Informasjon fra styremøte i Sameiet NJB Utsikten Tr. 1

Transkript

1 Informasjon fra styremøte i Sameiet NJB Utsikten Tr. 1 Dato: 14. november 2012 Sted. Havnekontoret Tidspkt.: Klokken 18:30 22:45 Deltagere: - Jon Gaasholt - Heidi Kristiansen - Håkon Kristiansen - Anders Sletten - Signe Winther - Oddrun Aasmundrud (vara) - Runar Bakken (vara) Fravær : Geir Aabye (vara) Referat fra forrige styremøte Referat fra styremøte 23. august ble sendt ut ultimo august, og det var ingen merknader til dette. Referatet ble enstemmig godkjent av styret. Gjennomgang av regnskapet pr Regnskap pr viste et overskudd stort kr ,-. Styrets leder gjorde oppmerksom på at strømkostnader for okt. ikke var hensyntatt i dette resultatet. Styrets leder opplyste videre at det pr. møtedato ikke er utgifter i regnskapet som avviker vesentlig fra budsjettet. Likviditeten er pr god med kr ,- på sameiets konto. Til denne likviditeten kommenteres bl.a.: forskuddsbetalt Tv-/datakostnader ut året med ca kr forskuddsbetalt renovasjon ut året med ca kr forskuddsbetalt forsikring ut året med ca kr Forskuddsbetalt service på heis mv. ut året med ca kr utestående fordringer (ca. kr ,-) bør komme inn de neste ukene, dog jf. under. Motsatt vei vil driftskostnader for siste 2 måneder redusere likviditeten, herunder ikke mottatt faktura på vaktmester for ca 10 mnd., brøyting samt avregning for oppvarming sesongen 2010/11, jf. vedtak på sameiermøte i mai. Styret tok orienteringen rundt økonomi til etterretning. Utestående husleie pr. møtedato Styrets leder hadde pr. møtedato sendt ut en oversikt over utestående felleskostnader. Denne viste at enkelte sameiere til sammen skylder sameiet ca ,-. Av ovennevnte beløp utgjør ca ny beboere i Hus D, som antagelig skyldes litt «startvansker» med å få lagt dette inn til forfall eller at fakturaadressen er endret etter flytting. Hva angår sameiets øvrige utestående følges dette tett opp. Styret følger opp utestående tett og tar de grep som er nødvendig for å få inn utestående

2 Budsjett 2013 Styrets leder gjennomgikk utkast til sameiets budsjett for Inntektene beløper seg til 3,2 mill. hensyntatt inntekter fra Hus D og K og 75% av H1. Til utgiftssiden opplyste styrets leder at budsjett 2012 samt kostnadene i 2012 (pr. okt.) har vært utgangspunktet for disse. Overskuddet for 2013 er budsjettert til ca ,-. Styret vedtok det fremlagte budsjettet som sameiets budsjett for 2013 Oppdragsavtaler Fra tidligere styremøter er det besluttet at enkelte av sameiets oppdragsavtaler skal vurderes med tanke på evt. å skifte leverandør fra år Følgende avtaler har vært vurdert: Vaktmester levert av NJB AS (eid av Håkon Kristiansen & Schage Eiendom AS) Håkon Kristiansen orienterte om den vaktmestertjenesten som leveres av NJB (1,5 time pr. dag) samt at NJB kan levere ytterligere vaktmestertjenester for husene D, K1 og H1 i 2013 for til sammen kr ,- inkl. Mva. Timeprisen til NJB er 320,- ekskl. Mva. Jon Gaasholt hadde innhentet tilbud fra NBBO Vaktmesterservice. Tilbudet dere var basert på 4 timer pr. uke (kr ,-) basert på en delvis vaktmesterinstruks (basistjenester, og mindre enn hva NJB utfører) samt at oppgaver ut over dette ville bli fakturert med kr. 415,- pr time ekskl. mva. Styrets oppfatning var at tilbudet fra NBBO ikke dekket sameiets totale vaktmesterbehov med basis i 4 timer og at samlede kostnader av den grunn fort kunne overstige kr ,- pr. år. Med bakgrunn i at dagens vaktmester er fulltidsengasjert av NJB har heller ikke NBBO den samme nærheten til oppgavene til sameiet som det NJB har. Runar Bakken hadde også sett på regnskapene til NBBO, som ikke var særlig «spreke» Håkon Kristiansen var i denne saken inhabil, og Runar Bakken erstattet Kristiansen ved behandlingen Sameiet vedtok å videreføre samarbeidet med NJB for året 2013 innenfor en totalramme på kr ,- inkl. mva. Vedtaket ble fattet mot 2 stemmer Forretningsførsel fra Saldo Regnskap Risør AS (eid 50% av styrets leder) Oddrun Aasmundrud hadde innhentet 2 tilbud på forr. førsel. Begge tilbudene lå over den prisen sameiet i dag betaler Saldo Regnskap samt at enkelte oppgaver Saldo i dag leverer innenfor prisen betinget tillegg hos de nye tilbyderne. Selv om Aasmundrud var dedikert oppgaven med å innhente tilbud på forr. førsel hadde Signe Winther også innhentet ett tilbud. Konklusjonen var den samme som over. Anders Sletten var i denne saken inhabil, og Oddrun Aasmundrud erstattet Sletten ved behandlingen Sameiet vedtok å videreføre samarbeidet med Saldo Regnskap for året 2013 innenfor en ramme på kr ,- pr. seksjon inkl. mva. (KPI justeres, jf. avtale) Vedtaket ble fattet mot 2 stemmer - Vask levert av Rent Bord AS (dagens ordning) Styrets leder hadde innhentet tilbud fra Rent Bord på vask av også Hus D og K1, hhv.

