Sameiet Blomsterenga Org.nr

Transkript

1 Org.nr Styringssystem og Internkontroll Rev.: 2 Versjon: Side: 1 of 8

2 Side: 2 av 8 Innhold 1 INNLEDNING DRIFT AV BLOMSTERENGA STYRET SAMEIERMØTET BEBOERMØTE FORRETNINGSFØRER PLANLAGTE AKTIVITETER VEDLIKEHOLD LEVERANDØRER DUGNAD EGENKONTROLL UTFØRT AV BEBOERE ØKONOMI ARKIVERING ADKOMST OG NØKLER RISIKOVURDERING VELFORENINGEN VEDLEGG... 8

3 Side: 3 av 8 1 INNLEDNING Sameiet Blomsterenga er lokalisert ved Granåsen Gård i Trondheim kommune. Sameiet ble opprettet i 2008 og består av 97 eierseksjoner fordelt på 24 rekkehusenheter i 7 rekker og 73 leiligheter i 5 3-etasjers blokker. Se kart og bilder i vedlegg B07. Styringssystemet for Blomsterenga er etablert for at drift av sameiet skal planlegges, organiseres og utføres på en systematisk og kostnadseffektiv måte som sikrer forsvarlig drift. Styringssystemet omfatter også sameiets Internkontroll som på tilsvarende måte skal sikre at aktiviteter håndteres i tråd både med sameiets interne krav og med relevante krav i lover og regelverk. Det vises for øvrig til Internkontrollforskriften. Styringsystemet inneholder rutiner for regelmessig å bli vedlikeholdt slik at endringer i eksterne rammer eller interne forhold i sameiet blir ivaretatt. Oppmerksomheten rettes mot beboeres og gjesters helse og sikkerhet, tjenesteytende leverandørers helse, sikkerhet og arbeidsmiljø, behandling av avfall, vern av ytre miljø mot forurensning samt å sikre sameiets og derved den enkelte beboers verdier. Styret har ansvar for at Blomsterenga drives i h.t. gjeldende lovverk, sameiets vedtekter og dette Styringssystemet. Den enkelte beboer har ansvar for å melde avvik til Styret. Styret beslutter og iverksetter tiltak etter behov. Etterlevelse av Blomsterengas vedtekter (vedlegg A01) og husordensregler (vedlegg A02) er grunnlaget for gode boforhold i sameiet. 2 DRIFT AV BLOMSTERENGA 2.1 Styret Sammensetting av det sittende styret er vist i vedlegg B01. Der fremgår det også fordeling av de saksområder styret arbeider med og fordeling av ansvar for oppfølging av avtaler med sameiets leverandører. Styret har følgende oppgaver: Drifte Sameiet Blomsterenga i samsvar med lover, forskrifter og vedtekter samt vedtak på Sameiermøte Treffe vedtak i alle saker med mindre beslutningsmyndigheten gjennom lov eller vedtekter er flyttet til Sameiermøtet Behandle og godkjenne budsjett og foreta nødvendige reguleringer av felleskostnader Se beskrivelse av budsjettprosessen i vedlegg 3. Anvise fakturaer til betaling Treffe beslutninger om bruk av midler til vedlikehold og bomiljøtiltak Behandle overdragelser og utleie/bruksoverlating i h.t. sameiets vedtekter Behandle klagesaker Avholde styremøter i h.t. lovbestemmelser og for øvrig etter behov Føre protokoll fra styremøter

