ORGANISERING AV INTEGRERINGSARBEIDET I NAV

Transkript

1 Nye Lindesnes ORGANISERING AV INTEGRERINGSARBEIDET I NAV [Denne fylles ut ved behandling.] Prosjektnummer: Saksnummer: Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av: [dato] [navn] [navn] Beslutning: [Avsluttes/starte gjennomføring/ øvrige vurderinger må gjøres,] Bemanning av neste fase: Signatur (prosjekteier): Neste fase ferdig: [Dato]

2 1 INNLEDNING Det pågår 27 delprosjekter i kommunereformprosjektet nye Lindesnes pr september De fleste av disse er har vært gjennom - eller er i konseptfasen. I konseptfasen klarlegges delprosjektets hensikt og mandat, og da gjennomføres en kartlegging av dagens oppgaver, rutiner, ressurser mv. for det tjenesteområdet/ arbeidsområdet delprosjektet gjelder. De fleste delprosjektene er nå klare for planleggingsfasen, og prosjektleder ønsker med dette dokumentet/skjemaet å bidra til en enkel og god gjennomføring av denne fasen. Behov Prosjektidé Problem De 27 delprosjektene kan grupperes i 2 hovedtyper: Delprosjekter som har en egen (politisk) styringsgruppe eller som er tverrgående (sektorovergripende) (8 stk.). Disse delprosjektene er nå stort sett allerede i gjennomføringsfasen. Delprosjekter som koordineres av ett av de 4 prosjektstyrene (19 stk.). Disse er stort sett i eller klare for planleggingsfasen. Dette dokumentet/skjemaet gjelder i hovedsak disse delprosjektene. Dokumentet/skjemaet er utarbeidet for å angi hva planleggingsfasen må drøfte og beskrive som en forberedelse til gjennomføringsfasen. For enkelte delprosjekter er det allerede utarbeidet god dokumentasjon som er tilstrekkelig for å gå i gang med gjennomføringsfasen. For andre delprosjekter kan dette dokumentet/skjemaet ses på som en «bestilling» til delprosjektets planleggingsfase, og som en forutsetning for å kunne gå inn i gjennomføringsfasen. Planleggingsfasen skal for de fleste delprosjektene være gjennomført i løpet av 2018, slik at gjennomføringsfasen kan startes på nyåret Side 2 av 9

3 2 TEMAER SOM BØR VÆRE OMFATTET AV PROSJEKTFORSLAGET FRA KONSEPTFASEN, OG SOM MÅ BEARBEIDES OG BESVARES GJENNOM PLANLEGGINGSFASEN Fyll ut de feltene som er relevante for delprosjektets ansvarsområde. Spørsmålene/tema gjelder for hvordan den nye kommune planlegges. Spørsmålene besvares kortfattet og enkelt. 2.1 Tjenesteområde/oppgaver i delprosjektet Beskrive hvilke oppgaver/produkter/tjenester delprosjektet omfatter Bosetting av flyktninger Introduksjonsprogram Voksenopplæring/norskopplæring/grunnskole for voksne Mottaksskole Enslige mindreårige Økonomi: budsjettering og regnskap, søke statlige tilskudd (funkhemtilskudd) Koordinere integreringsarbeidet i kommunen Oversikt brukergrupper (internt/eksternt) Flyktninger (enslige og familier), fem år etter bosetting Familiegjenforente, tre år etter bosetting Bosatte enslige mindreårige Mulige framtidige scenarier (se litt i krystallkula) Uforutsigbarhet i bosettingstall. Dette får konsekvenser for integreringsøkonomien, og kompetansenivået i forhold til opp- og nedbemanning. 2.2 Forslag til organisering av ny sektor/enhet/fagområde Forslag til ny struktur under Velferd (ut fra dagens økonomiske rammer) Flyktningtjenesten er organisert ulikt i hele landet. I Mandal og Marnardal er det organisert under NAV, i Lindesnes under rådmannens stab. Forskning viser at type organisering ikke har noe å si for om en lykkes i integreringsarbeidet. Vårt forslag er at flyktningtjenesten organiseres i NAV, i en egen integreringsavdeling, slik Mandal gjør i dag. Avdelingen har ansvar for alt innen bosetting og introduksjonsprogram. Integreringsavdelinger har også ansvar for miljøarbeid, koordinering av integreringsarbeidet regnskap og budsjett. Ansvar for enslige mindreårige legges til Avdeling for enslige mindreårige, organisert under Oppvekst Svar på relevante føringer fra intensjonsavtalen Effektivitet blant de beste i landet: NAV Mandal og Marnardal har de siste årene oppnådd svært gode resultater i forhold til arbeid og utdanning, og fortsatt organisering i NAV vil trygge effektivitet og resultatorientering, samt Side 3 av 9

