Sameiet Østlia Skog. Internkontrollsystem. Sameiet Østlia Skog versjon

Transkript

1 Sameiet Østlia Skog Internkontrollsystem 1

2 Versjoner: Dato Beskrivelse Første versjon, oppdatert med rutiner som gjelder for det elektriske anlegget i garasjeanlegg H1 (Hvitmosevn 4). Rutiner for øvrige anlegg vil komme senere Oppdatert risikoskjema for H1. Tilsvarer versjon oversendt Hafslund Oppdatert kap for garasje H1. Denne versjonen ble oversendt Hafslund etter tilsyn av el-anlegg i garasje H Tekst i dokument endret som følge av nytt vedlegg 11 Roller Behandling i styremøte : Garasjer i Åsmyrveien utgår fra Internkontrollsystemet. Vedlegg 10 Roller ble oppdatert etter beslutning i styremøte den Vedlegg om roller oppdatert for garasje T1. 2

3 Innhold 1 Innledning Beskrivelse av arbeidet med internkontroll Innledning Anlegg som omfattes av sameiets internkontroll Rutiner instrukser og avviksrapportering Instruks Avviksrapportering Garasjer Generelt om HMS ansvar HMS ansvarlig for elektriske anlegg som sameiet har ansvar for Garasjeanlegg T Garasjeanlegg T Garasjeanlegg H Garasjeanlegg H Gatelys Lekeplasser Oppfølging av internkontrollsystemet Styrets ansvar HMS ansvarlige - oppgaver... 7 Vedlegg 1 Instruks for HMS ansvarlig for elektriske anlegg... 9 Vedlegg 2 Instruks for HMS ansvarlig for lekeplass Vedlegg 3 Aktuelle risikoelementer som inngår i en risikovurdering for elektriske anlegg Vedlegg 4 Risikoanalyse for garasjeanlegg H Vedlegg 5 Risikoanalyse for garasjeanlegg H Vedlegg 6 Risikoanalyse for garasjeanlegg T Vedlegg 7 Risikoanalyse for garasjeanlegg T Vedlegg 8 Risikoanalyse for gatelys Vedlegg 9 Skjema for rapportering av avvik Vedlegg 10 Roller

4 1 Innledning Sameiet Østlia Skog er pålagt å ha et internkontrollsystem som skal omfatte krav til helse-, miljø og sikkerhetstiltak, jf. Forskrift om internkontroll om systematisk HMS-arbeid i virksomheter. Dette innebærer en plikt til å kartlegge hvilke ulykker som kan skje på sameiets fellesarealer og sørge for å gjennomføre tiltak som hindrer slike. Sameiet har 2 lekeplasser og 4 garasjeanlegg med elektriske anlegg hvor sameiet er ansvarlig for det elektriske anlegget på sin eiendom. Disse anleggene omfattes av sameiets internkontrollsystem. 2 Beskrivelse av arbeidet med internkontroll 2.1 Innledning Styret har ansvar for å organisere arbeidet med internkontroll og påse at dette arbeidet blir utført i henhold til krav i HMS-lovgivningen. Dette innebærer at styret også har ansvar for å klarlegge hvordan ansvaret skal fordeles og organiseres slik at styret kan forsikre seg om at arbeidet blir utført i hht. gjeldende krav. 2.2 Anlegg som omfattes av sameiets internkontroll Styret har gjennomgått de installasjonene som omfattes av Internkontrollforskriften, og har besluttet at følgende anlegg skal omfattes av systemet: Elektriske anlegg i garasjene hvor sameiet er eier av abonnement, 4 stk Gatelys, 2 stk Lekeplassene, 2 stk 2.3 Rutiner instrukser og avviksrapportering For hvert anlegg skal styret peke ut en HMS ansvarlig som er delegert ansvaret for å følge opp HMS, herunder ansvaret for å utøve internkontroll. Det skal foreligge skriftlig informasjon, f.eks. gjennom protokoll fra styremøte, som bekrefter at vedkommende ansvarlig har påtatt seg oppgaven og er klar over sine forpliktelser. Disse oppgavene er klargjort gjennom instrukser som følger som vedlegg i dette dokumentet. Den ansvarlige skal gjøre en selvstendig vurdering av risiko for det anlegget som denne har fått ansvar for. Aktuelle risikoelementer som styret har bestemt skal inngå i vurderingen, er vist i Vedlegg 3 for elektriske anlegg og i Vedlegg 4 for lekeplasser i. Disse listene er ikke uttømmende, og HMS ansvarlig skal sørge for at det gjøres en selvstendig vurdering av hvilke forhold som skal risikovurderes Instruks Styret har utarbeidet to typer instrukser, en for elektriske anlegg i garasjer (Vedlegg 1 Instruks for HMS ansvarlig for elektriske anlegg) og en annen for lekeplasser (Vedlegg 2 Instruks for HMS ansvarlig for lekeplass). 4

