HERØY KOMMUNE MØTEINNKALLING

Transkript

1 HERØY KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: BARNE- OG UNGDOMSRÅDET Møtested: Formannskapssalen Møtedato: Tid: 18:00-00:00 Eventuelt forfall meldes til tlf. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksnr. 4/15 15/516 Arkivsaksnr. Tittel REGNSKAPSAVSLUTNINGEN 2014 SAKSLISTE 5/15 15/517 TERTIALRAPPORT PER Herøy,

2 REGNSKAPSAVSLUTNINGEN 2014 Saksbehandler: Jan Nikolaisen Arkiv: 210 Arkivsaksnr.: 15/516 Saksnr.: Utvalg Møtedato 4/15 Barne- og ungdomsrådet Innstilling: Rådmannens innstilling Saksutredning: Saken skal behandles i kommunestyret (15/29) Saksbehandler er kommunalleder 1 Siv Nilsen og innstillinger er som følgende: 1. Herøy kommunes regnskap for 2014 med et regnskapsmessig mindreforbruk på kr godkjennes. 2. Overskuddet avsettes til disposisjonsfondet 3. Årsmeldingen for 2014 godkjennes. 4. Revisors og kontrollutvalgets rapport tas til etterretning. Kommunen skal i.h.t. Kommuneloven 48 hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. Årsregnskapet skal omfatte kommunens driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Årsberetningen skal gi opplysninger om forhold av vesentlig betydning for kommunen. Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret på grunnlag av formannskapets innstilling. I formannskapets innstilling skal det gis forslag til bruk av overskudd/inndekning av underskudd. Investeringsregnskapet er et selvstendig regnskap. Underskudd skal føres opp i inneværende års investeringsbudsjett Regnskapet er forelagt revisjonen og kontrollutvalget. Uttalelser vil foreligge før kommunestyrets behandling. Årsberetningen skal utarbeides i henhold til kommunelovens 48 nr.5. Årsberetningen skal behandles sammen med årsregnskapet og innen 1. juli året etter

3 Kontrollutvalgets behandling: Kontrollutvalget i Herøy behandlet saken i møte den i sak nummer 1/2015. Enst. vedtak: Kontrollutvalget i Herøy kommune har i møte behandlet Herøy kommunes regnskap for Sammen med regnskapet forelå også revisjonsberetning og årsmeldingen for 2014 fra administrasjonssjefen. Kontrollutvalget mener at presentasjon av årsregnskapet og tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsregnskapet inneholder. Ut over dette og det som for øvrig fremgår av revisjonsberetningen til regnskapet har kontrollutvalget ingen merknader til Herøy kommunes regnskap for Saksutredning: Året 2014 har vært et begivenhetsrikt år for Herøy kommune, der flere milepæler for kommunen ble nådd. Satsingen på Herøy marine næringspark er videreført gjennom bygging av nytt industrikai og tilrettelegging for ny tomt til kjølerom for Marine Harvest. I tillegg har kommunen i løpet av noen hektiske vårmåneder jobbet hardt for å svare på Marine Harvest sin forespørsel om lokaliteter for en fremtidig fôrfabrikk. Det har vært utfordringer rundt lokalene til biblioteket i Herøy, som fikk sin løsning da biblioteket flyttet inn i nyoppussede lokaler samlokalisert med Herøy skole. Rådhuset fikk også sin endelige form med sammenbyggingen av det nye rådhuset og det gamle herredshuset. Dette året ble også et minnerikt år i samferdselens tegn. Fra 1. januar 2014 startet det nye ferjeanbudet opp i sambandet Søvik Austbø Herøy Brasøy. Til tross for en noe trøblete start, har dette vært en god styrking av kommunikasjonstilbudet i kommunen. Den 22. november var det offisiell åpning av Toventunnelen, og den 28. november presenterte Statens veivesen hovedpunktene i Konseptvalgsutredningen for fylkesvei 17 med forbindelse til Herøy og Dønna. Dette er starten på en stor prosess som er planlagt å få sin endelige politiske behandling i juni I januar 2014 fullførte kommunestyret den politiske prosessen fram til ny revidert kommuneplan, som ble vedtatt den 18. mars. Dette er kommunens viktigste strategiske styringsverktøy. I Kommuneproposisjonen for 2015 presenterte regjeringen sin helhetlige plan for en kommunereform. Dette er starten på en stor politisk prosess for å modernisere kommunestrukturen i landet. Prosessen lokalt startet opp høsten 2014, og den 24. oktober gjorde Kommunestyret vedtak om å delta i et regionalt kommunestrukturprosjekt, som skal legge til rette for en prosess med åpne folkemøter, og muligheter for rådgivende spørreundersøkelser rettet mot innbyggerne. Kommunestyret vil ta en endelig stilling til ny kommunestruktur i etterkant av kommunestyrevalget i I 2014 ble Bolystprosjektet avsluttet. Dette treårige utviklingsprosjektet hadde som mål å gjøre Herøy kommune ledende i Norge på integrering og inkludering, og dermed gjøre kommunen til en foretrukket bokommune for tilflyttere, arbeidsinnvandrere og flyktninger. Prosjektet har hatt et totalbudsjett på 7,38 mill kroner. Prosjektet har gitt Herøy kommune mye positiv omtale i Side 3 av 9

