O k s v a l I I I S a m e i e. - Sak 2 - Informasjon om styrets arbeid første halvår 2011

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "O k s v a l I I I S a m e i e. - Sak 2 - Informasjon om styrets arbeid første halvår 2011"

Tron Jensen
8 år siden
Visninger:

1 - Sak 2 - Informasjon om styrets arbeid første halvår 2011

2 Styrets arbeid i 2011 Daglig drift av sameiet og barnehagen Nytt intern kontrollsystem Kartlegging av styrets ansvarsområder, lover og forskrifter Informasjon Rammeavtaler på anskaffelser Renovasjon Utbyggingsgrad av sameiet Nytt arkivsystem

ansvarsområder, lover og forskrifter Informasjon

3 Styrets arbeid i 2011 Barnehagen Branntilsyn Nye piper i rekkehusene Oppgradering av pipene i sentrumsbygget Parkering Lån og lånebetingelser Budsjett 2012 Nye vedtekter Ekstra ordinært sameiemøte

sentrumsbygget Parkering Lån og lånebetingelser

4 Drift av sameiet og barnehagen Mye lekkasjer på takene Skyldes dårlig arbeid og mange endringer/tillegg Mye av de samme feilene går igjen Beising av boligmassen går litt tregt Barnehagen Utbedring av utearealene Avvikling av ansatte i sameiet Det har vært 2 ansatte i sameiet er nå avviklet

Beising av boligmassen går litt tregt Barnehagen Utbedring av

5 Internkontrollsystemet Lovpålagt siden Sikre en god og sikker drift av sameie Fjerne farer og risiko Avklaring av roller og ansvar Lovpålagt dokumentasjon

6 Kartlegging av styrets ansvarsområder, lover og forskrifter Veldig mye uklart om hvordan sameiet har vært drevet og dokumentasjon Hva har vi av avtaler og forpliktelser Hvordan løser vi grensesnittet mellom den enkelte beboer og sameiet Utfordringer, bygningsmassen vår trenger nå mye vedlikehold fremover, hva er ditt og vårt Hvordan møte den enkelte beboer Hvordan skal skader som skyldes omgjøringer /endringer av den enkelte beboer håndteres

enkelte beboer og sameiet Utfordringer, bygningsmassen vår trenger nå mye vedlikehold fremover, hva er ditt og

7 Informasjon Egen postkasse ved barnehagen Informasjonstavle ved barnehagen Eget telefonnummer, legge igjen beskjeder Informasjon på facebook Bedre e-post-håndtering Bedre internettsider

8 Rammeavtaler Vaktmestertjenester Snekkerarbeider Elektriker Rørlegger Blikkenslager Spyle og slamsuging Sommer- og vintervedlikehold Skadedyrkontroll og bekjempelse

9 Renovasjon Nesodden kommune gjennomfører nytt renovasjonssystem våren 2012 som pårører oss Egen sak på dette møtet

10 Utbyggingsgrad av sameiet Vi har pr i dag bygd ut sameiet innen for gjeldene reguleringsplan. Det kan bety at ingen flere får bygge ut Vi har hatt møte med kommunen, de ber oss om å starte en reguleringsendring / evt. ny reguleringsplan Kostbart / tidkrevende Sameiet må beslutte et eller annet for å komme videre, hvis det er ønskelig

Det kan bety at ingen flere får bygge ut Vi har hatt møte med kommunen, de ber oss

11 Nytt arkivsystem Pr i dag finnes det et fullt skap + noen hyllemeter med permer og en styre-pc, etter 25 år drift Meget vanskelig å overta må starte litt på nytt igjen Finner ikke dokumentasjon på rutiner og beslutninger Mangler dokumentasjon på alle endringer

vanskelig å overta må starte litt på nytt igjen Finner ikke

12 Nytt arkivsystem Nå bygger vi opp et databasert arkiv Alt gamle/nødvendig materiale vil bli skannet og arkivert Alle boenheter vil få sin egen mappe Alle kontrakter/avtaler vil bli arkivert Alle møtereferater Lovpålagte dokumenter

Alle boenheter vil få sin egen mappe Alle

13 Barnehagen Kontrakten mellom barnehagen går frem til 2018 (kan ikke sies opp av sameiet) Gjennomført ny takst med tanke på økning av husleie Takst med dagens husleie (ca. kr ,- pr år) kr ,- Takst med husleie oppjustert til markedsleie (inntil kr ,- pr år) kr ,-

med dagens husleie (ca. kr. 79 000,- pr år) kr. 770.