4 Side: 4 av 8 Gjennomføre Sameiermøte og Beboermøte Representere sameiet i Velforeningen Oppdatere styringssystem/internkontroll minimum årlig for at dette skal samsvare med evntuelle endringer i lover og forskrifter, i forhold mot offentlige etater eller interne forholdt i Sameiet. Henvendelser fra beboere om saker som skal rettes til Forretningsfører og ikke til Styret, er vist i avsnitt 2.4. Styremøter anbefales gjennomført etter rutiner gitt i vedlegg D01. Rullerende tema på styremøtene legges inn på sameiets Årshjul og langtidsplan (vedlegg C01). 2.2 Sameiermøtet Sameiermøtet er Blomsterengas øverste myndighet. Det henvises til vedtektene 5-9 som beskriver alle forhold knyttet til Sameiermøtet: Om Sameiermøtet og innkalling Saker som skal behandles på ordinært Sameiermøte Stemmerettsregler Møteledelse og flertallskrav Gjennomføring av Sameiermøte Sameiermøtene anbefales gjennomført i h.t. rutiner i vedlegg D02 / D Beboermøte Beboermøte arrangeres av Styret etter behov for å informere beboere og for å drøfte saker av spesiell interesse eller viktighet. Beboermøte holdes som et minimum i tilknytning til alle ordinære Sameiermøter. Normalt vil det på Beboermøter gis en mer detaljert orientering om saker behandlet på Sameiermøtet. Styret setter opp aksjonsliste fra møtene og vurderer videre informasjon eller tiltak knyttet til aksjoner eller spørsmål / kommentarer gitt på møtet. Beboermøter anbefales gjennomført i h.t vedlegg D Forretningsfører Blomsterengas Forretningsfører håndterer sameiets daglige økonomi og bistår Styret etter behov i drift av sameiet. Forretningsfører oppgaver er: Utføre løpende regnskapsførsel og fremme forslag til årsregnskap og årsberetning Foreta en betryggende forvaltning av sameiets likvide midler Utarbeide likningsdata til eierne Fremme forslag til budsjetter Bistå sameiets styre med råd og tilrettelegging av årsmøte

5 Side: 5 av 8 Delta i styremøter etter avtale og følge opp vedtak i styremøter/årsmøte henhold til forretningsførerkontrakten Registrere overdragelse av rekkehus/leiligheter og påse at sameiets regler blir fulgt Forestå beregning og utbetaling av lønn til sameiets eventuelle ansatte (f.eks. vaktmester) samt av styrehonorar Kreve inn felleskostnader og føre med innbetalingene inkl. forta purringer og evnt. inkasso Oversende nødvendige oppgaver til myndighetene Henvendelser fra beboere om følgende saker skal rettes til Forretningsfører og ikke til Styret: Forsikringssaker vedrørende boligen Spørsmål om felleskostnader og innbetalinger Salg av boligen Utleie/bruksoverdragelse 2.5 Planlagte aktiviteter Planlagte faste aktiviteter og langsiktige oppgaver i Blomsterenga er gitt i Årshjul og langtidsplan (vedlegg C01). I perioden vil Styret foruten løpende oppgaver prioritere forbedringer innen følgende områder: - Sluttføre pågående sak med utbygger for utbedring av feil og mangler meldt i de første 5 år etter overtagelse - Oppgradere uteområdet 2.6 Vedlikehold Se Vedtektene 18. Vedlikehold og ettersyn i Blomsterenga har som mål å opprettholde teknisk og estetisk standard på sameiets felles boligmasse og uteområder for derved å unngå uønskede hendelser og å sikre sameiets og derved den enkelte beboers verdier. Dette gjøres ved å avdekke vedlikeholdsbehov samt å planlegge, utføre, dokumentere og følge opp / kontrollere vedlikeholdsoppgavene. For å avdekke vedlikeholdsbehov skal Styret ha regelmessig, minimum årlig, ettersyn av felles boligmasse og av sameiets uteområde. Sjekkliste for slikt ettersyn er gitt i vedlegg C03. Sjekklisten omfatter også utførelse av kontroll med lekeplassutstyr, se egen rutine i vedlegg D05. Styret fører oversikt over korrektivt vedlikeholdsbehov og planlegger og gjennomfører utbedringer i h.t. kritikalitet og budsjett. Se Plan for korrektivt vedlikehold, vedlegg C02. Forebyggende vedlikehold ivaretas gjennom leverandøravtaler med relevante selskaper. Se Liste over leverandører vedlegg B03. Beboere oppfordres til å melde fra til Styret om observerte uønskede forhold.

