Innkalling møte for Velforeningen Elvehavn Brygge

Transkript

1 Innkalling møte for Velforeningen Elvehavn Brygge Tid: kl Sted: Grendahuset Oppmøteliste: 13 og 15 Marte Småge Munkeby Mona-Catharina Holt 9 og 11 Finn Erik Munkvold styretcd@dhg911.no fmunkvold@gmail.com 7 Erling Gaustad borettslagete@gmail.com struttletjohei@hotmail.com 5 Mads Hagerup-Lyngvær sameietf@gmail.com 3 Hildegunn Eikefjord Kløvning blokkami@gmail.com hildegunn889@hotmail.com 2 og 4 Trym Sjøberg sameiestyret@gmail.com tryme.s.s@hotmail.com 6 og 8 Rasmus Halvorsen rasmushalvorsen@hotmail.com styret.bib@gmail.com 10 og 12 Tor-Olav Grønning og Gro Hoff elvehavnbryggejk@styrerommet.net torgr@stfk.no gro@aalmo.no 14 og 16 Torben Gjertsen sameiet1416@gmail.com torben-g@online.no 18 Kristin Færø kristin.faro@sit.no Konstituering - Valg av møteleder - Oppmøteliste - Valg av referent - Valg av person for å signere referatet sammen med referent Godkjenning av innkalling Kommentarer til referat fra møtet Se vedlegg 1. 1

2 Fordelingsnøkkel garasjeanlegget ny parkeringsplass kommet til Under 9 og 11 er arealet som tidligere var inngangsporten i 1. etg, tatt i bruk som parkeringsplass. Plassen har stått ubrukt av styret i alle år og dermed er det ikke innkrevet leie eller avsatt noe midler. Styret i nummer 9 og 11 ønsker å ta i bruk plassen fra 1. januar Denne posten må avklares innen budsjettet vedtas. Etter det nye nummersystemet er dette plass F077. Forslaget er at 9 og 11 får lagt til en plass på alle avregninger fra 1. januar Dette endrer tallene noe, noe vi må forankre i et vedtak. Hvis F077 tas i bruk og genererer inntekter, er det riktig å gi de øvrige VEBdeltakerne en kompensasjon som et tilskudd til oppgraderingen av gulvene. Hadde plass F077 vært med i oppgjøret for gulvvedlikeholdet i garasjene, ville det kostet kr pr plass og ikke kr Det er en differanse på kr 24,62 pr plass, vel og merke før tillegget på strøm, container etc. er beregnet. Tallene på sistnevnte er klare til møtet. For å bekoste fordelen med et nytt garasjedekke, er forslaget at 9 og 11 betaler uten ovennevnte tillegg er forslaget dermed at kr 24,62 x 273, til sammen kr 6 721, innbetales av 9 og 11 til garasjelaget og legges til egenkapitalen. Den nye parkeringsplassen går således inn i oversiktene og øker 9 og 11s andel med 1/274 del med tilsvarende reduksjon til selskapene for de andre plassene. Ved en endring blir de nye tallene justert til 179 plasser (underetasje) og 95 plasser (første etasje), totalt 274 plasser. 9 og 11 blir da registrert med 22 plasser fra nyttår Fordelingsprinsipp kjøreportene Spørsmålet om fordeling av kostnadene i VEB bør løftes opp og diskuteres. For eksempel er det behov for å avklare ansvaret for kjøreportene. På den ene side er det de som mener at portene inn til 2-4 og skal bekostes av disse sameiene alene da de ikke har noen funksjon for de øvrige. Den økte sikkerheten nyter de alene godt av. På den annen side advares det mot å avvike fra det prinsipielle at alle er med på alt i hele anlegget, slik at man unngår store diskusjoner i andre saker. Her anføres at noen lag kun bruker porten i underetasjen, men er med og betaler for porten i 1. etg. For eksempel er 2-4 med og betaler for porten i 1. etg., men benytter kun port i underetasjen. Tilsvarende er Sameiet F med og dekker samme porten, men bruker kun 1. etg. Det kan anføres argumenter for at alle er med og dekker begge hovedportene til anlegget. Portene er inngangsportalen til anlegget. Spørsmålet er like fullt om internportene også skal dekkes av alle, eller om kostnaden og ansvaret skal bæres av sameiene som alene benytter disse portene Budsjett 2015 Forslag til budsjett er vedlegg 2. 2

