Vedtekter for Høgfjellia Vel

Transkript

1 Vedtekter for Høgfjellia Vel 1 Formål Foreningen, som har navnet Høgfjellia Vel, har pliktig medlemskap for eiendommer innen Høgfjellia hytteområde. Formålet er å ivareta medlemmenes felles interesser i Høgfjellia, og virke for et målbevisst vern om hyttefeltets natur og miljø. Velforeningen skal fungere som et kontaktorgan mellom Høgfjellia AS og hytteeierne. 2 Styret Foreningen ledes av et styre på 4 medlemmer. Valg av styret skjer slik: - Høgfjellia AS utpeker ett styremedlem, som ikke kan velges til leder av styret. - De øvrige tre velges av årsmøtet blant representanter for eiendommene i hytteområdet. Det er en forutsetning at disse tre eier hytte eller hyttetomt med gårds- og bruksnummer i Høgfjellia hytteområde. (Valg av disse tre gjøres for 2 år, men organisert slik at det hvert år er minst ett styremedlem blant de tre på valg). - Styrets leder velges særskilt under årsmøtet. Styret organiserer selv sekretær- og kassererfunksjoner. Ved stemmelikhet teller lederens stemme dobbelt. Når ett styremedlem fratrer sin plass i styret skal medlemmene informeres. Dersom flere enn et styremedlem fratrer i løpet av året kan dette gi behov for å innkalle til ekstraordinært årsmøte, men det er ikke nødvendigvis påkrevd. - Gjenværende tid før ordinær generalforsamling vil ha betydning. - Hvilke saker som skal behandles er vesentlig. - Muligheten for bruk av rådgivende avstemming ( 6) kan utnyttes. Styret kan ikke oppta lån for Høgfjellia Vel eller på annen måte forplikte medlemmene økonomisk ut over kontingenten (se 7-1) uten at dette er godkjent på et ordinært årsmøte eller ekstraordinært årsmøte eller med 2/3 flertall i rådgivende avstemming (se 6). Styreprotokollen undertegnes av styrets leder. Styret skal informere foreningens medlemmer ( 11) om alle saker av vesentlig betydning 3 Årsmøte Senest 1 måned før ordinært årsmøte skal styret sende ut varsel med foreløpig agenda, og invitasjon til velforeningens medlemmer om å sende inn eventuelt andre saker de ønsker skal bli tatt opp på årsmøtet. Frist for innsendelse av saker til styret er 7 dager. Ordinært årsmøte innkalles av styret med minst 14 dagers varsel (se 10). Årsmøtet legges til Påskeuken. Innkallelsen skal inneholde hvilke saker som skal behandles.

2 Årsmøtet er den øverste myndighet i foreningens anliggender. Årsmøtet ledes av leder. Følgende saker skal behandles: a. Årsberetning b. Revidert regnskap c. Eventuelle vedtektsendringer d. Valg av styre, styrets leder samt revisor og valgkomité e. Årskontigent og fondsoppbygging 1. f. Spesielle saker som styret eller enkelte medlemmer ønsker forelagt. Alle beslutninger fattes med alminnelig flertall av de møtende. På årsmøtet har hvert medlem 1 stemme forutsatt betalt kontingent til velforening og betalt fellesutgifter for drift av infrastruktur. Ved stemmelikhet gjør lederens stemme utslaget. Et medlem som ikke kan møte, kan gi et annet medlem fullmakt til å stemme for seg. Slik fullmakt kan være skriftlig, men en tydelig uttrykt fullmakt til et annet medlem sendt per e-post til styret i forkant av årsmøtet vil bli akseptert. 4 Valgkomité Valgkomiteen skal bestå av 2 medlemmer. Det er en forutsetning at disse to eier hytte eller hyttetomt med gårds- og bruksnummer i Høgfjellia hytteområde. 5 Revisor Årsmøte skal velge en revisor som skal gjennomgå Velforeningens regnskap. Revisor skal være eier fra hytteområdet og være uavhengig av styremedlemmene samt Høgfjellia AS. Alternativt kan årsmøtet velge en ekstern registrert revisor. 6 Rådgivende avstemming Styret vurderer løpende om det er behov for å konsultere velforeningens medlemmer. Basert på erfaring fra interimsfasen åpnes det for at styret kan velge å organisere en rådgivende avstemming blant medlemmene. (Se 10). 7-1 Fastsettelse av årskontingenten og fondsoppbygging Årskontingenten fastsettes av årsmøtet. Kontingenten gjelder for hvert påbegynt kalenderår og settes til et beløp som blant annet forventes å dekke velforeningens kostnader til vedlikehold av felles infrastruktur foruten veier. Velforeningen og Høgfjellia Veglag tilbyr også å organisere innkreving av betaling for snebrøyting av vei og parkeringsplass ved den enkelte hytte. Dette gjøres med lik andel per hytte og sikrer enkel håndtering for leverandøren av denne tjenesten. I tillegg vedtar årsmøtet om medlemmene i velforeningen skal bidra med innbetaling til felles vedlikeholdsfond for vellets infrastruktur. 1 Fond i Høgfjellia Vel skal ha som formål å dekke ekstraordinære vedlikehold- og reparasjonsutgifter relatert til skigard, vann- og avløp, veier og annen felles infrastruktrur.

