GRØNBERG VEL ÅRSMØTE GRØNBERG VEL Tid: klokka 20:00 Sted: Grendehuset Opprop / registrering

Transkript

1 GRØNBERG VEL ÅRSMØTE GRØNBERG VEL Tid: klokka 20:00 Sted: Grendehuset Sak 1 Sak 2 Sak 3 Sak 4 Sak 5 Sak 6 Sak 7 Opprop / registrering Åpning av møtet Kort orientering om året som har gått v/styrets leder. Valg av ordstyrer og referent: Årsberetning: Gjennomgang av styrets årsberetning v/leder. Regnskap og budsjett Gjennomgang av årsregnskap v/kasserer. Gjennomgang av budsjett v/leder. Innkomne forslag Se vedlegg A Valg Valgkomiteens innstilling. Hommelvik Styret Grønberg Vel

2 Vedlegg A Innmeldte saker saksgrunnlag: Sak 1. Bakgrunn: Grønberg velforening har i de senere år bygd opp en solid egenkapital. Det er vesentlig at denne kapitalen forvaltes godt for å sikre fremtidig drift av velforeningen. Styret forvalter velforeningens midler og forholder seg til vedtektene og årsmøtet. Drøfting: Grønberg Vel har siden 2002 jobbet aktivt med å snu en negativ økonomi til en sunn og positiv økonomi. Fra 2002 til 2009 ble et underskudd på kr snudd til et overskudd på vel Dette har vært gjort med stor grad av dugnadsånd, inntektsgivende aktiviteter og et sparsommelig forbruk. Styret i velforeningen forvalter velforeningens midler. Styret er bundet til budsjettet som godkjennes på årsmøtet. Videre skal styret forholde seg til vedtektene, spesielt 10.2 og Fra årsmøtet i 2009 ble budsjett for 2009 godtatt og styret kunne forvalte et budsjettert utgiftsnivå på ca Referat fra ekstraordinært aarsmøte i juni 2009 kan indikere at styret er gitt disposisjonsrett utover budsjett (Planlagt forbruk på ) Dette er ikke iht vedtektene og beror nok på en dårlig formulering i et referat. Dette bør klargjøres i neste årsmøte. Velforeningen bør videre bygge sin aktivitet på dugnadsånd. Et planlagt høyt utgiftsnivå indikerer at en ønsker å gå bort fra dette prinsippet. Konklusjon: For å sikre Velforeningens økonomi samt klargjøre det som er skrevet i tidligere referat legges følgende forslag frem til beslutning: 1: Styret i Grønberg Vel forvalter velforeningens midler iht godkjent budsjett av årsmøtet. Styret skal forholde seg til god forretningsskikk og belage sitt arbeide på dugnadsånd. 2: Årsmøtet beslutter å sette av et eget fond på på en egen høyrentekonto. Dette beløpet kan disponeres etter beslutninger fattet av årsmøtet, representert med min 20% av medlemmene og med 2/3 flertall. mvh Yngvar Dypvik Sak 2. Ber om at styret ser på mulighetene for å innføre ett internettbasert (VIA Hjemmesiden?) bookingsystem for husutleie og at dette fremlegges som en diskusjonssak på neste medlemsmøte.

3 Bakgrunn: Slik jeg ser det så vil vi etter hvert få et større trykk på utleie av huset, det blir derfor være en stor service til medlemsmassen og andre at det finnes Et oversiktlig system for å kunne se om huset er ledig eller ikke. Dette vil også minske belastningen på den som måtte stå som utleieansvarlig. Mvh Roar Nilsen Leikvegen 4 Sak 3. Forslag til følgende vedtektsendring, ny paragraf: 13 Søndagskafe Søndagskafe skal som en fast regel holdes i tidsrommet 1. søndag etter påske til og med siste søndag i november, med pause i Juli måned Søndagskafe har prioritet på Velforeningshuset med unntak av medlemmers barnedåp og konfirmasjon. Bakgrunn: Søndagskafe er en av de beste måtene å integrere nye naboer på, samt treffe gamle. Søndagskafe skaffer noen kroner i velforeningskassa. For å sikre at folk kommer på søndagskafe er en avhengig av at der er god regelmessighet for når dette arrangeres, vi må derfor som en hovedregel sørge for å tilrettelegge best mulig for dette. Etter hvert som vi nå får pusset opp og bygget ut huset noe, så må vi regne med å få større pågang på utleie. Ved å da å stadfeste dette i vedtektene så slipper vi tvilstilfeller vedrørende utleie av huset. Diskusjon: Der har vært snakk om at det er ønskelig med søndagskafe også i januar/februar. Foreslår da at styret tar tak i dette og gjennomfører søndagskafe som en prøveordning for neste vinter, og at en ved et medlemsmøte diskuterer dette og eventuellt fremmer det som egen sak på neste årsmøte. Mvh. Roar Nilsen Leikvegen 4