4 lederkompetanse på integreringsområdet. Mandal kommune trekkes frem som en av de beste i Vest-Agder i pressemelding fra IMDi i november. Lokal identitet som plattform for trivsel og kontinuerlig videreutvikling: NAV Mandal og Marnardal samarbeider tett med lokalt næringsliv, kommunen og frivillige lag og foreninger. Arbeidstilhørighet og integrering, både av flyktninger og personer ellers som har vært utenfor arbeidslivet, kan kun oppnås gjennom tett samarbeid. Dette er relasjoner NAV Mandal og Marnardal har opparbeidet seg gjennom mange års markedsarbeid. Framtidsansvar som rettesnor for planlegging og prioritering: NAVs visjon er å gi mennesker muligheter, og arbeid med levekår, forhindring av utenforskap og barnefattigdom, gjennom innpass i arbeidslivet er sentrale oppgaver. Andre føringer fra intensjonsavtalen: Endringer fra tidl. strukturer / hvordan skal dette håndteres? Risikovurdering (Scenarier/konsekvens/sannsynlighet/forebyggende tiltak) Uforutsigbart antall flyktninger som kommer til kommune. Når bosettingene i kommunen går ned, mister vi integreringstilskudd, som gjør at vi må redusere driften og nedbemanne. Ved nedbemanning står vi i fare for å miste flerkulturell kompetanse. Ved at bosettingene i kommunen går drastisk opp (som i 2015) må vi hurtig bemanne opp, få tak i riktig kompetanse og boliger, og være fleksible. Tiltak: For å imøtekomme denne risikoen må vi følge med på utviklingen, og organisere driften ut i fra antall bosettinger. Ved å organisere tjenesten i NAV, kan kompetansen til de ansatte i integreringsavdelingen brukes i andre deler av NAV. Ved oppbemanning er det enkelt å hente kompetanse/ansatte internt. Økonomiske konsekvenser/uforutsigbarhet: Ved at bosettingene går ned, mister vi også statlige tilskudd, og det vil ikke være økonomi til å opprettholde driften. Tiltak: God økonomistyring, driften må organiseres etter antall bosatte. Det er mulig å sette ubrukte midler på fond, ved årets slutt. Organisering av flyktningarbeidet i Nav, kan redusere/hindre integreringsprosessen til hele familien. Konsekvensen er at barn, ungdom og voksne ikke får den koordinerte hjelpen de trenger i integreringsprosessen. Tiltak: For å imøtekomme dette må integreringsarbeidet organiseres på en slik måte at både barn, ungdom og voksne blir ivaretatt og hjulpet i integreringsprosessen. Integrering er hele kommunens ansvar. Det er viktig at de ordinære tjenestene har kompetanse på flyktningenes utfordringer, for å ivareta disse, og at NAV koordinerer disse. Samarbeid/samlokalisering: Det er en risiko for utfordringer ved samarbeid med kvalifiseringsenheten (KVE). Konsekvensen er at oppfølgingen av den enkelte deltaker ikke blir strømlinjeformet. Tiltak: Dette kan forebygges ved at programrådgiverne/andre har fast tilstedeværelse ved KVE. Ansatte og generell frykt for endring og struktur, kan føre til potensielle utfordringer. Tiltak: Risikoen reduseres ved å involvere ansatte i organisasjonsutviklingen og gjennom kulturbygging. Organiseringen kan redusere leders kompetanse. Både leder og avdelingsleder for integreringsavdelingen i NAV Mandal, som har erfaring fra å drive integreringsarbeid for et stort antall flyktninger, er statlig ansatte. Side 4 av 9

