ARENDAL KOMMUNE Kommunalteknikk TILBUDSGRUNNLAG RAMMEAVTALE FOR KJØP AV ELEKTROARBEIDER OG MATERIELL

Transkript

1 ARENDAL KOMMUNE Kommunalteknikk TILBUDSGRUNNLAG RAMMEAVTALE FOR KJØP AV ELEKTROARBEIDER OG MATERIELL

2 Tilbudsinnbydelse Arendal kommune inviterer til konkurranse om rammeavtale for kjøp av elektroarbeider og materiell. Konkurransen omfatter innkjøp knyttet til kommunens vann- og avløpsanlegg, inkludert tjenester knyttet til enhetens ulike anlegg for driftsovervåking. VA-anleggene består av to avløpsrenseanlegg og ett vannbehandlingsanlegg, ca. 190 kloakkpumpestasjoner, 23 trykkøkningsstasjoner, 6 høydebasseng og 4 rentvannspumpestasjoner. I tillegg anslagsvis 40 mindre installasjoner. Anskaffelsen vil bli gjennomført i hht Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, og tilhørende Forskrift om offentlig anskaffelser. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse med forhandling. Konkurransedokumentene skal sendes i dobbel konvolutt til adresse: Arendal kommune Kommunalteknikk Postboks 780 STOA 4809 ARENDAL eller leveres: Arendal kultur- og rådhus Sam Eydes plass 2 Innerste konvolutt merkes: TILBUD RAMMEAVTALE ELEKTROARBEIDER KOMMUNALTEKNIKK v/knut BERG-LARSEN Frist for innlevering er: Mandag 26. mai 2014 kl Krav til tilbyderens kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til tilbyderens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Formålet med å stille kvalifikasjonskrav er å sikre at tilbyder har det nødvendige grunnlaget for å gjennomføre kontrakten. Alle krav må oppfylles for at tilbyder skal bli kvalifisert. tilbyder må dokumentere oppfyllelsen av kravene gjennom innlevering av dokumentasjonen som er angitt under det enkelte krav. Vurdering skjer utelukkende basert på innlevert materiale/dokumentasjon.

3 Dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet. Kvalifikasjonskriterium Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Organisatoriske og juridisk stilling Det kreves at tilbyder har et lovlig etablert foretak Firmaattest, eller attest for registrering i faglig register som bestemt ved lovgiving i det land hvor leverandøren er Økonomisk og finansiell kapasitet Det kreves at tilbyder oppfyller sine forpliktelser i forhold til innbetaling av skatt. Det kreves at tilbyder oppfyller sine forpliktelser i forhold til innbetaling av merverdiavgift. Tilbyder som skal utføre arbeid i Norge må oppfylle de krav til helse, miljø og sikkerhet som norske myndigheter fastsetter til en hver tid. Tilbyder vedlegger kopi av forsikringskontrakt som dekker en fremtidig relasjon med kommunen. Det kreves at tilbyder har god økonomi. etablert. Skatteattest for skatt. Norske tilbydere skal fremlegge skatteattest for skatt, utstedt av kemner/kommunekasserer der tilbydeer har sitt hovedkontor. Øvrige tilbydere skal legge ved tilsvarende attest eller erklæring fra kompetent myndighet i hjemlandet. Skatteattest skal ikke være eldre enn 4 måneder fra tilbudsdato. Skatteattest for mva. Norske tilbydere skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift, utstedt av skattefogden der tilbyderen har sitt hovedkontor. Øvrige tilbydere skal legge ved tilsvarende attest eller erklæring fra kompetent myndighet i hjemlandet. Skatteattest skal ikke være eldre enn 4 måneder fra tilbudsdato. HMS-erklæring, iht. byggherreforskriften. Ansvarsforsikring Årsberetning/-rapport siste år og nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall.

