«Tidstyvfangst, effektivisering og organisasjonsutviklingsprosess»

Transkript

1 «Tidstyvfangst, effektivisering og organisasjonsutviklingsprosess»

2 Tallstørrelser 1. Forvalter pensjonsrettigheter PTS forvalter pensjonsrettigheter for sjømenn yrkesaktive sjømenn pensjonister tidligere sjømenn Anslag på forpliktelse mrd. kroner. 2. Saksbehandler pensjonssøknader Mottar og saksbehandler årlig omlag 950 pensjonssøknader og endringer 3. Utbetaler pensjoner PTS utbetaler årlig ca kr. 1,0 mrd. i pensjoner 4. Krever inn pensjonspremie PTS krever inn ca kr. 1,0 mrd. i årlig premie på basis av innrapportering fra 750 rederier med skip. 5. Forvalter pensjonstrygdens fond Pr var PTS sine fond kr. 285,6 mill.; herav reguleringsfond på kr. 99,6 mill. 6. Informasjon og kundeservice til sjømenn og rederier ansatte

3 Endringsprosessen i PTS Helhetlig modernisering og effektivisering Teknologi Prosesser Organisasjon

4 Overordna bakgrunn for endringsprosessen Gamle IKT-systemer, delvis egenutvikla og delvis maskinelt konvertert fra tidligere plattform Ikke mulig å kunne utvikle moderne selvbetjeningsløsninger på systemene Systemene vil ikke kunne legges til grunn for å løse tilpasningen til pensjonsreformen Manuelle og tungvinte løsninger Stor kompetansesårbarhet IT-kompetanse Ikke god dokumentasjon av systemer og prosesser Kompetanse på dagens IT-løsning er hos enkeltpersoner Brukerkompetanse Lite brukervennlige løsninger og høyt kompetansekrav på premie- og pensjonssiden Generasjonsskifte gjennomsnittsalder 59 år 20 medarbeidere (50%) vil kunne gå av i strategiperioden ( ) Behov for strategiske grep!

5 Strategiplan Visjon Virksomhetsidé I tildelingsbrev for 2009 anmodet Arbeids- og inkluderingsdepartementet PTS å Være den mest attraktive og PTS er en offentlig pensjonsforvalter utarbeide en «helhetlig fremtidsrettede pensjonsforvalter plan for en for kvalitativ som og leverer effektiv pensjonsprodukter administrasjon av høy med vekt på sjøfolk og rederier kvalitet til sjøfolk og rederier fornyelse og forenkling». Verdier Proaktiv Ansvarlighet Nærhet Strategiske mål Finans/eier PTS skal være en attraktiv forvalter Kunder/marked Interne prosesser Læring og vekst PTS skal ha forutsigbare selvbetjeningsløsninger av høy kvalitet PTS skal ha effektive arbeidsprosesser som gir høy kvalitet gjennom PTS skal være en lærende og utviklende organisasjon med motiverte og endringsdyktige ledere og PTS skal ha kundetilpasset fornyet/modernisert medarbeidere, som service og gi proaktiv systemstøtte stimulerer til forbedring og informasjon til sjømenn måloppnåelse og redere Styringsparametre Kostnadseffektivitet Andel selvbetjeningsbrukere Saksbehandlingstid Sykefraværsoversikt Antall innovative løsninger Antall restanser Alderssammensetning Antall årsverk Feilutbetalinger Antall opplæringstiltak Brukertilfredshet Registeravvik Medarbeiderundersøkelse Antall klager Andel gjennomførte medarbeidersamtale Antall aktive sjømenn/ Aktive årsverk i øk.funk. Utbetaligner/Aktive årsverk i pensjonsfunk.

6 Være den mest attraktive og fremtidsrettede pensjonsforvalter for sjøfolk og rederier Hygienefaktor: Rett pensjon og rett premie til rett tid Forutsetning for å bli vurdert: Lave administrasjonskostnader Attraktiv forvalter (ikke uttømmende) God service og kundebetjening (tilgjengelighet, kompetanse, raske og riktige svar) Enkelt å være kunde / gode prosesser og løsninger / kompatible systemer Gode selvbetjeningsløsninger for sjømenn og rederier Ingen overraskelser / proaktiv informasjon / ta kunden med på råd Kontinuerlig fokus på forbedring og utvikling / best practice i dag og i morgen Ta i bruk nye løsninger / ikke pionerer / standardløsninger

7 Strategiplan Innholdsfortegnelse 1. Introduksjon 2. Situasjonsanalyse 3. SWOT 4. Strategisk kart 5. Handlingsplaner og prosjektplan