5 Tiltak: Dette kan forebygges ved at integreringsarbeidet i NAV nye Lindesnes legges til NAV. Implementering og samkjøring av digitale fagsystemer. Det kan være en risiko for at dette ikke er på plass innen Tiltak: Det er nedsatt en gruppe, som i sammenslåingsprosessen jobber med implementering av Visma flyktning og voksenopplæring. Dette er et kjent fagsystem for alle tre kommunene, som vi ønsker å fortsette med inn i ny kommune. Ved at integreringsavdelingen legges inn under NAV, er det en risiko for at lokalene som brukes i Mandal i dag blir for små. Tiltak: Utvidelse av lokalene, påbygging, eller flytting Vurdering av alternative forslag til ny struktur (økonomiske konsekvenser og fordeler og ulemper ved de ulike modellene) Prosjektgruppen har vurdert alternative organiseringer, en i rådmannens stab og en der alt integreringsarbeidet er samlet i en egen enhet ( Integreringshus ). Disse organiseringsalternativene ser vi på som lite hensiktsmessige. Det er i tillegg utarbeidet et forslag der integreringsarbeidet organiseres som egen kommunal enhet, samlokalisert med Kvalifiseringsenheten. Se eget leveranseskjema for dette forslaget. 2.3 Gevinstoversikt for ny sektor/enhet/fagområde Beskrivelse av gevinster NAV er en godt etablert organisasjon, som har vist gode resultater de siste årene. Resultatene er oppnådd gjennom høy faglig kompetanse, nytenking, endring og tydelig ledelse. Organisering i NAV vil sikre ledere som kjenner integreringsarbeidet i kommunen, er kjent med å lede en stor organisasjon, og har god forståelse og kjennskap til kommunale regnskap og budsjettarbeid. Organisering i NAV gir høyt fokus på arbeid og utdanning arbeid og utdanning er felles mål for alle brukere av NAV. Høyt fokus på arbeid, både tidlig i introløpet og senere, er viktig for flykningene. Både programrådgiverne og andre NAV-ansatte har høy arbeidsmarkedskompetanse og tett kontakt med arbeidsgivere i hele kommunen. NAV får jevnlig rekrutteringsoppdrag fra arbeidsgivere som trenger arbeidskraft. NAV-ansatte har dessuten god kunnskap om tilgjengelige arbeidsrettede tiltak for å gi en tidlig arbeidsrettet oppfølging, og programrådgiverne har enkel tilgang til statlige virkemidler, for eksempel Arbeidsnorsk med praksis. NAV er opptatt av å gi et helhetlig og koordinert tilbud til kommunens innbyggere, og sikrer at flyktninger får de samme økonomiske rettigheter som alle andre innbyggere, for eksempel barnetrygd, grunnstønad, og stønader som enslig forsørger. Organisering i NAV vil gi programrådgiverne nærhet til og samarbeid med økonomiteamet i NAV, som behandler søknader om sosialhjelp. Gjennom smidig samarbeid mellom ansatte på samme sted, unngår vi «kasteballproblematikk», og kan raskt lage gode løsninger dersom noen en periode vil ha behov for sosialhjelp. En god overgang til oppfølgingsavdelingen for de som ikke avsluttes mot arbeid eller utdanning, vil også være enklere enn dersom integreringsarbeidet organiseres utenfor NAV. Rundskriv Q 27/2015 forplikter kommunene å samarbeide med NAV om introduksjonsprogrammet, og Stortingsmelding 30 ( ) anbefaler NAV å komme tidligere inn med arbeidsmarkedsfaglig veiledning av deltakere i introduksjonsprogrammet. Ved å organisere integreringsarbeidet i NAV vil programrådgiverne selv ha høy arbeidsmarkedskompetanse og kan selv veilede deltakerne. Organisering utenfor NAV vil kreve deltakelse både fra kommunen og NAV, og tett samarbeid. Side 5 av 9

