B-Referat fra styremøte nr. 1/18 for Sjøhaug Naturistsenter SA

Transkript

1 B-Referat fra styremøte nr. 1/18 for Sjøhaug Naturistsenter SA Dato: kl Sted: Møterom i borettslaget til Tor Arne Tilstede: Tor Arne Slettjord, Høyem, Fredlund, Franzki Forfall: Møyfrid Humborstad. Ikke møtt: Larsen Sak nr. SAKSBESKRIVELSE: Vedtak Ansvarlig Godkjenning av referat nr Forslag til vedtak: Godkjent. Godkjenning av B-referater Godkjent med noen rettelser Fast sak på hvert styremøte Økonomi: redegjør for økonomien til Sjøhaug på hvert møte: Kopi av kontoutskrift til alle i styret Gi en oversikt over utgifter Oversikt økonomi fra forrige måned. Sendt (vedlegg til innkallingen) + Årsoppgave 2017 Økonomien i 2017 var bra. Beskjed fra Irene: Bestyrer 2018: Oppgjør hver dag Plass NN. Uteblitt betaling. Se ellers vedlegg fra som ble redegjort på møte: «Økonomi styremøte 1.18» Og vedlegg sendt etter møte med svar «Diverse ifht økonomi ifbm styremøte » Tor Arne OPPFØLGING GAMLE SAKER: Avtale om leie av plass mellom beboere og Sjøhaug naturistsenter. Forslag for vedtak: Utsettes til våren 2 som ikke har underskrevet. Tor Arne følger opp. Kontraktene som er underskrevet er hjemme hos Gyri. Tas med til våren til Sjøhaug har kontraktene nå 1

2 23/17 Hvordan beregne strøm for rom uten egne måler -Strømforbruket i 2017 var lav i Sjøhaughuset og har blitt fordelt på beboere i huset. Liv Ona skal sjekke (mail 30.7.): -går utebelysning for hele Sjøhaug fra Solrabben. Tor Arne: - Vi kan eventuelt få 10 strømmåler. Det avventes å kjøpe fellesmåler for Solrabben Avventer om vi kan få noen strømmålere Tor Arne 30/17 Lage fellesregler rundt lagring av båter ser på muligheter med Siv lager forslag for regler/priser av båter. Pris for sommerlagring. Tas opp medlemsmøte august. Tilrettelegge lagring bedre? Veldig bløtt, mulig å legge ut duk?, vanskelig tilkommelighet med traktor. 31/17 Lage flere parkeringsplasser + skilting Flere plasser rundt søppelkassene? Bak plass 81? undersøker priser for skilt, settes ut der det er lett å parkere Lage nytt skilt i veikrysset: Nesveien/Reneflotveien Er skiltet vi har nå godkjent fra kommunen? 34/17 Medlemsmøte c)gasskontroll. Har alle tatt kontrollen nå? NN og NN har ikke tatt kontrollen. TA følger opp Tor Arne 39/17 Bookingsystem Knytte Sjøhaug til et bookingsystem? Nå sendes det manuell epost til styret/bestyrer. Mulig med system som viser tilgjengelighet? Sendt forespørsel til NN Bruke «Drop-Box» som tidligere ()? Purre opp NN. Be om overføring av Matrix/Drop-Box til ny PC av 2

