Informasjon fra styremøte i Sameiet NJB Utsikten Tr. 1

Transkript

1 Informasjon fra styremøte i Sameiet NJB Utsikten Tr. 1 Dato: 23. november 2011 Sted. Leiligheten til Håkon Kristiansen Tidspkt.: Klokken 19:00 22:00 Deltagere: - Ove Geir Andheim - Signe Winther - Heidi Kristiansen - Håkon Kristiansen - Anders Sletten - Erik Wold Hansen - Tove Hejll Jon Gaasholt møtte ikke. Referat fra forrige styremøte Anders Sletten gjennomgikk i korthet referatet fra forrige styremøte. Dette ut fra at styremedlemmene på forhånd hadde gjennomgått referatet hver for seg. Signe Winther ønsket at det fremkom i referatet at styrets leder på et tidligere styremøte opplyste at han eier 50 % av Saldo Regnskap Risør AS, sameiets forretningsfører. Styret godkjente referatet fra forrige styremøte med nevnte kommentar Gjennomgang av regnskapet pr. okt Styret tok orienteringen rundt økonomi til etterretning. Utestående husleie pr. møtedato Styret tok orientering rundt utestående til etterretning. Budsjett 2012 Styrets leder gjennomgikk utkast til sameiets budsjett for Styret vedtok det fremlagte budsjettet som sameiets budsjett for 2012 Lekkasjer i boder og fukt i garasje Fra tidligere styremøter er det opplyst at det har vært en del frustrasjon blant beboere mht. fukt i boder og i garasjen. Mange beboere har måttet flytte innholdet i sportsbodene idet disse ikke har vært egnet til lagring. I løpet av høsten er følgende iverksatt OBAS har etablert 2 sluk i garasje. Utbygger har målt luftfuktighet i garasje og bodområder og iverksatt midlertidig tiltak som varmeovner og avfuktere i berørte områder for å redusere luftfuktigheten. Det jobbes fortsatt med å finne en tilfredsstillende løsning innenfor % luftfuktighet Involvert hhv. Klimateknikk AS, EM Teknikk AS og Tørt Bygg AS for å utrede samt få løst de utfordringene som er rundt den høye luftfuktigheten Lekkasjer bl.a. ved vannfall foran Wold Hansen og på vegg ved soverom Heidi og Tore Kristiansen er registrert for snarlig oppfølgning/utbedring Ikke tilfredsstillende drenering utenfor platting/privat uteareal til Jon Gaasholt er det er registrert for snarlig oppfølgning/utbedring

2 Håkon Kristiansen opplyste at pr. møtedato er alle kjente lekkasjer i boder/garasjer registrert og tatt hånd om. Øvrige styremedlemmer bekrefter at lekkasjene nå virket å være under kontroll, men at luktfuktigheten fortsatt er høy. Dette må det jobbes mer med. Ansvar for fortsatt å følge opp dette overfor OBAS settes til Håkon Kristiansen Status nettside Styret har tidligere vedtatt at det opprettes en nettside, og at Tove Hejll har ansvar for denne hva angår å legge ut info/nyheter samt vedlikeholde denne på vanlig måte. Nettsiden er oppe og står, og responsen er utelukkende positiv. Styret er opptatt av at siden oppdateres jevnlig slik at antall treff opprettsholdes Styret har tidligere ønsket at (deler av) info fra styremøte legges ut på nettsiden, noe Tove Hejll har iverksatt. Fordeling av oppgaver internt i styret (nestleder, øk. ansvarlig, sekretær) Fra forrige styremøte ble de besluttet å fordele arbeidsoppgavene i styret noe mer likt. Følgende arbeidsoppgaver ble fordelt Nestleder: Ove Andheim Regnskapsansvarlig: Heidi Kristiansen (bistand fra styrets leger) Sekretær: Signe Winther Ove Andheim har tidligere gitt uttrykk for at hans rolle som nestleder var lite definert, men innspillene om å delta mer aktivt rundt spørsmål/oppgaver for den kommunale driften av de offentlige fellesområdene (brygga, kyststien og badeplassen) samt forhold ved driften av gjesteparkering, herunder besøkende bl.a. til badestranden oppfattes av ham som konkrete og tidsmessig gjennomførbare. Øvrige forhold er avklart tidligere: kommunikasjon mot utbygger (reklamasjoner i fbm leilighet, P-plass eller bod ) er Håkon Kristiansen eller Steinar Åsrud (steinar.asrud@schage.no). Forespørslene bes fortrinnsvis skje pr. mail. Styrets leder evt. kan også kontaktes ved behov (anders.sletten@schage.no) Vaktmester er Kjell Arne Johansen, kun styrets medlemmer kan pålegge ham oppdrag Oppgaver utomhus, vaktmester, styret eller utbygger Fellesareal i boder/garasjer, vaktmester, styret eller utbygger Markiser/persienner forelegges styret Off brygge, kyststi mv. er kommunen, gjerne gjennom Ove Andheim eller styret/utbygger Flere oppgaver i fellesareal/ute er også bundet opp service- og skjøtselsavtaler. Valg av takstmann/fagmann i fbm. overtagelsen av utomhus, fasader mv. Sameiet har pr. møtedato fortsatt ikke overtatt utvendige fellesarealer (tak og vegger) og utomhusområder fra utbygger. Håkon Kristiansen har tidligere opplyste at utbygger jobber med å få til en overlevering av ovennevnte fellesarealer til sameiet i månedsskifte okt/nov, som vil bli forskjøvet til primo des. Fra sameiermøte er det tidligere vedtatt at sameiet skal engasjere en fagperson/takstmann for å ivareta sameiernes interesser i fbm. overtagelsen. Styret har tidligere besluttet å engasjere et profesjonelt firma til å bistå sameiet ved overtagelsen av fellesarealer (fasader, tak. mv), herunder også gartnerdelen.