4 Sak 4. Forslag til at der blir en midlertidig stopp i vedtatte utbygging av Velforeningshuset intill det foreligger en plan for gjennomføring av denne utbyggingen, samt oversikt som bekrefter kostnader forbundet med denne. Planen må så godkjennes av Årsmøtet. Bakgrunn: Sak 5. Sak 6. Det ble på det ekstraordinære årsmøtet i juni 2009 besluttet å bygge ut velforeningshuset, med betongplatt, forlengelse av tak og to vegger. Det ble i 2009 ikke gjennomført noen utbygging, og det er usikkert hva kostnadsøkningenene for dette vil være i Kostnadene er dermed ikke godt nok beskrevet, og det må lages budsjett for det som handler om utbyggingen som beskriver følgende: Hvilke tjenester og materiell som skal kjøpes inn og kostnader på dette. Hva skal gjøres på dugnad, med en beskrivelse for antall timer. Konkret hva skaffes som sponsormidler / Materialer. Mvh. Roar Nilsen Leikvegen 4 Heisann Grunnet rot rundt valg de siste 2 årene vil jeg rette følgende forslag til hvem som skal være på valg for styret i Det er tatt utgangspunkt i vedtektene. 1. Rune Spets og Tommy Langolf er på valg ettersom de har sittet som styremedlemmer i 2 år. Ifølge vedtektene kan ikke styremedlemmer sitte lengre enn 2 år uten å være på valg. Varemedlemmer velges i 1 år følgelig er de 2 som sitter som varamedlemmer på valg. Se vedlegg for å se hvem som har sittet i styret de 3 siste årene. 2. Alle plasser velges. 5 styremedlemmer og leder velges, 2 varamedlemmer velges ihht. vedtektene. Med vennlig hilsen/best regards Hva har styret gjort for å bedre kommunikasjonen mot medlemene. En sak som ble tatt opp på ekstraordinært årsmøte Kan ikke se det har sette noen bedring på dette området.

5 Sak 7. Forslag til forbedring: Innsamling av mailadresser fra alle husstander som skal brukes til distribusj on av referater, aktivere og evt. annen informasjon som medlemene bør ha. Forslag til avstemning på årsmøte Det skal opprettes en slik mailliste, hvor det sendes ut slik informasjon som nevnt over. Forslag om at det opprettes en "innflytningspakke" til innflytter. Sak 8. Forslag om å sette av , som disponeres av årsmøte. Sak 9. Forslag om at søndagskaffe har førsteprioritet og at en ikke kan leie ut huset for å fortrenge søndagskaffe med unntak av medlemmers barnedåp og konfirmasjon. Sak 10. Forslag om at det medlemmene informeres pr. mailliste/oppslag hvis det ikke er søndagskaffe pga. av langhelg etc. Sak 11. Sak 12. Forslag om å innføre søndagskaffe fra januar til november, med pause i juli. Styret har godkjent at det settes opp utenfor velforeningens eiendom (dette har vel strengt tatt i kke velforeningen noe med). I tillegg er det gitt tillatelse påkobling av strøm fra velforeningshuset. Forslag styret informerer kommunen som er grunneier om bua og ber om at de ansvarlige sørger for egen strømabonnement.

6 Sak 13. Det har vært svært dårlig med aktiviteter for medlemmene som sammenkomster og arrangementer for barn. Forslag om at det opprettes aktivitetskomite som er ansvarlig for å minimum gjennomfø re, gubbefest, St. hans fest, kjerringfest, medlemsfest, haloween, juleverksted, skøytedag, evt. andre arrangementer. Sak 14. Forslag om stopp i utbygging av velforeningshus inntil ny utredning av kostnader foreligger og ny fremdriftsplan er utarbeidet. Pga. uklarhet rundt hva som er tenkt gjennomført, samt kostnadene på dette. Sak 15. Forslag om å planere grusbanene. Vanskelig å legge is slik den er i dag. Sak 16. Forslag om å høre med kommunen om hva Sveberg velforening får av lokaler og tilskudd og evt. kreve tilsvarende tilskudd til Grønberg vel. SAKER SOM DET ØNSKES EN REDGJØRELSE FRA STYRET Sak 17. Redgjørelse av hva som er sendt av søknader på tilskudd. Hva er oppnådd? Sak 18. I vedtektene står det at det skal holdes minst et medlemsmøte mellom hver årsmøte. Hvorfor er ikke dette avholdt? Sak 19. Referat på ekstraordinært årsmøte 2009 pkt. 4 er ikke ihht. vedtaket på samme årsmøte. Kan styre forklare dette. Sak 20.

7 Styret har ved 2 tilfeller mottatt henvendelser fra medlemmer som ikke er blitt besvart. Styret plikter å svare på henvendelser fra medlemmer. Kan styret redgjøre for håndtering av henvendelser fra medlemmer.