Informasjon fra styremøte i Sameiet NJB Utsikten Tr. 1

Transkript

1 Informasjon fra styremøte i Sameiet NJB Utsikten Tr. 1 Dato: 09. februar 2012 Sted. Havnekontoret Tidspkt.: Klokken 18:00 21:00 Deltagere: - Ove Geir Andheim - Heidi Kristiansen - Håkon Kristiansen - Anders Sletten - Erik Wold Hansen (varamedlem for Signe Winther) Jon Gaasholt, Signe Winther og Tove Hejll møtte ikke. Referat fra forrige styremøte Anders Sletten gjennomgikk i korthet referatet fra forrige styremøte. Dette ut fra at styremedlemmene på forhånd hadde gjennomgått referatet hver for seg. Håkon Kristiansen opplyste at ikke mottatt faktura på vaktmester skulle være for hele 2011 samt nov./des da vaktmester forut for Kjell Arne har vært Thor Fjæstad, begge lønnet av NBJ. Dette i stedet for feilaktig referert 8-9 mnd., som kun angår engasjementet til Kjell Arne. Styret godkjente referatet fra forrige styremøte med nevnte kommentar Gjennomgang av regnskapet pr. nyttår Til årsberetningen ble det kommentert at antall styremøter burde medtas samt at sameiets forretningsadresse burde ta utgangspunkt i Nordre Jarlsberg Brygge. Det ble også korrigert for antall seksjoner i Bygg I samt forventet overtagelsesår. Styrets leder korrigerer styrets beretning i hht. nevnte innspill. Styret tok orienteringen rundt økonomi og årsberetning til etterretning, herunder korrigeringer i årsberetningen nevnt over. Utestående husleie pr. møtedato Styret tok orientering rundt utestående til etterretning, herunder at evt. krav mot Steen og Lund og OBAS lukkes. Lekkasjer i boder og fukt i garasje Fra tidligere styremøter er det opplyst at det har vært en del frustrasjon blant beboere mht. fukt i boder og i garasjen. Mange beboere har måttet flytte innholdet i sportsbodene idet disse ikke har vært egnet til lagring. Mange tiltak er i løpet av høsten utført i regi av utbygger/obas, som bl.a. OBAS har etablert 2 sluk i garasje. Utbygger har målt luftfuktighet i garasje og bodområder og iverksatt midlertidig tiltak som varmeovner og avfuktere i berørte områder for å redusere luftfuktigheten. Det jobbes fortsatt med å finne en tilfredsstillende løsning innenfor % luftfuktighet Involvert hhv. Klimateknikk AS, EM Teknikk AS og Tørt Bygg AS for å utrede samt få løst de utfordringene som er rundt den høye luftfuktigheten Lekkasjer bl.a. ved vannfall foran Wold Hansen og på vegg ved soverom Heidi og Tore Kristiansen er registrert for snarlig oppfølgning/utbedring

2 Ikke tilfredsstillende drenering utenfor platting/privat uteareal til Jon Gaasholt er det er registrert for snarlig oppfølgning/utbedring Fra sist styremøte ble det opplyst at alle kjente lekkasjer i boder/garasjer er registrert og tatt hånd om, noe øvrige styremedlemmer bekreftet, men at luktfuktigheten fortsatt er høy. Til styremøte ble det fremlagt at brev fra Energima som konkluderte med at luftfuktigheten er innenfor akseptable verdier, både i fht. krav om luftfuktighet og sammenlignet med gjennomsnittlige verdier for luftfuktighet i Norge. Brev fra Energima vedlegges dette styrereferat samt legges ut på sameiets nettside. Dersom sameiet likevel ønsker å holde stabil lav luftfuktighet i garasjeanlegg vil dette i følge Energima koste i størrelsesorden pr. mnd. i driftsutgifter. Utbygger vil i fbm. med ferdigstillelse av byggetrinn 2 etablere permanent anlegg som erstatning for det som i dag midlertidig står i sportsbodenes areal. Dette slik at luftfuktigheten opprettholdes på et akseptabelt nivå for sportsboder. Styret anså den fremlagte dokumentasjon som tilfredsstillende og ønsket ikke tiltak som belaster fellesskapet med utgifter i størrelsesorden nevnt over. Sak lukkes. Valgkomité Tove Hejll ønsket at det ble nedsatt en valgkomité som kan jobbe frem evt. nye kandidater til sameiestyret på kommende sameiermøte i Styret har tidligere vedtatt at det blir opprettet en valgkomité, og følgende har sagt seg villig: - Arild Arnesen (leder) - Per Gerhardsen - Linda Bakken - Nina Sæther (vara) Idet ingen styremedlemmer og varamedlemmer har gitt signaler om å fratre, samt at styremedlemmer er valgt for 2 år om ikke er bestemt av sameiermøte ( 11, 1. avsnitt), ble det besluttet at styrets leder kontakter Arild Arnesen for å avstemme videre arbeid i komiteen. Etterskrift: Styrets leder og Arnesen enige om at valgkomiteen stiles i bero til sameiermøte Instrukser vaktmester /vask (utkast sendt styret forut for møte) Tove Hejll hadde forut for møtet innhentet instrukser fra andre sameier for å sammenligne arbeidsoppgaver og priser med løpende priser og arbeidsoppgaver i sameiet Nordre Jarlsberg Brygge. Styret mente at instruks for vask av fellesareal virker unødvendig da løpende avtale med vaskefirma ivaretar alle forhold på en tilfredsstillende måte. Hva angår instruks for vaktmester ble denne gjennomgått med noen korrigeringer, som ajourføres av styrets leder før utsendelse til styret medlemmer for gjennomsyn og vedtak på neste styremøte. Håkon Kristiansen og A. Sletten skal også til neste styremøte forfatte et utkast til avtale om vaktmestertjenester levert av utbygger. Vedtak: Sameiet NJB ønsker ikke egen instruks for vask av fellesareal. Revidert vaktmesterinstruks fremlegges på neste styremøte for vedtak sammen med avtale om vaktmestertjenester levert fra utbygger (NJB). Forretningsfører videreføring av Saldo Regnskap Risør eller bytte? I hht. til vedtektenes 14, annet ledd skal styret sørge for at det blir ført regnskap og utarbeidet årsregnskap og årsberetning i samsvar med bestemmelsene gitt eller i medhold av regnskapsloven.