3 49/17 MIB = Moss interkommunale brann og redning har vært på befaring Fått flere forbedringspunkter. Gjelder blant annet brannøvelse, info samlingspunkt ved brann, Styrets ansvar ifht å kjenne til forskriftene/utstyr etc. ser på endringer i rutiner. 66/17 Forslag til vedtektsendring Tas til årsmøte. TA tar dette med NN NN har i oppdrag av Sjøhaug tatt kontakt med advokat. Se vedlegg: «Internt notat om Samvirkeloven» Tor-Arne 67/17 Søknad fra plass 15 om å utvide platting Vurderer å søke. Setter opp pinner og snor så dere kan se hvordan det er tenkt. måler opp og avklarer med Ole Petter. 68/17 Anbud fra Skjærgårdsbrygger AS Fått anbud på ca kr meter brygge. Å utvide til: -bredde 1,50 m. Brygge + fundament. -Rekkverk på den innerste delen. Utsettes til mindre snø på Sjøhaug Takket ja til et tilbud på kr ,- og betalt slik at det kom på regnskapet for Avventer oppstart til været tillater det. 71/17 Søknad om utretting av uteplass, pass 53 Rette ut vinkel på treplatten på uteplassen. Har fått tegning. Styret ønsker å ta en befaring. Den tas ved første styremøte i 2018 som tas på Sjøhaug Alle 72/17 Har Årsmøte bedt om 2018 å få tegning -Datoer/Frister Årsmøte blir Frister: Varsle sted/dato: Innmelde saker: Sende innkalling med sakspapirer: Årsberetning v/ -Aktivitetskalender 2018 v/ -Foreløpige saker (se vedlegg) Sjøhaug info januar: -sted og frister årsmøte -ledige plasser -ledige stillinger Årsberetning gjennomgått med rettelser. Mail til komiteene for å få rapport Aktivitetskalender gjennomgått. Nye styret godkjenner det. Foreløpige saker ble gjennomgått og ansvaret for utarbeidelse av sakene fordelt. Se dok: «Saker til årsmøte 2018» Alle Alle 3

4 01/18 Nye saker: Bestyrer/Vaskehjelp/Vaktmester 2018: -Bestyrer -Vaskehjelp: Lav og Høysesong -Vaktmester Legge ut annonse i naturist Nytt? Frist: 1.2. (se vedlegg, annonse fra i fjor) Andre tiltak? NN og NN har søkt om: -Bestyrerjobben (kan deles med noen til) -Vaskejobben hvis ønskelig OBS: Arbeidstilsnyet har informert om minstelønn. Se vedlegg. Sende annonse til Naturist Nytt. Legge ut på Fb og Webben. Sjekke med arbeidstilsynet om medeiere i SA må følge Arbeidsmiljøloven. 02/18 Priser 2018 Gjennomgått og justert. Se vedlegg med oversikt over prisene for Blir lagt ut på Webben /18 Fordeling av styrehonorar Årsmøte har bestemt kr ,- Fordeling som følgende: -Alle styremedlemmer uansett verv: kr. 7300,- (x5) -Vara Møyfrid: kr. 2500,- -Vara Øyvind: kr. 1000,- 04/18 Ungdomshelgen 2018 ved Siv Aina - Dato: August - Spør om å reservere hytte 2+3. De gir beskjed innen om behov for hyttene 05/18 Reguleringsplan Det ringte en hyttenabo 9.1. Han fortalte at han hadde innspill til reguleringsplanen for Jeløya. Høringsfrist satt til 1.februar. Hytte 2+3 blir reservert. Mail til Siv Aina: hvis stor pågang kan vi ikke holde av hyttene fram til Vi gir i så fall beskjed. Informerer om prisavslag for unge voksne med forbehold om at nytt styre ikke endrer prisene Telefonnr. til naboen som ringte: NN Vi avventer saken. 4

5 Eventuelt: Plass Andeler Andelene er endret i medlemsregisteret El-bil/svar fra Hafslund på forespørsel i fjor sommer (sak 43/17) Uforståelig svar. Vi avventer da saken er lagt på is inntil videre Sak: Medlemsmøte: Skal vi fortsette å ha Allmannamøter? Ved oppsigelse av plass: utbetales det Dugnadsdepositum? Tas opp på medlemsmøte i 2018 Ja Møteleder: Tor Arne Møtet slutt: kl. 19 Neste møte: Mandag 5.3. kl. 14 hos Tor Arne (møterom) + søndag kl. 12. Sted bestemmes senere Referent: 5