14 Branntilsyn Fyringsforbud i alle rekkehusene Skyldes gamle piper Mye omgjøringer Dårlig arbeid ved montering av pipene Dårlig arbeid ved omlegging av takene Pipebranner

15 Branntilsyn Mangelfull skilting Nye skilter på husene Mangler beredskapsstiger på alle rekkehusene Må gå til innkjøp av nye stiger Kontroll av pipene i Sentrumsbygget Er gjennomført, mange mangler, kan få fyringsforbud for et par av pipene

innkjøp av nye stiger Kontroll av pipene i Sentrumsbygget

16 Nye piper i rekkehusene Møtevirksomhet for å kartlegge omfanget Innhenting av tilbud/anbud Valg av entreprenør Oslo Pipesenter as Pris ca. kr ,- pr pipe for 15 cm + mva. Pris ca. kr ,- pr pipe for 18 cm + mva. Plattform kr ,- pr stk. + mva.

as Pris ca. kr. 29 000,- pr pipe for 15 cm + mva. Pris ca. kr. 32 000,- pr pipe for 18 cm + mva.

17 Nye piper i rekkehusene Arbeidsfordeling mellom pipeentreprenør og den enkelte beboer Beboer river alt rundt pipe og ildsted (hvis ønskelig) Pr i dag er 34 piper utskiftet, av totalt 80 Ferdigstillelse av arbeidet 1. mars 2012

rundt pipe og ildsted (hvis ønskelig) Pr i dag er 34

18 Oppgradere pipene i sentrumsbygget Gjennomført filming av alle pipeløpene Mange feil, sprekker i innerrøret, dårlig gjenmuring av gamle ildsteder, utette Avtrekksviftene fungerer dårlig eller er borte Leilighetene er for tette, kommer røyk inn i leilighetene (undertrykk) Gjennomfører forsøk, for å finne en egnet metode for å løse problemet i nr. 11 Kostnader for total renovering mellom kr og ,-

Leilighetene er for tette, kommer røyk inn i leilighetene (undertrykk) Gjennomfører forsøk, for å finne

19 Parkering Stort behov for parkeringsplasser dette har vært oppe i mange sameiemøter tidligere Har utarbeidet skisser på tenkte områder Gjennomført møter med Nesodden kommune Gjenstår møter med trafikk- og eiendomsetaten Utarbeide byggeplaner Oversende byggesøknader

områder Gjennomført møter med Nesodden kommune Gjenstår møter med

20 Parkering Grønn markering er mulige arealer for nye parkeringsplasser

21 Parkering Kostnader: Planlegging ca. kr ,- ( vi har brukt ca. kr ,- ) Gebyrer ca. kr ,- (kommunen) Utbygging ca. 2,5 3 mill, avhengig av utforming (uten tak) Utbygging med tak over noen av plassene?

22 Parkering Tid, mulig oppstart neste år, ferdig 2013? Finansiering Sameiet tar kostnaden og selger / leier ut plasser Hver enkelt kjøper og betaler sin(e) plasser Dette blir egen sak på sameiermøtet våren 2012 Her må også sameiet tenke på gjesteparkering

23 Lån og lånebetingelser Vi har 3 lån i dag, pålydende ,- Vi betaler 6,5 % i renter Årlig kostnad er kr ,- Refinansiering og innbaking av pipelån, pålydende kr ,- Nedbetaling 20 år Rentesats 4.9 % Årlige kostnader kr ,- (økning ca. kr.80,- pr. bolig pr mnd.)

