Referat fra styremøte i Sameiet Mølledammen

Transkript

1 Styremøte nr. 1 (2013) Referat fra styremøte i Sameiet Mølledammen Dato: 3. desember 2013 Sted. Innspurten 15, Helsfyr Atrium (Hos Schage Eiendom) Tidspkt.: Klokken 18:00 21:00 Deltagere: - Esben Johannessen - Ole-Gerhard Røn - Sandra Winge - Michael Almeida - Elisabeth Ciric - Erik Jørgensen - Amund T Røraas - Anders Sletten Sak 1 Konstituering av styret På sameiermøtet i november ble Anders Sletten valgt til styrets leder. Sameiermøtet vedtok videre at resterende styremedlemmer og varamedlemmer konstituerte seg på sitt første styremøte. Styrets leder mente at styret burde inneha medlemmer fra alle husene. Ingen var uenig dette. Etter noe utveksling av yrkeserfaring og erfaring fra tidligere sameier ble følgende styre valgt: Anders Sletten Erik Jørgensen Ole-Gerhard Røn Amund T. Røraas Elisabeth Ciric Esben Johannessen Michael Almeida Sandra Winge Styrets leder Sak. 2 Gjennomgang av regnskapet pr Et foreløpig regnskap pr viste inntekter på ca. 1,030 mill. og et resultat på ca ,-. Da flere av kostnadene rundt driften først er påløpt i løpet av høsten gir ikke regnskapet et 100% korrekt bilde av utgiftene. Bl.a. er vann/avløp for 2. halvår ikke hensyntatt. Motsatt vei er å si at forsikringen ikke er periodisert pr. oktober, men totale kostnader hittil i 2013 er stort sett i hht. hva utbygger la opp til i fbm. innkreving av felleskostnader og a konto oppvarming. Likviditeten pr. møtedato er ca ,- på konto og ca i leverandørgjeld. Styret tok orienteringen rundt regnskap og likviditet pr til etterretning

2 Sak 3 Utestående husleie pr. møtedato Styrets leder opplyste at utestående fordringer pr. møtedato var på beskjedne kr ,-. Av utestående er det i all hovedsak «ferskvare», dvs. at faktura nylig har forfalt. : Styret tok orientering rundt utestående til etterretning Sak 4 - Nettside Styrets leder orienterte om at utbygger har reservert domene «Mølledammen» til bruk for fellesinformasjon til beboere. Styret kikket videre på et par «kjente» hjemmesider som er i bruk, hhv. og Bakgrunnen var bl.a. med tanke på hvordan sidene til «Mølledammen» evt. burde bygges opp. I tillegg ble det opplyst av styrets leder at Mo Amini (B 0403 C), jf. sameiermøtet, har sagt seg villig til å bistå sameiet med å opprette en hjemmeside. Fra styrets side sa Ole-Gerhard seg villig til å bistå. I tillegg bistår Esben og Anders med relevant informasjon som utbygger besitter. Orientering om nettside tatt til etterretning Sak 5 Oppsett av kjøleunit integrert på fasade (D 0601 Røn) Fra eier av leilighet 0601 i Damhuset (Mette og Ole-Gerhard Røn) har styret mottatt søknad om oppsett av kjøleunit på fasade. Søknaden er bl.a. begrunnet med at leilighetens temperatur i sommerhalvåret (ved varme dager) er langt over hva som er behagelig. Videre fremgår det av omsøkt tiltak at uniten er ønsket plassert på fasade i hjørne under takutsikk ved soverom slik at gjennomføring i tak kan unngås. Ole Gerhard Røn fikk i forbindelse med behandlingen anledning til å orientere om forholdene, men ble under behandlingen erstattet av varamedlem Sandra Winge. Styret anførte følgende i fbm. behandlingen: - Leiligheten antas å ha ekstraordinære behov for kjøling i og med plassering på toppen av Damhuset og med sol «hele dagen». Loggførte temperaturer fremlagt for styret underbygger dette. - Ved å plassere kjøleunit inne på taket, og med rørføringer over gesims og inn til soverom via fasade, vil tiltaket kun gi en minimal estetisk forandring på tak og fasader. - Unitens plassering på det høyeste taket (Damhuset) samt rørføringer på fasade mot sørøst gjør et ingen seksjoner blir sjenert eller berørt av tiltaket, noe det ville vært sannsynlighet for dersom forespørselen hadde kommet fra en annen seksjonseier. - Plassering av unit på tak gjør at evt. støy fra unit elimineres, noe som kanskje ikke ville vært tilfelle dersom forespørselen hadde kommet fra en annen seksjonseier. Det er styrets vurdering at tiltaket ikke vil medføre presedens i og med vurderinger nevnt over Side 2