6 B-Referat fra styremøte nr. 2/18 for Sjøhaug Naturistsenter SA Dato: kl Sted: Møterom i borettslaget til Tor Arne Tilstede: Tor Arne Slettjord, Høyem, Fredlund, Forfall: Møyfrid Humborstad, Franzki og Larsen Ikke møtt: Sak nr. SAKSBESKRIVELSE: Vedtak Ansvarlig Godkjenning av referat nr. 1/18 Forslag til vedtak: Godkjent. Fast sak på hvert styremøte Økonomi: redegjør for økonomien til Sjøhaug på hvert møte: Kopi av kontoutskrift til alle i styret Gi en oversikt over utgifter Oversikt økonomi fra forrige måned. Sendt 6.2. for januar 2018 (ikke lagt ved da oversikt for februar eventuelt kommer før møtet) Se mail fra Irene med 16 vedlegg (disse er IKKE lagt ved innkallingen): Avstemningsbok og rapport 2017 Plass NN: Status på saken informerte om fremdrift. Saken er unntatt offentlighet OPPFØLGING GAMLE SAKER: Avtale om leie av plass mellom beboere og Sjøhaug naturistsenter. Forslag for vedtak: Følges opp 2 kontrakter som vi mangler? Kontraktene som er underskrevet er hos. 6

7 23/17 Hvordan beregne strøm for rom uten egne måler -Strømforbruket i 2017 var lav i Sjøhaughuset og har blitt fordelt på beboere i huset. Liv Ona skal sjekke (mail 30.7.): -går utebelysning for hele Sjøhaug fra Solrabben. Tor Arne: - Vi kan eventuelt få 10 strømmåler. Det avventes å kjøpe fellesmåler for Solrabben 30/17 Lage fellesregler rundt lagring av båter ser på muligheter med Siv lager forslag for regler/priser av båter. Pris for sommerlagring. Tas opp medlemsmøte august. Tilrettelegge lagring bedre? Veldig bløtt, mulig å legge ut duk? vanskelig tilkommelighet med traktor. 31/17 Lage flere parkeringsplasser + skilting Flere plasser rundt søppelkassene? Bak plass 81? undersøker priser for skilt, settes ut der det er lett å parkere Avventer om vi kan få noen strømmålere Tor Arne kontakter Eidsiva Tor Arne Lage nytt skilt i veikrysset: Nesveien/Reneflotveien Er skiltet vi har nå godkjent fra kommunen? 34/17 Medlemsmøte c)gasskontroll. Har alle tatt kontrollen nå? NN og NN har ikke tatt kontrollen. TA følger opp 39/17 Bookingsystem Knytte Sjøhaug til et bookingsystem? Nå sendes det manuell epost til styret/bestyrer. Sendt forespørsel til NN. Fått mail fra han (se vedlegg) med div. info og linker. Forslaget viser tilgjengelighet, også for gjester. Bruke «Drop-Box» som tidligere ()? følger opp «drop-boks» med NN Tor Arne 7

8 49/17 MIB = Moss interkommunale brann og redning har vært på befaring Fått flere forbedringspunkter. Gjelder blant annet brannøvelse, info samlingspunkt ved brann, Styrets ansvar ifht å kjenne til forskriftene/utstyr etc. ser på endringer i rutiner. 66/17 Forslag til vedtektsendring (Årsmøte) Tas til årsmøte. TA tar dette med NN. Se vedlegg: «Internt notat om Samvirkeloen» 67/17 Søknad fra plass 15 om å utvide platting Vurderer å søke. Setter opp pinner og snor så Utsettes til mindre snø på Sjøhaug dere kan se hvordan det er tenkt. måler opp og avklarer med. Tor-Arne 68/17 Anbud fra Skjærgårdsbrygger AS Takket ja til et tilbud på kr ,- og betalt slik at det kom på regnskapet for Avventer oppstart til været tillater det. 71/17 Søknad om utretting av uteplass, pass 53 Rette ut vinkel på treplatten på uteplassen. Har bedt om å få tegning Avventer oppstart Alle Har fått tegning. Styret ønsker å ta en befaring. Den tas ved første styremøte i 2018 som tas på Sjøhaug 8

