Presentasjon eforum Trøndelag 12. april Digitalt førstevalg: Demokrati på nett? Foto: Geir Hageskal

Transkript

1 Presentasjon eforum Trøndelag 12. april 2013 Digitalt førstevalg: Demokrati på nett? Foto: Geir Hageskal

2 I kort: Digitalt førstevalg? Demokrati? Hva med Gudrun, 80 år? Eksempler? Utfordringer? Organisering?

3 Digitalt førstevalg gjennom alle livsfaser Som innbygger vil vi at kontakten med det offentlige skal være mest mulig smidig, sikker og enkel. Det skal dessuten være en god opplevelse.

4 Tjenestetrappen et skifte i fokus. Det neste steget krever samordning.

5 Demokratiet i målbildene Brukeren i sentrum. Velger hvordan, hvor, og når de benytter tjenesten Vi sikrer trygg og sikker tjenesteleveranse Fokus på hele prosessen fra en bruker starter dialog til brukerens behov er løst Ønske om påbygging Informasjon om hvordan søke Sende søknad Følge status på sak Sende vedtak Påminnelse om mottatt vedtak Eventuell klage på vedtak Sikre at data og innhold er korrekt, tilgjengelig, sikkert og brukelig Personlig tjenestetilbud for ikkedigitale grupper,f-eks Gudrun.

6 Eksempler: Bydrift avlesning av vannmåler SFO fakturasjekk Barnehage bytte / faktura Høringer Nabovarsel Informasjon

7 Søknadsprosesser fra a-å Ønske om påbygging Informasjon om hvordan søke Sende søknad Følge status på sak Sende vedtak Påminnelse om mottatt vedtak Eventuell klage på vedtak Søker veiledes gjennom søknadsprosessen Helautomatisk saksbehandling Søker kan selv følge status En effektiv saksbehandling frigjør ressurser til å yte bedre service og sikre kvalitet i saker som krever utøvelse av skjønn.

8 Digitale bookingløsninger Bruker kan booke avtaler og ressurser digitalt, f.eks. lokaler eller foreldresamtaler Digitale varsel om booking av tidspunkt for feiing Eventuell samtidig brann-tilsyn kan effektueres på stedet

9 Tilrettelagt for effektiv medvirkning i demokratiet Aktiv kommunikasjon til berørte parter og interessenter. Visualiseringsløsninger og virtuell virkelighet benyttes for en lettere forståelse Ukomplisert å komme med innspill

10 Proaktive tilbud og god informasjon Kunnskap benyttes til å gi målrettet informasjon om for eksempel aktuelle tjenester, tilbud og frister. God og relevant informasjon utfra aktuell livsfase er lett tilgjengelig. N Telenor 3G 09:23 Ditt barn fyller 1 år i juni. Vil dere søke barnehageplass der storesøster har plass i dag? <trykk her> for alternativer og oppstartsdato. Tilrettelagt for innsyn og sammenligning av resultater, kvalitetsmålinger og statistikk

11 Samhandlingsløsninger meldinger/varsling/påminnelser Enkle statusoppdateringer i f.eks. pågående saker, brøyting, avvik Påminnelser om avtaler eller medisiner Effektiv varsling ved kritiske forhold Proaktive tilbud Bookingløsninger En felles kanal for å sende inn henvendelser knyttet til vei, vann, feil og avvik slik at det brukes som grunnlag for å planlegge den operative utførelsen i dialog med partnere.

12 Min side Én inngang til kundeforholdet til kommunen: Administrere egne personopplysninger og innstillinger for varsler Se inngåtte avtaler på tjenester, fakturaer til forfall og betalingshistorikk. Min side Se gitte samtykker, reservasjoner og fullmakter.

13 Gevinster Figur 12 Sammenheng mellom endringer, nytteeffekter og økonomiske gevinster.

14 Organisering HVORDAN SKAL VI LYKKES?

15 Anbefalt prioritering av digitale tjenester Søknader fra a-å Bookingtjenester Meldingstjenester

16 Anbefalinger IT Governance - Sterkere sentral styring/koordinering av IT prosjekter på tvers. Innføring av porteføljestyring. Etablere gode styringsprinsipper for IT i Trondheim kommune som setter rammer for prioritering av prosjekt, en effektiv arkitektur og virksomhetsutvikling. Foreta grunninvesteringer i arkitektur Jobbe med å utvikle leverandørrelasjoner bestillerkompetanse og krav Tjenestemessig: Sørge for at våre systemer henger sammen Fokusere på sammenhengende arbeidsprosesser (ende-til-ende prosesser) i digitaliseringsarbeidet. Fokusere på helhetlig brukeropplevelse for innbyggerne

17 Eksempel på gjenbruk: Booking av lokaler Booking av foreldresamtaler Booking av feieravtale Booking av time hos helsestasjon Booking av

18 TAKK FOR OPPMERKSOMHETEN!

19 Sentrale problemstillinger: Er det mulig å la være å ta det neste steget? Omdømme? Kunnskapsbyen? 2030? Satsningene hva er mest presserende for innbyggerne? Hvilken fremdrift? Nav 4 år 2,5 mrd Oslo 220 mill 4 år Bergen 90 mill til nå SvarUT første brevet er sendt FLOD ny vinkling vi er på vei!