3 kr (D) og (K1). Begge priser ekskl. mva. Løpende avtale er kr 8.125,- inkl. mva for E, F og H2-3 samt 500,- pr. gang for vask av bod (inkl. mva.) Signe Winther hadde innhentet pris fra Renwald renhold, som la til grunn at jobben kunne utføres innenfor 6 timer pr. gang (Hus D, E, F, K1 og H2-3). Timesatsen ble oppgitt å være 250,- pr. gang med tillegg av Mva. I fbm. behandlingen opplyste Heidi Kristiansen og Runar Bakken at de hadde positive erfaringer med Renwald renhold i egne seksjoner. Idet styret klart så at det var en betydelig besparelse på vask av fellesarealene samt gode erfaringer fra beboere på NJB ønsket styret å skifte ut Rent Bord. Vedtak Sameiet vedtok å akseptere tilbudet fra Renwald renhold for vask av sameiets fellesarealer for kr ,- pr. uke pluss mva. (tillegg for bod- og vindusvask). Vedtaket var enstemmig Husordensregler På brygga Styret har også for badesesongen 2012 mottatt tilbakemeldinger på at Brygga enkelte dager har fungert som festplass, fotballarena og støyende bading/stuping til langt på natt. I tillegg har det florert med henslengte sykler på store arealer av brygga. Signe Winther har hatt ansvaret for - i samarbeid med kommunen - å utarbeide kjøreregler på «Brygga». Fra forrige styremøte fikk Winther frist til dette styremøte med å avklare dette. Winther opplyste i styret at kontakt med kommunen var opprettet, men at det ikke bare var «rett frem» å montere ordensskilt på offentlig areal, herunder valg av ordlyd. Av den grunn opplyste Winther at det var nedsatt en komite bestående av Per Gerhardsen, Ulf Løvaas og Eva Marie Szczepanik, foruten Winther selv. Komiteen har avtalt første møte 8. des. d.å. hvor «timeplanen» er å utarbeide et utkast til tekst på ordensskilt, for etterfølgende oversendelse til kommunen. Signe Winther følger også opp søppelbøtter og utplassering av slike. Dette slik at antallet eller størrelsen blir vesentlig utvidet i fht eller i form av hyppigere tømming, herunder evt. dunker tilrettelagt for engangsgriller (evt. brannfare). Styrets vedtak fra sist videreføres. (Signe Winther sørger for at kjøreregler for aktivitet på Brygga blir omforent med Sande kommune, og skilt hvis mulig blir montert/skrudd opp. Det samme gjelder en tilfredsstillende løsning mht. søppel) Søknad om heve-/senkeglass på balkong kontra innglassing, jf. styrevedtak Fra tidligere styremøter er det gjort følgende vedtak: Klart heve/senke glass tillates montert på innersiden av eksisterende rekkverk rundt balkongen. Høyden på glasset fullt opptrukket skal ikke overstige 1,9 m. Glasset skal tilpasses eksisterende rekkverk i farge og spileavstand slik at det nedsenket fremstår som tilsvarende og en del av eksisterende rekkverk. Glasset må i nedsenket posisjon ikke overstige håndløper på balkong. Bestillingen skal foregå gjennom (valgt firma) og godkjennes av styret i sameiet. Av hensyn til sakens prinsipielle karakter (presedens) har styret ikke ønsket å fatte noen endelig beslutning, men heller ønsket å oversende saken (med forslag til vedtak) til et ekstraordinært