6 Antall flyktninger IMDi ber kommunene bosette er svært varierende. Programrådgivere innehar kompetanse som kan brukes andre steder i NAV. I perioder med færre deltakere i introduksjonsprogrammet kan programrådgiverne få tilbud om intern omplassering ved ledighet i andre avdelinger i NAV. Interkulturell-, relasjons- og integreringskompetansen beholdes da i organisasjonen, og kan brukes når bosettingstallene stiger igjen. NAVs driftskostnader deles mellom kommunen og staten. Dersom integreringsarbeidet trekkes ut fra NAV, vil integreringstilskuddet ikke kunne dekke deler av disse driftskostnadene, og et større beløp vil bli belastet kommunen hvis kommune og stat skal dele utgiftene 50/50. NAV har gode rutiner for utbetaling av tilskudd og ytelse etter gjeldende lovverk, og det fattes enkeltvedtak med klagerett etter Forvaltningsloven. NAV har godt etablert samarbeid med andre flyktningetjenester som er organisert i NAV Forutsetninger inkl. behov for samhandling/bistand fra andre utenfor egen sektor/enhet/fagområde Samhandling er viktig for å oppnå resultater, og det er viktig at samarbeidet med Kvalifiseringsenheten og andre kommunale enheter, Fylkeskommunen, IMDi, kommunale tjenester, frivillige, Fylkesmannen og med fastlegene og de andre i helsetjenestene videreutvikles Gevinstansvarlig Inga Øybekk Måleindikator(er) Direkte (økonomiske besparelser), indirekte (tid og prosent), kvalitative (omdømme, bedre tjenester), Antall i arbeid eller utdanning etter endt introduksjonsprogram Risikovurdering (risiko for at gevinster ikke kan tas ut). Samarbeidet fungerer ikke som forventet Manglende endringsvilje hos ansatte. Plassmangel hvis antall bosettinger øker betydelig Kompetanse hos ledere og medarbeidere 2.4 Bemanningsplan for ny sektor/enhet/fagområde Forslag til ny organisering Årsverk Turnus Kompetansefordeling og -behov Mm. Avdelingsleder, med fag- og personalansvar, og ansvar for integreringsbudsjettet/-regnskapet 1 programrådgiver pr 20 deltakere i introduksjonsprogrammet, inkludert en teamkoordinator 1 bosetter/miljøarbeider/familieveileder pr 20 bosatte (barn, unge og voksne) i året, eventuelt inkludert en teamkoordinator 1 tilskuddskoordinator for statlige tilskudd (funkhemtilskudd) 1 ansatt pr 20 deltagere som følger opp flyktninger i tilskuddsperioden mot utdanning eller arbeid etter endt introduksjonsprogram. Side 6 av 9

7 1 ansatt i økonomiteamet med ansvar for sosialhjelp i tilskuddsperioden. Antall årsverk tilpasses driften utfra bosettingstall. Ved utlysninger kreves bachelor fortrinnsvis innenfor interkulturell forståelse, eller erfaring fra tilsvarende arbeid. Ansatte i andre enheter, for eksempel i psykisk helse, på familiesenteret, på helsestasjonen, i PPT og ellers i skolen, og i Frivilligsentralen, lønnet av integreringstilskuddet, vurderes etter behov/bosettingstall Begrunnelse Bemanningsnøkler etter Mandals integreringsplan fortsetter. Disse er anbefalt fra IMDi Endringer fra tidl. organisering / hvordan skal dette håndteres? Personale, rutiner, kulturer og praksis må samkjøres. Dette gjøres i prosess sammen med hele kollegiet. 2.5 Interkommunale samarbeid og løsninger for ny kommune Oversikt tidligere samarbeid (i én eller flere av kommunene) Det planlegges at KMV-prosjektet (Kvalifisering av Minoritetspråklige Voksne), samarbeidet mellom Fylkeskommunen, Kvalifiseringsenheten og kommunene, fortsetter i 2020, og organiseres inn i ordinær drift. Det er ønskelig med fortsatt samarbeid med Mandal videregående og kombinasjonsklassene der Begrunnet forslag til ny løsning i egen kommunal regi eller gjennom interkommunalt samarbeid. Begrunnelsen for å samarbeide med fylkeskommunen, er fordi vi ser at gjennom samarbeid drar vi nytte av hverandres faglige kompetanse og erfaringer. 2.6 Digitale løsninger for ny sektor/enhet/fagområde koordinert med overordnet digital strategi Aktuelle områder for digitalisering Alle tre kommunene bruker i dag Visma Flyktning. Det må bygges ny database, og dette arbeidet er allerede iverksatt Ideer for hvordan digitaliseringen (2.6.1) kan gjennomføres. Ei gruppe settes ned for å jobbe med dette. Side 7 av 9

