Saksdokument er lagt ut på Grimstad kommunes hjemmeside under linken:

Transkript

1 Holvika kommunale småbåthavns forening Årsmøtet den , kl Sted: Grimstad Rådhus. Saksdokument er lagt ut på Grimstad kommunes hjemmeside under linken: Dagsorden for årsmøtet. 1. Åpning av årsmøtet ved styreleder. 2. Valg av møteleder, referent og to personer til å signere protokollen. 3. Godkjenning av innkalling og dagsorden 4. Orientering fra Grimstad kommune. 5. Behandling av årsmelding Behandling av årsmøtesaker. 7. Valg 8. Avslutning Sak 4, Orientering fra Grimstad kommune på årsmøtet. 1. Regnskap 2. Budsjett. 3. Småbåthavnprosjektet 4. Utbyggingen 5. Finansieringsregimet for havna. Sak 5, Årsmeldingg fra styret.

2 Holvika kommunale småbåthavns forening Sak 6, Årsmøtesaker. Sak 6.1, Trekke søknaden om overtakelse av drift. Det er fremmet søknad om overtakelse av driften. Denne har ligget siden forrige årsmøtet. Forslag til vedtak: Styret innstiller overfor årsmøtet på at søknaden trekkes. Begrunnelsen er at dette vil kunne skape uavklarte ansvarsforhold mellom eier- og driftsrolleutøvelsen. Sak 6.2, Overtakelse av eierskapet. Det har over lang tid vært sterk misnøye med den uforutsigbarhet den kommunale driften medfører i forhold til: økonomi, og ikke minst at innkuddshaverne/leietakerne bærer alle kostnader uten å komme i inngrep i økonomiforvaltningen, driften eller prioritering av det periodiske vedlikeholdet. På bakgrunn av dette vil styret fremme følgende Forslag til vedtak: Holvika kommunale småbåthavn går i dialog med Grimstad kommune med tanke på å overta eierskapet. Styret gis i oppdrag å: 1. Utrede konsekvensene for medlemmene av overtakelse, og dernest 2. Forhandle fram utkast til avtale med Grimstad kommune Saken legges frem for neste årsmøte til beslutning. Sak 6.3, Holvika kommunale småbåthavns forenings vedtekter. Dagens 4 lyder:

3 Holvika kommunale småbåthavns forening Styret anmoder årsmøtet om å vedta følgende endringer i vedtektene: 4. Styret endres til 7 medlemmer + 2 vara. Kommentar: Bør etter hvert vurdere mindre styre. 2. avsnitt: Årsmøtet avholdes i mai. Begrunnelsen er tidspunkt for fremleggelse av det kommunale regnskapet, som styret mener er viktig å fremlegge på årsmøtet til medlemmenes orientering ettersom vi ikke har økonomiansvar. 3. avsnitt, 1. ledd endres til «Styret er beslutningsdyktige når 3 medlemmer møter» 6.4, Orienteringssaker , El. tilsynsrapporten fra Agder Elektro. Grimstad kommune har engasjert nevnte firma for å ta en tilstandsvurdering av anlegget. Det er fremlagt en rapport fra Agder Elektro. Rapporten synes grei utfra forskriftene under gitte forutsetninger: 1. Anlegget er bygd som minimumsløsninger 2. Bryggene må ligge over vann (må i tilfelle ha rutiner for å skuffe bryggene). 3. Tilførselskabler kan ikke ligge neddykket (verken i molo eller under brygger/landganger). Merknader: Meggingen ble foretatt i tørt vær. Det er vår vurdering at dette ikke gir representative verdier for de forhold hvor anlegget er mest utsatt, og strømmen faller ut (våtværsperioder). Konklusjon: Koplinger som ligger under brygger må flyttes opp i stendere. Kabel som ligger neddykket eller kommer i fare for å ligge neddykket må byttes , Vedlikeholdsplan. Grimstad kommune har utarbeidet Vedlikeholdsplan. Den fremlagte planen er et greit utgangspunkt, gitt følgende forutsetninger: 1. Tiltakene må kostnadsberegnes 2. Tiltakene må prioriteres 3. Innfasing av tiltakene i tid, må gjøres slik at ikke de økonomiske belastningene utløser store leiehopp. Sak 7, Valg. Valgkomiteen presenterer sine forslag til nytt styre.

4 Holvika kommunale småbåthavns forening, årsmelding. Styret har bestått av: Verv: Navn Styreleder Odd-Leif Berg Styremedlemmer Per Svenningen Martin Bølgen Reidar Bakken Carls Steinar Andersen Preben Ankersen Viggo Trøftbråten Antall år igjen Kommentar Trådt ut av styret Varamedlemmer Svein Skaregrøm Finn Egil Land Valgkomite: Odd Olav Vatne Knut Aashamar Helge Skaregrøm Innledning. Antall båtplasser i Holvika kommunale småbåthavn er 341 stk. Disse fordeler seg som følger: Leien referer seg til fjorårets sats.