9 72/17 Årsmøte Datoer/Frister: Årsmøte blir Frister: Varsle sted/dato: Innmelde saker: Sende innkalling med sakspapirer: Alle Utkast årsmøtepapirene med -Årsberetning fra (gjennomgås ifht rettelsene som ble gjort på forrige møte uten tilstede) -innkommende saker (sak Robberstad) -Investeringsbudsjett, lagt inn i utkastet for årsmøtet -Foreløpige saker. Se vedlegg: «Saker til årsmøte 2018» -de har kommet rapport fra PR komite og vedlikeholdskomite -mangler innstilling fra valgkomitee -«Regler rundt vedlikeholdsfond.» Forslag fra NN. Se 2 vedlegg Sak fra vedr. plass 48 ALLE Husk å gjennomgå forslag til investeringsbudsjett og budsjett før neste møte. Totalt 6 innkomne forslag er godkjent. 01/18 Bestyrer/Vaskehjelp/Vaktmester 2018: -Bestyrer -Vaskehjelp: Lav og Høysesong -Vaktmester Lagt ut annonse i naturist Nytt 1/18 + Fb + Websiden Søknadsfrist Neste styre må ta ansettelsene Søknader: NN og NN: Bestyrerjobben (kan deles med noen til) + Vaskejobben hvis ønskelig NN: Vaktmesterjobben (se vedlegg) NN (vist interesse, ikke søkt ennå): Vaktmesterjobben + eventuelt bestyrerjobben Arbeidstilsynet har informert om minstelønn. Se vedlegg. Status i saken og Thor følger opp. 9

10 5/18 Reguleringsplan- Jeløya hyttefelt Det ringte en hyttenabo 9.1. Han fortalte at han hadde innspill til reguleringsplanen for Jeløya. Han har sendt over planene, se vedlegg. har tatt kontakt med Moss kommune, se vedlegg = mail fra 6.2. Avventer videre fremdrift i kommunen, samt at har tatt opp saken muntlig med NN som sitter i kommunestyret 6/18 Nye saker: Søknader om medlemskap som trenger godkjenning av styret Godkjent 7/18 Husholdningsrenovasjonsgebyr på Tas opp på neste møte om dette skal campingplasser opp på årsmøte, om de skal blir innført fra Moss kommune = Kr. 500,- per legges til plassleie. fast plass. Vi må betale det fra 2018 eller velger annet firma som henter søppel. Årsmøtesak? 8/18 Årsmøte i NNF i Oslo Noen fra Sjøhaug som deltar? Sjekker saksliste før vi tar beslutning. 9/18 Søknader, rom: Rom 6, Solrabben Søknadsfrist: Søknader: Lars og Gitte Blom Tildelt Lars og Gitte Blom. Rom 2 el 3, Solrabben Søknader: Roar Fjeld. Ønsker å se på rommene før avgjørelse (1. Dugnad). 10

11 Eventuelt: Spørsmål fra arving til NN om andeler. svarer at andelene utgikk når Sjøhaug ble gjort om til samvirke, Det vanligste er at eventuelle innestående plassinnskudd doneres til Sjøhaug, Om du ønsker å sjekke om det eventuelt er resterende plassinnskudd etter dine foredlere, må du sende kopi av skifteattest til Sjøhaug. Sjekker om det ble svart på spørsmål om vogna til NN Inf merker. bestiller 20 merker Fjorårets medlemmer må sendes foreningene. Kassesystem Sjekke brev om det omfatter oss som ikke er «revisjonspliktige» Forslag fra og Thor om Siv Johansen Til styret Møteleder: Tor Arne Møtet slutt: Neste møte: Søndag kl. 12. Sted: Avtales nærmere Referent: 11