8 2.6.3 Forutsetninger (bistand fra andre, tekniske endringer, mv.) Oppbyggingen og klargjøringen av ny database krever bistand fra DDV, Visma og fra de tre kommunene. 2.7 Plan for samordning og iverksetting av reglement og/eller rutiner for ny sektor Plan for innføring Begrunnelse Rutiner, sjekklister og maler ønskes gjennomgått så snart organiseringen er valgt, så vi kan bli enige om nytt felles reglement og rutiner. Rutinene legges i K-losen, som Marnardal og Mandal bruker i dag Beskrivelse av nødvendige tilpasninger fra dagens reglementer / hvordan gjennomføres endringene? Det settes ned ei gruppe for å gå igjennom disse rutinene Risikovurdering Risikoen er at rutinene ikke er på plass og at kommunene fortsetter å jobbe med gamle rutiner etter at kommunene er slått sammen. Det er også risiko for at ansatte ikke vil forholde seg til nye rutiner, og fortsetter med de gamle rutinene Plan for innføring Det settes ned ei arbeidsgruppe som lager nye rutiner. Denne gruppa må bestå av ledelse og ansatte i dagens kommuner. Det må arrangeres kurs og fagdager for implementering. Disse rutinene legges i K-losen. 2.8 Plan for samordning av planverk for sektoren Begrunnet forslag til løsning Mandal kommune har en politisk vedtatt integreringsplan, gjeldende perioden I dag har Marnardal rutiner for integrering, som er politisk vedtatt. Lindesnes kommune har egne rutiner for integrering, som er behandlet administrativt. Prosjektgruppen ønsker at arbeidet med å lage ny plan iverksettes snarest, så denne er klar i god tid før kommunesammenslåingen Begrunnelse Å lage en integreringsplan tar tid. Det er ønskelig med konkrete politiske føringer på dette arbeidet Implikasjoner / hvordan skal dette håndteres Det ansettes en egen integreringsrådgiver som har ansvar for integreringsplanen. Denne samarbeider tett med prosjektgruppa for flyktning og integrering Risiko Det er stor risiko for at vi starter en ny kommune uten at en integreringsplan er på plass. Konsekvensene er store dersom det ikke foreligger overordnede føringer for integreringsarbeidet i den nye kommunen. Tiltaket for at vi skal komme i havn er at det ansettes en person som jobber med dette i perioden fram mot Side 8 av 9

9 kommunesammenslåingen. Denne bør være vedtatt innen juni 2019, for at struktur og rutiner er på plass før Iverksetting av planene for delprosjektets ansvarsområder Hva må iverksettes og i hvilken rekkefølge? (Tidsplan) Først må det bli tatt en avgjørelse på organisering av integreringsarbeidet, innenfor eller utenfor NAV. Etter dette må det settes ned arbeidsgrupper som skal jobbe fram rutiner og system for integrering. Parallelt med dette må strukturen for Kvalifiseringsenheten legges (mottaksskole, kombinasjonsklasser og voksenopplæring) og organiseringen av enslige mindreårige Milepæler Hvilke aktiviteter har avhengigheter til andre delprosjekter? Den overordnede organiseringen av ny kommune. Digitaliseringsprosjektet NAV sin organisering er avhengig av hvordan integreringsarbeidet skal organiseres 2.10 Samarbeid/samspill med andre sektorer/enheter/ fagområder Oversikt over hvilke sektorer/enheter/fagområder som får tjenester/bistand, og beskrivelse av hvordan framtidige «leveranser» er avstemt med disse. Det er viktig at hele den nye kommunen tar sitt ansvar når det gjelder integrering av nye bosatte. Dette må koordineres av integreringsavdelingen. Når det oppstår utfordringer, tar andre kontakt med integreringsavdelingen for samarbeid og motsatt Oversikt over hvilke sektorer/enheter/fagområder som lever tjenester/bistand, og beskrivelse av hvordan framtidige «behov» er avstemt med disse. Bosatte flyktninger trenger kommunale tjenester på lik linje med andre innbyggere. Dette gjelder både skole, helse, familiens hus, NAV, boligkontor etc. De ansatte ved disse enhetene behandler de bosatte flykningene på lik linje med andre innbyggere i den nye kommunen. Side 9 av 9