Møtereferat fra styremøte i Utsikten Huseierforening

Transkript

1 Møtereferat fra styremøte i Utsikten Huseierforening Dato for møte: (Møte 4) kl 18:30 20:15 (Hos Tine) Neste møte: Ekstraordinær generalforsamling kl 19:00 (I Holmsåsen Barnehage) Deltagere: Tine Schem Jan Engebretsen Sylvi Frank (ref) Referat, oppfølgingspunkter og nye aksjonspunkter. (Saker som ble lukket for to møter siden blir fjernet fra listen) Nytt styre 2013, møte nr. 4 Møte Nr Sak Status og oppfølging 4 1 Frivillig registrering i Brønnøysund og valg av strømleverandør Huseierforeningen har ikke et org nr da vi ikke er registrert i Brønnøysund. Dette medfører at vi ikke kan velge strømleverandør og det litt jobb med å overføre bankfullmakter til nye personer i styret. Aksjonspunkt: Ole Petter (v/ Rita) sørger for at at huseierforeningen får et org nr. Når dette er på plass sørger Rita for at det velges en strømleverandør Ole Petter vet hva som må gjøres, men må ha personnummer og styreformann. Dette er nå avklart (se pkt 2.1) og Ole Petter gjennomfører punktet til neste møte Søknad er sendt inn Vi må legge ved godkjente vedtekter. Vi har pt ikke godkjente vedtekter og må derfor behandle dette som en sak på årsmøtet. Punktet følges opp av neste styre Ble behandlet på årsmøtet og ny versjon ble sendt ut på høring. Det er ikke kommet tilbakemelinger og Eivind følger opp signering og innsending til Brønnøysund Eivind har fått inn underskrifter, men ikke fått scannet. Govind skal sørge for scanning slik at Ole Petter kan sende inn søknad Søknad er nå sendt inn. Punktet lukkes Vi har fått søknad i retur da Brønnøysund mener at vi er et

2 sameie og ikke en forening. Dette krever da ytterligere dokumentasjon. Govind følger opp hva vi må gjøre Ikke avklart hva vi gjør videre. Slik det ser ut nå må vi registrere oss i foretaksregisteret og det vil gi oss flere forpliktelser. Govind avklarer videre Govind har avklart at vi må søke enhetsregisteret (og ikke i frivillighetsregisteret) da vi faller inn under sameieloven. Dette krever at vi endrer vedtektene og at disse blir godkjent på en generalforsamling. Vi tar dette som sak på neste årsmøte Govind har laget forslag til nye vedtekter som presenteres/godkjennes på årsmøtet. Disse endringene sammen med kopi av tinglysning vil sørge for at vi kan få et org nr Styret har underskrevet de nye vedtektene. Erik sjekker med Govind at vi har skaffet det Brønnøysund krever for å opprette org.nr. Ny søknad sendes Brønnøysund så fort alt er avklart Avventer svar fra Erik Avventer svar fra Brønnøysund for å få registrert tinglysningen. Saken overføres til det nye styret Tingrettslig sameie er trolig den best egnede sameieformen for oss. Nye vedtekter kom i retur fra Brønnøysund fordi vi ikke hadde valgt selskapsform, det er nødvendig å velge selskapsform for å få organisasjonsnummer. Jan undersøker tinglysning.no (og evt Brønnøysund) for å finne neste trekk Tilbakemelding fra Jan Jeg har sjekket litt rundt saken og dette skal være veldig enkelt, så lenge vi skal være en frivillig forening. Vedtekter og stiftelsesmøteprotokoll (referat) med datoer for denne foreningen må legges ved. I tillegg har jeg laget et dokument som viser hvem som til enhver tid sitter i styret. Dette må vi forholde oss til og gjennomføre ved valg på årsmøte. I tillegg skal dette legges ved når endringer skal gjøres hos Brønnøysundregisteret.