4 media og har hatt stor betydning for kommunens omdømmebygging. Bolystprosjektet har også vært med å danne basis for kommunedelplanen for økt bosetting, som ble vedtatt av Kommunestyret den 20. september Et av de sentrale målene i denne planen var å snu befolkningsveksten slik at vi hadde minst 1705 innbyggere innen oktober Den 1. januar 2015 var det innbyggere i kommunen. I 2012 søkte Herøy kommune om å få delta i satsingen «Boligetablering i distriktet». Som én av tolv kommuner i Norge, ble Herøy kommune valgt ut til å delta. Dette har ført til at Husbanken, i samarbeid med kommunen, i løpet av 2014 har innvilget til sammen 3,4 mill kroner til 17 ulike boligprosjekter i kommunen. Herøy kommune startet i løpet av 2014 opp et nytt viktig prosjekt. Den 18. mars vedtok Kommunestyret en ny prosjektplan for «Ut i Øyan». Dette prosjektet har som mål å utvikle reiselivsnæringen i Herøy og Dønna i nært samarbeid med reiselivsaktørene i kommunene. Selskapet Ut i Øyan AS har blitt etablert med kommunene og reiselivsaktører som eiere. Regnskapet for 2014 er gjort opp, og viser et mindreforbruk på 6,14 mill kroner. Når man korrigerer for fondsbruk, premieavvik og uavklarte inntekter, kommer vi ut på et reelt merforbruk i 2014 på 8,4 mill kroner. Kommunestyret har hatt fire møter og behandlet 45 saker i De viktigste sakene var: Ny pensjonsordning for folkevalgte Kommuneplan Utbygging av Åsen boligfelt Ny prosjektplan for Ut i Øyan Kommunal overtakelse av privat frivilligsentral Samarbeidsavtale med Nordland fylkeskommune om folkehelsearbeid Regnskapsavslutningen 2013 Tertialrapport per Regional strategisk næringsplan for Midt-Helgeland Vedtak om at Herøy skal bli røykfri kommunen fra Arealdel av kommuneplanen Deltakelse i regionalt kommunestrukturprosjekt Tilstandsrapport for oppvekstsektoren Tertialrapport per Regulering av investeringsbudsjettet per Samarbeidsavtale om legevaktformidling Reguleringsplan for Salto motorsportbane Revidering av SFO-vedtekter Kystplan Helgeland Budsjett 2015 økonomiplan Siden 2008 har Herøy kommune vært i en kontinuerlig omstillingsprosess, som har medført en reduksjon på 23 stillinger. Den største reduksjonen har vært i Administrasjonsenheten. For å avlaste administrasjonen og enhetslederne har ressursene til personal og økonomi blitt styrket. Teknisk enhet ble slått sammen med Administrasjonsenheten fra Statens system for overføringer til kommunene setter småkommuner under hardt økonomisk press, da disse kommunene over år ikke har blitt fullt ut kompensert for generell lønns- og prisstigning. Herøy kommune har vært nødt til å dekke dette inn gjennom innstramninger i driften. Over tid vil det bli vanskelig å opprettholde et forsvarlig tjenestenivå. Dette Side 4 av 9

