Møtereferat fra styremøte i Holmsåsen huseierforening

Transkript

1 Møtereferat fra styremøte i Holmsåsen huseierforening Dato for møte: (Møte 3) 20:00 21:00 (Hos Borg) Neste møte (Møte 4) :00 21:00 (Hos Boklund) Deltagere Govind Joshi Eivind Borg (ref) Nina Boklund Erik Gundrosen Referat og oppfølgingspunkter (Saker som ble lukket for to møter siden blir fjernet fra listen) PUNKTER FRA GAMMELT STYRE Møte Nr Sak Status og oppfølging 1 2 Ferdigstillelse av el leveranse Det gjenstår arbeid med et par lysmaster og det er trolig behov for noe gravearbeid++ mellom de nederste lysmastene. Det er usikkert om hele beløpet er betalt til entreprenør. Aksjonspunkter: a) Tore skaffer oversikt over status og følger opp at leverandør ferdigstiller avtalt leveranse og avklarer behov for ytterligere gravearbeid++ mellom de nederste lysmastene. b) Ole Petter undersøker om alt er betalt til entreprenør Vi har en faktura på NOK 8600 som ikke er betalt til leverandør. Tore har snakket med leverandør og de var positive til å ferdigstille leveransen. Det var litt uklart hva som måtte gjøres, men de skulle ta en befaring for å avklare. Aksjonspunkt: Tore følger opp Leverandør hvis det ikke er fremgang i løpet av de nærmeste ukene Entreprenør har ordnet lys i de nederste mastene og kabel som lå over bakken er gravd ned. Siste rest av faktura er betalt. Aksjonspunkter: Det gjenstår to ting som Tore følger opp: 1. Lys i mast nedenfor nr 15 må skiftes. 2. Strøminntak i mast nr tre fra veien må tettes Fortsatt ikke ok og Tore følger opp videre Erik følger opp de to gjenstående punktene. Erik har snakket med Elwatt og Erik vil utføre jobben

2 gjennom Elwatt. Plan er å gjennomføre det før sommerferien. 1 5 Utearealer og innhenting av anbud Erik G har utført de to gjenstående punktene. Punktet lukkes Det ble vedtatt på generalforsamling at det skal innhentes anbud fra landskapsarkitekt for opparbeidelse av uteområde. Aksjonspunkt : Eivind avklarer vedtak fattet av generalforsamling og undersøker hvem vi kan sende forespørsel om anbud til I referat fra årsmøte står det at styret skal lage en plan for uteområder å avklare om dette skal gjøres på dugnad eller innhente tilbud til oppgradering. Eivind har derfor ikke undersøkt hvem vi kan sende anbud til da det er ønskelig å avklare hva som skal gjøres først. Aksjonspunkt Styre har planlagt en gjennomgang av alle fellesområder og vil utarbeide en plan etter dette som inkluderer å avklare innhenting av anbud. Vi må både se på både en engangsinvestering for oppgradering og vedlikeholdsarbeid i etterkant. (Dette punktet inkluderer også drift og vedlikehold av lys) Styre har gjennomført en enkel befaring og har kommet frem til følgende: 1. Vei fra Høgåseveien til barnehagen. Det bør innhentes et anbud for rydding av vegetasjon 2 meter på hver side av vei 2. Gangsti mellom nr 9 og 11 (se sak 1.9) 3. Fellesområde nedenfor nr 11. Område skal planeres og gruslegges (er utført) 4. Område ved parkeringsplass barnehage. Det skal innhentes anbud på opparbeidelse av område og forslag er bark og vintergrønne busker. Vi har fått et anbud på NOK uten moms på denne jobben. 5. Vår andel av gangsti ned mot Rosenholm stasjon (vi eier ned til svingen). Det bør innhentes anbud for for rydding av vegetasjon og dette bør tas sammen med pkt 1 6. Snuplass mellom 49 og 51. Søppel skal kjøres bort og området skal planeres og asfalteres. Aksjonpunkter a) Eivind innhenter anbud på pkt 1 og 5 fra Holmlia Vaktmesterservice og Aktiv Snøservice (de som har snørydding) b) Ole Petter innhenter annet anbud på pkt 3. c) Ole Petter avtaler asfaltering snuplass (pkt 6)