3 Ove Andheim orienterte om hans kontakt med Opak og at dette på ham virket veldig seriøst, grundig og faglig tilfredsstillende. Opak hadde også bistått andre sameier ved tilsvarende overtagelser både i Drammen og i Oslo. Timeprisen ble opplyst å være 1.400,- pluss mva. Styret anså informasjonen fra Ove Andheim som tilstrekkelig til å engasjere Opak fro slikt oppdrag. Håkon Kristiansen ønsket videre at Andheim oversendte input på rette vedkommende i Opak slik at kontakt mellom utbygger og Opak kunne opprettes snarest mulig. Vedtak: Styret vedtok at sameiet engasjerer Opak på timebasis i fbm. overtagelse av utvendige fellesarealer (tak, fasader og gartnerarbeidene) fra utbygger Gjennomgang av driften rundt sameiet (punkter forrige møte) Kortfattet branninstruks mht. telefonnr., adferd ved brann mv. Utbygger har engasjert Roar Jørgensen AS som vil utarbeide et overordnet brannstrategidokument for NJB, herunder en kortfattet informasjon til hver enkelt seksjon. Denne skal gi beboere tilstrekkelig informasjon rundt brann generelt og i en nødsituasjon. Det er fortsatt litt uklart når denne enkle, men relevante informasjonen foreligger Styret ønsket at dette kom i orden da flere beboere fortsatt ikke har tilfredsstillende oversikt over alle forhold rundt brann mv. Ansvar for å fremskaffe en kortfattet instruks settes til Anders Sletten Valgkomité Tove Hejll ønsket at det ble nedsatt en valgkomité som kan jobbe frem evt. nye kandidater til styret på kommende sameiermøte i Styret har tidligere vedtatt at det blir opprettet en valgkomité og at Arild Arnesen og Grethe Werner utgjør sameiets valgkomité. Grethe Werner har meddelt styret at hun ikke ønsker et slikt verv, og Arnesen har forutsatt at komitéen betår av 3 medlemmer for å påta seg likt verv. Arnesen ønsker også en skriftlig forespørsel fra sameiets styre. Styret foreslo derfor 2 av følgende nye navn som medlemmer av valgkomitéen: - Per Gerhardsen - Nina Sæther - Linda Bakken Ansvar for å forespørre disse skriftlig settes til Signe Winther P-plass til off. badestrand Med erfaring fra sommeren 2011 virket det som om parkeringen for besøkende til badestranden ble noe kaotisk på varme og solrike dager. Biler ble parkert flere uønskede steder, herunder på gjesteplasser for beboere og langs veigrøftene. I god tid før sommeren 2012 ønsket styret at forholdet tas tak i ved en evt. betalingsparkering som effektivt vil redusere uønsket parkering vesentlig. Denne parkeringen må også ses i sammenheng med annen parkering til området, båthavnen, gjester, potensielle kunder mv. Ansvar for å følge opp dette settes til Sletten, Kristiansen og Andheim Gjesteparkering (besøkende beboere på NJB) Styret ønsket at det ble utarbeidet gjesteparkeringskort for besøkende til beboere på NJB. Styret anså at 3 stk. til hver seksjon var tilstrekkelig, og at NJB-logo ble medtatt hvis mulig. Ansvar for å følge opp dette settes til Tove Hejll Klage på kjøring på Kyststi () Styret har mottatt klage på at beboer i H til stadighet (urettmessig) kjører på Kyststien. Dette til sjenanse for øvrige beboere. Styrets sekretær tilskriver beboer og påpeker forholdet Sak avventes