8 Om prosjektet PTS 2013

9 PTS-2013 Virksomhetsmål 1. Effektivisering av prosessene 2. Kunne håndtere generasjonsskiftet og redusere sårbarhet 3. System som legger til rette for et justerte pensjonsregelverk i forbindelse med den langsiktige tilpasningen til pensjonsreformen 4. Økt sporbarhet 9

10 Resultat PTS Automatisert innrapporteringsprosessen (100%)

11 Resultat PTS Automatisert innrapporteringsprosessen (100%) 2. Automatisert premieberegning, fakturering og purring (100%) 3. Automatisert pensjoneringsprosessen (mål 2016 er 70%)

12 Medlemsportalen Medlemsportal for medlemmer Pensjonister Aktive sjømenn sjømenn med latente rettigheter

13 Resultat av endrings- og moderniseringsprosjektet A. Effektivisering av alle hoved- og støtteprosesser 1. Automatisert innrapporteringsprosessen (100%) 2. Automatisert premieberegning, fakturering og purring (100%) 3. Automatisert pensjoneringsprosessen (p.t. 50%; mål 2016 er 70%) 4. Automatisert masseomregningen (95%) medfører betydelig mindre ressursbruk, eliminert sårbarhet og raskere effektuering mot medlemmene 5. Saksbehandlingstid fra 3 til 1 mnd. 6. Integrasjon mot Skipsregisteret for automatisk overføring av skipsdata 7. Automatisert dokumentproduksjon og arkivsystem B. Tatt ut betydelige effektiviseringsgevinster 1. Gevinstrealisering betydelig over prosjektets målsetninger; redusert bemanning med netto 40% (fra 40 til 24) C. Modernisering og økt oppmerksomhet mot kunder 1. Utviklet moderne og effektive selvbetjeningsløsninger for kunder og medlemmer 2. Systematisk bruk av kundeundersøkelser over tid 3. Etablert brukerforum 4. Styrket og øremerkede ressurser mot kundebetjening D. God kvalitet 1. God kvalitet og sporbarhet i nye systemløsninger / ikke avdekket alvorlige feil 2. Systematisk og helhetlig opplegg for kvalitet og internkontroll / godkjente regnskaper med god tilbakemelding 3. Overtatt månedlig utbetaling til pensjonister. Insourcingen gir bedre kvalitet E. Redusert sårbarhet 1. De nye systemene er basert på moderne standardisert teknologi og er dokumentert 2. Fag/regler er dokumentert i systemer 3. Automatiserte prosesser 4. Endret ansvars- og arbeidsfordeling / måten vi jobber på F. Økt kundetilfredshet 1. Økende tilfredshet med PTS fra forrige undersøkelse samt viste at arbeidsgiverne verdsatte de nye løsningene. G. God medarbeidertilfredshet

14 Vi kom vel i mål! Hva gjorde at vi lykkes?: 1. Overordna plan med god forankring hos de ansatte, styret og departement 2. Eierskap i ledelsen 3. Gjennomføringsevne 4. Involvering og stor innsats fra de ansatte! 5. God prosjektledelse 6. At prosjektet var delt opp i delleveranser, ga bedre styring og kontroll samt muliggjorde løpende gevinstrealisering 7. Godt og tett samarbeid med de tillitsvalgte Oppsummert Et krevende, men vellykket prosjekt hvor PTS har fått levert forutsatt funksjonalitet med god kvalitet til en lav pris. PTS vant «Bedre stat prisen» 2016! Det er god måloppnåelse med gevinstuttak som overstiger det forutsatte. For å kunne ha god kvalitet ved produksjonssetting måtte vi forskyve planene med i alt 13 mndr. og øke rammen med 1,12 MNOK (5 %) utover opprinnelig ramme. God daglig drift opprettholdt i prosjektperioden!

15 Plan for videreutvikling av virksomheten

16 Kontinuerlig utvikling Medlemmer Kunder Medarbeidere Undersøkelser Evalueringer Strategiske mål Korreksjoner

17 Innrapporterte tidstyver 1. Automatisere integrasjon mot skipsregistrene 2. Forenkling / endring av regelverk 1. Regelverk for tilleggspensjon 2. Regelverk rundt trekk av arbeidstakerpremie hos NAV i sykeperioder utover 16 dager hvor arbeidsgiver ikke forskutterer sykepenger 3. Fjerne grupper (overordnet og underordnet) i forbindelse med rapportering av premieinntektene 4. Regelverk for tilleggspensjon 5. Ordningens omfang 3. Regnskapsrapportering etter kontantprinsippet PTS rapporterer etter både kontant- og regnskapsprinsippet til tross for at virksomheten kun mottar tilskudd etter kap. 664 post 70. Tilskuddet mottas som et krone for krone tilskudd (krigsfartstillegg). Garantitilskuddet bortfalt i Det oppfattes som unødvendig, kompliserende og arbeidskrevende å måtte rapportere etter 2 regnskapsprinsipper for en liten virksomhet. 17

