Kravspesifikasjon for nytt OT-system

Transkript

1 Kravspesifikasjon for nytt OT-system Innledning: Applikasjonen skal anskaffes i henhold til fylkeskommunalt regelverk for offentlige anskaffelser Applikasjonen må lages i samsvar med kravene i Opplæringsloven, og i lov om Personvern i forhold til lagring av sensitive persondata Applikasjonen må ivareta Krav i Konsesjon til OT når det gjelder krav til lagring og oppbevaring av sensitive data Alle data må lagres på server i fylkeskommunal serverfarm på sensitiv sone. Ingen data skal lagres lokalt på pc. Tilgang må være i samsvar med fylkeskommunal sikkerhetspolicy. Applikasjonen må vise nødvendige data fra Vigo, minimum det som finnes i OTTO i dag Automatisk loggføring av registreringer, endringer og dokumenthåndtering. Applikasjonen må være intuitiv å bruke, i forhold til at OT har mange rådgivere i små stillingsprosenter Applikasjonen må være web-basert Utvikling av nytt system må skje i tett samarbeid med Faggruppa for OTTO Viktighet blir spesifisert slik: øy Middels M Lav -L

2 Krav nr. Tekst Viktighet 1. Brukerprofil med tilgangsdifferensiering. 2. Import av ungdommer fra Vigo, ikke-søkere, ikke-møtt, takket nei, avbrudd, samt nødvendig informasjon i forhold til dette som ligger i Vigo (Eks. OT-merknad i OTTO) Avslutting av skoleår og oppstart av et nytt, som i dag 3. Tydelig skille mellom aktive og ikke-aktive ungdommer. Vi tenker da på perioden når vi jobber i «dobbelt skoleår» 4. OT-status og aktivitet. Vi må ha registreringsfelt som dekker alle behov tjenesten har for å registrere nødvendige data. Redigerbare verdilister for de fleste felt (der det er hensiktsmessig). Tilgangsstyrt redigering. Kommentarfelt i tillegg. «Justerbare» tilleggs-felt (Internkodefeltene i OTTO i dag) som kan defineres og omdefineres ved behov. 5. Faste felt for registrering av spesielle data i forhold til minoritets-språklige, spesialundervisning 6. Sorterings- og søkefunksjonalitet i journalbildet. Eks: Søke opp ungdom som har sluttet på en spesiell avgiverskole, kommune, stryk i fag, avklaringsmøter, oppfølgingsplan m.m 7. Register for journalføring av relevante hendelser og utført arbeid med ungdommen. Eks: Tverrfaglige møter, avklaringsmøter, telefonsamtaler, samtaler med ungdommen, m.m 8. Aktivitetsmeny som kan redigeres, som i OTTO i dag. 9. Kodeverk for hendelser må stå i forbindelse med ungdommens aktivitet slik at vi slipper å hoppe mellom flere bilder for å registrere. Vi ønsker en kort forklaring på statuskoden og OTgruppe når du holder «pila» over koden som legges inn. (enger sammen med pkt. 4 OG 7).

3 10. Tekstfelt for beskrivelse av hendelser og utført arbeid gjøres i journalen. Det holder med fritekst ett sted i journalen 11. Fullelektronisk saksbehandlingssystem som leverer arkivverdige dokumenter til fylkeskommunens arkivsystem. Automatisk loggføring av inngående og utgående dokumenter. Post-journalføring, inn- og ut-, må være en integrert del av applikasjonen Kommunikasjon mellom OT-system og arkivsystem. OTsystemet må inneholde link til arkivsystem. Når det kommer inn nytt dokument i arkivsystemet må link til dokumentet vises i OT-systemet (en forutsetning at alle systemene ligger i sikker sone). OT får tilgang på dokumentet som ligger i arkivsystemet ved å klikke på linken. Vi må ha mulighet til å kunne lage maler til brev selv og masseutsende brev til et bestemt utvalg. Brevene må kunne lagres i arkivsystemet. Maler må kunne skrivebeskyttes. Muligheter til å kopiere maler og bygge på dem uten å ødelegge den originale malen. 12. Automatisk loggføring ved oppretting og/eller endring av saksbehandler 13. Muligheter til å sende SMS fra systemet til ungdom. Automatisk loggføring av SMS til og fra ungdommen. Direkte fra applikasjonen til ungdommens mobiltelefon, eller fra mobil til mobil. «Samtaler» kan initieres fra OT-rådgivers mobil via fylkeskommunens telefonsystem, ungdommens mobil eller fra det nye dataverktøyet (med kodeord på første melding som en måte å identifisere ungdommen på). Automatisk registrering av utgående og inngående melding i ungdommens journal, uavhengig om den blir sendt til/fra mobiltelefon eller fra det nye dataverktøyet. Funksjonalitet for automatisk varsling av avtaler til ungdommen via SMS. 14. Meldingsflik for enkelt å sende internmeldinger til kollegaer også fra denne posisjonen. Internt meldingssystem mellom brukerne av applikasjonen. Sensitive opplysninger sendes i et helt lukket system. Link mellom melding og den ungdommen eller det dokumentet meldingen omhandler, tar deg til ungdommen, og, eller dokumentet meldingen omhandler, ved et tastetrykk.