3 Det koster noen kroner å registrere foreningen og gjøre endringer i Brønnøysundregisteret. Neste styremøte som vil være et konstituerende møte er det møteplikt for alle i styret. Dette er berammet til 29 mai kl Styremøtet 29. mai ble ikke gjennomført som planlagt pga sykdom. Ny søknad er sendt Brønnøysund etter at vi fylte ut papirene på styremøtet. Relevante dokumenter (som vedtekter, referat fra stiftelsesmøte osv) er lagt med som dokumentasjon Søknaden til Brønnøysund er returnert på grunn av motstridene opplysninger i søknaden og vedtektene. Jan sjekker om det er noen med relevant juridisk kompetanse som kan informere oss om fordeler og ulemper ved å registrere oss som frivillig forening eller som eierseksjonssameie Vi avventer nytt forslag til vedtekter fra jurist, forhåpentligvis mottar vi disse i løpet av neste uke. Dagens vedtekter er en blanding ift frivillig forening vs eierseksjonssameie. Jan avklarer med Statens Kartverk hvilke tinglysninger som eksisterer på huseierforeningens eiendom (vei og friarealer) Svar fra advokat Thale Sollien er mottatt. Vedtektsendringer må gjøres og vil bli tatt opp på årsmøtet i vinter. Kartverket sier at det ikke eksisterer noen tinglysninger på huseierforeningens eiendom. Jan avklarer med Brønnøysund hva de anser som mangler i vår søknad til Enhetsregisteret. Han ringer også advokat hos Huseiernes Landsforbund for å høre om de kan bistå oss i prosessen for å bli registrert i Brønnøysund, og hva det evt. vil koste. Alternativt kan det være aktuelt å forespørre advokat Thale Sollien om bistand til dette Ny søknad ble sendt Brønnøysund i midten av januar. Søknaden ble avslått på nytt, men vi vet nå hva som mangler for å få alt i orden og bli registrert som et tingrettslig sameie og få et organisasjonsnummer: Navn og personnummer til alle sameiere. Søndag 27. januar gikk Jan og Tine til alle sameierne for å innhente navn og personnummer på alle huseiere. Per dags dato mangler en del av denne informasjonen.

4 Når alt går i orden og sameiet får et organisasjonsnummer vil sameiet bli registrert i Enhetsregisteret og Frivillighetsregisteret Jan har vært i kontakt med advokat hos OBOS som stod som kontaktperson ifm salget av tomtene og har fått tilsendt informasjon. Hva som skjer videre i saken blir tema på årsmøtet. Brønnøysundregistrene/org.nr.: Ny søknad sendt i april 13 Vi fikk nytt avslag og har diskutert hva vi bør gjøre videre; om vi bør være forening eller sameie. Vi hadde med oss adv. Haaland. Vi kan vel egentlig velge om vi vil søke å registrere oss som forening eller sameie. Forening: Om vi velger forening kan vi likevel bli registrert i enhetsregisteret uten krav om å ha revisor og/eller regnskapsfører. Dette vil være enkelt og ta kort tid. Vi trenger kun å endre noe på vedtektene. Minuset er at det kan være vanskelig å oppta lån (om det skulle bli nødvendig) til gode betingelser. Sameie: Om vi velger å registrere oss som sameie vil det være ganske komplisert bl.a. mht. stiftelsesdokumenter. Det vil ta lang tid og være vanskelig. Forslag: Adv. Haaland anbefaler at vi forblir forening. Man må kun endre en del på vedtektene og sende ny søknad. Haaland tilbyr seg å lage et oppsett på forslag til endrede vedtekter. Dette må så tas opp på en ekstraordinær generalforsamlig. Her vil man kun trenge simpelt flertall for at forslaget skal bli godtatt. Adv. Haaland anbefaler at man på sikt bør se på hvem som står som eiere av tomtene Vi har fått forslag om endrede vedtekter fra Adv. Haaland. Disse er gjennomgått og godkjent av styret. Legges fram på en ekstraordinær generalforsamling i høst. Dato ikke fastsatt. 4 2 Utbedring av veien Forslag endrede vedtekter tema på ekstraordinær generalforsamling. Tine avtaler befaring med Aktiv Snøservice/BIS Maskin med tanke på å få gode innspill i forhold til hvordan veien kan utbedres på best mulig måte. Samtidig ber vi om en pris for å reparere hullene i asfalten ved innkjøringen fra Høgåsveien.