3 Følgende punkter er utført: Fellesområde nedenfor nr 11 er gruslagt Snuplass er asfaltert Følgende punkter gjenstår Innhenting av anbud på pkt 1 og 5 (Eivind følger opp) Innhenting av annet anbud på pkt 3 (Ole Petter følger opp) Eivind følger opp følgende 1. Anbud på punkt 1 og 5 2. Styret mener at anbud som ble innhentet av Ole Petter for pkt 3 høres ut som det beste og Eivind skal avklare med Ole Petter ift å få nytt tilbud som inkluderer områdene på begge sidene av pumpehuset. 1. Ang anbud for punkt 1 og 5. Eivind har purret Aktiv Snøservice to ganger uten å få tilbud. Govind har kontaktet fire firma, men har ikke fått noen tilbud. Eivind og Govind purrer derfor videre opp for å få anbud på vedlikeholdsjobben. 2. Ole Petter har ikke fått inn nytt tilbud fra de som tidligere har levert anbud. Eivind og Govind har hatt befaring med Vedlikeholdsprosjekt og de skal sende anbud som skal vurderes av styret. Ang pkt 1 fra Eivind har purret Aktiv Snøservice igjen uten å få tilbud. Han vil forsøke et par ganger frem til neste møte. Hvis ikke må vi velge noen andre (Rett i etterkant av møtet fikk vi tilbud fra Aktive Snøservice: Rydding langs vei sommerstid, bredde maks 1 meter med bruk av kantklipper manuell 2 ganger pr år er 7500,- eks mva (Det som er grovt blir kjørt bort, rester som blir etter gress eller lignende blir liggende). Styret ønsker å benytte seg av dette tilbudet. 1 6 Frivillig registrering i Brønnøysund og valg av strømleverandør Ang pkt 2 fra Vi har nå fått et anbud fra Vedlikeholdsprosjekt og styre ønsker å benytte seg av dette anbudet. Plan er å starte opp arbeidet rett over sommerferien Huseierforeningen har ikke et org nr da vi ikke er registrert i Brønnøysund. Dette medfører at vi ikke kan velge strømleverandør og det litt jobb med å overføre bankfullmakter til nye personer i styret. Aksjonspunkt: Ole Petter (v/ Rita) sørger for at at huseierforeningen får et org nr. Når dette er på plass sørger Rita for at det velges en strømleverandør

4 31.08 Ole Petter vet hva som må gjøres, men må ha personnummer og styreformann. Dette er nå avklart (se pkt 2.1) og Ole Petter gjennomfører punktet til neste møte Søknad er sendt inn Vi må legge ved godkjente vedtekter. Vi har pt ikke godkjente vedtekter og må derfor behandle dette som en sak på årsmøtet. Punktet følges opp av neste styre Ble behandlet på årsmøtet og ny versjon ble sendt ut på høring. Det er ikke kommet tilbakemelinger og Eivind følger opp signering og innsending til Brønnøysund. Eivind har fått inn underskrifter, men ikke fått scannet. Govind skal sørge for scanning slik at Ole Petter kan sende inn søknad. 2 2 Omgjøring av privat til kommunal vei Søknad er nå sendt inn. Punktet lukkes. Aksjonspunkt Eivind avklarer hva som er gjort tidligere og evt prosess for å søke om å omgjøre veien til kommunal vei. Hovedargument for å gjøre den om til kommunal vei er at det er mye trafikk pga barnehagen Vi har fått svar fra kommune ang krav og prosess: Informasjon om hvilke krav som gjelder og prosess for å søke om overtagelse av ansvar for vei. 1. Veien må være regulert til offentlig vei 2. Veien må ligge på kommunal grunn 3. Veien må tilfredsstille Samferdselsetaten sine krav til standard, dette må dokumenters av dagens veiholder. Kravene finnes i statens vegvesen sine håndbøker (med spesiell vekt på 017 og 018) og Samferdselsetaten sine gatenormaler. Se linker nedenfor. maler/ 1. Ved krav til veiopparbeidelse må Plan- og bygningsetaten kontaktes for byggemelding av veitiltaket. Samferdselsetaten skal godkjenne tegninger 2. All dokumentasjon og veiens standard skal godkjennes av Samferdselsetaten før en eventuell overtakelse Prosess: Send all informasjon om veien og be om at