24 Budsjett 2012 Faste utgifter øker med 5 6 % Større lån, ca. kr. 80,- pr mnd pr bolig Økte vedlikeholdskostnader? Mer hjelp fra eksterne, planlegging / utredning Vi har valgt å øke husleien med 6%

25 Vedtektsendring Våre vedtekter er ikke tilpasset den nye sameieloven Veldig lite konkret å forholde seg til for styret (synse, mene og tro) Vanskelig for beboerne å forholde seg til (hva er mine rettighet/plikter) Vanskelig både for styret og den enkelte beboer, særlig nyinnflyttede Likhet for alle Egen sak på dette møtet

26 Videre arbeid Kartlegge bygningsmassen Vedlikeholdsplaner ( her er vi avhengig av å få avklart forholdet mellom sameiet og den enkelte beboer) Kostnadsoverslag Langtidsbudsjett Skape forutsigbarhet

27 - Sak 3 - Vedtagelse av renovasjonsløsninger

28 Sak 3 - Renovasjonsløsning Pålagt ny renovasjonsløsning fra Follo Ren Skal gjennomføres hos oss våren 2012 Vi har ingen mulighet til å velge annen leverandør Vi har gjennomført flere møter

29 Sak 3 - Renovasjonsløsning Oppsamlingssteder/returpunkt i kommunen kan bli redusert Det er tre alternative løsninger + kombinasjoner Ønskelig fra kommunens side at renovasjonsavgiften går over husleien

30 Alternativ 1 Alle får utlevert 2 søppelbeholdere, 240L, en til restavfall og en til papir/papp Samme pris som i dag alle får direkte regning Alle må ha beholderne på sin eiendom Tømming: Restavfall hver 14 dag Papp/papir hver mnd. Alle må flytte/hente sine beholdere ved kjørbar vei ved hentedato Rengjøring av beholderne Sameiet har ikke noe ansvar

31 Alternativ 1 To beholdere pr bolig

32 Alternativ 2 Store container, en til restavfall og en til papir. 23 stk av hver, totalt 46 containere Sameiet må bygge plasser med tak/skur Vi har ikke disse arealene pr i dag Samme pris renovasjonsavgift vil gå gjennom husleien Rengjøring av beholderne Vedlikehold av plasser/bygg

33 Alternativ 2 Ca. åtte slike beholdere plassert på seks lokasjoner i sameiet

34 Alternativ 3 Nedgravde løsninger, 6 stk ( 3 rest/3 papir ) Kostbart ca pr enhet (totalt 1 mill.) Får ,- pr enhet i støtte Samme pris renovasjonsavgift vil gå gjennom husleien Trenger små areal, medfører frigjort areal Redusert vedlikehold Luktfrie Lokalisering: 2 ved lekeplass tun 1, 2 ved sentrumsbygget, 2 ved lekeplass tun 4

35 Alternativ 3 Seks slike beholdere nedgravd på tre lokasjoner i sameiet

36 Kombinasjonsløsninger 1. Alle får en beholder til restavfall + leverer papp/papir på Teigen/returpunkt 2. Alle får en beholder til restavfall og fellesbeholdere til papir/papp Sameiet må ordne oppsamlingsplasser

37 Styrets innstilling Vi innstiller på alternativ 3 Begrunnelse Best estetisk, vil berike og løfte sameiet Minst vedlikehold Tilgjengelig hele tiden - ingen begrensing av volum Minst problem med rengjøring og skadedyr Etterskrift: Alternativet ble vedtatt av sameiermøtet

38 - Sak 4 - Vedtagelse av vedtekter

39 Styrets innstilling Bestemmelsene i vedlegg 3 til innkallingen vedtas som nye vedtekter for Oksval III Sameie. Sameiermøtet har mulighet til å vedta korrigeringer så langt det prinsipielle innholdet i forslaget ikke endres Etterskrift: Styret valgte, etter ønske fra møtedeltagerne, kun å redegjøre for forslaget til nye vedtekter

Like dokumenter

O k s v a l I I I S a m e i e

O k s v a l I I I S a m e i e Januar 2012 Informasjon til beboere i Oksval III sameie Vedtektene Styret har utarbeidet forslag til nye vedtekter for sameiet. Vedtektene ble fremmet for vedtagelse i ekstraordinært sameiermøte 13. desember