4 15. Applikasjonen må inneholde et kraftig og fleksibelt rapporterings- og statistikkverktøy som ivaretar tjenestens behov for rapportering innad i fylkeskommunen og utad mot andre offentlige etater. Eks: kommuner, avgiverskoler m.m. Samtidig gir verktøyet en god oversikt for virksomhetsleder når det gjelder arbeidsbelastning på den enkelte rådgiver, distrikt og skole, samt løpende oversikt for den enkelte medarbeider når det gjelder omfang og art av eget og andres arbeid. Inneholde rapporter som ivaretar alle krav og retningslinjer for kodeverk og overføring til OT om rapportering og statistikk til departementet. Mulighet til å omgjøre tallmaterialet som fremkommer til grafiske bilder, enten gjennom det grafiske verktøyet i applikasjonen, eller i samspill med Excel og/eller PowerPoint I tillegg til de forhåndsdefinerte rapportene må alle felt i applikasjonen være søkbare, noe som gir mulighet til å produsere lister og oversikter fra de ulike tabellene, ut fra enkle eller avanserte søkekriterier. Alle rapporter bør vise uttrekkskriteriene som er valgt Rapporter må ha opptellingsfunksjon slik at man slipper å telle manuelt 16. Når OT-status endres, så må også aktivitet som beskriver hvorfor status er endret legges inn (Eks: telefonsamtale med ungdom, brev m.m) 17. Mulighet til å sende og motta e-post. Egen e-postadresse E-post vedr. ungdommen kan videresendes til applikasjonens interne «postkasse», evt. med vedlegg, for så å kunne hentes fra postkassen og inn i ungdommens dokumenter eller arbeidsjournal. Direkte kobling til fylkeskommunenes e-postsystem for å sende e-post til ungdommen 18. «Dashbord» i innloggingsbildet Gir brukeren hele tiden en oppdatert oversikt over oppgaver som venter: registrering som er ufullstendig, dokumenter «under arbeid» eller som venter på å bli ekspedert, er eksempler på hva denne funksjonen gir deg. ar du avtaler med ungdommen eller andre i forhold til ungdommen må du bli minnet på dette med en «pop-up-boks»

5 Et tastetrykk tar deg til ungdommene det gjelder eller oppgavene som venter «Pop-up-boks» som viser nye inngående dokumenter fra arkivsystem, SMS eller e-post fra ungdommen 19. Egen arbeidsjournal for registrering av opplysninger og dokumentasjon som ikke anses som arkivverdig. Dette må være et to-delt register. Arbeidsdokumenter og «Rådata» Rådata fra f.eks. karriereverktøy kan arkiveres i et eget tilgangskontrollert register i arbeidsjournalen. Dokumenter som er lagret i Arbeidsjournal bør kunne «flyttes» fra Arbeidsjournal til Dokumenter eller omvendt ved behov. 20. Arbeid på systemnivå: Egen registrering for arbeid som ikke er rettet mot en konkret ungdom, eks: forebyggende arbeid mot ungdomsskoler og vgs, samarbeid med andre etater, kompetanseheving. M Samlet oversikt over materiale som er brukt, eks: timeressurser, referat fra samlinger/kurs, deling av presentasjoner. Registrering av tidsbruk for systemrettet arbeid, f.eks. frafallsforebyggende arbeid Plass for evaluering av arbeid på systemnivå Systematisering av type systemarbeid Statistikk og rapporter for arbeidet. 21. Frasebibliotek er kan formuleringer, lovtekst og annen tekst som benyttes hyppig skrives inn, lagres og hentes fram, samt kopieres inn i et mal-dokument et journalnotat eller lignende. Alle fraser er tilgengelige for alle brukerne av applikasjonen. Når man oppretter en frase, kan denne skrive-beskyttes hvis ønskelig. Andre brukere av systemet kan da endre frasene ved å duplisere originalfrasen og endre kopien. 22. Direkte kobling til DSF, med «pop-up-funksjon» som forteller at en ny ungdom er registrert i systemet. 23. Tilgang på foresattes navn og adresse for ungdommer under 18 år 24. Visning av karakterkort pr. skoleår med mulighet for direkte utskrift 25. Gode muligheter for å gjøre ulike sorteringsutvalg uten å måtte gjøre dette gjennom rapporter

6 26. Mulighet til å kunne ha oppe en rapport og samtidig bruke saksbehandlingsverktøyet uten at rapporter slettes. 27. Skal den enkelte OT-rådgiver ha mulighet til å slette/endre opplysninger som er lagt inn i OT-systemet? Bør vi legge inn mulighet til å låse slette/endre etter en viss periode (f.eks. ett døgn, ei uke)? Etter denne tid må evt. systemansvarlig kontaktes. M Vi legger ikke inn noen prioritet på dette, det er bare et spørsmål vi stiller i forhold til et nytt OTsystem