Innkalling til årsmøte 2015

Transkript

1 Myrsnipa Velforening Innkalling til årsmøte 2015 Sted : Hårstad skole Tid : 19. mars 2015 kl. 19:00 Saksliste 1. Godkjenning av innkalling og saksliste 2. Godkjenning av fullmakter 3. Valg av ordstyrer 4. Valg av protokollunderskrivere, tellekorps og referent 5. Styrets årsberetning 6. Regnskap og revisors beretning 7. Innkomne forslag 8. Budsjettforslag 9. Valg Se neste sider for informasjon/underlag til sak nr. 5-9 Myrsnipa Velforening John Bjørgums veg

2 5 STYRETS ÅRSBERETNING Styret har i perioden bestått av: Leder: Kjell Morten Hansen nr. 42 Kasserer: Liv Øvstedal nr. 29 Sekretær: Morten Nyheim nr. 54 Styremedlem: Liv Terese Nilssen nr. 47 Thorleif Eliassen nr. 46 (fra januar 2015) Varamedlem: Ole Jakob Ekroll nr. 36 Det har vært avholdt 7 styremøter i denne perioden. Styret ved leder Kjell Morten Hansen har undersøkt med flere beboere om å stille som styremedlem i styret. Thorleif Eliassen har deltatt som styremedlem fra januar Det er opprettet en nettside for informasjon om velforeningen: Kjell Morten Hansen representerte velforeninga på landsmøte i Vellenes Fellesorganisasjon i mars Kjell Morten Hansen, Liv Øvstedal og Morten Nyheim har deltatt i medlemsmøter og arbeidsmøter i regi av VFO i Trondheim. Av saker og hendelser siste år nevnes: 5.1 Dugnader, postkassestativ og fellesareal Vårdugnad med feiebil (Kjeldsberg Transport) og rydding av fellesareal ble gjennomført 29. april. Det var godt oppmøte og innsats på dugnaden! Styret v/morten Nyheim kontaktet kommunen om dump ved kumlokk ved innkjøringen til John Bjørgumsvei. Dette ble deretter asfaltert. Trondheim kommune ble også kontaktet om at snølagringen ved utkjøringen fra John Bjørgumsvei hindrer sikt i krysset. Snøen lagres nå noe lengre vekk fra krysset. Styret v/nyheim utarbeidet et infoskriv til beboerne om muligheten for enkle tiltak på lekeplassene. Dette har medført at flere kvadranter har gjennomført dugnader på sine lekeplasser i år. Styret ønsker at ordningen skal fortsette neste år. På årsmøtet i 2014 ble det valgt en lekeplasskomite. Deres oppgave er både å sørge for årlig vedlikehold og en plan for evt. større investeringer. Styret ønsker at komiteen fortsetter sitt arbeid. Styret har også i år diskutert behovet for fartshumper. Styret har besluttet å kjøpe inn en demonterbar fartshump (som kan tas vekk i vinterhalvåret) for utprøving. 5.2 Brøyting og strøing Kjell Morten Hansen har vært brøytekontakt dette året og fulgt opp brøyteavtaler, befaring og tilbakemelding på jobben som er gjort. Søbstad er valgt med avtalt pris for beredskap og fast pris per brøyting og strøing. Styret minner om at vi har et felles ansvar for at veien kan brøytes og strøs. Alle må bidra til at parkerte biler ikke hindrer snøbrøyting og at brøytestikkener får stå. Snøen skal ikke måkes ut i veibanen, det skaper dårlig framkommelighet, is i kjørebanen og farlige situasjoner. Side 2 av 6

3 5.3 Sosiale arrangement Utfordringer med å finne en aktuell dato medførte at det ble planlagt vinterfest istedenfor sommerfest. Vintersammenkomsten ble gjennomført søndag 8. februar med brukbart oppmøte (15 store og små) været tatt i betraktning. Det var natursti og curlingbane, premiering, bevertning og god stemning. 6 REGNSKAP OG REVISORS BERETNING Regnskapet viser et driftsresultat for 2014 på kr ,33. Det høye overskuddet er spesielt knyttet til lave brøyteutgifter (omlag mindre enn budsjettert), samt lavere utgifter til utstyr, arrangement og annet enn budsjettert, samtidig som kontingenten ble forhøyet for å ta høyde for årlige avsetninger til vedlikeholdsfondet på kr Dersom velforeningen avsetter kr fra årets overskudd til asfaltfond (som da øker til kr ) gjenstår kr ,33 som ikke disponerte midler. På årsmøtet i fjor ble det diskutert å sette av et større beløp til vedlikeholdsfondet fordi utgiftene til brøyting på regnskapet var lave. Dette ble utsatt til i år. Tilsvarende er utgiftene til brøyting spesielt lave på regnskapet. Vi har derfor mulighet til å sette av et større ekstraordinært beløp til vedlikeholdsfondet. Avsetning til vedlikeholdsfondet kr kr ( ekstra per år for 2013 og 2014 med lave brøyteutgifter), vil medføre en avsetning på og kr ,33 som ikke- disponerte midler. Dette vil gi totalt kr i vedlikeholdsfondet per utgangen av DRIFTSRESULTAT 2014 Inntekter Budsjett Utgifter Budsjett Kontingenter , ,00 Renter 4 067, ,00 Momsrefusjon , ,00 Bankgebyr 364,00 500,00 Strøm , ,00 Brøyting/Strøing , ,00 Utstyr/Vedlikehold , ,00 Styrehonorar , ,00 Revisorhonorar 1 400, ,00 Arrangementer ,00 Rekvisita 235, ,00 Forsikring 2 572, ,00 Medlemskap VFO 554, ,00 Annet ,00 Sum , , , ,00 Driftsresultat ,33 Avsetning vedlikeholdsfond ,00 Ekstraordinær avsetning ,00 Disponiblelt 4 551,33 Side 3 av 6