3 Av 15, annet ledd følger at det hører inn under styret å ansette forretningsfører og andre funksjonærer, gi instruks for dem, fastsette deres lønn, føre tilsyn med at de oppfyller sine plikter, samt si dem opp eller gi dem avskjed. Styrets leder, som også eier 50 % av Saldo Regnskap Risør, ønsket en endelig avklaring mht. forretningsfører i sameiet NJB. Dette for å unngå spekulasjoner om bl.a. dobbeltroller og profiterting på sameiets bekostning. Saldo Regnskap Risør blir pt. honorert med 1000,- pr. seksjon, pr. år, inkl. mva. I fbm med behandlingen av saken fratrådte styrets leder. Styrets øvrige medlemmer mente at Saldo Regnskap Risør utførte en tilfredsstillende jobb til en markedsmessig pris. Vedtak: Sameiet NJB trinn 1 viderefører sitt engasjement med Saldo Regnskap Risør. Valg av takstmann/fagmann i fbm. overtagelsen av utomhus, fasader mv. Sameiet har pr. møtedato fortsatt ikke overtatt utvendige fellesarealer (tak og vegger) og utomhusområder fra utbygger. Fra tidligere styremøte er det vedtatt at sameiet engasjerer Opak på timebasis i fbm. overtagelse av utvendige fellesarealer (tak, fasader og gartnerarbeidene) fra utbygger Håkon Kristiansen opplyset at det avtalt at overtagelse av utvendige fellesarealer (tak og fasader) overleveres til sameiet 15. mars klokken 10:00. Utomhus-/gartnerarbeidene overleveres til sameiet 9. mai klokken 10:00. OPAK bistår sameiet på begge overtagelsene, jf. vedtak nevnt over. En fra styret bør stille i tillegg til OPAK. Dersom noen fra styret ønsker å delta på overtakelsen meldes dette styrets leder innen neste styremøte. Hvis ingen annen melder seg kan Erik Wold Hansen stille fra styret Sak lukkes Gjennomgang av driften rundt sameiet (punkter forrige møte) Kortfattet branninstruks mht. telefonnr., adferd ved brann mv. Utbygger har engasjert Roar Jørgensen AS som vil utarbeide et overordnet brannstrategidokument for NJB, herunder en kortfattet informasjon til hver enkelt seksjon. Denne skal gi beboere tilstrekkelig informasjon rundt brann generelt og i en nødsituasjon. Det er fortsatt litt uklart når denne enkle, men relevante informasjonen foreligger Styret ønsker at dette kommer i orden da flere beboere fortsatt ikke har tilfredsstillende oversikt over alle forhold rundt brann mv. Ansvar for å fremskaffe en kortfattet instruks settes til Anders Sletten P-plass til off. badestrand Med erfaring fra sommeren 2011 virket det som om parkeringen for besøkende til badestranden ble noe kaotisk på varme og solrike dager. Biler ble parkert flere uønskede steder, herunder på gjesteplasser for beboere og langs veigrøftene. Håkon Kristiansen opplyste at det er dialog med Park Nordic for å engasjere dem til å ivareta parkeringsforholdene i 2012 for uteområdene tilhørende NJB, herunder også gjesteparkering for besøkende til sameiet NJB samt uønsket parkering i veiskråninger og på plenareal Ansvar for å følge opp dette settes til Sletten, Håkon Kristiansen og Andheim Gjesteparkering (besøkende beboere på NJB) Styret ønsket at det ble utarbeidet gjesteparkeringskort for besøkende til beboere på NJB. Styret anså at 3 stk. til hver seksjon var tilstrekkelig, og at NJB-logo ble medtatt hvis mulig. Ansvar for å følge opp dette settes til Tove Hejll