5 Samferdselsetaten gir en vurdering om veien kan overtas til offentlig vei. Send til Aksjonspunkt Govind har en avdeling på jobben som driver med slike saker og avklarer hva vi må gjøre før en evt søknad Govind har sett noe mer på saken, men vi tror ikke at det vil være enkelt å gjennomføre. Eivind har også fått innspill ift at dette vil påvirke mulighet til å ha utkjøring i vei fra garasje (noe som gjøre at det ikke er ønskelig å gjøre om til kommunal vei) Govind skal undersøke hva som er krav til standard for å få omgjort til kommunal vei. Govind har undersøkt noe rundt krav til standard og det skal være mulig for oss å søke. Ulempe med å søke er at det blant annet vil være andre krav til utkjøring av garasje. Det ble besluttet å lukke punktet. AKSJONSPUNKTER NYTT STYRE (Aksjonspunkter for møte 1 er punkter fra Årsmøtet) Møte Nr Sak Status og oppfølging 1 2 Ytterligere betaling fra barnehage (utover 1/28) Eivind skal sende forespørsel til barnehagen for å avklare om 1. De skal betale mer enn 1/28 2. Om de skal betale en større andel av opparbeidelse av uteområdet ved parkeringsplassen Svar fra barnehagen Angående punkt 1 synes jeg dette høres rimelig ut. Hva hadde dere sett for dere? Angående punkt 2 er jeg ikke enig. Jeg tenker at fellesarealer er fellesarealer og at det vil være urimelig at de hustandene ( i dette tilfelle barnehagen) som tilfeldigvis ligger inntill fellesarealene skal betale mer. Hadde dere i tilfelle tenkt at det også skulle gjelde andre hus som ligger inntill fellesarealer? Styret er enig i punkt 2 for barnehagen. For punkt 1 foreslår vi at barnehagen betaler 3x så mye som en husstand (basert på tomtestørrelse). Eivind formidler til barnehagen. Vi er enige om at barnehagen skal betale 2x av vanlig innbetaling. Eivind har informert barnehagen og Rita. Punktet lukkes. 1 3 Binde deler av Styret mener at vi kan binde for å få bedre rente

6 egenkapital på innskuddet. Eivind avklarer med Ole Petter ift kontakt med banken. Styret besluttet å binde i ett år. Eivind følger opp med Ole Petter. 1 5 Vedlikeholdsjobb for uteområder Fortsatt ikke fått avklart hvem som må være med for å signere på dette. Eivind følger opp videre Årsmøtet ønsket at styre skulle avklare om noen i sameiet ønsket å ta på seg jobb med vedlikehold av uteområder (se pkt 1.5 fra forrige styret). Styret sender ut forespørsel om dette etter at vi har fått inn tilbud fra de som er ansvarlig for snørydding. Avventer tilbud på vedlikeholdsjobb 1 6 Sette opp skilt Kjør forsiktig. Barn Leker Avventer sak 1.5 fra gammelt styre. Nina avklarer hvor vi kan få kjøpt skilt. Status Ringte kundetorget i Samferdselsetaten i går for å forespørre om hvem vi eventuelt kunne kontakte om skilt. Damen jeg snakket med, opplyste at etatens prinsipielle holdning til slike skilt, er at de ikke bør settes opp. I stedet bør barn læres opp til ikke å leke på eller i umiddelbar nærhet av vei. Ønsket å viderformdle dette budskapet til resten av styret. Uansett - jeg har sjekket skiltentreprenører på nett og kom over et firma på Nesodden, som kan være aktuelt. Oversender hjemmesideadressen her, slik at dere kan gå inn å se på produktene: Styre ønsker å få tilbud på skilt barn leker da det er mange barn som leker i veien og det er viktig å minne bilister at de skal ta hensyn. Nina avklarer befaring med leverandør og vi skal vurdere behov for speil i krysset ved barnehagen da dette krysset er litt uoversiktlig. 1 8 Søppelproblemer ved barnehage Ikke fått svar fra leverandør og Nina følger opp etter ferien. Eivind sender påminnelse til barnehage om at det er viktig at det ikke blir overfylt med søppel i søppelkassene da dette kan bli dratt utover på parkeringsplassen. Svar fra barnehagen Hvis dette er/ blir et problem må vi gå til anskaffelse av en søpplekasse til. Vi ønsker heller ikke å ha søppel rundt barnehagen.