5 framtvinger interkommunalt samarbeid i stadig større omfang. De interkommunale løsningene fungerer tilfredsstillende, men det er utfordringer i forhold til rapportering og styring, som gjør dette til krevende oppgaver. Regnskapet for 2014 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr i forhold til vedtatt budsjett. Inkludert i dette er bruk av kr fra ubundne fond for å utbalansere regnskapet. Kommunen har også satt av kr til fond for inndekning av premieavvik for KLP. Kommunens reelle økonomiske situasjon for regnskapsåret 2014 fremkommer derfor slik: Regnskapsmessig mindreforbruk kr Bruk av ubundne fond kr Brutto merforbruk kr Avsetning fond premieavvik kr Reelt regnskapsmessig merforbruk kr Regnskapsført premieavvik kr Merforbruk kr Regnskapsført uavklart faktura kr Totalt reelt merforbruk kr Dette betyr at driftsutgiftene er kr høyere enn driftsinntektene. Driften på enhetene har vært stram og økonomikontrollen god. Samlet sett har enhetene drevet med et lite overskudd på kroner. Det som har skapt ubalanse i regnskapet for enhetene har vært reguleringspremien på KLP på til sammen kroner. Siden kommunen gikk over til mer enn ett års amortiseringstid på premieavviket har Herøy kommune opparbeidet seg et premieavvik på KLP på 15,9 mill kroner. Premieavviket representerer pensjonsutgifter som er innbetalt, men ikke regnskapsført. I stedet blir dette avviket fordelt ut over amortiseringsperioden. For å dekke dette opp har kommunen etablert et fond som det ved utgangen av 2014 var på 8,5 mill kroner. Den vedtatte økonomiplanen for perioden viser at kommunen har en meget stram økonomi. Det vil derfor ikke bli satt av fondsmidler til å dekke inn økningen i premieavviket i perioden På sikt vil dette avviket mellom innbetalt pensjonspremie, og regnskapsført premieavvik kunne føre til at kommunen får likviditetsproblemer. Det bør derfor vurderes å bruke av overskuddet for 2014 til å dekke opp manglende fondsavsetninger i økonomiplanperioden for å forebygge likviditetsproblemer. I 2014 innførte Herøy kommune et elektronisk kvalitetssystem kalt «Kvalitetslosen», for å ivareta avvikshåndtering knyttet til HMS-arbeidet, internkontroll og dokumenthåndtering knyttet til dette. Systemet er også egnet for risikoanalyse. I 2014 hadde Herøy kommune 115,7 årsverk i faste stillinger. Antall ansatte har variert litt gjennom året, men ligge på et snitt på rundt 152 ansatte. Bemanningen er siden 2008 skåret ned ca. 20 stillinger. Samtidig har det skjedd styrkinger på omsorgssektoren og helsesektoren som følge av samhandlingsreformen. Bemanningen i skolen og barnehagen er økt som følge av økt bosetting og økt barnetall. Gjennomsnittsalderen for de faste ansatte er 48,0 år, en nedgang på 0,2 år fra Side 5 av 9