5 2.3.2 Avviksrapportering Avvik skal rapporteres på eget skjema, se Vedlegg 9 Skjema for rapportering av avvik. 2.4 Garasjer Generelt om HMS ansvar Sameiet har 7 garasjeanlegg på sin eiendom: Tistilveien (ved Bjørndalsveien) - T1 Tistilveien ved X Torvmyrveien - T2 Hvitmoseveien ved nr. 4 - H1 Hvitmoseveien ved nr H2 - H2 Åsmyrveien - Å1, Å2 og Å3 Disse garasjene står på sameiets eiendom. De ble i sin tid ført opp av beboere gjennom et samarbeid i regi av det tidligere Østlia Skog Vel. Dette samarbeidet ble organisert gjennom en egen «Garasjekomite» for hvert enkelt garasjeanlegg. Utbyggeren sørget for at plassene ble bygget og asfaltert, og deretter var hver enkelt Garasjekomite ansvarlig for selve oppføringen med tilhørende elektriske anlegg. Kostnadene ble belastet hver enkelt garasjeeier. Den gangen (i 1987) var det Kjell Støfring AS (senere ANS) som var eier av eiendommen gnr/bnr 97/4 i Lørenskog. Garasjebygningene er forsikret gjennom den forsikringen som hver enkelt beboer har på sin bygning. I 2006 ble eiendommen som omfattet fellesarealene, overdratt til beboerne med hver sin ideelle andel, og fellesarealene forvaltes nå av sameiet. I dag er det sameiet som er abonnent for strømforsyning unntatt garasjeanleggene i Åsmyrveien. Styret har blitt informert om at eiere av abonnentene er én beboer i hvert av anleggene. Det er således disse 3 enkeltpersonene som er juridisk eier av hvert abonnement og ansvarlig overfor nettselskap, strømleverandør og EL-tilsynet. På denne bakgrunn har ikke sameiet ansvar for disse anleggene, og styret har derfor i styremøte den 11. januar 2018 besluttet at garasjeanlegg i Åsmyrveien utgår fra internkontrollsystemet HMS ansvarlig for elektriske anlegg som sameiet har ansvar for For anleggene hvor sameiet er juridisk eier av strømabonnementet, har sameiet etter Internkontrollforskriften ansvar for å ivareta HMS for det elektriske anlegget på en forsvarlig måte. Styret finner det naturlig og mest hensiktsmessig at hvert garasjelag tar ansvar for denne oppgaven. Hvert garasjelag må peke ut en slik person. Inntil dette har blitt gjort av garasjelagene, har styret besluttet å peke ut en HMS ansvarlig for hvert garasjelag i påvente av at garasjeanleggene gir tilbakemelding om hvem som er pekt ut. Denne personen er delegert ansvaret for HMS og internkontrollen på vegne av sameiet. De oppgavene som er tillagt hver enkelt HMS-ansvarlig, er angitt i kap. 3.2 HMS ansvarlige - oppgaver. Alle garasjelagene må utarbeide en risikoanalyse med tilhørende tiltak. Status for hvert garasjeanlegg er beskrevet under. Utgangspunktet for dette arbeidet er Vedlegg 1 Instruks for HMS ansvarlig for elektriske anlegg. Vedlegg 3 Aktuelle risikoelementer som inngår i en risikovurdering for elektriske anlegg gir en oversikt over risikoelementer som styret har bestemt skal inngå i vurderingen. Dessuten 5