20 Tjenesteutvikling Milepælene i planen viser veien mot overordnet fremtidsbilde Brukskvalitet/ Brukeropplev else Brukeropplevelse (UX) Q = tverrgående tjenesteutvikling * = Tentative tjenestepakke Kvalitetssikre og prioritere initiativ og prosjekt UX retningslinjer er etablert Arkitektur prinsipper etablert Q2-Q Barnehage søknad realisert Avtalebooking FLOD realisert Søknad om tilskudd realisert (FLOD) UX er vurdert i tjenestepakke x Arkitektur (applikasjon og data) Svar ut/ realisert Innsyn i historiske byggesaksarkiv etablert Tjenestepakke 1 Fremtidig virksomhetsarkitek tur er utarbeidet 2014 Søknad om skjenkebevilling er realisert Tilbakemelding på plansaker er realisert Meldingstjenester tilgjengeliggjort Nettsidene er gjennomgått mht tjenesteperspektiv Felleskomponenter definert Gjennomgang av systemportefølje Bookingstjenester tilgjengeliggjort Tjenestepakke 2* Applikasjon og dataark. def. for utvalgte domener Felles kanal henv. teknisk tjst. etablert Barnehagesøknadsprosess kartlagt Tjenestepakke 1 Prosessutvikling Støtte for driftsplanlegging er etablert Digital meldebok realisert (hjem/ skole/barneh.) Omforent bruk av kart er etablert Sikkerhetsarkitektur er definert Tjenestepakke 3* Oversikt over samtykke, fullmakt og reservasjoner Innsyn i betalingshistorikk er etablert Samlet kundeforhold for innbygger Kristestøtte/varsling har integrasjon mot kritiske data Teknologiplattform er vurdert og valgt (SOA/portal) Min side vers 1 er lansert Masterdata definert Søknadsprosess tilskuddsordning a-å kartlagt Trevurderingssøknadsprosess kartlagt Aktuelle kvalitetsdata og resultater på nett «SVAR UT» prosess kartlagt (felleskomp.) 2017-> Innsynsprosess byggesak kartlagt Kostnytte for Tjenestepakke 1 kvalitetssikret Kost/nytte Mappa mi er realisert på tvers av domener Målrettet informasjon utfra livssit. etablert Infrastruktur for å samle inn og analysere data Prioriterte prosesser standardisert Tjenestepakke 2 kostnytte vurdert og prioritert Overordnet gevinstrealiseringsplan etablert Din digitale kommune smart, enkel samhandling Gevinstrealiseringsplan oppdatert Tjenestepakke 3 kostnytte vurdert og prioritert Styringsprinsipper for Program definert Tjenestepakke 4 kostnytte vurdert og prioritert Programressurser tilsatt Tjenestepakke 2 impl. Tjenestepakke 1 implementert Rammeverk og metodikk etablert Program Org. Programstyring/ endringsledelse

21 Prosjektkvalifisering basert på kost/nytte-vurderinger 1. Gevinster og kostnadsdrivere beskrives i forstudien i henhold til fastlagt skjema som den del av forstudien. 2. Programkontoret kvalitetssikrer, kompletterer og samordner. 3. Mulighetene prioriteres basert på kost- /nytte-vurderingene, og de med høyest prioritet kvalifiseres til forprosjekt. 4. Nåverdiberegningen utføres i forprosjektet. Nyttevurderingene er grunnlaget for framtidig gevinstrealiseringen og forankres hos prosesseier senest i løpet av forprosjektet!

22 Porteføljestyring Programleder holder fortløpende oversikt over hvilke prosjekter som er i hvilken fase, samt status ift framdrift, kostnader og kvalitet Bygger på statusrapporter fra prosjektledere. Disse kvalitetssikres og sammenstilles av programleder Maler/dokumenter: Programmandat Mal for framdrift/statusrapportering Oversikt over prosjektmuligheter Oversikt over pågående prosjekter sortert etter fase Overordnet gevinstplan med veikart og avhengigheter Interessentoversikt og kommunikasjonsplan Navn Fase Størrelse OK? Digitalisering av barnehagesøknad Forprosjekt Omfattende Anskaffelse Middels 1 Utvikling Beskjeden Utvikling Omfattende Forprosjekt Middels Anskaffelse Beskjeden 5 Utvikling Omfattende Realisering Middels Forprosjekt Beskjeden Anskaffelse Omfattende

23 Samordning handler om: Felles arkitektur på enkelte områder Deling av data på tvers Neste steg blir å få mer kontroll på alle systemene vi har og veien videre for disse IT Governance hvordan sikrer vi at nye tiltak går i felles retning? Hvilke tiltak kan få gå fritt?

24 Proaktive tilbud og god informasjon Kunnskap benyttes til å gi målrettet informasjon om for eksempel aktuelle tjenester, tilbud og frister. God og relevant informasjon utfra aktuell livsfase er lett tilgjengelig. N Telenor 3G 09:23 Ditt barn fyller 1 år i juni. Vil dere søke barnehageplass der storesøster har plass i dag? <trykk her> for alternativer og oppstartsdato. Tilrettelagt for innsyn og sammenligning av resultater, kvalitetsmålinger og statistikk