Studieadministrative prosesser Studentservice - Karriererådgivning. Innledende kartlegging

Transkript

1 1 Studieadministrative prosesser Studentservice - Karriererådgivning Innledende kartlegging

2 2 Innledende kartlegging - Tilnærming Det som presenteres i denne oppsummeringen er resultatet fra en innledende kartlegging av det studieadministrative prosessene ved NTNU I kartleggingen har vi hatt fokus på å identifisere Prosesser og hovedhovedaktiviteter Roller og ansvar i de ulike aktivitetene Støttesystemer som benyttes Videre har vi jobbet med å identifisere forbedringsområder i Prosess Teknologi og Organisasjons dimensjonen (PTO): Prosesser: Er den aktuelle prosessen etablert og fungerer optimalt i organisasjonen? Teknologi/Støttesystemer: Understøtter teknologien prosessen hensiktsmessig? Organisering: rolle og ansvars fordeling, kompetanse og ledelse og styring i prosessene Forbedringsområdene skal nå bearbeides og vil danne beslutningsunderlag for hvilke prosesser prosjektet skal jobbe videre med

3 3 Bidragsytere i prosessen Arbeidsmøter gjennomført (Jan Erik Tangen) og Deltakere Jan Erik Tangen Børge Beisvåg Gro Sivertsen Referat fra arbeidsmøter er godkjent

4 4 Prosessen har ulike målgrupper Søkere fra videregående Søkere med arbeidserfaring Etter/videreutdanning Eksisterende studenter Viktig å være oppmerksom på dette ifbm prioritering av arbeidsoppgaver og kompetanseutvikling

5 5 Sentrale samarbeidspartnere Eksterne SiT LUKAS-sentret Ikke sentralt for karriererådgivning, SiT er ikke sentral i denne prosessen Interne NTNU Videre Idéportalen Gruppe Rådgivning for funksjonshemmede Samarbeid ifbm med karriererådgivning for disse gruppene NTNU Alumni Rekruttering og opptak

6 6 Hovedaktiviteter i prosessen s1 Generell planlegging av og informasjon om NTNUs tilbud om karriererådgivning Planlegging av aktiviteter/tiltak Sørge for at stud service er tilgjengelig for alle studentene ved universitetet Dette foregår i nært samarbeid med student organisasjonene Individuell karriererådgivning Direkte via 1-linje 1 halv dag hver uke gjennom hele året: drop in Via e-post/telefon Tilbakemeldinger på søknader/cv mm Personlig oppmøte (avtalte timer) Selve jobbsøking Valg av studie Muligheter for jobb Arbeidsoppgaver - kan si noe om hvilket fakultet man bør henvende seg til, men ikke hvilke emner/fag man bør velge -- her er grensesnittet mot fakultet Coaching Rådgivning ifht langsiktig karriererådgivning, trender i arb markedet

7 7 Hovedaktiviteter i prosessen s2 Gruppeveiledning/kurs Jobbsøking Internasjonal jobbsøking Jobbintervju teknikk Samarbeid/støtte til arrangement ifht karriere Bransjedag Master cafe Dragvollportalen BEST Europadagen Magasinet Karriere Redaksjonelt ansvar, 1 utgave/semester Dokumenterer og sørger for evaluering av aktiviteter

8 8 Kritiske suksessfaktorer for prosessen Et godt samarbeid med studentene Tilstrekkelig og tilgjengelige ressurser Informasjon/kompetanse om arbeidsmarkedet Ressurser til å veilede studentene Tilstrekkelig informasjon om arbeidsmarkedet tett samarbeid med næringslivet Dialog med fakulteter/institutter rundt arbeidsmarkedet innenfor de ulike fagretningene Kommunikasjon - interaksjon med utdanningsutvalget/ntnus ledelse Føringer for karriere rådgivning bør være forankret i NTNUs strategi Handlingsplan for karriererådgivning må aksepteres av ledelsen ved NTNU

9 9 Identifiserte forbedringsområder for prosessen Handlingsplan for karriereveiledning bør vedtas av styret, ikke av utdanningsutvalget Behov for å jobbe for å synliggjøre for hele NTNU hva karriererådgivning driver med Rammebetingelsene for å gjøre en god nok jobb er ikke på plass Karriereveiledning er ikke en studieadministrativ tjeneste, men en fagenhet og burde ikke organisasjonsmessig ligge under SA. Som en del av SA blir det for lang vei til beslutningstakerne Det blir for mye fokus på drift i studentservice og dette medfører at veiledningsfokuset glipper Ressurser til å utvikle eksternt samarbeid bør prioriteres Innhente informasjon, trender Bygge relasjoner, skape nettverk til næringslivet Et redusert budsjett etter 2004 har redusert handlingsrommet Karrierevalg bør komme på agendaen tidligere i studieløpet i dag kommer dette ofte for sent Dagens måling av prosessen karriereveiledning har for mye fokus på kvantitet og for lite fokus på kvalitet Økt fokus på studentene og på oppfølging i etterkant av veiledningssamtale

10 10 Oppsummering av de viktigste forbedringsområdene i et PTO perspektiv DRAFT Perspektiv Prosess Teknologi Evaluering Identifiserte forbedringsområder Prosessene er etablerte, men lite dokumentasjon foreligger Det er ingen klare grensesnitt mot fakultet og institutt For mye fokus på drift av avdelingen for lite fokus på studentene Rammebetingelsene er ikke optimale hverken I forhold til ressurser eller organisering N/A Organisasjon Kompetanse Målstyring & ledelse Karriererådgivning er ikke en studieadministrativ tjeneste, men en fagenhet og burde ikke organisasjonsmessig ligge under SA. Som en del av SA blir det for lang vei til beslutningstakerne Generelt god kompetanse blant veilederne i gruppa, men for lite tid til å holde seg oppdatert ifht markedet Få ressurser og kompetansen i gruppa blir veldig personavhengig Handlingsplan for karriereveiledning bør vedtas av styret, ikke av utdanningsutvalget Måling av prosessen har for lite fokus på kvalitative mål og resultater