Hovedlaget Formål: Hovedstyremøte Sted:

Transkript

1 Møtereferat Hovedlaget Formål: Hovedstyremøte Sted: Klubbhuset Dato: Fra / til: Referent: Møteleder: Kristin Sunde Eriksen Hans Martin Bærefjell Tilstede: Hans Martin Bærefjell, Thomas Hidle, Sven Erik Johansen, Arne Kristensen, Ingve Marcussen, Ian Johansen, Tommy Fevang og Kristin S. Eriksen, Eidi Paulsen. Ikke tilstede: Wenche Havnås, Tone Valdok og Merethe Laksesvela og Espen Hansen Kopi: Informasjon fra AU 1. Hans Martin informerte om ny struktur for å effektivisere Hovedstyremøtene. - Møtetiden er satt fra Eventueltpunkt er strøket fra møteinnkallingen - Saker som skal behandles må meldes inn senest 1 uke i forkant av påfølgende Hovedstyremøte. 2. Gjennomgang av referat fra Hovedstyremøte Gjennomgang av referat fra styremøte i Skigruppa Sakene som behandles skal være sammenhengende gjennom hele året. Eks. sak 01/09, Sak 02/09 etc. 4. Gjennomgang av referat fra styremøte i Turngruppa Gjennomgang av referat fra styremøte i Fotballgruppa Gjennomgang av referat fra styremøte i Orienteringsgruppa Referatet skal skrives ut i fra mal gitt fra Hovedlaget. 7. Gjennomgang av referat fra styremøte i Håndballgruppa Referat skal skrives ut ifra mal gitt av Hovedlaget

2 - Sak vedrørende salg av toalettpapir som inntektskilde for gruppa, skal på forhånd tas opp som egen sak, og behandles i Hovedlaget. Dette med bakgrunn i at flere grupper skal kunne få de samme mulighetene, og at vi da samlet kan fremstå som et helhetlig Idrettslag. 8. Kort statusrunde fra gruppene Skotthyllgruppa: Avventer oppstart av aktivitet grunnet store snømengder. Må få brøytet området slik at aktiviteten kan igangsettes. Fotballgruppa: Har brukt mye tid på Kunstgressprosjekt, utarbeidelse av vedtekter for AS. For å møte de økonomiske utfordringene har det vært diskusjon rundt økning av medlemskontingent og andelsbrev som ønskes nådd ut til alle husstander i Stokke. Hans Martin har vært med å bidra til oppstart av lag for 2003-kullet. Positivt at også denne årsklassen får et fotballtilbud. De andre lagene er også godt i gang med treninger. Det vil bli utfordringer med bruk av A- og B-banen når kunstgressbanen skal påbegynnes. O-gruppa: Har hatt vintertreninger. Det har vært avholdt medlemsmøte hvor planene for våren ble lagt. Det skal gjennomføres Vår-cup, med totalt 6 løp, hvorav ett gjennomføres i Stokke. Første løp måtte avlyses grunnet snømengden, og sesongstart vil løpet vil derfor arrangeres etter påsken. Videre har de jobbet med oppdatering av nettsiden, og diskusjon rundt medlemskontingent. Det er også mye planlegging rundt Sørlandsgalloppen som går av stabelen i Juni Håndballgruppa: Har diskutert medlemskontingent, og hat utarbeidet et forslag på 150 kr. Pr medlem. Det jobbes med å skaffe sponsorer til å dekke resterende beløp for å møte kommunens satser for leie av hall. De arbeides også med å skaffe trener til G 18, som for tiden står uten. Det er i år påmeldt 13 lag i serien. 9. Innspill - Gammaldans. Kan Stokke IL arrangere Gammaldans i Stokkehallen, og på denne måten en inntektskilde for Hovedlaget. Vear skal gjennomføre dette, og vi ser hvordan dette fungerer. - Flaskeinnsamling Forslag om flaskeinnsamling i et organisert system.

