Transportnett Tromsø. Kommunikasjonsplan Transportnett Tromsø

Transkript

1 Transportnett Tromsø Kommunikasjonsplan Transportnett Tromsø Oktober 2013

2 side 2 av 9 Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Prosjektet 3. Kommunikasjonsutfordringer 4. Målgrupper 5. Kommunikasjonsmål 6. Budskap 7. Kanaler 8. Kommunikasjonsansvar

3 side 3 av 9 1. Innledning Kommunikasjonsplanen er et virkemiddel for målrettet gjennomføring av prosjektets ulike faser. Kommunikasjon skal brukes som et strategisk virkemiddel for å nå prosjektets mål og for å få gjennomført prosjektet innenfor vedtatte tidsrammer og økonomi. Kommunikasjonsplanen skal: være et virkemiddel for å oppnå prosjektets overordnede mål sikre helhetlig kommunikasjon være proaktiv være et hjelpemiddel for å definere eksterne aktører som har roller i forhold til prosjektet bidra til aktiv håndtering av uforutsette hendelser Konkrete kommunikasjonsaktiviteter beskrives i egen tiltaksplan som oppdateres kontinuerlig. Tiltak planlegges på halvårsbasis. Retningslinjer Kommunikasjonsarbeidet skal basere seg på verdier, rammer og prinsipper som er beskrevet i: Statens kommunikasjonspolitikk (åpenhet, medvirkning, nå alle, helhet, linje) Offentlighetsloven, forvaltningsloven og arkivloven, prosjektets styringsdokumenter Prosjektets styringsdokumenter. Internt i prosjektet Prosjektet har valgt å prioritere kommunikasjon og informasjon som et viktig virkemiddel i gjennomføringen av prosjektet. Kommunikasjon Kommunikasjon er et lederansvar og prosjektleder har ansvar for at kommunikasjonsplanen blir fulgt. Kommunikasjonsrådgiverne skal bistå prosjektet med kommunikasjonsplanlegging, samordne kommunikasjonsarbeidet med de ulike aktørene, mediehåndtering, overvåke og dokumentere medieoppslag om prosjektet, gi råd og bistå i kontakt med omgivelsene og foreslå og gjennomføre kommunikasjonstiltak i samarbeid med prosjektleder. Mediekontakt All mediekontakt skal skje i henhold til prosjektets fastsatte kommunikasjonsplan/tiltaksplan. Det er viktig med god koordinering av uttalelser til media. 2 Prosjektet Bakgrunn for prosjektet «Vegvalg Tromsø», Konseptvalgutredningen (KVU) for transportsystemet i Tromsø, ble lagt fram