4 Tilbyder skal gi erklæring om at han kun skal benytte leverandører og samarbeidspartnere som har innfridd sine forpliktelser om betaling av arbeidsgiveravgift, skatter og offentlige avgifter, jfr. skatteattest for skatt og mva. Tilbyder skal gi erklæring om at varene som anskaffes skal være fremstilt under forhold som er forenlig med. Fn s barnekonvensjon, artikkel 32, og barns rett til beskyttelse fra økonomisk utnytting og dets rett til skolegang og personlig utvikling. ILOs åtte kjernekonvensjoner: Konvensjon nummer 29 og 105 om forbud mot tvangsarbeid. Konvensjon nummer 98 om retten til kollektive forhandlinger. Konvensjon nummer 87 om retten til å organisere seg. Konvensjon nummer 100 og 111 om forbud mot all forskjellsbehandling i arbeid og lønn. Konvensjon nummer 138 om fastsettelse av minstealder for å hindre barnearbeid. Konvensjon nummer 182 om forbud mot de verste former for barnearbeid. Årsregnskap eller utdrag fra dette. Erklæring om økonomisk situasjon siste tre år med relevans til denne kontrakten Erklæring arbeidsgiveravgift, skatter og offentlige avgifter. Egenerklæring, etisk handel.

5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Arbeidslovgivningen i produsentlandet. CV for tilbudt personell. Foretaket skal være godkjent el.installatør, tilbudt personell skal minst ha gruppe L sertifikat. Lærlinger kan brukes sammen med fagarbeider, men behovet for bruk av lærling skal godkjennes av avdelingen. Referanseprosjekter innen Teknisk VA spesielt samt kjennskap til/erfaring med driftsovervåkingsanlegg. Tilbyders erfaringer med andre typer prosessanlegg vil også vektlegges. Leverandørens effektivitet, erfaring, evne til samarbeid og pålitelighet. Leverandøren må ha sentral eller lokal godkjenning for elektrofag, og må også vedlegge autorisasjoner for andre aktuelle fag. Det må kunne dokumenteres at tilbudt personell har erfaring fra arbeid i tilnærmet tilsvarende anlegg. Godkjenningsdokumentasjon og CV er. Liste over referanseprosjekter Beskriv hvordan man selv oppfatter det. Kontaktpersoner som referanse. Godkjenningsdokumentasjon Dokumentasjon

6 2 Tildelingskriterier Oppdragsgiver vil inngå rammeavtale med tilbyder som etter en samlet vurdering har gitt det mest fordelaktige tilbudet. I vurderingen vil laveste totalpris og kortest responstid bli tillagt størst vekt basert på: 1. Tilbudt timepris og materialleveranse, ref. tilbudsskjema 2. Responstid 3. Vurdert totalpris på 4 ulike oppdrag av 4 timers varighet. Det skal fastsettes rabattsats og påslagsprosent gjeldende for priser på materiell for dokumenterbare innkjøpspriser fra grossist. Det skal praktiseres "åpen bok prinsipp". Dvs oppdragsgiver har rett til å kontrollere at det ikke er ført påslag av underleverandører på materiell og timepriser (materiell og timepriser fra underleverandører skal vedlegges faktura). Prisene gitt i tilbudet er faste og bindende i avtaleperioden. Rabattsats og påslagsprosent for materialpriser skal også være faste i avtaleperioden 2+1 +l år. 3 Orientering om forespørselen 3.l Hva skal leveres Arendal kommune ønsker å innhente tilbud på levering av elektroarbeider og materiell til utførelse av slike tjenester på kommunens VA-tekniske anlegg. Oppdragsgiver kan for enkelte oppdrag tildele elektroarbeider etc. eksternt. Dette kan være i forbindelse med tildeling av andre kontrakter som innebærer at elektroarbeider vil være en del-leveranse i kontrakten. Deler av arbeidet må foregå i samarbeid med kommunens eget personell. Kommunen har et omfattende overvåkingssystem for driften av de ulike anleggene. Tilbyder må dokumentere kunnskap og erfaring med arbeid/feilsøking etc. på slike anlegg. 3.2 Varighet Rammeavtalen gjøres gjeldende for en periode på to år med opsjon på to års forlengelse, dvs en avtaleperiode på 2 år, opsjon 1+ l år. Arendal kommune har ensidig rett til å forlenge rammeavtalen. Utløsning av opsjon skal skje senest 2 -to - måneder før rammeavtalens utløp, og for et år av gangen. Rammeavtalen har gjensidig oppsigelsesmulighet på 3 måneder. 3.3 Leveransens omfang Arendal kommune er opptatt av å ha sikre leveranser og at leverandørene til enhver tid har tilstrekkelig kapasitet. Derfor er ett av kvalifikasjonskravene leverandørens kapasitet. Det er