6 må den HMS-ansvarlige ta stilling til om det er andre risikoforhold som skal vurderes. Ett eksempel på hvordan denne oppgaven er løst, finnes i Vedlegg 4 Risikoanalyse for garasjeanlegg H Garasjeanlegg T1 Ansvar: HMS ansvarlig T1 (se Vedlegg 10 Roller) Ingen oppgaver er utført Garasjeanlegg T2. Ansvar: HMS ansvarlig T2 (se Vedlegg 10 Roller) Ingen oppgaver er utført Garasjeanlegg H1 Ansvar: HMS ansvarlig H1 (se Vedlegg 10 Roller) Risikoanalyse er utarbeidet på grunnlag av listen i Vedlegg 3. Denne er gjengitt i Vedlegg 4 Risikoanalyse for garasjeanlegg H Garasjeanlegg H2 Ansvar: HMS ansvarlig T2 (se Vedlegg 10 Roller) Ingen oppgaver er utført. 2.5 Gatelys Ansvar: HMS ansvarlig Gatelys (se Vedlegg 10 Roller) Sameiet eier to anlegg, Tistilveien og øvre del av Torvmyrveien som er privat vei (2 grener av samme anlegg). HMS Ansvarlig skal påse at det blir utarbeidet en risikoanalyse med tilhørende tiltak for risikoforhold som kan medføre fare for helse, miljø og sikkerhet som berører sameiets eiendom, beboere og besøkende. Videre har den ansvarlige løpende ansvar med å påse at HMS er ivaretatt i samsvar med gjeldende lover og regler, herunder Internkontrollforskriften. Den ansvarlige skal levere en oppdatert risikoanalyse med tilhørende tiltak til styret hvert år. Videre skal denne følge opp avvik med passende tiltak. Dokumentasjon av risikoanalyse, avvik, tiltak og bekreftelse på at tiltak følges opp, skal innarbeides i sameiets internkontrollsystem. Hvert år innen den skal denne gi en skriftlig tilbakemelding til styret med passende dokumentasjon som viser hvordan arbeidet er fulgt opp. Skjema som styret i sameiet har godkjent, skal brukes i arbeidet med å følge opp avvik. 6