3 7-2 Betaling av årskontingenten, fondsoppbygging, felleskostnader og purregebyr Årskontigent til vedlikehold av veier besluttes av Høgfjellia Veglag som omfatter alle medlemmene i velforeningen samt Hytteeiere som ikke er tilknyttet velforeningen, men som har tinglyst vegrett i Høgfjellia. Velforeningen skal være veglaget behjelpelig med å fakturere årlig vegavgift av alle brukere med vegrett i Høgfjellia. Medlemmene i velforeningen med hytte eller påbegynt hytte vil etter årsmøtet bli fakturert for årlig vann- og avløpsavgift, vegavgift, løypeavgift, eventuell fondsoppbygging samt brøyting til egen eiendom hvis dette er bestilt. Medlemmene i velforeningen med kun tomt vil etter årsmøtet bli fakturert for årlig vegavgift samt eventuell fondsoppbygging. Hytteeiere som ikke er tilknyttet velforeningen, men som har tinglyst vegrett i Høgfjellia, vil etter årsmøtet bli fakturert for årlig vegavgift samt eventuell fondsoppbygging øremerket veginfrastrukturen. Hytteeiere som ikke er tilknyttet velforeningen, men som er tilknyttet velforeningen vann- og avløpsanlegg vil etter årsmøtet bli fakturert for årlig vann- og avløpsavgift samt eventuell fondsoppbygging øremerket vann- og avløpsanlegget. Nye medlemmer i velforeningen vil ved kjøp av tomt hvor innbetaling til fondsoppbygging eller vegavgift for inneværende år ennå ikke er blitt gjort, bli fakturert for sin andel av innestående fond ved tomtekjøptidspunket, vegavgift fra tomtekjøptidspunket og ut det aktuelle året og vannavgift fra byggmelding er meldt og ut det inneværende året. Innbetaling kan gjøres over en periode på tre år. Hvert medlem i velforeningen plikter å etablere en autogiroavtale for innbetaling av overnevnte årskontigent og fondsoppbygging med ramme i henhold til vedtatt årskontigent og fondsoppbygging på velforeningen årsmøte, se 3. Fordringer inkludert tilleggsgebyrer som ikke innbetales, vil bli sendt til inkasso eller inndrevet rettslig. Videre vil bomadgang for medlemmene i velforeningen eller hytteeiere med vegrett fjernes ved manglende betaling. 7-3 Pant og opplysningsplikt Til sikkerhet for betaling av årskontigent, vegavgift og fondsoppbygging har velforeningen 1. prioritets pant i hver av velmedlemmenes tomt/hytte for et beløp inntil kr ,-. Alle pantene er tingyst. Ved salg av tomt/hytte plikter selger å opplyse kjøper om at medlemsskap i Høgfjellia Vel er pliktig. Høgfjellia Vel vedtekter skal også vedlegges salgskontrakten.

4 7-4 Hvem som kan forplikte velforeningen Det er kun styret i velforeningen som skal inngå avtaler og som kan forplikte velforeningen i forhold til kostnader omtalt i 7-1. Enkeltmedlemmer eller nærstående selskaper kan ikke forplikte velforeningen. Alle utbetalinger skal godkjennes av minst to styremedlemmer, og disse skal ikke ha egeninteresse i tjenesteytende selskap. 8 Vedtektsendring Disse vedtekter kan endres på årsmøte med minst 2/3 flertall av de fremmøtte medlemmers stemmer inkludert fullmakter. Forslag om endringer i vedtektene må være skriftlig, og oversendt styret innen 1. februar for å kunne tas med på årets årsmøte. 9 Ekstraordinært årsmøte Ekstraordinært årsmøte avholdes når styret ønsker det eller det forlanges av minst 1/3 del av medlemmene. Møtet innkalles med 14 dagers varsel med dagsorden. Bare saker som er nevnt i innkallelsen kan behandles på slike ekstraordinære årsmøter. 10 Kontaktinformasjon / kommunikasjon / dokumentasjon Kontaktinformasjon for velforeningens medlemmer, herunder e-post adresse, ajourholdes av styret. Eierne må selv ta ansvar for å oppdatere styret om eventuell endring i e-post adresse. Oversikt over eiere og kontaktinformasjon skal kun være tilgjengelig for medlemmer i velforeningen. Innkalling til årsmøte, så vel som rådgivende avstemming og annen informasjon, vil som hovedregel bli sendt per e-post med mindre eier har bedt eksplisitt om å motta korrespondanse per ordinær post. Styret vedlikeholder en hjemmeside for velforeningen, for å ivareta tidsriktig informasjon om hytteområdet, samt at viktige dokumenter og registre er tilgjengelig for medlemmene i velforeningen. Velforeningens hjemmeside er lokalisert under url: Styret bør kommunisere til medlemmene gjennom egen adresse, og ta være på utgående og inngående kommunikasjon for dokumentasjon. Styrets adresse er: Hogfjellia.Vel@gmail.com Styret skal oppbevare dokumentasjon for alle inngåtte avtaler og andre viktige dokumenter på en tilfredsstillende måte, slik at disse kan etterleves og videreføres for etterfølgende styre. 11 Klager Velforeningens medlemmer må rette seg etter de avgjørelser velforeningens styre treffer. Eventuelle klager sendes styret til behandling og kan av dette eller klageren tas opp til avgjørelse på årsmøtet. (Se også 7)

5 12 Oppløsning Oppløsning av Høgfjellia Vel kan skje hvis samtlige av medlemmene på årsmøtet er enig i dette. Vedtak om oppløsning må bekreftes på ekstraordinært årsmøte som må avholdes innen 6 måneder. Mulige midler som måtte være til overs stilles til disposisjon for det siste styret, som etter beste skjønn anvender beløpet til fordel for Høgfjellia hytteområde. Vedtatt på Høgfjellia Vels årsmøte Endret på Høgfjellia Vels årsmøte