Årsmøte i Porsmyra Grendelag

Transkript

1 Årsmøte i Porsmyra Grendelag Det innkalles herved til årsmøte i Porsmyra Grendelag 28. februar kl Rosten skole (møt opp ved hovedinngangen, møtet er ikke i kantina denne gangen) Saksliste 1. Godkjenning av innkallingen 2. Konstituering valg av møteleder og referent 3. Årsberetning Årsregnskap 2016, Budsjett Innkomne saker 6. Valg av styremedlemmer, varamedlemmer, valgkomite, revisor og regnskapsfører. Vedlegg sendt ut pr. epost til beboerne: 1. Årsberetning 2. Regnskap for 2016 og budsjett for Revisors beretning 4. Kvittering for utført kontroll og vedlikehold 5. Serviceavtale med TBT 6. Tilbud på opprusting av lekeplass Det vil bli enkel servering Vel møtt! Vennlig hilsen Styret i Porsmyra Grendelag 1

2 1. Årsberetning 2016 Porsmyra Grendelag Styret har i 2016 bestått av: Leder: Nina Røvik Sekretær: Anita Langørgen Styremedlem: Håvard Hinsverk Styremedlem: Marit Cecilie Samset Elvebakk 1.1 Dugnader 2016 Styret organiserte 4 dugnader, to i juni og to i august. Det ble utført generelt vedlikehold og søppelplukking. TBT ble brukt til å kjøre vekk avfall etter alle 4 dugnadene. Det ble kjøpt inn en kantklipper. Redskapsbod ble malt 2 strøk. 1.2 Søppeltømming på lekeplass Vi har for inneværende år bestilt 30 tømminger pr. år. 1 gang pr uke i sommerhalvåret, annenhver uke ellers i året. Vi betaler da for 15 timer. 1.3 Lekeapparater Ny babyhuske ble bestilt og montert. Alle lekeapparater ble malt opp. Alt annet treverk på lekeplassen fikk også et strøk med beis. 1.4 Porsmyra Grendelags sitt medlemskap i AS Tonstad Beboertjeneste (TBT) Heidi Sandstad/Håvard Hinsverk har vært Porsmyra Grendelags representant i TBT s styremøter. Ny avtale for 2017 med TBT i forbindelse med vår, sommer- og vintervedlikehold er undertegnet (vedlegg.) Vi bestiller fast bortkjøring av avfall etter dugnader da dette blir billigere for oss. 2

3 1.6 Styremøter Det er avholdt 4 styremøter i perioden. 1.7 Epostadresser for grendelaget. Vi har fått inn e-postadresser fra de aller fleste beboerne. Det har vært noen utskiftninger i grendelaget dette året. Nye beboere har fått lapp i postkassen med beskjed om å melde inn sine e-postadresser. 1.8 Porsmyra.no Lennart Holmen har drifta hjemmesida. Påmelding via hjemmesida på dugnader fungerte veldig bra. 1.8 Ekstrakostnader til dugnader Honda kantklipper er kjøpt inn til dugnadene. I tillegg er det behov for å leie en minigraver for å fjerne busker og røtter mellom disse til neste dugnad. 1.9 Tynning/pleie av skog som grenser mot gangsti mot sør Styret tok kontakt med Trondheim kommune for å undersøke om de hadde mulighet til å hjelpe oss. Det hadde de ingen mulighet for, men vi kunne ta jobben selv. Det har vi lov til så lenge vi ikke tynner ut for mye Opprusting/fornyelse av lekeplass Styret har innhenta tilbud på opprusting av lekeplass fra ulike leverandører. Å oppgradere lekeplassene vil bli kostbart (se vedlegg) Tilgang til /fortrinnsrett eller bygging av nytt grendehus Grendahus Starrmyra: kan bare leies av medlemmer tilknyttet borettslaget Grendahus Skjetnebrinken: kan ikke leies Grendahus Rostengrenda: kan leies av alle Registrering i Brønnøysundregistret av nytt styre i Porsmyra Grendelag Generell info: Etter hvert årsmøte skal det via nettportalen Altinn sendes inn samordnet registreringsmelding i Brønnøysundregisteret for endring av styret på Porsmyra. Ved innsending trengs følgende data: Elektronisk kopi av signert årsmøtereferat som viser navn på nye styremedlemmer (legges inn som vedlegg) Personnummer på nye styremedlemmer Organisasjonsnummer

4 5 Innkomne saker Ingen innkomne saker 4

5 Valgkomiteens innstilling, styret har pr. 20/2 ikke mottatt valgkomiteens innstilling. Styremedlemmer Porsmyra Byggetrinn Velges for 1 2 år 4 2 år Håvard Hinsverk 19 2 ikke på valg Nina Røvik 52 3 ikke på valg Varamedlemmer 1 2 år 4 2 år Robert Verkerk 17 2 ikke på valg Morten Aunehaugen 34 3 ikke på valg Valgkomite 1 1 år 2 1 år 3 1 år 4 1 år Revisor Geir Skjetne Regnskapsfører Stein Lysfjord Nina Røvik Håvard Hinsverk Anita Langørgen Marit Cecilie Samset Elvebak 5

6 6