7 2.6 Lekeplasser Ansvar: HMS ansvarlig Lekeplasser (se Vedlegg 10 Roller) Sameiet har to lekeplasser, en i Åsmyrveien og en i Tistilveien. Aktiv Fritid AS er engasjert av styret for å følge opp sameiets forpliktelser når det gjelder risikovurdering og foreslå tiltak. Styret er ansvarlig for å vurdere tiltakene som foreslås og sørge for at nødvendige tiltak blir gjennomført i tide. HMS ansvarlig rapporterer status til styret. Evt avvik som HMS ansvarlig blir kjent med utover de som fremgår av rapportene fra Aktiv Fritid AS, skal rapporteres til styret på skjema i Vedlegg 9 Skjema for rapportering av avvik -og følges opp med nødvendige tiltak. 3 Oppfølging av internkontrollsystemet 3.1 Styrets ansvar Holde Internkontrollsystemet oppdatert. Sørge for at HMS ansvarlig er i stand til å ivareta sine plikter, bl.a. ved gjennomgang av aktuelle lover og regler overfor disse. Informere medlemmene om hvem som er HMS ansvarlig for de ulike anleggene som sameiet har ansvar for. Informere medlemmene om Internkontrollsystemet, bl.a. om rutiner for avviksrapportering. Styret skal på første møte hvert år: o Gjennomgå status for internkontrollsystemet og bestemme nødvendige tiltak for å ivareta krav som følger av lover og forskrifter for sameiets anlegg. o Sørge for at internkontrollsystemet oppdateres og oversendes berørte, herunder sameiets HMS ansvarlige. 3.2 HMS ansvarlige - oppgaver Gjøre seg kjent med Internkontrollsystemet i sameiet. Bekrefte for styret at en er kjent med aktuelle lover og forskrifter på området og at en har påtatt seg denne oppgaven. Bruke aktuell liste som inngår som vedlegg i dette dokumentet som grunnlag for sin risikovurdering for det aktuelle anlegget og dessuten vurdere om det er andre risikoforhold som bør inngå i risikovurderingen. Påse at styret informerer medlemmene om arbeidet med internkontroll og hvem som er HMS ansvarlig for de aktuelle anleggene. Videre skal HMS ansvarlig påse at styret har informert medlemmene om at en rapporterer farlige forhold og avvik til vedkommende HMS ansvarlig evt. styret. Alle forhold og avvik skal rapporteres på skjema i Vedlegg 9 Skjema for rapportering av avvik. Her skal det fremgå hvordan forholdet blir vurdert og evt. fulgt opp, tiltak, frist for tiltak, ansvarlig for tiltak og bekreftelse på at tiltak er gjennomført. 7

8 Rapportere følgende til styret hvert år innen den : o Risikovurdering som har blitt brukt i arbeidet sammen med liste over tiltak og status for disse o Status for avvik: Gjennomførte tiltak og tidspunkt for gjennomføring av disse. Planlagte tiltak; Beskrivelse, hvordan tiltaket skal gjennomføres, planlagt tidspunkt. o Annet som styret bør kjenne til. 8

9 Vedlegg 1 Instruks for HMS ansvarlig for elektriske anlegg Foreta risikovurdering: Utgangspunktet for en risikovurdering er å stille tre spørsmål: o Hva kan gå galt? o Hva kan gjøres for å forhindre dette? o Hva kan gjøres for å redusere konsekvensene dersom det går galt? På grunnlag av det som avdekkes gjennom en risikovurdering, skal HMS ansvarlig vurdere om det er nødvendig å iverksette risikoreduserende tiltak og i tilfelle når slike skal gjennomføres. I risikovurderingen skal følgende forhold inngå: o Sjekke sikringsskapets tilstand, bl.a. om det er inntrengning av vann o Sjekke om det finnes synlige skader på installasjonen, defekte komponenter og brytere o Spesielt for garasjer: Sjekke anleggets bruk, bl.a. om anlegget brukes til lading av EL-biler. Hvis anlegget skal brukes til lading av EL-biler, må regler for krav til anlegget og anleggets tilstand kartlegges sammen med konsekvenser for hvordan kostnadene skal belastes brukerne. Dessuten skal HMS ansvarlig: Inspisere anlegget en gang i året innen den og dessuten vurdere om eventuelle funn gjør det nødvendig å tilkalle autorisert installatør. Påse at brukerne av anlegget er kjent med at evt. avvik skal rapporteres til HMS ansvarlig og at avvik blir rapportert på skjema i Vedlegg 9 Skjema for rapportering av avvik Påse at et avvik blir fulgt opp, om nødvendig ved at autorisert installatør blir engasjert for å rette feil Rapportere til styret slik det fremgår av instrukser. 9

10 Vedlegg 2 Instruks for HMS ansvarlig for lekeplass Påse at Aktiv Fritid AS følger opp tilstanden på lekeplassene i henhold til avtalen som er inngått med firmaet. Påse at lekeplassene blir inspisert en gang pr. år før den Følge opp avviksmeldinger fra brukerne. Rapportere til styret om sitt arbeid innen den hvert år. 10