4 side 4 av 9 i oktober Etter høringsrunde i Tromsø kommune og Troms fylkeskommune ble utredningen sendt til eksterne konsulenter til kvalitetssikring (KS1). Med grunnlag i KVU, høringsuttalelser og KS1, behandlet regjeringen saken. I brev av uttaler Samferdselsdepartementet følgende: «Konklusjonen er at videre planlegging av transportsystemet i Tromsø skal ta utgangspunkt i KVUens konsept 3 Kombinasjonskonseptet. Dette innebærer bl.a. prioritering av planlegging for styrket kollektivtrafikk, parkeringsrestriksjoner, tiltak for gående og syklende samt oppgradering av gatemiljø i sentrum og av de mest belastede vegene. I tillegg kommer planlegging av tunnel Breivika Langnes. Prioritering av statlige tiltak vil bli vurdert i arbeidet med NTP Departementet ber om at Statens vegvesen følger opp saken i nært samarbeid med Troms fylkeskommune og Tromsø kommune.» Prosjektarbeidet med Transportnett Tromsø er oppfølging av bestillingen fra Samferdselsdepartementet, og arbeidet gjennomføres med flere delprosjekt. Prosjektets mål Målet for prosjektet er å få tilstrekkelig plangrunnlag som bygger på konseptvalgutredningen (KVU). Dette kan danne grunnlag for en bymiljøavtale mellom Tromsø kommune og Samferdselsdepartementet. Arbeidet skal være innspill til vegvesenets/etatenes arbeid med Nasjonal transportplan (NTP) for perioden Dette innebærer følgende delmål: - Plangrunnlag og saksdokumenter skal være ferdig innen august Kommunale og fylkeskommunale vedtak skal være ferdig innen desember Med tilstrekkelig plangrunnlag menes: - For investeringer i vegtiltak på aksen Breivika Giæverbukta flyplassen og ny forbindelse til Kvaløya skal det foreligge avklaringer på kommunedelplannivå slik at regulering av enkelttiltak skal kunne settes i verk. - For investeringer i vegtiltak på E8 Hungeren Tromsdalselva skal det være gjennomført en kommunedelplan/forprosjekt med planlegging langs eksisterende veg. Løsning for gående og syklende skal inngå i denne løsningen. - For investeringer i vegtiltak på fv. 59 Breivika Nordøyvegen foreligger det godkjent reguleringsplan. - For investeringer i tiltak for kollektiv, gående- og syklende, trafikksikkerhet og miljøtiltak i sentrum skal det være utarbeidet egne handlingsplaner med prioritering. Det skal foreligge reguleringsplaner for de tiltak som er høyest prioritert og vil være aktuelle for gjennomføring i løpet av de første 2-3 år i perioden. Med tilstrekkelige avklaringer menes:

5 side 5 av 9 - Utarbeide beskrivelse med kostnadsoverslag og prioritering av kollektivtiltak som omfatter frekvensøkning, rutetidsforbedringer og takstreduksjon. - Beskrivelse av parkeringsnorm. - Utarbeide finansieringsplan for prioriterte tiltak. Dagens situasjon Det finnes en vedtatt konseptvalgutredning som på et overordnet nivå beskriver mål og tiltak for det framtidige transportsystemet i Tromsø. Flertallet av partiene på Stortinget har inngått et klimaforlik som blant annet viser retning for framtidig utvikling av transport i de største byene i landet. Ved behandling av Meld. St. 26 ( ) Nasjonal transportplan ble grunnlaget for bymiljøavtaler i de største byene innført. Tromsø er en av byene som inviteres til å inngå slik avtale. 3 Kommunikasjonsutfordringer Kollektivtilbud Utvikling av et godt og effektivt kollektivtilbud er en viktig del av det framtidige transportsystemet i Tromsø. Hendelser og tiltak de siste par årene har ikke bidratt til å heve kollektivtilbudets omdømme, selv om folk i Tromsø fortsatt bruker mye buss. omdømme. Brukerfinansiering Byrådet ønsker ikke å innføre nye brukerfinansieringsordninger i Tromsø i inneværende valgperiode. Kombinasjonskonseptet inneholder restriktive tiltak for biltrafikken med blant annet køprising som ett av tiltakene. Statens mål for transportutvikling i byen og byrådets mål er ikke sammenfallende på alle områder. Politisk forankring Tiltakene i planen må få lokal- og regional politisk forankring for å kunne bli gjennomført. Det må bli etablert et såpass robust politisk flertall for tiltakene i planen at den overlever kommende valgkamper. Befolkningen forståelse Tromsø skal bli en bedre by å leve og bo i. Det må skapes forståelse hos befolkningen i Tromsø om at tiltakene i planen er nødvendige for å nå samfunnsmålet om at transportsystemet i byen i 2030 skal håndtere transportetterspørselen på en mer miljøvennlig måte. Ikke distriktstiltak Planområdet er sammenfallende med arealavgrensingen som ble gjort for konseptvalgutredningen. Det betyr at mange gode tiltak i distrikt-tromsø ikke blir behandlet i planen. Dette gjelder blant annet vegutfordringene nord for Kroken inklusive vegtiltak i forbindelse med etablering av ny havn på Tønsnes. Helhet Prosjektet omfatter en pakke bestående av mange enkelttiltak som samlet inngår i en helhet. Ved