4 Klage på kjøring på Kyststi Styret har mottatt klage på at beboer i H til stadighet (urettmessig) kjører på Kyststien. Dette til sjenanse for øvrige beboere. Styrets sekretær tilskriver beboer og påpeker forholdet Sak lukkes Forhold på brygga Styret har mottatt tilbakemeldinger på at brygga i sommer har fungert som festplass, fotballarena samt støyende bading/stuping langt på natt. Håkon Kristiansen opplyste at brygga er overdratt til kommunen og således er å anse som et offentlig areal. Like full mente Kristiansen at det måtte gå an å kontakte kommunen for i fellesskap finne gode kjøreregler for bruk av brygga. Det ble også foreslått at området mellom trapp og bryggekant ble møblert med noen, store blomstrepotter slik at muligheten for fotballsparking ble vesentlig redusert. Signe Winther opplyste også om at små dunker ikke ble tømt regelmessig. Styret ønsket at det oppnås kontakt med kommunen i god tid før neste badesesong. Ansvar for å utarbeide bruksregler sammen med kommunen settes til Winther/Andheim Søppel i fbm. brygge/badestrand Flere beboere har reagert på at det lukter fra avfallsbeholdere tilhørende sameiet og etterlyste bedre renhold rundt dette. Håkon Kristiansen har tidligere opplyst at det skulle ligge i rutinene fra avfallsselskapet at beholdere skal rengjøres. Ansvar for å kontakte renovatør samt følge opp at rutiner blir fulgt settes til H. Kristiansen Styret ønsket også at det legges ut på sameiets hjemmeside at matavfall SKAL legges i egnede poser for dette. Ansvar for å legge dette ut på nettet settes til Tove Hejll. Gjerde ved trapp i området fossefall (fallfare for unger) Uavhengig av forskriftskrav er det tidligere besluttet at det settes opp gjerde her. Gjerde er pr. møtedato ikke montert, men Håkon Kristiansen opplyste at dette ville skje i løpet av høsten. Inntil videre er det satt opp midl. gjerde, og Håkon Kristiansen opplyste at permanent gjerde skulle komme på plass i uke 44. Dette er senere forskjøvet til 31. januar 2012 med bakgrunn i avtale mellom NJB og Gaasholt om annen type rekkverk, mer tilpasset øvrige rekkeverk. Håkon Kristiansen opplyste i styremøte at pga. en misforståelse hos produsenten ble rekkeverk ikke satt i produksjon som forutsatt. Ny leveringsdato er opplyst å være 23. mars Ansvar for å følge opp montering av gjerde settes til Håkon Kristiansen Avskjerming på terrasser Styret har fått flere innspill fra beboere som ønsker en mulighet for avskjerming i form av innglassing eller glass som kan heves/senkes ved behov. Tove Hejll opplyste om tilsvarende forhold i et sameie i Drammen (Engersand Havn) hvor det var tillatt avskjerming i form av heve-/senkeglass. Styret ønsker at det snarest mulig fremskaffes type, evt. bilder, farge og pris på dette for å kunne besvare slike forespørsler i god tid før 2012-sesongen, gjerne fra 2 tilbydere. Håkon Kristiansen fremviste type heve-/senkeglass som styret anså som meget egnet for NJB. Håkon Kristiansen vil sende over informasjon bilde / filmsnutt til Tove Hejll slik at dette kan legges ut på sameiets nettside. Kristiansen vil også gå en pruterunde med leverandøren på vegne av sameiet slik at prisen for de interesserte blir best mulig. Sak lukkes.

5 Sykkelparkering på egen P-plass Det har over tid etablert seg en praksis hvor beboere parkerer egne sykler foran egen bil på privat parkeringsplass i garasjen. I det ikke alle praktiserer dette, jf. trivselsreglene, ønsket styre å presisere at dette kan tillates da fenomenet slik det er i dag ikke vurderes som noe stort problem. Vedtak: Det tillates sykkelparkering på egen parkeringsplass så fremt dette ikke er til hinder for andre beboere