12 B-Referat fra styremøte nr. 3/18 for Sjøhaug Naturistsenter SA Dato: kl Sted: Møterom i borettslaget til Tor Arne Tilstede: Tor Arne Slettjord, Høyem, Fredlund, Franzki og Larsen Forfall: Møyfrid Humborstad, Ikke møtt: Møtet har hovedsakelig jobbet med forberedelser av årsmøtet. I kursiv fet er det som ble behandlet på 3/18 Sak nr. SAKSBESKRIVELSE: Vedtak Ansvarlig Godkjenning av referat nr. 2/18 Forslag til vedtak: Godkjent med noen rettelser. Ny versjon laget av referatet. Fast sak på hvert styremøte Økonomi: redegjør for økonomien til Sjøhaug på hvert møte: Kopi av kontoutskrift til alle i styret Gi en oversikt over utgifter Oversikt økonomi fra forrige måned. Sendt 6.2. for januar 2018 (ikke lagt ved da oversikt for februar eventuelt kommer før møtet) Se mail fra Irene med 16 vedlegg (disse er IKKE lagt ved innkallingen): Avstemningsbok og rapport 2017 Ikke behandlet på dette møtet Plass NN: Status på saken informerte om fremdrift. Saken er unntatt offentlighet OPPFØLGING GAMLE SAKER: Avtale om leie av plass mellom beboere og Sjøhaug naturistsenter. 2 kontrakter som vi mangler? Kontraktene som er underskrevet er hos. Forslag for vedtak: Ikke behandlet på dette møtet Følges opp 12

13 23/17 Hvordan beregne strøm for rom uten egne måler -Strømforbruket i 2017 var lav i Sjøhaughuset og har blitt fordelt på beboere i huset. Liv Ona skal sjekke (mail 30.7.): -går utebelysning for hele Sjøhaug fra Solrabben. Tor Arne: - Vi kan eventuelt få 10 strømmåler. Det avventes å kjøpe fellesmåler for Solrabben Ikke behandlet på dette møtet Tor Arne Avventer om vi kan få noen strømmålere Tor Arne kontakter Eidsiva 30/17 Lage fellesregler rundt lagring av båter ser på muligheter med Siv lager forslag for regler/priser av båter. Pris for sommerlagring. Tas opp medlemsmøte august. Tilrettelegge lagring bedre? Veldig bløtt, mulig å legge ut duk? vanskelig tilkommelighet med traktor. 31/17 Lage flere parkeringsplasser + skilting Flere plasser rundt søppelkassene? Bak plass 81? undersøker priser for skilt, settes ut der det er lett å parkere Lage nytt skilt i veikrysset: Nesveien/Reneflotveien Er skiltet vi har nå godkjent fra kommunen? 34/17 Medlemsmøte c)gasskontroll. Har alle tatt kontrollen nå? NN og NN har ikke tatt kontrollen. TA følger opp Tor Arne 39/17 Bookingsystem Knytte Sjøhaug til et bookingsystem? Nå sendes det manuell epost til styret/bestyrer. Sendt forespørsel til NN. Fått mail fra han (se vedlegg) med div. info og linker. Forslaget viser tilgjengelighet, også for gjester. Ikke behandlet på dette møtet følger opp «drop-boks» med NN Bruke «Drop-Box» som tidligere ()? 13