3 Dette har fungert godt i andre lag og foreninger i landet. Sven Erik undersøker dette videre. Saker til behandling: Sak 01/09 : HALLEIE Gjennomgang av søknad for halleie og gymsalleie. De ulike skolene i Stokke praktiserer ulike frister for søknad vedrørende utleie av gymsalene. Stokke Ungdomsskole har satt fristen til 1. April. Sende inn utfylt søknad for halleie og sende søknad om leie av gymsal til Stokke Ungdomsskole. Vedrørende søknad til skolene skal det også vedlegges notat om gjeldende avtale inngått mellom Stokke Kommune og Stokke IL, inngått i1963, og med tilleggsavtale inngått i Enstemmig vedtatt Sak 02/09: Idrettens dag Det ble diskutert igangsettelse av komitè som skal se på mulighetene for å gjennomføre Idrettens Dag 29. August De gruppene som ikke har en egen kontaktperson må få dette på plass innen Navnet på vedkommende meddeles Sven Erik. Dato for arrangementet settes til 29. August Sak 03/09: Stokkedagene Juni 2009 Skal Stokke IL markedsføre sine tilbud gjennom en felles Stand? Hvordan kan dette eventuelt la seg gjennomføre? Diskusjonsrunde: Nærings- og handelsforeningen skal knytte hovedfokuset for årets Stokkedager opp mot Ski-NM. Gjennom en diskusjonsrunde fremkom det at det da vil være riktig og hensiktsmessig at Stokke IL profilerer seg der. Det fremkom også da at det vil bli vanskelig å gjennomføre både Idrettens Dag og Stokkedagene, da disse arrangementene tidsmessig er tett på hverandre. Vi ble enige om å ha fokus på Stokkedagene, og lørdag 13. Juni.

4 Bakgrunnen for dette var at det vil være lettere å nå ut til Stokkes innbyggere med vår markedsføring, fremfor å invitere innbyggerne til oss. For at dette skal bli et vellykket arrangement, er det viktig at de som skal delta i planleggingen må være engasjerte personer, slik at vi får en konstruktiv planlegging, fremdrift og dermed god gjennomføring. Vi er avhengig av å få et romslig og sentralt område, slik at alle gruppene får mulighet for profilering. Stokke Idrettslag deltar på årets Stokkedager. Sven Erik innkaller representantene i komiteen for Idrettens dag, for å ta en avgjørelse på om Stokke IL bare skal delta på Stokkedagene. Hans Martin kontakter Stokke Handel/Håndverk og Industri(SHHI), for å forhøre seg om hvilke område i sentrum Stokke IL kan få disponere. Enstemmig vedtatt Sak 04/09 Kunstgress opprettelse av AS Gjennomgang av forslag til vedtekter. Kommentarer: 5: Styrets medlemmer bør justeres til 3 7 7: Punkt vedrørende utdeling av utbytte, må omformuleres. Dette er motstridende med teksten i 9. 5: Medlemsantallet justeres i henhold til kommentar. 7, punkt 1: Omformuleres i henhold til kommentar Sak 05/09 Grasrotandelen Hvordan få bedre informasjonsflyt vedrørende ordningen, og dermed flere registrerte spillere? Diskusjonsrunde: Pr. i dag har vi 247 registrerte spillere. For å få tak i flere må vi være mer aktive. Erfaringene fra de to lørdagene vi stod ved utsalgsstedene ga et godt resultat, og bør derfor gjentas. Gruppene finner representanter til å stå ved utsalgsstedene lørdag 25. April Kl

5 Sven Erik skal få skriftlig tilbakemelding fra gruppene om hvem disse personene er. Sven Erik Sender ut informasjon og fordeler personer/utsalgssteder med tidsangivelser. Sak 06/09 Valgkomiteen komplettering av styret. Fristen som Årsmøtet satt for å få et fulltallig styre har nå utgått. Valgkomiteen har lykkes å skaffe et varamedlem, Anne Marie Andreassen. Det har ikke lykkes å få på plass markedsleder. Diskusjon/innspill: Det kom frem forslag om å utvide styret med flere personer. Det er vanskelig å få tak i personer da oppgavene i styret er store og mange. Ved å få med flere vil arbeidsoppgavene fordeles på flere, og mulig enklere å skaffe frivillige. En markedsleder skal se Idrettslaget som helhet utad, og engasjert sådan. Valgkomiteen v/ Ingve Marcussen fremkom med forslag til Markedsleder: Sven Erik Johansen. Sven Erik skal tenke over saken. I så fall må styret kompletteres med et nytt styremedlem. Avvente til neste hovedstyremøte med beslutning.