11 Vedlegg 3 Aktuelle risikoelementer som inngår i en risikovurdering for elektriske anlegg Risikoelement Skal følges Tiltak opp (Ja/Nei) Manglende inspeksjon av fagfolk Ja Angi frekvens for inspeksjon og hvem som er engasjert til å følge opp Kontroll av sikringsskapets tilstand Ja Vurderes av fagperson Varmgang i sikringer, følge opp gjennom kontroll i sikringsskap og om sikringer går ofte Ja Vurdere frekvens for inspeksjon Synlige skader på installasjonen, defekte komponenter og brytere Ja Vurdere frekvens for inspeksjon EL-bil lading Ja Skaffe oversikt over regler som regulerer dette. Kontroll om dette skjer. Informasjon til brukerne om evt. begrensninger. Hvis aktuelt må fagperson kontaktes før dette kan tillates. Evt. utarbeide rutiner for fordeling av kostnader. 11

12 Vedlegg 4 Risikoanalyse for garasjeanlegg H1 Identifisert risiko Risiko analyse (Beskrivelse av mulig årsak og kilde) Konsekvens RISIKOANALYSE H1 Risiko evaluering Tiltak Frist Ansvarlig Utført Defekte komponenter i installasjon (fukt, kapsling på brytere, kontakter osv.) eller synlig skade på kabel. Påkjørt / uhell ved flytting Strømgjennomga ng, fare for forbrenning, senskade og liv Defekt lampe i garasje #1 Skifte defekte lampe okt.17 Bjørn Henning Larsen x Uønsket tilgang til sikringsskap Ved tilgang til sikringsskap vil barn kunne ha tilgang til elektriske ledende komponenter. Strømgjennomga ng, fare for forbrenning, senskade og liv Ingen skader er registrert, men mulig høy konsekvens dersom det inntreffer Påse at det er fungerende lås på sikringsskap, samt at relevante personer har tilgang til nøkkel okt.17 Bjørn Henning Larsen x El-bil lader i installasjon Installasjonen er ikke dimensjonert eller tilpasset for el-bil ladere Varmegang med fare for brann i kontaktmateriell og sikringsskap Kun en ladeenhet er pr montert i garasjeanlegget. Denne er tilkoblet boliginstallasjon i Hvitmoseveien 5 i henhold til gjeldene regelverk. Proaktivt informere beboere igjennom årsmøte at lading for el-bil må direkte tilkobles den enkeltes boliginstallasjon, da garasjeanlegg ikke er dimensjonert for dette. Feb.18 Bjørn Henning Larsen 12

13 Vedlegg 5 Risikoanalyse for garasjeanlegg H2 13

14 Vedlegg 6 Risikoanalyse for garasjeanlegg T1 14

15 Vedlegg 7 Risikoanalyse for garasjeanlegg T2 15

16 Vedlegg 8 Risikoanalyse for gatelys 16

17 Vedlegg 9 Skjema for rapportering av avvik Word-filen for skjemaet er publisert på: 17

18 Vedlegg 10 Roller Rolle Ansvar/oppgave Navn Dato Ansvarlig Påse at Torgeir Leland Internkontrollsystem internkontrollsystem er oppdatert HMS ansvarlig H1 Gjennomføre årlig risikoanalyse for garasjeanlegg H1 Bjørn Henning Larsen HMS ansvarlig H2 HMS ansvarlig T1 HMS ansvarlig T2 HMS ansvarlig Gatelys HMS ansvarlig Lekeplasser Gjennomføre årlig risikoanalyse for garasjeanlegg H2 Gjennomføre årlig risikoanalyse for garasjeanlegg T1 Gjennomføre årlig risikoanalyse for garasjeanlegg T2 Gjennomføre årlig risikoanalyse av gatelys Påse at årlig inspeksjon av eksternt firma blir gjennomført og evt. avvik blir korrigert. Bjørn Henning Larsen (midlertidig) (Pekes ut av garasjelaget) Karsten Molværsmyr Bjørn Henning Larsen Frode Finsrud