3 Legging av nytt dekke status og kostnader Sluttfaktura fra Acrylicon kom på kr ,- Se vedlegg 3. I tillegg kommer det en regning på overflatecontainer, strøm og elektrikerarbeid og rens/sjekk av detektorer. Tallene er klare til møtet. Under arbeidet ble detektorene tildekket med tape. Da tapen ble fjernet, forsvant også nummereringen som viser hvor detektoren er lokalisert på o- kartene (orienteringskartene). Detektorene var også fulle av støv. Det betyr at de må renses/skiftes/kontrolleres. I diskusjonen rundt regningen med Acrylicon, ble det avklart at VEB bekoster dette. Her bør det vurderes om det enten er garasjelaget som skal dekke mumifiseringen direkte pga at de har grodd ned i løpet av en 10-års periode, eller om dette skal belastes prosjektet. Acrylicons mumifisering av detektorene bevirket at vi oppdaget nedstøvingen som hadde bygd seg opp i denne perioden, men neppe av en slik karakter at vi ikke må ta ansvar for de 10 forutgående årene. Videre må det avklares hvem som skal dekke regningen. Hvis det benyttes penger av egenkapitalen i VEB, er et forslag at nummer 18 faller utenom akkurat denne posten. Nummer 18 har ikke deltatt i oppbyggingen av egenkapital/vedlikeholdsreserven i VEB. En slik gest vil virke positiv til holdningen om at her fordeles kostnadene strengt i forhold til hvor belastningen hører hjemme Feie- og vaskemaskin behov og finansiering Vaktmester stilte spørsmål ved den første Tennant-maskinen (T16). Maskinen er fullt brukbar, men en noe svak motor og begrenset rekkevidde gjør bruken utfordrende. Storebroren, T17, har vært prøvekjørt en uke, og innfrir de behov vaktmester ser rengjøring av våre areal krever. Siden sist er det også undersøkt om VEB fikk korttidsleie maskinen på det nye Lerkendal p-hus. Dessverre viste det seg for kostbart og komplisert av logistiske hensyn. En Nilfisk-maskin viste seg å være for stor og sterk til vår bruk. Kjeldsberg låner ikke ut sin maskin. Vaktmester opplyser at Orion ikke disponerer en feie- og vaskemaskin. Behovet for en feie- og vaskemaskin ser ut til å være tilstede. Det er ca kvm som skal rengjøres minimum 2 ganger pr måned. I løpet av 5 år så blir det over kvm. For det tilfelle at ingen andre forslag viser seg gjennomførbare, må vi være forberedt på å bekoste en maskin som rengjør parkeringsanlegget. Det er viktig å holde anlegget i orden. Anskaffelsen av en Tennant T 17-maskin kan finansieres på to måter: 3

4 Leasing Se tilbud på leasing i vedlegg 4. Prisene på kr pr mnd + mva = kr/mnd inkl mva. Inklusive mva utgjør dette over 60 mnd totalt kr kr gebyr = kr/år. Service = kr/pr/inkl mva. Driftskostnader = kr/år/inkl mva. Over 5 år blir det kr. Pr år kr inkl mva og driftskostnader. Med leasing og service/drift så blir kostnaden 36,54 kr pr plass pr mnd. Kjøp Kjøp av samme maskin koster kr ex mva = kr inkl mva. Service = kr/pr/inkl mva. Driftskostnader = kr/år/inkl mva, totalt kr inkl mva. Det gir en pris inkludert service og driftskostnader pr p-plass på ca kr = 31,67 kr/plass/mnd over fem år. Kredittkjøpeprisen er på kr Kontrakter Orion fra 1. desember Kontraktene som tar til å gjelde fra 1. desember er sendt ut til styrene for signering. Fra denne datoen er samtlige 16 bygg (10 lag) med på avtalen med fellesvaktmester. I kontrakten er alt av utearealer (VEB+ kommunale områder) lagt inn i VEBs avtale med Orion. Mer av vaktmesterkostnadene faktureres via VEB, men fordi totalprisen er den samme, reduseres andelen hvert enkelt selskap skal betale Strømuttak i garasjen Styrene er gitt en frist til 16. november til å på nytt melde inn hvilke parkeringsplasser det ønskes et kollektivt tilbud på Retting etter ferdigstilling av Speilet Etter lang tid, flere purringer og manglende svar fra utbygger, ble det oppnådd enighet om utbedring av de nedkjørte stolpene samt maling av fasadeplater utenfor sykkelboden ved nummer 15. Pullertene ved nummer og ble montert i uke 46. Ved et møte 30. oktober ble det diskutert tiltak for gjøre de nye stolpene godt synlige, for eksempel refleks med gul/svart farge så de er enklere å se i mørket. Saken drøftes videre i VEB. 4

5 Nedskjæring/kutting av buskbeplantning i gata Forslag om å skjære ned/kutte buskene i Dyre Halses gate i høst Sykkelaksjon 4. desember Før snøen laver ned kan vi vurdere å foreta en sykkelaksjon. Formålet er å fjerne eierløse, ødelagte og ramponerte sykler i gata. Vaktmester kan sette rød tape på utsatte sykler, for så å sette de i sin bunkers under for senere overlevering til Falck. Forslag til plakat styrene kan distribuere er vedlegg Vikeplikt Dyre Halses gate Folk råkjører opp fra porten i kjelleren, glemmer at de har vikeplikt for trafikk til/fra Dyre Halses gate. Alternativt kan man anlegge et fotgjengerfelt fra der fortauet slutter utenfor blokk 3 og over til Portalen slik at folk blir mer oppmerksomme og forhåpentligvis kjører roligere. Trondheim Parkering skal gi svar på dette. Vel møtt! 5