6 Side: 6 av Leverandører Sameiet Blomsterenga har en rekke avtaler / kontrakter med leverandører av varer og tjenester. Drift og vedlikehold av sameiet ledes av Styret mens den praktisk utførelse i det alt vesentlige ivaretas av sameiets leverandører. Nær hele sameiets budsjettet er knyttet til deres leveranser. Avtaler med leverandører inngås og følges opp av Styret. Det er av stor betydning å ha gode og avklarte relasjoner til våre leverandører, inkludert gode avtaler som følges opp av Styret. Ansvar for leverandøravtalene er fordelt mellom styrets medlemmer, se vedlegg B01. Til støtte for Styret er det beskrevet hvordan ansvar for leverandøravtaler kan utøves, se vedlegg D08. Sameiets leverandøravtaler er samlet i vedlegg E B03 mens en oversikt over leverandørene samt en liste over noen leverandører anbefalt for beboerne er vist i vedlegg B03. Alle tillitsvalgte har et felles ansvar for at habilitet ivaretas ved all saksbehandling, i særlig grad ved behandling av leverandøravtaler. 2.8 Dugnad Vedlikehold og ettersyn som ikke dekkes av leverandøravtalene utføres av beboere i regi av Styret og da i stor grad ved organiserte dugnader. Mulige arbeidsoppgaver for dugnad samt forslag for gjennomføring gitt i vedlegg D Egenkontroll utført av beboere Sjekklister for egenkontroll av el-anlegg i eierseksjonene for utførelse av beboere selv er gitt i vedlegg B05. Videre er det i vedlegg B06 gitt en sjekkliste for annet ettersyn og kontroll. Gjennom regelmessig ettersyn og eventuelt påfølgende vedlikehold/utbedring vil hver enkelt beboer bidra til å opprettholde sikkerhetsnivået i egen seksjon og til å ivareta seksjonens og sameiets verdi. Beboere oppfordres derfor til regelmessig å gjennomføre egenkontroll i egen seksjon. Se anbefalt frekvens gitt på sjekklistene Økonomi For å gjennomføre en god og sikker håndtering av Blomsterenga midler anbefales at Styret følger rutiner som beskrevet i vedlegg D07. Her beskrives budsjettering, regnskapsføring, bruk av avsetninger og oppfølging av sameiets økonomi. Sameiet bør ha en moderat reserve for å på egenhånd å kunne takle ikke alt for store uplanlagte kostnader uten å ta opp lån. Ved større planlagte eller plutselige kostnader vil dette dekkes ved låneopptak. Lån tilbakebetales over så kort tid som mulig innenfor en rimelig økning av månedlig felleskostnad. Budsjett for inneværende år er vist i vedlegg B02.

7 Side: 7 av Arkivering Styret skal arkivere alle dokumenter på sameiets område på Dropbox. Unntaket er fortrolige dokumenter som oppbevares av Styrets leder Adkomst og nøkler Adkomst til de enkelte rom og områder i sameiet og hvem som har nøkler til disse er beskrevet i vedlegg B Risikovurdering Styret skal årlig gjennomgå aktiviteter og forhold innen sameiets grenser for å identifisere risiko for - skader og helsefare for sameiets beboere og besøkende - leverandørers sikkerhet, helse og arbeidsmiljø - brann- og el-risiko - reduksjon av den verdi som sameiet utgjør for beboerne Gjeldende risikotabell er vist vedlegg B11. Det er også etablert en handlingsplan for å motvirke risiko på sameiets område. Gjeldende plan med identifiserte fareområder og kompenserende tiltak er vist i vedlegg B Velforeningen Blomsterenga har pliktig medlemskap i Aasheim-Høiseth Velforening. Velforeningens formål er å ivareta forhold som angår felles interesser for nåværende og fremtidige eiere av eiendommer på velforeningens område. Velforeningens vedtekter er vist i vedlegg A03. Velforeningen er eier av definerte fellesareal og er ansvarlig for drift og vedlikehold av disse. Velforeningen eier og er ansvarlig for drift og vedlikehold av felles vann og avløpsledninger på velforeningens område. Blomsterengas styre utpeker en person som representerer sameiet i velforeningens styre. Reguleringsplan for velforeningen er vist i vedlegg B08 og annen informasjon tilknyttet Velforeningen i vedlegg B04.

8 Side: 8 av 8 3 VEDLEGG Vedlegg til dette dokumentet samt øvrige dokumenter knyttet til drift og vedlikehold av Sameiet Blomsterenga er lagret i sameiets arkiv. Vedlegg/dokumenter er delt i to hovedgrupper: 1. Åpen dokumentasjon tilgjengelig på Blomsterenga.org o Vedlegg A Vedtekter, regler, referanser o Vedlegg B Informasjon 2. Dokumentasjon tilgjengelig for Styret: o Vedlegg C Planer, sjekklister, oversikter o Vedlegg D Rutiner o Vedlegg E Leverandøravtaler o Vedlegg F Teknisk dokumentasjon o Vedlegg F Utførte kontroller