5 Venter på tilbakemelding fra Aktiv Snøservice. Tine purrer Purret etter forrige styremøte. Venter fortsatt på tilbakemelding fra Aktiv Snøservice på reparasjon av hull Har ikke hørt noe fra Aktiv Snøservice. Tar det opp igjen etter at snøen er borte. Vi vil be om anbud/finne aktuelle firmaer. Veien, spesielt mellom 53 og 57, smuldrer opp. Ved store nedbørsmengder som vi nettopp hadde, vaskes deler av veien bort. Den eksisterende drenering er ikke tilfredsstillende. Det er derfor viktig at man setter fortgang i planlegging/innhenting av anbud på utbedring. Vi vil be Bis Maskin (Aktiv Snøservice) om et møte for å se på området samt komme med et tilbud. Vi vil også prøve å finne flere firmaer som kan være aktuell for å be om tilbud. Dersom det viser seg at det blir veldig dyrt å oppgradere veien, har vi også drøftet muligheten for å ta oppgraderingen i 2 steg, med 1. prioritet til den dårligste delen. Dette vil i så fall være noe som må avklares på fellesmøte Møte/befaring på området med Bis Maskin (Aktiv Snøservice) som vil sende oss tilbud Tine purret på reparasjon av hull nederst i vei. Hullene ble reparert i juli Tilbud på oppgradering av vei ennå ikke mottatt. Jan purrer. Vi vil også innhente tilbud fra flere firmaer. Oppgradering vei tema på ekstraordinær generalforsamling. 4 3 Forsikringer Vi vil vurdere hvilke forsikringer som er relevant i forhold til ulykker på fellesområdet, forsikring av fjernvarmeboden og styreansvar. Vi ser videre på dette i sammenheng med registreringen i Brønnøysund og tildeling av et org.nr Avventer hva som skjer ift org.nr Avventer hva som skjer ift org.nr.

6 Avventer hva som skjer ift org.nr. Vi ser nærmere på hvilke forsikringer vi bør ha for pumpehus ansvar v/personskade på fellesområdet - styreansvar Dette klart. bør vi ordne så snart organisasjonsnummer er 4 6 Høyrentekonto Så snart organisasjonsnummer er klart vil det bli opprettet høyrentekonto. 4 7 Pantsettelser Man har erfart at det er flere pantsettelser på tildels store beløp i «felleseiet». Vi sjekker dette nærmere og ser på om noe bør gjøres med disse; eventuelt hva som kan gjøres. Ang. de 4-5 private lånene som er tatt opp med pant i «felleseiet», så viser seg at panten kun er tatt i 1/27 del av felleseiet, altså kun låntakerens del. Adv. Haaland mener dette ikke vil kunne bli noe problem for de andre deleierne i felleseiet 4 8 Veibelysning En av lyspærene er mørk. Dyrt å få skiftet kun en pære, så vi venter med å få skiftet til etter sommeren i tilfelle flere må skiftes da. Elektriker mener noe av «innmat» i lysmastene er dårlig og bør skiftes ut. Vi vil få undersøkt nærmere hva som er nødvendig å bytte ut Lamper/armaturer fra Barnehagen og nedover er nye. Resten er gamle. Ifølge elektriker bør armaturer i de gamle lamper skiftes; totalt 18 stk. Dette vil koste ca ifølge Elwatt Installasjon AS. Styret foreslår at man avventer utskifting og i første omgang kun skifter de pærer som er mørke. Alle pærer i veibelysning fra innkjøring Høgåsvei og frem til barnehagen ble skiftet i månedsskiftet september/oktober. Disse var eldst. Vi venter med å skifte ut armaturene. 4 9 Oppgradering av fellesarealer Pengestøtte: Det skal mulig å søke Oslo Kommune om slik støtte. Vi vil sjekke dette nærmere.

7 Dette området ser ikke bra ut og har heller ikke blitt noe bedre etter klage ifjor og sprøyting og rydding ble gjort. Jobben her skal visstnok i utgangspunktet være gjort på tilfredsstillende måte. Vi har diskutert om vi i første omgang bør sprøyte, luke og få lagt på ny bark. Vi vil imidlertid også forhøre oss med Bis Maskin om hva som kan gjøres her på best, billigst og mest «holdbare» måte. Vi vil også be om tilbud på vedlikeholdsavtale for fellesområdene Møte/befaring med Snøservice som vil sende oss tilbud på oppgradering. Oppgradering fellesområde tema på ekstraordinær generalforsamling Fjerning av løvtrær 4 11 Forberede ekstraordinær generalforsamling Styret i Høgåsen Borettslag ønsker å fjerne noen av løvtrærne på bakside av Høgåsveien 74 og 76 da de delvis er råtne. De er blitt svært høye i forhold til bygningene og tar også mye lys. Vi har vært på befaring og har ingen innvendinger mot ønsket. Styret har behandlet anbud angående vei og fellesareal og vil jobbe videre med BIS Maskin og Aktiv Snøservice hvis dette blir godtatt av generallforsamlingen. Ekstraordinær generalforsamling 30. oktober kl , med forslag til nye vedtekter og anbud på oppgradering av vei og fellesareal, vil bli distribuert til alle husstander før møte finner sted.