Møtereferat fra styremøte i Utsikten huseierforening

Transkript

1 Møtereferat fra styremøte i Utsikten huseierforening Dato for møte: (Møte 3) 20:00 21:00 (Hos Tore) Neste møte (Møte 4) :00 (Hos Govind) Deltagere Govind Joshi Eivind Borg (ref) Ole Petter Hanssen Tore Fjukstad Tidligere møter (Møte 1: ) (Møte 2: ) Referat og oppfølgingspunkter (Saker som ble lukket for to møter siden blir fjernet fra listen) Møte Sak Sak Status og oppfølging 1 1 Utsending av referat fra generalforsamling Møtereferat er ikke sendt ut og dette bør sendes ut snarest : Ole Petter følger opp at det blir sendt ut. 1 2 Ferdigstillelse av el leveranse Møtereferat er sendt ut. Punktet lukkes Det gjenstår arbeid med et par lysmaster og det er trolig behov for noe gravearbeid++ mellom de nederste lysmastene. Det er usikkert om hele beløpet er betalt til entreprenør. 1 3 Asfalt (lapping av vei) er: a) Tore skaffer oversikt over status og følger opp at leverandør ferdigstiller avtalt leveranse og avklarer behov for ytterligere gravearbeid++ mellom de nederste lysmastene. b) Ole Petter undersøker om alt er betalt til entreprenør Vi har en faktura på NOK 8600 som ikke er betalt til leverandør. Tore har snakket med leverandør og de var positive til å ferdigstille leveransen. Det var litt uklart hva som måtte gjøres, men de skulle ta en befaring for å avklare. : Tore følger opp Leverandør hvis det ikke er fremgang i løpet av de nærmeste ukene. Entreprenør har ordnet lys i de nederste mastene og kabel som lå over bakken er gravd ned. Siste rest av faktura er betalt. er: Det gjenstår to ting som Tore følger opp: 1. Lys i mast nedenfor nr 15 må skiftes. 2. Strøminntak i mast nr tre fra veien må tettes. Styret konkluderte med at arbeid knyttet til asfaltarbeider var ok og jobber ikke videre med denne saken. Punktet lukkes års regel I kontrakt(?) var det beskrevet noe ift at alle skulle starte bygging innen 3 år. : Eivind undersøker dette til neste møte

2 Det vi har funnet beskrevet i Kjøpekontrakt med OBOS Nye Hjem AS. Det er to punkter som er er beskrevet 1) Pkt 6.4 som sier at Fase 2 av oppgradering av vei skal gjennomføres etter ca 3 år 2) Pkt 10.1 «Det gjøres spesielt oppmerksom på at konsesjonsfrihet er betinget av at tomten blir bebygget innen 5 år regnet fra tinglyst skjøte» Styret konkluderte med at Huseierforeningen ikke skal ha et forhold til når tomtene bebygges, men at vi fra nå forventer at de som «skader» vei ved bygging skal utbedre dette for egen regning. : Eivind sender ut info om at Styret nå forventer at skader på vei som er forårsaket av bygging blir utbedret til beboere. 1 5 Utearealer og innhenting av anbud. Er ikke utført og info sendes ut sammen med informasjon om ny nettside (se sak 3.1) Det ble vedtatt på generalforsamling at det skal innhentes anbud fra landskapsarkitekt for opparbeidelse av uteområde. : Eivind avklarer vedtak fattet av generalforsamling og undersøker hvem vi kan sende forespørsel om anbud til. I referat fra årsmøte står det at styret skal skal lage en plan for uteområder å avklare om dette skal gjøres på dugnad eller innhente tilbud til oppgradering. Eivind har derfor ikke undersøkt hvem vi kan sende anbud til da det er ønskelig å avklare hva som skal gjøres først. Styre har planlagt en gjennomgang av alle fellesområder og vil utarbeide en plan etter dette som inkluderer å avklare innhenting av anbud. Vi må både se på både en engangsinvestering for oppgradering og vedlikeholdsarbeid i etterkant. (Dette punktet inkluderer også drift og vedlikehold av lys). Styre har gjennomført en enkel befaring og har kommet frem til følgende: 1. Vei fra Høgåseveien til barnehagen. Det bør innhentes et anbud for rydding av vegetasjon 2 meter på hver side av vei 2. Gangsti mellom nr 9 og 11 (se sak 1.9) 3. Fellesområde nedenfor nr 11. Område skal planeres og gruslegges (er utført) 4. Område ved parkeringsplass barnehage. Det skal innhentes anbud på opparbeidelse av område og forslag er bark og vintergrønne busker. Vi har fått et anbud på NOK uten moms på denne jobben. 5. Vår andel av gangsti ned mot Rosenholm stasjon (vi eier ned til svingen). Det bør innhentes anbud for for rydding av vegetasjon og dette bør tas sammen med pkt 1 6. Snuplass mellom 49 og 51. Søppel skal kjøres bort og området skal planeres og asfalteres. Aksjonpunkter a) Eivind innhenter anbud på pkt 1 og 5 fra Holmlia Vaktmesterservice og Aktiv Snøservice (de som har snørydding) b) Ole Petter innhenter annet anbud på pkt 4.. c) Ole Petter avtaler asfaltering snuplass (pkt 6).