4 sameiermøte. Sameiet er videre opplyst om at slikt ekstraordinært sameiermøte vil finne sted medio januar Argumenter for å opprettholde tidligere vedtak var bla: - fremtidige søknader om innglassing tilnærmet likt som omsøkt vil nødvendigvis medføre variasjon i fasaden (delvis innkassing, evt. annen løsning osv.). Å låse et vedtak opp i fullstendig innglassing kan virke ekskluderende for øvrige beboere som ønsker en mindre og rimeligere vindavskjerming - omsøkte løsning medfører tiltak mht. brann (egen branncelle). - tiltaket medfører søknadsplikt idet dette er en permanent fasadeendring. - Endret fasade endrer også bebyggelsens flotte karakter ved mer tilfeldig innglassing hos enkelte. - Frykt for at innglassing kan medføre at balkongen vil få preg av å være en del av leiligheten, herunder møblering, planter, gardiner mv. - Enkelt å forholde seg til mht. likebehandling seksjonene i mellom Løsningen med heve-/senkeglass er meget kostbar, men styret har ikke ønsket at det ble åpnet opp for andre billigere løsninger da dette ville redusere inntrykket av NJB som et boligprosjekt med gode, gjennomtenkte og estetisk pene løsninger. Styrets fastholder vedtak fra sist, men vil at forslagene belyses på en fullgod måte i ekstraordinært sameiermøte, herunder belyse annet alternativ (innglassing) slik at sameierne kan fatte en beslutning med basis i reelle alternativer. Søknad om markise over veranda, Inger og Ulf Løvaas (F 11) Styret har mottatt søknad fra Inger og Ulf Løvaas angående montering av markise under eksisterende pergola (tilsvarende som for bl.a. E-07 og E-11), dog med retning øst idet balkongen ikke har langside mot sjøen. Tiltaket ble ikke befart da styret ut fra tidligere befaring har adekvat kunnskap om situasjonen. Markise tillates montert under pergola på balkong, dog innenfor de retningslinjer som tidligere er vedtatt rundt tilsvarende tiltak hva angår hvor langt ut markisen kan stikke samt helning på denne. Skjøtsel av utomhus og reklamasjon Steen og Lund Etter diverse misnøye med Steen og Lund har styret tidligere vedtatt at skjøtsel for resten av 2012 og år 2013 skal ivaretas av Eiker Grøntmiljø AS, jf. styremøte nr. 4. Ellers er det tidligere reklamert overfor Steen og Lund på planter som har dødd kun etter én vekstsesong samt billeinvasjon i plantetyper som etter sigende skal være en feilleveranse. Steen og Lund har på det meste skiftet ut plantene, men fortsatt mener styret at antall nye planter er færre enn opprinnelig antall, plantene er generelt veldig små i størrelse (lave og puskete) og plasseringen er endret i fht. slik det var. Av den grunn mener styret at det fortsatt gjenstår en mangel som formelt må reklameres på av sameiet, etterfulgt av en henstilling om å befares reklamasjonen sammen med Steen og Lund. Håkon Kristiansen opplyste for øvrig at Eiker Grøntmiljø skulle befare utomhusanlegget den 15. nov. i fbm. mulig skjøtsel 2012 (hvis ikke snø). I den forbindelse er det viktig at nåsituasjonen dokumenteres i form av bilder i fht. reklamasjonen nevnt over.

