIDSAVTALER OG SAMHANDLINGSRUTINGER MELLOM KOMMUNENE OG SYKEHUSET INNLANDET HF Styremedlemmene Hans Seierstad, Dag Erik Pryhn, Nils Røhne og Oddny Marie Prytz erklærte seg inhabile og fratrådte under behandlingen av saken. 1. Styret godkjenner avtalen som er reforhandlet mellom kommunen og SI som består av overordnet samarbeidsavtale, tjenesteavtaler og samhandlingsrutiner. 2. Styret vedtar følgende fullmakt til å forvalte avtalene: a. Styret vedtar avtalen (alle tre nivåene) i tråd med loven. b. Styreleder signerer den overordnede samarbeidsavtalen c. Administrerende direktør signerer tjenesteavtalene og samhandlingsrutinene. d. Administrerende direktør har fullmakt til å framforhandle og godkjenne endringer i tjenesteavtalene og samhandlingsrutinene dersom det oppstår behov i avtaleperioden og partene er enige i disse. 13

9 Sak ORIENTERING OM HANDLINGSPLAN 2013 KNYTTET TIL FORETAKETS HR-STRATEGI ET PERSPEKTIV MOT 2016 Innstilling fra administrerende direktør: Styret tar handlingsplan for 2013 knyttet til HR-strategien for Sykehuset Innlandet HF til orientering. Styrets enstemmige vedtak: 1. Styret tar handlingsplan for 2013 knyttet til HR-strategien for Sykehuset Innlandet HF til orientering. 2. Styret er tilfreds med de planene som foreligger. Sak ORIENTERINGER FRA STYRELEDER OG ADMINISTRERENDE DIREKTØR Vedlegg ble utsendt på forhånd eller utdelt i møtet. Det ble gitt en orientering om følgende saker: 1. Referat fra møte i sentralt kvalitets- og pasientsikkerhetsutvalg (SIKPU) 11. desember Tilsyn 2012 oversendelse av plan for lukking av avvik og anmerkninger svarbrev 3. Sykehuslokalisering for Nes kommune overføring av opptaksområdet somatikk for Sykehuset Innlandet HF til Akershus universitetssykehus HF brev og mandat 4. Protokoll fra ekstraordinær generalforsamling i Tekstilvask Innlandet AS 16. januar Restrukturering og omstilling avsetninger i regnskapet for notat 6. Vestre Viken HF utviklingsplan styresak 28. januar Oversendelse av endelig rapport fra tilsyn med tverrfaglig spesialiserte tjenester til rusmiddelmisbrukere ved DPS Hamar høst Tilsyn med tverrfaglige spesialiserte tjenester til rusmiddelmisbrukere DPS Gjøvik oversendelse av rapport 9. Varsel om oppfølgingsrevisjon av intern styring og kontroll i det pasientadministrative arbeidet i Sykehuset Innlandet 14

10 10. Foretaksprotokoll Helse Sør-Øst RHF Krav og rammer m.v. for 2013 foreløpig versjon 11. Tilsynsrapport og varsel om pålegg fra Arbeidstilsynet 12. Økonomisk langtidsplan (2027) 13. Publisering av 30 dagers overlevelse etter sykehusinnleggelse + pressemelding 14. Protokoll fra styremøte i Helse Sør-Øst RHF 7. februar Ledelsesrapport fra Helse Sør-Øst RHF 16. Nasjonale mål og prioriterte områder for 2013 innenfor helse- og omsorgsområdet 17. Årsmelding fra Pasient- og brukerombudet i Hedmark og Oppland 18. Nesten alle får behandling innen fristen pressemelding Vedlegg til styret utsendt tom sak 18 den 11. februar Anmodning om møte brev fra fylkesordfører Gro Lundby 20. Det er lenge til 2025 brev fra leder i Oppland legeforening Frode Osterling 21. Rapport fra spesialistkomiteen i patologi etter besøk ved avdeling for patologi Sykehuset Innlandet, Lillehammer 22. Planlegging av styreseminer-/møte 18. og 19. april muntlig 23. Status utredning kvinneklinikk Kvinneklinikk i Hedmark brev fra Aksjonsgruppe for Sykehuset i Elverum og Både Oppland og Hedmark trenger Kvinneklinikk. I Hedmark må den ligge i Elverum åpent brev fra Hedmark Senterkvinner ble utdelt i møtet 24. Status Strategisk fokus 2025 Spørsmål til adm. direktør i Helse Sør-Øst RHF fra Sykehusaksjonen Vi som er for 3 akuttsykehus i Oppland. Gjøvik, Lillehammer og Reinsvoll - mail med svar fra Helse Sør-Øst ble utdelt i møtet Samfunnsanalyse: Utsatt sak til dagens styremøte. Det ble gitt en orientering om avholdt møte i referansegruppen for samfunnsanalysen. Når planavdelingene og referansegruppen er ferdig med utarbeidelse av forslag til mandat, vil det bli forelagt styret for godkjenning. Det tas sikte på at dette vil bli behandlet i styremøte 19. april. Utviklingsplaner: Det ble orientert om at disse vil bli fremlagt for styret 19. april Utviklingsplanene vil deretter bli utsendt på høring. For å få nødvendige ressurser til arbeidet fremover, vil det bli opprettet en prosjektstilling. 25. Ledelsesrapport fra Helse Sør-Øst RHF januar 2013 ble utdelt i møtet 26. SI Magasinet ble utdelt i møtet 27. Pasientreiser i Fjellregionen pressemelding er utsendt divisjonsdirektør Stein Tronsmoen ga en muntlig orientering i møtet 15

11 Styret tar redegjørelsene fra styreleder og administrerende direktør til orientering. Sak EVENTUELT Ekstraordinært styremøte Neste styremøte avholdes som ekstraordinært møte torsdag 21. mars kl i Sykehuset Innlandet sine lokaler ved Administrasjons- og servicesenteret i Brumunddal. Tema: Kvinneklinikk i Sykehuset Innlandet foreløpig orientering og diskusjon Neste styreseminar-/møte I henhold til møteplan for styremøter i Sykehuset Innlandet HF 2013 avholdes styreseminar-/møte 18. og 19. april. Styreseminaret vil avholdes på Scandic hotell, Hamar med oppstart 18. april kl (lunsj fra kl 12.00). Hovedtema er Kvalitet og effektivitet. Styremøte 19. april kl avholdes i Sykehuset Innlandet sine lokaler ved Administrasjons- og servicesenteret i Brumunddal. Møtet hevet kl

12 Brumunddal, 28. februar 2013 Bente Mejdell Paul Hellandsvik Hedi Anne Birkeland styreleder nestleder (forfall) (til kl. 1530) Nils Røhne Oddny Marie Prytz Dag Erik Pryhn (til kl. 1530) Hans Seierstad Liv Haugli Lars Olav Fjose Lars Ola Thorud Ove Talsnes Jon Nybakk (forfall) (vara) Linda E. Nyfløt referent 17