4 Forhold på brygga Styret har mottatt tilbakemeldinger på at brygge i sommer har fungert som festplass, fotballarena samt støyende bading/stuping langt på natt. Håkon Kristiansen opplyste at brygga er overdratt til kommunen og således er å anse som et offentlig areal. Like full mente Kristiansen at det måtte gå an å kontakte kommunen for i fellesskap finne gode kjøreregler for bruk av brygga. Det ble også foreslått at området mellom trapp og bryggekant ble møblert med noen, store blomstrepotter slik at muligheten for fotballsparking ble vesentlig redusert. Signe Winther opplyste også om at små dunker ikke ble tømt regelmessig. Styret ønsket at det oppnås kontakt med kommunen i god tid før neste badesesong. Ansvar for å utarbeide bruksregler sammen med kommunen settes til Winther/Andheim Søppel i fbm. brygge/badestrand Flere beboere har reagert på at det lukter fra avfallsbeholdere tilhørende sameiet og etterlyste bedre renhold rundt dette. Kristiansen har tidligere opplyst at det skulle ligge i rutinene fra avfallsselskapet at beholdere skal rengjøres. Ansvar for å kontakte renovatør samt følge opp at rutiner blir fulgt settes til H. Kristiansen Styret ønsket også at det legges ut på sameiets hjemmeside at matavfall SKAL legges i egnede poser for dette. Ansvar for å legge dette ut på nettet settes til Tove Hejll. Båtpool I epost fra Jon Gaasholt opplyses følgende: Det er avholdt møte i fbm. avslutning av sesongen. Arild tok ansvaret for å følge opp vask og rengjøring ved opptak. Jan Egil har kontakt med Bakken, og sørger for at nødvendig behandling i henhold til garanti overholdes. Signe har tatt på seg et utvidet ansvar for kontroll etter bruk av båter for neste sesong. Hun vil også administrere båtpoolens budsjett og konto. Steinar har satt opp utkast til kommende kjøreregler for båtpool. Ytterligere orientering får dere sikkert av Signe på møtet. Styret tok orientering rundt båtpoolen til etterretning. Gjerde ved trapp i området fossefall (fallfare for unger) Uavhengig av forskriftskrav er det tidligere besluttet at det settes opp gjerde her. Gjerde er pr. møtedato ikke montert, men Kristiansen opplyste at dette ville skje i løpet av høsten. Inntil videre er det satt opp midl. gjerde, og Kristiansen opplyste at permanent gjerde skulle komme på plass i uke 44. Etter forrige styremøte har det vært kontakt mellom utbygger og Gaasholt angående en annen, mer egnet, rekkverkstype som er mer tilpasses øvrige rekkeverk. Endringen av type rekkverk har medført at monteringen er forsinket til primo 2012, senest 31. januar. Ansvar for å følge opp montering av gjerde settes til Håkon Kristiansen Avskjerming på terrasser Styret har fått flere innspill fra beboere som ønsker en mulighet for avskjerming i form av innglassing eller glass som kan heves/senkes ved behov. Tove Hejll opplyste om tilsvarende forhold i et sameie i Drammen (Engersand Havn) hvor det var tillatt avskjerming i form av heve-/senkeglass. Styret ønsker at det snarest mulig fremskaffes type, evt. bilder, farge og pris på dette for å kunne besvare slike forespørsler i god tid før 2012-sesongen, gjerne fra 2 tilbydere. Ansvar for å fremskaffe adekvat info. rundt avskjerming settes til S. Winther / H. Kristiansen

5 Påfyll av gass Det ble i styret stilt spørsmål rundt gjenstående beholdning av gass. Dette ut fra det faktum at fyringssesongen er rett rundt hjørnet. H. Kristiansen opplyste at dette kunne forelegges vaktmester som vil undersøke forholdet og evt. bestille påfyll av gass. Håkon Kristiansen opplyste at han allerede hadde kontaktet vaktmester med beskjed om at gass må fylles på snarest. Juletre på brygga Det er avklart med Sande kommunen at det kan settes opp juletre på den offentlige brygga og hentes strøm fra kommunens strømmåler. Forutsetning er at tiltaket ikke skader brygge eller på annen måte påfører kommunen kostnader. Det ble videre avklart at juletretenning skjer lørdag 26. juli. Sterk sigarettlukt fra bygg H-1 Signe Winther opplyser at sterk sigarettlukt er plagsomt rundt hennes leilighet. Utbygger kan ikke se at det foreligger noen feil/mangler ved ventilasjon eller annet i området og at dette må skyldes beboere selv ved røyking på egne uteområder. Styret oppfordret Signe Winther til å kontakte den dette angår med en høflig anmodning om å vise hensyn for omgivelsene. Tilstrekkelig utstyr i sameiet ved en brann Signe Winther har stilt spørsmål til styret hvorvidt sameiet har tilstrekkelig utstyr til å håndtere en brann i bokligblokkene. Håkon Kristiansen opplyste at utbygger har bygget husene etter gjeldende lover og forskrifter, og at prosjektet hele tiden har hatt med seg en egen brannkonsulent for nettopp å ivareta sikkerheten rundt dette viktige punktet. Styret ville også informere om dette i fbm. nevnte branninstruks, som skal bli utarbeidet.