7 Jeg har lagt merke til at det flere ganger har vært søppel i barnehagens søpplekasser som ikke kommer fra barnehagen. Aner jo ikke hvor dette kommer fra, men hadde det vært mulig å nevne dette på neste møte dere har i huseierforeningen? Det har pt ikke vært noe problem med søppel og styret tar kontakt med barnehagen hvis det blir et problem. Styret vil informere om at søppelkasser blir brukt av andre enn barnehagen på neste fellesmøte. Det kom opp forslag om å leie inn container ett par ganger i året slik at alle kan levere inn søppel og dette kan vurderes neste vår var det litt for mye søppel i en søppelkasse og dette førte til at fugler dro utover noe søppel på parkeringen. Eivind har vært i kontakt med barnehagen og de skal kjøpe inn ekstra beholder (barnehagen ryddet også opp i det som var dratt utover). Punktet lukkes. 2 1 Multinett Eivind og Govind har vært på en gjennomgang med Multinett. Vi fikk følgende presentasjon: Microsoft Office PowerPoint P Det styret skulle ta stilling til var (klippet ut fra mail til Multinett) 1. TV Status: Alle må over til Homebase da GET ikke ønsker å tilby tjenester i det nye åpne nettet. Dere vil jobbe med en alternativ tilbyder men dette er pt ikke klart så dette er ikke et tema. Hva styre må avklare: Styre må kun ta stilling til om vi ønsker en kollektiv avtale eller ikke med Homebase. 2. Telefoni Status: Her er det ingen endring, men de som har IP telefoni fra GET må bytte til Homebase evt de andre tilbyderne som allerede er tilgjengelig i nettet. Hva styre må avklare: Ingen avklaringspunkter. Skal vi ha kollektiv eller individuell avtale med Multinett. I møte med Multinett ble det presentert en besparelse på 500 kr pr husstand i året hvis vi velger en kollektiv avtale. Denne vil da inngås med huseierforeningen og foreningen vil være økonomisk ansvarlig for betaling til Multinett. Konklusjon: Styret ønsker ikke at huseierforeningen skal utvide sitt ansvarsområde og vil derfor ikke inngå en

8 kollektiv avtale. Aksjonspunkt: Govind skal ta en avsjekk mot GET for å være sikker på at de vil bli borte fra nettet. Det er sendt ut fellesmail som beskriver hva som er status. Govind har fått svar fra GET om at de er i forhandlinger med Multinett, men Multinett svarer Vet ikke helt hva jeg skal kalle det. Det GET forhandler om er at Multinett skal avslutte arbeidet med å etablere konkurranse på kabel-tv leveranser slik at GET skal fortsette som eneste leverandør. Det er ikke aktuelt fra Multinetts side. Da styret ikke kan inngå en fellesavtale vil vi ikke jobbe videre med dette punktet. Punktet lukkes. 2 2 Ødelagt stolpe Lysmast utenfor nr 57 er tatt ned da den nesten var ødelagt og en fare for omgivelsene. Den vil bli erstattet av ekstramast som vi har liggende. Erik vil ta denne sammen med de andre tingene som skal gjøres med lysmastene (se pkt 1.2 fra gammelt styre) Plan er å gjennomføre dette i neste uke. 2 3 Parkering på snuhammer mellom nr 49 og 51. Stolpe er byttet. Punktet lukkes. Styre har fått innspill om at det er en oppmerket parkeringsplass på snuhammer mellom 49 og 51. Styre avklarer om denne ligger på fellesområdet. Hvis den ligger på fellesområdet må oppmerking fjernes. Eivind kontakter huseieren i 51 for begrunnelse for oppmerking av parkeringsplassen. 3 1 Kontrakt for snøbrøyting Før vinteren skal vi også informere om at det er viktig at dette området kan brukes som en snuplass og ikke bare som en parkeringsplass. Eivind har snakket med 51 og de informerte om at de eier ut til der det er merket opp og at de har betalt asfaltering. For å unngå uklarheter mener styret at det bør settes opp et skilt med privat parkering og skilt kan anskaffes sammen med barn leker skilt (sak 1.6 fra nytt styre). Eivind kontakter nr 51 for å avklare om de ønsker dette. Vi har endelig fått scannet kontrakt for snøbrøyting og Aksjonspunkt Eivind skal avklare kostnad for å få inn følgende i kontrakten: Langsgående brøytehaug skal fjernes foran innkjørsel. 3 2 Garasje Styret (v/ Govind) har fått tilsendt søknad om Garasje fra Torkil Thoresen (nr 27). Styret har ingen innvendinger. Punktet lukkes.

9 3 3 Status regnskap Aksjonspunkt Govind tar kontakt med Rita slik at vi kan ha en gjennomgang av økonomisk status på neste styremøte.