14 49/17 MIB = Moss interkommunale brann og redning har vært på befaring Fått flere forbedringspunkter. Gjelder blant annet brannøvelse, info samlingspunkt ved brann, Styrets ansvar ifht å kjenne til forskriftene/utstyr etc. ser på endringer i rutiner. 66/17 Forslag til vedtektsendring (Årsmøte) Tas til årsmøte. TA tar dette med NN. Se vedlegg: «Internt notat om Samvirkeloven» Saken er tatt ifbm årsmøte Tor-Arne 67/17 Søknad fra plass 15 om å utvide platting Vurderer å søke. Setter opp pinner og snor så dere kan se hvordan det er tenkt. måler opp og avklarer med. Utsettes til mindre snø på Sjøhaug 68/17 Anbud fra Skjærgårdsbrygger AS Takket ja til et tilbud på kr ,- og tar kontakt for å høre om dato for betalt slik at det kom på regnskapet for oppstart Avventer oppstart til været tillater det. 71/17 Søknad om utretting av uteplass, pass 53 Rette ut vinkel på treplatten på uteplassen. Ikke behandlet på dette møtet Har fått tegning. Styret ønsker å ta en befaring. Den tas ved første styremøte i 2018 som tas på Sjøhaug 72/17 Årsmøte Datoer/Frister: Årsmøte blir Frister: Varsle sted/dato: Innmelde saker: Sende innkalling med sakspapirer: Alle Alle Utkast årsmøtepapirene med -Årsberetning fra -innkommende saker (sak Robberstad) -Investeringsbudsjett, lagt inn i utkastet for årsmøtet -Foreløpige saker. Se vedlegg: «Saker til årsmøte 2018» -det har kommet rapport fra PR komite og vedlikeholdskomite -mangler innstilling fra valgkomitee -«Regler rundt vedlikeholdsfond.» Forslag fra NN. Se 2 vedlegg Sak fra vedr. plass 48 Totalt 6 innkomne forslag er godkjent. Årsmøtepapirene blir forberedt til utsendelse. Frist

15 01/18 Bestyrer/Vaskehjelp/Vaktmester 2018: -Bestyrer -Vaskehjelp: Lav og Høysesong -Vaktmester Lagt ut annonse i naturist Nytt 1/18 + Fb + Websiden Søknader: NN og NN: Bestyrerjobben (kan deles med noen til) + Vaskejobben hvis ønskelig NN: Vaktmesterjobben (se vedlegg) NN (vist interesse, ikke søkt ennå): Vaktmesterjobben + eventuelt bestyrerjobben Arbeidstilsynet har informert om minstelønn. Se vedlegg. Status i saken Søknadsfrist Neste styre må ta ansettelsene Ikke behandlet på dette møtet og Thor følger opp. 5/18 Reguleringsplan- Jeløya hyttefelt Avventer videre fremdrift i kommunen, Det ringte en hyttenabo 9.1. Han fortalte at samt at har tatt opp saken muntlig han hadde innspill til reguleringsplanen for med NN som sitter i kommunestyret Jeløya. Han har sendt over planene, se vedlegg. Ikke behandlet på dette møtet har tatt kontakt med Moss kommune, se vedlegg = mail fra /18 Søknader om medlemskap som trenger godkjenning av styret Godkjent. Ikke sendt bekreftelse til søknadene ennå. 7/18 Husholdningsrenovasjonsgebyr på campingplasser blir innført fra Moss kommune = Kr. 500,- per fast plass. Vi må betale det fra 2018 eller velger annet firma som henter søppel. Årsmøtesak? Tas opp på neste møte om dette skal opp på årsmøte, om de skal legges til plassleie. Det blir en reell økning ifht kostnadene i dag på kr. 250,- per plass. Styret godkjenner økningen og informerer om det på kommende medlemsmøte. Regningen sendes sammen med strømregningen til høsten. Mail fra TA 6.4.: ikke økning fra Moss kommune i Utsatt til /18 Årsmøte i NNF i Oslo Noen fra Sjøhaug som deltar? Sjekker saksliste før vi tar beslutning. Ikke behandlet på dette møtet 15

16 9/18 Nye saker: Søknad fra NN. Fast telt Utsettelse av frist for å sette opp fast telt. Forslår ut 2018 Godkjent 10/18 Søknad NN. Påskeaften Ønsker å bruke Sommerstue til felles samvær Godkjent. Husk å rydde, vaske, kaste søppel. Alle på Sjøhaug er invitert. 11/18 Vårdugnad ser på hva som må gjøres 12/18 Medlemsmøte Innkallingen sendes ut : Medlemsmøtet blir avlyst etter avstemning i styret via mail pga værforhold og manglende sanitære anlegg Eventuelt: Møteleder: Tor Arne Møtet slutt: kl. 18:30 Neste møte: Kl. 11 Sted: Sjøhaug Referent: 16