3 1 6 Frivillig registrering i Brønnøysund og valg av strømleverandør Huseierforeningen har ikke et org nr da vi ikke er registrert i Brønnøysund. Dette medfører at vi ikke kan velge strømleverandør og det litt jobb med å overføre bankfullmakter til nye personer i styret. : Ole Petter (v/ Rita) sørger for at at huseierforeningen får et org nr. Når dette er på plass sørger Rita for at det velges en strømleverandør Ole Petter vet hva som må gjøres, men må ha personnummer og styreformann. Dette er nå avklart (se pkt 2.1) og Ole Petter gjennomfører punktet til neste møte. 1 7 Barnehage: Fordeling av kostnader og parkering ifm større arrangement Søknad er sendt inn. Ifm arrangement i barnehagen er det mange som parkerer langs veien på den første rekka og det kan føre til at beboere ikke kommer ut med bil. Styret konkluderte med at det ikke er mulig å endre fordelingsnøkkel for fellesutgifter selv om barnehagen belaster veien mer enn andre beboere. : Eivind tar kontakt med barnehagen og henstiller om at de informerer om at det er viktig at de som parkerer langs veien parkerer på en hensynsfull måte slik at beboere kommer ut med sine biler Eivind har snakket med leder i barnehagen og de skal informere foreldre om dette ifm neste arrangement. Punktet lukkes. 1 8 Økonomisk status De er ikke store utestående eller beboere som ligger langt på etterskudd med «husleia». : Ole Petter utarbeider en økonomisk status til neste møte. Pr har vi innestående ca NOK Det er utestående NOK 8400 i «husleie». er: a) Ole Petter lager oversikt over forbruk ift budsjett presentert på årsmøte til neste styremøte b) Ole Petter sender purring til de som ikke har betalt «husleie». Det er pt utestående NOK De som tidligere har vært på etterskudd betaler nå fortløpende. Forenklet økonomisk oversikt Saldo pr kr ,35 Regnskapfører kr 5 000,00 Graveservice, faktura kr 7 449, Hafslund, avregning kr 299,51 strøm kr ,34 Innbetalte fellesutgifter kr ,00

4 (700 x 28 x 9) Sum kr ,34 Saldo pr. kr ,00 Differanse kr ,34 Pr stk utestående 1 kvartal (8 400,00) og 1 stk utestående 2 kvartaler (4 200,00) kr ,00 Reell differanse Gangvei mellom tomt 9 og 11. Det er pt ingen store utgifter som kommer i nærmeste fremtid og styre anser derfor økonomien til å være god og ihht det som ble presentert på årsmøte i Punktet lukkes. I følge reguleringsplan skal det lages en 2 meter bred vei mellom tomt 9 og 11 og det må avklares om det er behov for denne veien. : Eivind avklarer behov for veien med aktuelle tomteeiere (avklarer dette først og fremst med de som er på den første rekka dvs tomt 1 19). Eivind har avklart at det er behov for vei. I tillegg står det i utfyllende bestemmelser til bebyggelsesplan at gangveiforbindelse må etableres før det gis brukstillatelse for boligene. Det ble besluttet at det lages vei, men at vi lager den så enkel som mulig (lager ikke trapp hvis det ikke er nødvendig). Punktet lukkes Punktet ble åpent igjen på møte 3. Det blir laget en enkel grusvei og det settes ikke opp rekkverk. Aksjonpunkt Alle i styre skal «prøvegå» gangveien for å se om valg løsning er en ok minimumsløsning. 2 1 Styreformann Tore F ble valgt til styreformann da det var heller lunken interesse fra de tre andre i styret. 2 2 Omgjøring av privat til kommunal vei Eivind avklarer hva som er gjort tidligere og evt prosess for å søke om å omgjøre veien til kommunal vei. Hovedargument for å gjøre den om til kommunal vei er at det er mye trafikk pga barnehagen. Vi har fått svar fra kommune ang krav og prosess: Informasjon om hvilke krav som gjelder og prosess for å søke om overtagelse av ansvar for vei. 1. Veien må være regulert til offentlig vei 2. Veien må ligge på kommunal grunn 3. Veien må tilfredsstille Samferdselsetaten sine krav til standard, dette må dokumenters av dagens veiholder. Kravene finnes i statens vegvesen sine håndbøker (med spesiell vekt på 017 og 018) og Samferdselsetaten sine gatenormaler. Se linker nedenfor Ved krav til veiopparbeidelse må Plan- og bygningsetaten kontaktes

5 for byggemelding av veitiltaket. Samferdselsetaten skal godkjenne tegninger 2. All dokumentasjon og veiens standard skal godkjennes av Samferdselsetaten før en eventuell overtakelse Prosess: Send all informasjon om veien og be om at Samferdselsetaten gir en vurdering om veien kan overtas til offentlig vei. Send til Govind har en avdeling på jobben som driver med slike saker og avklarer hva vi må gjøre før en evt søknad. 2 3 Vedtekter Ole Petter finner frem godkjente vedtekter for huseierforeningen til neste møte (for gjennomgang/info til styre). Ole Petter har bare funnet noen vedtekter som det står utkast på, men det er mulig at det er disse som gjelder. Tore avklare med Benedikt Ingthorsson om det eksisterer vedtekter som er godkjent på et årsmøte. 2 4 Skilt med gatenavn Govind kontakter kommunen for å få skilt for gatenavn hengt opp igjen. Govind tok kontakt med Samferdselsetaten, men måtte purre opp i ettertid da det ikke kom i orden. Etaten har nå at det bør være opp i løpet av en måneds tid. 3 1 Webside Det skal lages en ny webside for å enklere dele informasjon. Adressen til den nye siden er: Adressen kunne ikke bli utsikten.wordpress.com da denne var opptatt. 3 2 Årsmøte Plan er at årsmøte skal avholdes i slutten av februar. Årsmøte skal planlegges på neste møte ( ).