5 Styret har gjennom året tatt opp flere saker med Grimstad kommune. Reglement, hvor de viktigste endringene som er fremmet er (punktene referer seg til reglementet): Generelt. Styret fremmer forslag om at det utarbeides felles reglement for alle kommunale småbåthavner Båtplass tildeles blant de som har bopel i Grimstad Kommune. Dersom båtplassleier flytter ut av Grimstad kommune, og/eller har bopel utenfor kommunen i mer enn 2 år taper rettighetshaver retten til båtplassen Framleie av båtplass er ikke tillatt uten godkjenning av havnekontoret. Er leietakeren uten båt kan havnekontoret gi tillatelse til fremleie for en kortere periode. Med kortere periode menes her en sesong, maksimum to sesonger. Ved slik fremleie skal prisen være rimelig og kjent når tillatelse gis. Bortlån av plassen når leietakeren for eksempel er på ferie, regnes ikke som fremleie, og er tillatt. 7.1, nest siste strekpunkt. Styret reiser spørsmål om denne bestemmelsen er balansert i et avtaleforhold at en båteier er ansvarlig for skader bryggeanlegget påfører båteier. Kommentar: Vi har bedt om juridisk vurdering av denne uten å ha mottat slik.

6 Bruke av servicekaiområdet. Bruk av servicekaiområdet til opptak av båter for service, bunnstoffing o.l.: 1) Det tillates at båter kan stå 2 3 dager i forbindelse med service, båtpuss o.l. Dersom nevnte frist ikke kan overholdes (av uforutsette grunner som den båteier ikke rår over), skal Havnekontoret varsles. Havnekontoret setter opp skilt med kontaktopplysninger (telefon og mailadresse). 2) Båtene må plasseres slik at de ikke hindrer kranbilers tilkomst til servicekaia, og slik at færrest mulig av parkeringsplassene beslaglegges. 3) Det kan max. være to båter oppe samtidig. 4) Tilbudet skal ikke medføre administrasjon fra havnekontorets side (køordning, fakturering etc.) 5) Tilbudet kan også benyttes av de som ikke har båtplass i angjeldende havn. Oppsetting av flere nødleidere. Styret har anmodet om at antall nødleidere suppleres. Begrunnelsen er at det er for langt mellom disse dersom folk faller i vannet på vinteren når det ikke ligger båter ute, som gir mulighet for å ta seg opp. Budsjett Styret fremmet merknader til budsjettutkastet før behandlingen i kommunestyret. Vedtaket i nevnte sak fra styret er som følger: Holvika kommunale småbåtforening har forståelse for at akkumulert underskudd må dekkes inn, men ber om at årlig leie ikke vedtas med den økning og i den form (foreslåtte differensiering) det her legges opp til. Før større endringer i leie etc. gjennomføres, ber vi om at det utarbeides en drifts- og vedlikeholdsplan som verifiserer et omforent behov. Vi forutsetter videre at vi får oss forelagt, og kan gi uttalelse til både: 1 Drift og vedlikeholdsplan. 3. Budsjett 3. Generelt alle saker vedrørende økonomiske forhold knyttet til drifts- og vedlikeholdssiden (f.eks. forslag til budsjetter), samt vedtektsendringer. Av styrets drøftelser i nevnte sak fremgår følgende: Dette er en så formidabel økning, at det må stilles krav til dokumentasjon av behovene. Det må m.a.o. utarbeides en drifts- og vedlikeholdsplan, hvor aktivitetene kostnadsberegnes og fases inn i tid, De økonomiske behovene må deretter synliggjøres gjennom utarbeidelse av en analyse/kostnadsmodell basert på den godkjente drifts- og vedlikeholdsplanen. Modellen må ta inn i seg: 1. At alle havner i Grimstad benytter anlegget. Da må i tilfellet alle kommunale havner yte et visst bidrag til Holvika kommunale småbåthavn, som en forholdsmessig andel. 2. At kommunens innbyggere bruker serviceanlegget (denne delen må bære av andre enn Holvika kommunale småbåthavns brukere). 3. At hyttefolket bruker serviceanlegget.

7 4. At folk benytter anlegget til bilvask. Dessuten må modellen simulere båtplassleiernes kostnadsandeler utfra en totalbetraktning, hvor en tar hensyn til: Innskudd som i sin tid ble betalt. Kapitalisering av den årlig leien Nedskrivningskostnader Rentebane