7 vanskelig å si hvor stor arbeidsmengde det vil dreie seg om, men det vil være et behov som kan variere fra år til år avhengig av nyinstalleringer og vedlikehold. Behovet har vært klart økende. Leverandørens kapasitet: Montører Maks. antall timer pr. Maks. antall timer pr. Maks. antall timer pr. mnd. uke dag Tekniker Timer Timer Timer Installatør Timer: Timer: Timer: Fagarbeider/montør Timer: Timer: Timer: Lærling Timer: Timer: Timer: Leverandører forplikter seg til å være i stand til å levere det antall timer som oppgis i kolonnen. Manglende leveranse innenfor oppgitte timer og oppgitt responstid jfr. pkt. 8.2 gir kommunen rett til å heve kontrakten uten noen form for kompensasjon eller erstatning for tapt fortjeneste. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å levere varer, som leverandøren mottar og bygger inn, der dette er hensiktsmessig for oppdragsgiver.: 4 Tilbudsbestemmelser 4. l Generelle bestemmelser Lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser med forskrift gjeldende fra gjelder som generelle regler for anskaffelsen. 4.2 Finansiering Oppdragsgiver vil ikke refundere leverandørs utgifter i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet. 4.3 Orientering om konkurransen Denne konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse med forhandlinger, i henhold til lov om offentlige anskaffelser med forskrifter, del Il, anskaffelser under terskelverdiene. Mottatt tilbud vil bli behandlet konfidensielt. Informasjon om priser og øvrige konkurranse- elementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen i anbudsprosessen. 4.4 Grunnlag for konkurransen Tilbudsgrunnlag for rammeavtalen består av foreliggende dokument. Spørsmål til konkurransegrunnlaget skal rettes skriftlig (brev eller e-post) til Arendal kommune v/knut Berg- Larsen. Postadresse: Postboks 780 STOA, 4809 Arendal. Svar på spørsmål vil kun bli gitt skriftlig, og svarene vil bli meddelt samtlige deltakere i konkurransen. Tilbudet skal være skriftlig, på norsk, i norske kroner og undertegnet. Det skal avgis i lukket og merket forsendelse som beskrevet i dette tilbudsgrunnlaget, og på en slik måte at tilbudets fortrolighet kan bevares fram til tilbudsåpningen. Tilbud som er innlevert /mottatt etter fristens utløp, vil bli avvist. For øvrig gjelder følgende:

8 Tilbudet skal være bindende i 90 dager etter tilbudsfristens utløp. Priser, timer etc. skal føres inn på dette tilbudsgrunnlaget og vedlegges tilbudet. Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres i tilbudsbrevet, eventuelt med henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. Tilbud med vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene vil bli avvist. Tilbud med forbehold som ikke lar seg prissette vil bli avvist 5 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 5.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres det tidspunkt de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiveren skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 5.2 Tilbudsdpnlng Åpningen vil foregå med minst to representanter til stede fra oppdragsgiveren. Kopi av protokollen vil ikke bli sendt leverandørene etter åpningen. Leverandør har ikke anledning til å være til stede ved åpningen. 5.3 Vurdering av tilbud og forhandlinger I første del av utvelgelsesfasen vil oppdragsgiver vurdere om kravene til leverandørenes kvalifikasjoner (utvelgelseskriterier) er oppfylt, ref. kapittel 2. Oppdragsgiver vil evaluere tilbudene og rangere leverandørene ut fra tildelingskriteriene. Det vil bli gjort nødvendige avklaringer mot aktuelle tilbydere. Oppdragsgiver vil vurdere ut fra endelig evaluering hvilken leverandør(er) som er i en reell posisjon for å vinne kontrakten. Oppdragsgiver vil vurdere om det er behov for å invitere leverandører som har en reell mulighet til å få kontrakt til forhandlinger. Det er anledning til å gjennomføre forhandlinger om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, så som forretningsmessige vilkår, pris og evt. tekniske spesifikasjoner. Forhandlingene skal skje i samsvar med de alminnelige regler til likebehandling, taushetsplikt og god forretningsskikk. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. Klagefrister settes til 10 dager 6 Avtalens kontraktsbestemmelser 6.1 Generelt Det skal som utgangspunkt inngås en rammeavtale mellom Arendal kommune, kommunalteknikk og en leverandør. Leverandøren skal ikke overlate deler av tjenesten til underleverandører uten kommunalteknikks skriftlige samtykke. Slikt samtykke fritar ikke tjenesteyteren for noen plikter etter kontrakten. Viderefakturering av underleverandør uten skriftlig samtykke fra kommunalteknikk vil ikke bli akseptert. Tjenesteyteren skal på egen bekostning sørge for øyeblikkelig utskifting av personell som opptrer på en klanderverdig måte eller som er uegnet til å utføre tjenesten.

9 6.2 Avtaledokument Avtaleforholdet reguleres av følgende bestemmelser - Dette dokument, ferdig utfylt av tilbyder - Dokumentasjon på evt. avklaringer i kontraheringsperioden - Utlysningen. Yngre dokumenter gjelder foran eldre dokument 6.3 Bestillingsrutiner Ved forespørsel av oppdrag må leverandøren påregne befaring og gi skriftlig kostnadsestimat på aktuelle oppdrag. Dette for å avklare om de økonomiske rammene i planer og budsjett er tilstrekkelige. Såfremt oppdraget tildeles skal denne tjenesten ikke medføre fakturering, men være inkludert i øvrige priser. Varer og tjenester skal være av anerkjente fabrikater og kvaliteter etter byggherrens ønske. 6.4 Fakturering Varer og tjenester skal kun leveres/utføres etter gyldig bestilling eller rekvisisjon fra Kommunalteknikk. Med gyldig bestilling menes bestilt av administrasjonen eventuelt driftspersonell på anleggene. Faktura merkes med ressursnummer etter oppdragsgivers anvisning. Faktura stiles og sendes til Arendal kommune, Kommunalteknikk v/drift avløp, evt drift vann, Postboks 778 STOA, 4808 Arendal. Betalingsfristen er fakturamåneden + 30 dager. Det faktureres en gang hver måned i samlefaktura fordelt mellom Drift avløp/renseanlegg eller Pumpestasjoner, og Drift vann. Fakturagebyr og ekspedisjonsgebyr godtas ikke. Alle bilag, timelister og annen dokumentasjon vedlegges samlefakturaen. Kopi av faktura fra eventuell underleverandør skal også vedlegges fakturaen. 6.5 Lønns- og prisendringer Timesatsene skal være faste i de første 2 årene og reguleres etter dette i hht Statistisk sentralbyrås indeks for boligblokker (A total) etter prinsippene fastlagt i NS Timesatser reguleres deretter for hvert år pr. 15. januar. Utgangspunkt for timesatsregulering skal gjelde fra 1. juni Rabattsatser og påslagsprosenter skal gjelde for 4 år. Ved prisendringer fra grossist skal oppdragsgiver varsles om aktuelle prisendringer. Leverandør skal levere oppslagsverk over grossistens priser. Ved evt. prisjusteringer fra grossist skal endringene sendes til oppdragsgiver.

