IT-nytten i en virksomhet Bruk av IKT i virksomheter - G

Transkript

1 IT-nytten i en virksomhet Bruk av IKT i virksomheter - G

2 Definisjoner Strategi Plan for hvordan virksomheten skal oppnå sine mål Sett av handlinger for å oppnå virksomhetens mål IT-strategi Plan for hvordan virksomheten skal bruke informasjonsteknologi til å oppnå sine mål Evaluering Hvordan systemer støtter organisasjonens strategi

3 Strategi Fremgangsmåte for å nå et mål Sett av handlinger for å oppnå virksomhetens mål Prinsipper for å tilfredsstille et formål Generelle retningslinjer som styrer det daglige arbeid Vises i mønsteret av beslutninger som blir tatt i bedriften Ressursbruk Penger Personale Hva som ikke er akseptabelt Hovedmålet er å oppnå økonomisk overskudd på driften?

4 Forretningsstrategi Hva ønsker vi å oppnå Hva bedriften vil oppnå (G31) Hvordan bedriften utfører arbeidet slik at den blir mer effektive en konkurrentene (G57)

5 Informasjonsstrategi Hvilken informasjon trenger vi for å oppnå målene som er satt i forretningsstrategien Plan for å bruke informasjon slik at bedriften oppnår sine mål.

6 IT-strategi Plan for å bruke informasjonsteknologi slik at bedriften oppnår sine mål. Hvordan bedriften vil bruke IT til å oppnå målene som er satt i forretningsstrategien Hvordan vi ved hjelp av IT kan realisere forretningsstrategien og informasjonsstrategien

7 Strategiske mål - forretningsidé Private bedrifters mål er å oppnå økonomisk overskudd på driften Beslutninger knyttet til økonomisk nytteeffekt Offentlig virksomhet har til mål å oppnå faglige og kvalitative mål innenfor vedtatte økonomiske budsjetter Evaluering Hvor godt systemet støtter organisasjonens strategiske mål

8 Organisasjonen Hvordan funksjonene i virksomheten er satt sammen for å oppnå de overordnede målene realisere strategien Rammebetingelser Arbeidsdeling Hierarkisk beslutningsstruktur Regler og fremgangsmåter for hvordan arbeidsoppgaver skal utføres Selv om organisasjoner har mange likhetstrekk har hver organisasjon egenskaper som gjør dem unike, så som struktur, lederstil, mål, miljø og forretningsidé.

9 Forretningsmodell Måten virksomheten har ordnet seg på (strukturer og løsninger) for å sikre sitt inntektsgrunnlag IT-systemets betydning for forretningsmodellen er å bedre virksomhetens eksistens- eller inntektsgrunnlag og redusere forretningsmessig risiko. Systemet kan virke mot alle eller utvalgte deler av forretningsområder, produkt- /tjenesteområder eller forretningsprosesser.

10 Organisatoriske rammer Hvordan fungerer arbeidsdelingen Hvordan er beslutningsstrukturen Hvilke regler gjelder for hvordan oppgaver skal utføres Evaluering Hvor godt systemet støtter organisasjonens forretningsmodell og rammebetingelser

11 Konsekvenser for evalueringen Strategisk konsekvens Hvor stor er den strategiske betydningen av systemet? Hvilke produktivitetsfordeler kan systemet tilføre bedriften Organisatoriske rammebetingelser Hvilke organisatoriske rammebetingelser må vi ta hensyn til når systemet skal evalueres?

12 Vurdering av nytteverdi Hvilken nytteeffekt har systemet for organisasjonen? Hvordan bidrar systemet til å oppnå organisasjonens overordnede mål? Evaluering Vurder hvor stor nytteverdi systemet har for hele virksomheten eller deler av den Gjennomfør en kost/nyttevurdering

13 Nytteverdi - Gevinster Rasjonaliseringsgevinst Nytt lønnsystem Reduserer antall ansatte i lønnseksjonen med to personer Styringsgevinst Ledelsesinformasjonssystem Øker antall fullverdige alternativer ledelsen kan velge mellom i beslutningsprosesser Organisasjonsgevinst E-post Reduserer intern møteaktivitet med 10% Markedsgevinst Elektronisk handel Har gitt en økt markedsandel med 5%