3 Kjøleunit i hht. søknad tillates plassert på tak over leilighet 0601 og med rørføringer lagt over gesims og videre ned på fasade i hjørne ved soverom. Tiltakshaver er ansvarlig for evt. offentlige søknader om tillatelse, og at tiltaket utføres på en håndverksmessig god måte, herunder tilfredsstillende underlag for å unngå skade på taktekking samt estetikk for øvre (innkassing mv.) Tiltakshaver er ansvarlig for all skade på sameiets eiendom som følge av tiltaket, herunder også skader på et senere tidspunkt som beviselig kan knyttes til tiltaket og utførelsen av dette. et var enstemmig. Sak 6 Forslag om gjesteparkering kjøp av resterende 5 HC-plasser Styret har mottatt forslag fra en seksjonseier hvorvidt sameiet bør kjøpe resterende 5 HC-plasser til bruk som felles gjesteparekring. Styrets leder orienterte kort at sameiets økonomi ikke gir rom for den slags store investeringer. Det var heller ikke andre i styret som ønsket å utrede dette spørsmålet ytterligere. Styre ønsket ikke å vurdere kjøp av resterende 5 HC-plasser Sak 7 Søknad om innkjøp av div. utstyr, herunder barnehuske, opplys mv. Styret har mottatt forslag fra en seksjonseier om sameiet bør gå til innkjøp av diverse utstyr mv. 1) Automatisk døråpner på sidedør til garasjeport (albubryter inn, nøkkelbryter ute) 2) Sterkere belysning av Hamsun-eika 3) Smekklås på dørene til bodrommene 4) Inngang/port i et evt. fremtidig gjerde for sikring av dammen 5) Innkjøp av felles (manuell) gressklipper for private uteanlegg Styret behandlet sakene, og med følgende vedtak 1. Ønsket ikke en investering på ca ,- nå samt tilhørende service og vedlikeholdskostnader fremover - som det vil bli «en del av» 2. Noe styret så positivt på. Esben Johannessen utreder saken ytterligere for senere beslutning 3. Styrer mente dette ville være et godt tiltak. Erik Jørgensen går til anskaffelse av tilstrekkelig antall låskasser samt bytter disse. 4. Ikke realitetsbehandlet i og med at saken ligger i Oslo kommune for beslutning 5. Styret ønsket å avvente dette til utomhusarealene er overtatt. Det må også settes opp evt. regler dersom private utearealer skal klippes av den enkelte. Side 3

4 Sak 8 Gjennomgang av driften rundt sameiet (tilfeldig rekkefølge) Orientering om gjesteparkering ved Bryn Senter Styrets leder orienterte om et infoskriv som ville bli sendt alle beboere. Her vil det fremgå hvordan ordningen skal fungere, hverdag og i helger, samt hvor biler fortrinnsvis bør parkere. Orientering om styrets leder sitt eierskap til Saldo Regnskap Risør AS, sameiets forr. fører. I hht. kjøpekontraktens pkt har utbygger rett til å utpeke forretningsfører for sameiet første driftsår. Dette har utbygger benyttet seg av ved å engasjere Saldo Regnskap Risør AS, et selskap styrets leder eier 50/50 sammen med sin bror. Styret hadde ingen innvendinger til dette, men ønsket at forretningsføreravtalen ble oversendt styrets medlemmer. Orientering om vaktmesterselskapet Ajour Eiendomsdrift AS Styrets leder orienterte om at utbygger har engasjert Ajour Eiendomsdrift AS til å ivareta vaktmesterfunksjonen i sameiet. Årsaken er at utbygger bruker Ajour Eiendomsdrift AS mye i sin eiendomsdrift og har god erfaring med dette selskapet. Styret hadde ingen innvendinger til dette, men ønsket at vaktmesteravtalen ble oversendt styrets medlemmer. Vask av fellesarealene Styrets leder orienterte om at utbygger har engasjert Renofix AS til å ivareta renholdet av sameiets fellesarealer. Årsaken er at utbygger bruker Renofix i flere av sine eiendommer og har god erfaring med dette selskapet, herunder også ryddighet i fht. nye offentlige krav i renholdsbransjen. Styret hadde ingen innvendinger til dette, men enkelte styremedlemmer kommenterte at prisen virket høy. Styret ønsket at renholdsavtalen ble oversendt styrets medlemmer. Øvrige driftsavtaler Esben Johannessen orienterte om at sameiet har inngått nødvendige driftsavtaler for de ulike tekniske anleggene med unntak av VVS hvor Johannessen mente prisen for dette virket noe høy. Dette jobbes det videre med. Styrenøkkel Styret ønsket at utbygger ordnet en «styrenøkkel» slik at styremedlemmer har nødvendig adgang til de arealene styret er satt til å forvalte. Søppel Styret har sett flere tilfeller av hensatt søppel og skrot. Av den grunn var styret opptatt av at det så raskt som mulig ble konsensus rundt hvordan dette evt. skal håndteres. Bl.a. ble ulike typer gebyr nevnt som mulige tiltak. Dette også i relasjon til andre brudd på Trivselsreglene. Styret fattet ikke noen beslutning under dette punktet. Lukketid på garasjeport + sendere Det ble opplyst i styremøte lukketiden på garasjeporten muligens hadde økt etter at denne ble kortet inn etter et innbrudd tidligere i høst. En forklaring kunne være at beboere kjørte frem i åpningen for tidlig, og derved «ødela» den programmerte lukketiden. Side 4

5 Styrtet ønsket å teste dette, og gitt nevnte forklaring, ønsket styret at det burde sendes ut en generell info til beboere om «korrekt inn-/utkjøring». Det ble også kommentert at enkelte portåpnere eller senderen over garasjeporten ikke fungerte som forutsatt. Esben Johannessen undersøker dette nærmere på forespørsel. Fordeling av arbeidsoppgaver i styret Styret fikk i møtet utdelt en oppgaveliste (ikke uttømmende) som var fordelt i ulike «kategorier». Formålet med denne var å fordele ulike arbeidsoppgaver og -belastning internt styret. Styrets medlemmer og varamedlemmer ble forspurt om å tenkte gjennom til neste styremøte hvilke oppgaver den enkelte selv mener å kunne ivareta på en best mulig måte. Etter en kort diskusjon ga styret sin tilslutning til en slik oppgavefordeling. Oslo, 3. des o Ole-Gerhard Røn Amund Røraas Elisabeth Ciric Erik Jørgensen Anders Sletten, styrets leder Side 5