5 Styret ber Håkon Kristiansen reklamere overfor Steen og Lund på nye planter hva angår størrelse, plassering og antall. Brøyting 2012/13 Håkon Kristiansen orienterte om tilbud på brøyting han hadde innhentet fra Arild Hermansen / Hermansen Gartneri AS. Vedlagt tilbudet var en områdetegning som viste det arealet som tilbys brøytet for sameiet. Prisen var 1000,- pr. gang pluss mva. evt. med/uten snøfres for 450,-./ time + mva. Styret fant å akseptere det mottatte tilbud, men ønsket at det i avtalen inntas at brøytingen må være utført før 06:00 og at pris pr. gang for strøing medtas i avtalen. Styret vedtok å akseptere mottatt tilbud på brøyting fra Hermansen Gartneri AS for 2012/13. Ansvar for å fremskaffe bryteavtale m.v. settes til Håkon K. Vask av vinduer i fasaden (lift og koordinering) våren 2013 Sameiet har enkelte vinduer (selvrensende) som ikke lar seg vaske fra boligseksjonene eller fra fellesarealene uten bruk av stige/lift. Samtidig er enkelte fasader til dels nedstøvet i fbm de pågående byggearbeidene av Hus D, K1 og H1, noe sameiet mener kanskje bør ivaretas av utbygger. Styret ønsket av den grunn at NJB undersøker muligheten/pris for å koordinere denne vaskejobben av fasader i regi av NJB og vindusvask. Tilbudte legges frem på neste styremøte for beslutning. Styret ønsket pris fra NJB på vask av vinduer i fasader før beslutning fattes. Ansvar for å fremskaffe slikt tilbud settes til Håkon K. Status feil/mangler ved overtagelsen av inneareal des Håkon Kristiansen la frem statusoversikt fra Obas på feil-/mangelliste av innearealene fra des I tillegg la Håkon K. frem statuslister for utvendige tak og fellesarealer samt utomhus. Listene viste at brorparten av påpekte feil mangler er utbedret sli at styret rett på nyåret kan foreta en kontrollbefaring slik at forholdene kan lukkes. Vedtak Styret tok orienteringen om status feil/mangler til etterretning. Dato for kontrollbefaring avtales på neste styremøte. Ansvar Håkon K. Eventuelt Søppel i fbm. brygge/badestrand Flere beboere har reagert på at det lukter fra avfallsbeholdere tilhørende sameiet og etterlyste bedre renhold rundt dette. Håkon Kristiansen har tidligere opplyst at det skulle ligge i rutinene fra avfallsselskapet at beholdere skal rengjøres. Styret ber beboere melde fra hvis lukt oppstår.

6 Vedtak Punktet henger inntil sameiet har tilnærmet 100 % kontroll på lukten (Ansvar for å kontakte renovatør samt følge opp at rutiner blir fulgt settes til Håkon K.) Julegrantenning NJB ordner, som i fjor, juletre og belysning/pynt av dette. Julegrantenningen vil finne sted 1. des. klokken 17:00. Runar Bakken kontakter det nystiftede velet hvorvidt de kan bidra med nisse. Måler for El-bil i garasje Etter forespørsel fra Tove Hejll behandlet styret hvorvidt slike ladepunkter skal settes opp i fellesareal og for fellesskapets regning. Et flertall av styrets medlemmer fattet slik beslutning: - Ladepunkt må kobles til egen strømmåler - Seksjonseier må selv innhente pris på slikt arbeid samt være ansvarlig for utførelsen - Montering av kontakt på fellesareal (vegg) aksepteres Trimrom nedlegges Håkon Kristiansen opplyste om at brannforskriftene tilsier at dagens trimrom i korridor mot offentlig toalett er ulovlig. Av den grunn må «trimrommet» ryddes innen utgangen av november slik at forskriftsmessige rømningsveier igjen er «frie» - uten noen hindre. Private apparater må avhentes innen ovennevnte dato. NJB vil lagre sine apparater hos vaktmester, og NJB kan også bistå med flytting/lagerareal for private apparater om nødvendig. Håkon K. og NJB informerer om dette i brevs form til beboere. Heidi Kristiansen ber Tore legge ut info om dette på nettsiden Innbrudd i garasjen Fra Ove Andheim er det kommet melding om tyveri fra sameiet garasjeanlegg. I den forbindelse er det forespurt om sameiet vil bekoste kameraovervåkning av parkeringsarealet. Styrets leder opplyste om tilvarende investering i Asker med en kostnad på ca Andre styremedlemmer opplyste at garasjeplassene ikke er bodareal slik at oppbevaring i dette arealet er på egen risiko og må sikres i fht. til dette. Av tiltak som kunne bidra til at garasjen fremsto som noe mer lukket var å korte ned på lukkeåpningstiden for garasjeporten. Signe Winther etterlyste også instruks for nødåpning av garasjeport. Styret behandlet saken og følgende ble fattet: Sameiet vil på nåværende tidspunkt ikke bruke penger på overvåkningskameraer. Styret ber NJB undersøke muligheter for at garasjeport åpner/lukker seg fortere Styret ber også NJB utarbeide en (tilgjengelig) instruks for nødåpning av

7 garasjeport o Sande, 14. november Jon Gaasholt Signe Winther Heidi Kristiansen Håkon Kristiansen Anders Sletten, styrets leder