6 side 6 av 9 innføring av restriktive tiltak vil ofte de som får belastning, gi uttrykk for manglende problemforståelse og eierforhold til resultatene. Det vil være en utfordring å kommunisere helheten og unngå for mye fokus på de «negative» tiltakene i pakken. God dialog Fysiske tiltak innebærer at grunneiere og/eller grupperinger av beboere/næringsdrivende vil få negative konsekvenser av tiltakene. Det må etableres god dialog til slike grupperinger tidlig i planprosessene. Lange planprosesser Planprosesser er tidkrevende. Mange mener at det for langt fra plan til handling. Det kan være en utfordring å få formidlet sammenhengen. Begrenset parkering i sentrum Viktig å få fram de positive følgene av parkeringsrestriksjoner, selv om det kan være vanskelig. Balanse mellom overordnet syn og personlig fokus Det er viktig å synliggjøre samfunnsnytten av prosjektet, samtidig som vi ikke må glemme å peke på fordeler og ulemper for den enkelte bruker. Det må fokuseres på at det er tiltak for alle grupper og det er viktig å synliggjøre det for å underbygge legitimiteten i prosjektet. Internkommunikasjon Prosjektet involverer tre parter, Troms fylkeskommune, Tromsø kommune og Statens vegvesen. Det er viktig at kommunikasjonstiltakene er forankret i alle tre etater, og at alle uttalelser og tiltak er koordinert. Særpreg ved prosjektet Særpregene ved prosjektet kan deles inn i positive og negative sider. Positivt Transportnett Tromsø inneholder tiltak for alle grupper. Tromsø får et sammenhengende gang- og sykkelvegnett. Mindre trafikk gjennom sentrum gir bedre sikkerhet, mindre støy og bidrar til byutvikling Bedre, enklere og raskere kollektivreiser Generelt bedre trafikkflyt og bedre trafikksikkerhet Negativt Begrenset parkering i sentrum Brukerfinansiering Prosjektet omfatter Tromsø sentrum ikke distriktene Andre mulige utfordringer Finansieringen blir ikke slik det er planlagt. Planene tar lengre tid enn forventet «Omkamp» på vedtatte planer Rekkefølgen på tiltakene hvorfor prioriterer vi slik vi gjør? Kostnadsoverskridelser

7 side 7 av 9 Hvem «taper» på prosjektet? Negativ presseomtale Aksjonister 4 Målgrupper De viktigste målgruppene er: Eksterne Beboere i Tromsø Grendelag/velforeninger Brukere av transportsystemet o Gående o Syklende o Kollektivreisende o Taxinæringa o Kollektivselskap o Varetransportører o Tungbiltransportører o Bilister o Interesseorganisasjoner o Studenter/Skoleelever o Miljøorganisasjoner Grunneiere, grendelag/velforeninger som blir direkte eller indirekte berørt av fysiske tiltak Handels- og servicenæringen Øvrig næringsliv Offentlige etater og halvoffentlige virksomheter o Fylkesmannen i Troms o Kystverket / Tromsø havn (havnevesenet) o Avinor o Tromsø parkering Media o Lokale media (Nordlys, itromso, NRK, TV2, fagtidsskrifter) Interne Tromsø kommune o Byrådet o Byutviklingskomiteen o Kommunestyret o Ansatte Troms fylkeskommune o Fylkesrådet o Samferdsel- og miljøkomiteen o Fylkestinget o Ansatte Statens vegvesen o Regionvegsjef og regionledelsen