14 Hvorfor innføre et nytt system? Redusere kostnader Maskiner overtar rutineoppgaver. Personer kan utføre arbeid på andre områder Arbeidsoperasjoner gjøres på nye måter Øke produktiviteten Øke kvaliteten Endre organisasjonsmønstre Evaluering Vurder nytteverdien av de tre viktigste grunnene for å innføre det nye systemet i virksomheten

15 Forutsetninger for å evaluere Vi må kjenne til alt vi har nevnt foran brukernes behov samhandlingen i organisasjonen hvordan systemet påvirker organisasjonen hvordan arbeidet fungerer før og etter innføringen om noe kan endres for å gjøre arbeidet lettere og bedre om brukeren eller systemet er i sentrum Evaluering Vurder andre viktige forutsetninger du mener vi må kjenne til for å evaluere et system

16 Arbeidstakerne har krav på Nødvendig opplæring før bruk av systemet Er det lett å lære? Er det intuitivt? Er supporten OK? Hva med brukerdokumentasjonen? Er det lett å få hjelp om noe går galt? Evaluering Vurder andre viktige egenskaper systemet har/bør ha som kan påvirke personalets arbeidsdag

17 Ulike organisasjoner har ulike behov Småbedrift Vanligvis bruk av personlige verktøy Funksjonsorientert organisasjon Ofte små og mellomstore industribedrifter Kunnskapsorganisasjon Skoler, sykehus, konsulenter. Mindre bruk i administrasjon Spesialsystemer støtter fagfolkenes oppgaver Evaluering Vurder de fire viktigste behovene som løses i organisasjonen ved å bruke informasjonsteknologi

18 IT-intensive bransjer Høy IT-intensivitet Bank, forsikring, media, produksjonsbedrifter for avanserte produkter, deler i helsevesenet, Lavere IT-intensivitet Håndverksbedrifter

19 Konsekvenser for IT-strategi Hvilken strategisk betydning skal / bør systemet ha i organisasjonen? Hvordan passer systemet til de organisatoriske rammebetingelser for virksomheten? Stiller organisasjonens omgivelser spesielle betingelser til virksomhetens systemer? Samarbeidspartnere, bransjen, kunder, offentligheten Hvordan støtter systemet samarbeidsprosessene i virksomheten? Er det spesielle virksomhetsprosesser som påvirkes negativ eller positivt av systemet? Evaluering Vurder hvordan systemet kan påvirke organisasjonens ITstrategi og hvor godt det støtter hvert punkt ovenfor

20 Virksomhetsprosesser Måten arbeidet organiseres på for å nå de overordnede målene Produktutvikling, ordrebehandling, markedsutvikling, produksjonsstyring, kundeforvaltning Evaluering Vurder hvordan systemet støtter organisasjonens virksomhetsprosesser Støtte til bedriftens totale produktivitet, lønnsomhet, Kan det forbedre strategiske prosesser? Kan det utvikle nye prosesser?

21 Evaluer hvilke.. Produktivitetsfordeler systemet medfører Organisatoriske betingelser vi må ta hensyn til for å vurdere produktivitetsfordelene Strategiske betydninger og roller systemet har Rammebetingelser som systemet påvirker Rammebetingelser som påvirker systemet Krav omgivelsene stiller til systemet Krav markedet og bransjen stiller til bruken

22 Bruk på forskjellige nivåer Ledelsesnivået Langtidsplanlegging, beslutningsstøtte Nivå for kunnskapsarbeid Regneark, tekstbehandling, systemer for personlig produktivitetsøkning, søkesystemer Operasjonelt nivå Lager, salg, bestilling, betaling, prosesstyring Evaluering Vurder andre systemer som kan påvirke arbeidet på de forskjellige nivåene

23 Forretningssystemer Hvor godt passer systemet til dagens og fremtidens forretningskrav? Hvordan passer systemet inn i systemporteføljen til virksomheten? Designe en portefølje av systemer som er tilpasset fremtidens forretningskrav. Overlapper, erstatter, nytt tilbud Hvilke kostnader, fordeler, inntekter er forbundet med systemet. Endring i prosesser i forbindelse med innføring