18 Organisasjonsutviklingsprosess i PTS

19 Hvordan vi har jobbet med organisasjonsutvikling i PTS Utgangspunktet var: Høy gjennomsnittsalder (nær halvparten av de ansatte over 60 år) Svært stabil arbeidstokk og lav turnover (i hovedsak avgang til pensjon) Lav formalkompetanse, men god kompetanse på egen ordning opparbeidet gjennom lang erfaring i virksomheten Virksomhetskritisk kompetanse kun hos noen få ansatte Lav IT-kompetanse Høy grad av manuelle systemer og rutiner Liten grad av endring og utvikling i organisasjonen I virksomhetens strategi ble det satt som et strategisk mål at: «PTS skal være en lærende og utviklende organisasjon, med motiverte og endringsdyktige ledere og medarbeidere, som stimulerer til forbedring og måloppnåelse»

20 Hvordan vi har jobbet med organisasjonsutvikling i PTS Blant tiltak vi iverksatte : Ny personal- og lønnspolitikk Overordnet kompetanseplan med konkrete kompetansetiltaksplaner tilpasset virksomhetens løpende behov herunder egen tiltaksplan for prosjektet Innføring av medarbeiderundersøkelse og medarbeidersamtaler Fellessamlinger med vekt på virksomhetens verdier og for å skape felles forståelse og eierskap til mål og resultater Kommunikasjonsplan for intern og ekstern kommunikasjon Innføring av faste allmøter

21 Hvordan vi jobbet med organisasjonen i prosjektperioden Kickoff for prosjektet med hele virksomheten i Gdansk Sikre felles forståelse for formål med prosjektet, styrke samhold og engasjement og felles kultur Hyppig og god informasjon: Utarbeidet egen informasjonsplan for prosjektperioden Allmøter inntil en gang i uken i perioder med stor aktivitet Feiret milepæler Løpende informasjon på intranettet «Postkasse» på intranettet for spørsmål fra de ansatte Informasjon i avdelingsmøter Endringsprosessen: Innledet endringsprosessen med felles samling for lederne, de tillitsvalgte og verneombudet med omstilling i staten og betydningen av samarbeid og gode prosesser som tema Tett samarbeid med de tillitsvalgte Omstillingsavtale I tillegg til faste møter med de tillitsvalgte og verneombud, hadde direktør ukentlige uformelle møter med de tillitsvalgte og verneombud gjennom hele prosjektperioden Kartleggingssamtaler / Tilbud om pensjonsrådgivning Resultat

22 Hvordan vi jobbet med organisasjonen i prosjektperioden (forts.) Jevnlige ledersamlinger Sikre god planlegging, godt samarbeid og enhetlig håndtering av endringsprosessen Særskilt kompetansetiltaksplan for prosjektet Sikre nødvendig kompetanse på de nye systemene Ekstern kurs, interne felleskurs, skulder til skulderopplæring og kollegastøtte Stor vekt på trivselsfaktorer og forebygging av fravær Ukentlig fellestrening på jobb for å forebygge stress og fysiske plager Avtale om fysioterapi/kiropraktor ved akutte behov Tilgang på frukt, nøtter, kjeks mm utover ettermiddagen Fredagspils og quiz Holmenkollstafetten Høst turer

23 Organisasjonsutviklingsprosessen Igangsatte høsten 2015 en organisasjonsutviklingsprosess for å gi et løft og bidra til fornyet motivasjon og pågangsmot etter å ha vært gjennom et krevende prosjekt og en stor omstilling og nedbemanninger: Bygget på en styrkebasert tilnærming basert på positiv psykologi; fokus på hva som skjer når man er på sitt beste fremfor å studere det som ikke virker Gjennomført fellessamlinger og ledersamlinger Jobbet med individuelle styrker, og styrker i fellesskapet Utviklingsarbeidet fortsetter Resultatene fra medarbeiderundersøkelsen viser fremgang på alle områder fra tidligere undersøkelser «PTS skal være en lærende og utviklende organisasjon, med motiverte og endringsdyktige ledere og medarbeidere, som stimulerer til forbedring og måloppnåelse»

24

25