10 6.6 CV er eget personell Det skal brukes følgende personer til oppdrag etter dette tilbudet: Ansvarlig Navn Utdanning Praksis (år) Faglig leder/installatør Oppdragsansvarlig/ kontaktperson 1 Kontaktperson Underleverandør I forbindelse med gjennomføring av arbeider på kommunens VA-tekniske anlegg ønsker undertegnede å benytte følgende underleverandører: Arbeidsområde Foretak 6.8 Referanseprosjekter innenfor VA-anlegg (også PLS-styring/overvåkingsanlegg) Ansvarliges navn Prosjekt Rolle i prosjektet Prosjektets størrelse i NOK 6.9 Lovlydighet Undertegnede bekrefter at han ikke er straffedømt i arbeidsforhold, eller i utøvelsen av sitt yrke Alternativt vedlegges redegjørelse av ilagt dom

11 6.10 Forsikring Undertegnede har forsikring i forsikringsselskapet som dekker det fulle ansvar som kan oppstå Erklæring Undertegnede erklærer at firmaet har den nødvendige kompetanse og systemer som skal til for å ivareta de forhold oppdragsgiver har stilt krav om. Firmaet bekrefter med dette å yte positivt samarbeid med alle involverte aktører gjennom hele rammeavtaleperioden og at det, i all sin fremferd, vil representere Arendal kommune på en positiv måte. Firmaet er videre kjent med at de er ansvarlig for å avkreve og påse at underleverandører av tjenester m.m., tilfredsstiller de samme krav til opplistede kriterier som anbyderen selv (bl. a. i forhold til kontraktørklausul, registrering, innbetaling av skatter og avgifter, HMS-systemer m.m.). 7 Avtale Responstid Det må angis maksimal responstid ved henvendelser innenfor og utenfor normal arbeidstid. Med responstid menes fra vi har fått telefonkontakt med kontaktperson hos leverandør til leverandør er på oppdragsgivers arbeidssted. Arbeidssted er innenfor Arendal kommunes grenser. Normal arbeidstid er fra til Beskrivelse: Innenfor normal arbeidstid: Utenfor normal arbeidstid: Akutte hendelser Responstid: Timer Timer Timer Manglende leveranse i hht oppgitt responstid gir kommunen rett til å heve kontrakten uten noen form for kompensasjon. Tilbudspris Timeprisen, regnet fra oppmøte på oppdragsgivers utførelsessted til avreise fra oppdragsgivers utførelsessted, skal inkludere alle utgifter slik som lønn, sosiale utgifter, reise, reisetid, diettutgifter, alle utgifter til servicebil inkl. evt. parkeringsavgift, underbringelsesutgifter (evt. utgifter til hus og mat til arbeidsfolkene), hold av redskap og arbeidslys, verneutstyr, utgifter til stedlig arbeidsledelse, utgifter til hovedadministrasjon, administrasjon av underleverandører, fortjeneste m.m, tegning som viser hva som er utført av endringsarbeider. Det skal ikke påløpe kostnader utover tilbudt timesats. Leverandør vil ha behov for å arbeide utenfor normalarbeidstid. Dette skal bakes inn i tilbudet slik at timeprisene uten påslag av noen art (unntatt merverdiavgift) blir å benytte ved avregningen. Det aksepteres ikke påslag fra evt. underleverandør. Leverandør skal føre navn på valgt grossist under kommentarer/grossist. For utrykning utenfor ordinær arbeidstid oppgis egen timepris.

12 Tilbudspriser Kroner eks. mva Kommentarer/Grossist Tekniker: Fagarbeider: Lærling: Timepris arbeid ved utrykning utenfor normal arbeidstid Materialkostnader Oppgi rabattsats fordelt på varegruppe Rabattsats Påslag Materialpriser fra underleverandører Administrering og fakturering av underleverandører Andre evt. påslag. Opplys på eget vedlegg. 0 0 Kommentarer Signering av tilbud Foretak Kontaktperson 1 Foretaksnummer Postnummer og adresse Telefon Telefaks Mobiltelefon e-post Sted Dato Underskrift Firmastempel