8 side 8 av 9 o Vegdirektoratet o Ansatte Samferdselsdepartementet 5 Kommunikasjonsmål Kommunikasjon er et av de strategiske virkemidlene prosjektet skal bruke for å nå målene for prosjektet. Kommunikasjonsmålene beskriver hva vi ønsker å oppnå med planen og tiltakene. Kommunikasjonsmålene skal tilpasses hvert delprosjekt, og må være i samsvar med prosjektets målsettinger. Budskapene skal underbygge kommunikasjonsmålene som er satt for prosjektet. Prosjektet vil oppfattes som et prosjekt som inviterer til respons og dialog Hovedmål Innbyggerne i Tromsø og politiske beslutningstakere skal ha tilstrekkelig informasjon for å kunne forstå hvorfor det er behov for å få gjennomført tiltakene i Transportnett Tromsø og hvilke mål og resultater som skal oppnås. Delmål Kommunikasjonstiltakene skal motivere til medvirkning og dialog mellom prosjektet og beslutningstakere (politikere), næringsliv og befolkning. Kommunikasjonstiltakene skal medvirke til forståelse for nødvendighet av tiltak også hos enkeltpersoner og grupperinger som opplever disse som negative. Kommunikasjonstiltakene skal sikre forankring av alle tiltakene i planen hos besluttende organer i kommune og fylkeskommune. 6 Budskap Budskapene skal underbygge kommunikasjonsmålene som er satt for prosjektet. Prosjektets hovedbudskap Tromsø skal bli en bedre by å leve og bo i en by der det er lett å velge miljøvennlige transportmåter som å gå, sykle eller ta buss. Prosjektet skal planlegge for en sikrere og triveligere by hvor det skal bli enklere å ta seg fram som gående, syklende og kollektivreisende. Selv uten omfattende utbygging av nye veger vil framkommelighet for næringstransport være tilfredsstillende. Flere budskap Tiltakene i planen skal legge til rette for: Halvparten av alle reiser skal foregå med gange, sykkel eller kollektivtrafikk. Det bygges et sammenhengende sykkelvegnett. På de viktigste bussreisene (sentrum, Breivika, Giæverbukta og Kvaløya) skal reisetiden reduseres. Endelig plassering av ny Tverrforbindelse i tunnel med framtidig utforming av kryssene i Breivika og Giæverbukta samt plassering av ny forbindelse til Kvaløya som skal gi en mer effektiv trafikk.

9 side 9 av 9 Gjennomsnittlig kjøretid for gods- og varetransport mellom viktige transportknutepunkt på hovedvegnettet skal være som i dag. 7 Kanaler Valg av formidlingskanal avhenger av hvilket budskap og hvilke målgruppe vi ønsker å nå. Eksterne Nettsider (vegvesen.no, tromsfylke.no, tromso.kommune.no Media (papiraviser, nettsider, radio, TV) Sosiale media Skriftlig informasjon (nærinfo, brosjyrer) Folkemøter Foredrag fagmøter Interne Intranett (hver etat er ansvarlig for intern informasjon) Møter bedriftsblad Epost Videomøter 8. Kommunikasjonsansvar Prosjektleder Tone Hammer har hovedansvar for prosjektets kommunikasjon. Hun avgjør hvilke kommunikasjonstiltak som skal sette i verk og hvem som kan uttale seg på prosjektets vegne både ved egne utspill og ved henvendelser fra media. Delprosjektlederne har ansvar for informasjon om egne prosjekter, men det er vesentlig for prosjektet som helhet at informasjonen er koordinert. Plan- og bygningsloven har krav til informasjon og medvirkning. Delprosjektlederne er delegert ansvar/myndighet til å utarbeide egne planer for og gjennomføre informasjons- og medvirkningsopplegg for denne type planlegging i samsvar med regelverket. Delprosjektlederne er delegert ansvar/myndighet til å kunne gi faktaopplysninger til media om eget arbeidsområde i prosjektet. Andre spørsmål skal kanaliseres til prosjektleder. Delprosjektlederne må samordne kommunikasjonsplanene med resten av prosjektet.