4 Balanse: Bank brukskonto ,58 Bank brukskonto ,07 Bank kapitalkonto ,75 Bank kapitalkonto ,00 Kontanter ,00 Kontanter ,60 Driftsresultat 94551, , ,67 Differanse - Vedlikeholds/asfalt- fond: Før , , avsetning* , avsetning , ekstraordinære avsetninger** ,00 Sum asfaltfond 2014: ,00 * På årsmøtet 2014 ble det foreslått å sette av et større beløp enn kr fra 2013 pga. lave utgifter til snøbrøyting dette året. Det ble bestemt å vente til årsmøtet 2015, når man hadde oversikt over brøyteutgiftene også for vårhalvåret ** Siden overskuddet for 2014 er stort kan vi velge å sette av et større ekstraordinært beløp til vedlikehold, for å ta igjen tidligere etterslep. AKTIVA PASSIVA Bankbeholdning ,07 Fond asfaltering ,00 Kontanter 12,60 Rest. egenkapital ,67 Sum egenkapital , ,67 Revisorberetning (se neste side): Side 4 av 6

5 7 BUDSJETT 2015 Budsjett 2015 Inntekter 2014 Budsjett 2015 Utgifter 2014 Noter Kontingenter a kr , ,00 Renter 4 000, ,00 Momsrefusjon , ,00 Bankgebyr 500,00 388,00 Strøm , ,32 Brøyting/Strøing , ,00 Utstyr/Vedlikehold , ,35 1) Styrehonorar , ,00 2) Revisjons- /regnskapsførerhonorar 1 600, ,00 Arrangementer 5 000,00-3) Rekvisita/trykking 2 000,00 235,00 Forsikring 3 400, ,00 Medlemskap VFO 3 500,00 554,00 Andre kostnader 2 000,00-0 Avsetninger vedlikehold ,00 Sum , , , ,67 Driftsresultat Side 5 av 6

6 1) Gatefeiing kr 6000, plenklipping/maling kr 6000, lekeplasser kr ) Styrehonorar: Leder kr , styremedlemmer og varamedlemmer med minst tre møter kr ) Årlig sommerfest + vinterfest februar 2015 (istedenfor sommerfest 2014) 8 INNKOMNE FORSLAG Forslag fra styret: 1. Styret i Myrsnipa velforening består av 4 personer og en vararepresentant. Det bestrebes å rekruttere en person fra hver kvadrant. Begrunnelse: Gir mer effektiv gjennomføring av møtene, lettere å finne møtedatoer og bidrar til informasjonsutveksling med beboerne i hver kvadrant. 2. Myrsnipa velforening kan kjøpe inn noe utstyr felles som lagres i fellesboden og kan lånes ut til beboerne. Utlån vil fungere med lånebok hos en ansvarlig i styret som låser ut og inn utstyret. Eksempel på aktuelt utstyr er plenrulle. 3. Styret i Myrsnipa velforening har deltatt i arbeidet til Vellenes fellesorganisasjon lokalt i Trondheim. Styret ønsker å undersøke om det er noen blant beboerne i gata som kan tenke seg å engasjere seg i dette arbeidet. 9 VALG Forslag til nytt styre: Leder: Morten Nyheim - ikke på valg Styremedlem: Kjell Morten Hansen - ikke på valg Styremedlem: Liv Terese Nilssen - ikke på valg Styremedlem: Thorleif Eliassen Styremedlem: Varamedlem: Evt. 4 styremedlemmer hvis forslag 1 (se 8 Innkomne forslag) får flertall. Styret konstituerer seg selv på første styremøte (leder, kasserer, sekretær). Styret fungerer som valgkomite, med et spesielt ansvar for de som går ut av styret. Revisorer: Anita Solberg Hus nr. 11 Morten Nymo Hus nr. 24 Side 6 av 6