6 I 2014 hadde kommunen et samlet sykefravær på 6,6 %. Dette var en oppgang på 1,9 prosentpoeng fra Av det samlede fraværet på 6,6 %, var 2,8 % korttidsfravær på under 17 dager, og 3,8 % var langtidsfravær. Siste gjennomførte medarbeiderundersøkelse blant kommunens ansatte ble gjennomført i Samlet sett er resultatet på undersøkelsen lik landsgjennomsnittet, og resultatene for de enkelte vurderingstemaene er også nært landsgjennomsnittet. Vurdering: Resultatet for 2014 er bedre enn budsjettert. Mindreforbruket på kr fremkommer etter at det er brukt kr av disposisjonsfondet, og det er avsatt kr til dekning av premieavvik. Det betyr at driftsutgiftene er vesentlig høyere enn driftsinntektene. Årsmeldingen gir et godt bilde av kommunens drift på overordene nivå og meldingen fra enhetslederne signaliserer god kontroll og et tilfredsstillende tjenestetilbud. Den vedtatte økonomiplanen for perioden viser at kommunen har en meget stram økonomi, og det er ikke satt av fondsmidler i denne perioden for å dekke inn økningen i premieavviket i perioden På sikt vil dette avviket mellom innbetalt pensjonspremie, og regnskapsført premieavvik kunne føre til at kommunen får likviditetsproblemer. Det bør derfor vurderes å bruke av overskuddet for 2014 til å dekke opp manglende fondsavsetninger i økonomiplanperioden. Vedlegg: - Årsmelding 2014 del 1 - Årsmelding 2014 del 2 - Årsregnskap Årsmelding 2014 kortversjon - Revisjonsberetning og rapport fra kontrollutvalget Side 6 av 9

7 Sak 5/15 TERTIALRAPPORT PER Saksbehandler: Jan Nikolaisen Arkiv: 153 Arkivsaksnr.: 15/517 Saksnr.: Utvalg Møtedato 5/15 Barne- og ungdomsrådet Innstilling: Rådmannens innstilling Saksutredning: Saken skal behandles i formannskapet og kommunestyret (15/498) Saksbehandler er kommunalleder 2 Geir Berglund og innstillingen er som følgende: 1. Framlagt tertialrapport per godkjennes. 2. Forslag til endringer i drifts- og investeringsbudsjettet i henhold til vedlagt føringsskjema godkjennes. 3. Statstilskuddet på kroner til bygging av industrikai, omdisponeres fra ekstraordinær nedbetaling av lån, til ubrukte lånemidler, og brukes i finansieringen av overskridelser i prosjekt 224 bygging av industrikai, prosjekt 658 Herøyhallen ombygging inngangsparti og lager og prosjekt 661 Herøy skole oppgradering basseng. Rådmannen skal etter Økonomireglementet for Herøy kommune punkt 6.1 avlegge tertialrapport pr. 30. april og 31. august. I tertialrapporten skal det innenfor hver enhet framgå avvik i forhold til måloppnåelse, avvik i forhold til politiske vedtak, regnskapsavvik på drift og regnskapsavvik på investeringer. Rapporten skal også inneholde forslag til å rette opp avvik. Vedlagte tertialrapport gir en grundig rapportering på alle tiltak i gjeldende kommuneplan og beskriver alle regnskapsmessige forhold når det gjelder drift og investering. Regnskapstallene per viser at kommunen ligger an til et overforbruk på kroner i forhold til vedtatt budsjett. Herøy kommune har vært gjennom en kontinuerlig omstillingsprosess siden 2008 med omfattende nedskjæringer. Dette har gjort at kommunen i dag har en stram drift, men at vi også har kontroll med den økonomiske situasjonen i dag. Rådmannen vil likevel gjøre oppmerksom på at budsjettet for 2015 er vedtatt med en reell underbalanse på 2,021 mill kroner som dekkes inn ved å styrke budsjettet med midler fra disposisjonsfondet. Dette er også situasjonen for de påfølgende tre årene vedtatt økonomiplan for Til tross for dette finner ikke rådmannen det forsvarlig å forslå ytterligere nedskjæringer. Slik situasjonen er i dag vil nedskjæringer innebære at kommunen må kutte i lovpålagte oppgaver. Rådmannen foreslår derfor at avviket i driftsbudsjettet dekkes inn ved bruk av disposisjonsfond. Dette vil gi oss tid til å utrede alternativer, og få mer informasjon om konsekvensene av de nasjonale prosessene som gjennomføres i forhold til endring av kommunestruktur.

8 Sak 5/15 Kommunen er inne i en periode med mange og tunge investeringsprosjekter. Den største utfordringen i dag er knyttet til utbyggingen av industrikai ved Herøy marine næringspark. Kostnadsbildet for prosjektet har endret seg vesentlig siden det ble vedtatt i Da hadde prosjektet en netto ramme på 21,474 mill kroner. I budsjettreguleringen per , var det klart at denne rammen ikke kom til å holde, og netto kostnadsramme ble utvidet til 26,5 mill kroner. Per dags dato vet vi at dette budsjettet heller ikke kommer til å holde. Det er i dag en uenighet mellom Secora og Herøy kommune om sprengningsarbeidet som er gjort, er i henhold til kontrakt. Det er sprengt bort mer fjell en forutsatt, og det har gjort det mer omfattende å klargjøre for fundamentering av bæresøylene. Dette har ført til en vesentlig kostnadsøkning i prosjektet. Herøy kommune forbereder derfor en erstatningssak mot Secora. Resultatet av dette vil ikke være klart på en god stund. Ut fra dagens kunnskap er samlet netto kostnadsramme for kaiutbyggingen beregnet til 33,5 mill kroner. Ut over allerede vedtatte investeringer, ser rådmannen det som nødvendig å foreslå følgende nye investeringsprosjekter: Ferdigstilling av flytekai i Tennvalen, kostnadsberegnet til kroner. Ombygging av inngang/balkong Valsåsen omsorgsboliger, kostnadsberegnet til kroner. Oppgradering av basseng ved Herøy skole, kostnadsberegnet til kroner. Etablere nødutgang fra den gamle kantine i herredshuset, kostnadsberegnet til kroner. Solavskjerming ved barnetrinnet ved Herøy skole, kostnadsberegnet til kroner. Ny vaktbil til brannvesenet, kostnadsberegnet til kroner. Kommunestyret vedtok den , som en del av budsjettreguleringen per , følgende: Rådmannen gis fullmakt til å ta opp lån kr for finansiering av industrikai Herøy Marine Næringspark Kr tilbakebetales ved utbetaling av statstilskudd, senest Det inngås driftsavtale med private næringsdrivende for finansiering av restlånet. Det framlegges egen sak om driftsavtalene. Rådmannen gis fullmakt til framforhandle lånebetingelsene. Lånet skal ha 5 års avdragsfrihet og deretter 25 års nedbetaling. Med bakgrunn i de ekstraordinære kostnadene i kaiprosjektet, samt behovet for å finansiere utbygging av Herøyhallen og tiltak for å unngå å måtte stenge bassenget, foreslår rådmannen at statstilskuddet til utbygging av kai, på til sammen 10,738 mill kroner omdisponeres fra ekstraordinær nedbetaling av lån til ubrukte lånemidler, for å unngå nye låneopptak. Endringene i investeringsbudsjettet foreslås finansiert på følgende måte: Bruk av ubrukte lånemidler kroner. Bruk av disposisjonsfond kroner Bruk av investeringsfond kroner. Forslagene til budsjettendringer, samt vedtatt bruk av fond i økonomiplanperioden, har samlet sett disponert omtrent alle tilgjengelige fondsmidler kommunen rår over. Det er fremdeles ikke budsjettert med avsetning til fond for å dekke inn premieavviket i perioden Side 8 av 9

9 Sak 5/15 Vurdering: Herøy kommune har en meget stram drift, og har vedtatt å utsette nedskjæringstiltak gjennom å styrke budsjettet i økonomiplanperioden med til sammen 9,557 mill kroner fra disposisjonsfond. Årsaken til dette er at kommunen har vært gjennom harde nedskjæringstiltak siden 2008, og vi har behov for tid for å finne gode løsninger på utfordringene. Rådmannen tilrår derfor at det ikke settes i gang større kutt i driften per dags dato, da dette i så tilfelle vil ramme lovpålagte oppgaver. Til tross for dette har kommune klart å holde en høy investeringstakt, og har iverksatt flere større investeringsprosjekter de senere år. Det største investeringsprosjektet kommunen har for tiden er byggingen av industrikai i tilknytning til Herøy marine næringspark. Budsjettsprekkene som har vært så langt i dette prosjektet er bekymringsfulle, men prosjektet er kommet så langt at det bør fullføres. Det er også behov for å iverksette noen nye investeringsprosjekter. Disse er vurdert som helt nødvendige i forhold til avvik og driftsbehov. Vedlegg: Tertialrapport per Side 9 av 9