kl i styrerommet

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "kl 19.00 i styrerommet"

Mariann Gustavsen
8 år siden
Visninger:

1 Innkalt: Eivind, Elin, Nina, Efrem, Kai, Anjan, Svetlana, Katrine, Margrete Meldt forfall: Svetlana, Kai Referent: Nina I.Eslami Møte avsluttet: kl Saksoversikt: 43/12 Konstituerende styremøte. 44/12 Godkjenning av arbeidsrutiner mellom OBOS og Stubberudlia /12 Punkter til ovennevnte. 51/12 Godkjenning av nye andelseiere. 52/12 Tilbud fra Norsk Brannvern. 53/12 Parabolantenner montert Tv.vn 193 og /12 Ventilasjons kanal montert i Tv.vn 261 Sak 43/12 Konstituerende styremøte. Skjema fylles ut og oversendes OBOS Styret oppnevner Elin Kjærnet som nestleder og Nina I.Eslami blir oppnevnt som sekretær. Sak 44/12 Godkjenning av arbeidsrutiner mellom OBOS og Se sak 45 til 50 Saker som styret i Stubberudlia Borettslag må behandle 45/12 Elektronisk kommunikasjon med forretningsfører Det foreslås at styret aksepterer at kommunikasjon mellom OBOS og styret kan skje elektronisk i form av e-post, og at boligselskapets e-postadresse boligselskapetsnavn@styrerommet.net benyttes som boligselskapets e-postadresse. Elektronisk post innkommet til denne e-postkasse anses å ha kommet frem til boligselskapet. Som en service vil OBOS i tillegg, etter styrets ønske, sende e- post til styrelederes e-postadresse, og/eller til den eller de i styret som håndterer den aktuelle saken. Postkassen på er likevel å anse som den offisielle elektroniske postadressen, og postkassen der må kontrolleres jevnlig av styret. Post i papirformat innkommet til OBOS fra andre blir videresendt til styret i ordinær post. Det samme gjelder post fra OBOS der OBOS finner det riktig å sende dokumentet/dokumentene i

53/12 Parabolantenner montert Tv.vn 193 og 253 54/12 Ventilasjons kanal montert i Tv.vn 261 Sak 43/12 Konstituerende styremøte.

2 ordinær post. 46/12 Fullmakt for elektronisk oppgaveinnlevering Stubberudlia Borettslag gir herved OBOS fullmakt til å benytte utfyller- og innsendingsrettigheter i Altinn som er relevante i forhold til utførelsen av oppgavene angitt i kontrakt eller bestilte tilleggstjenester. Fullmakten er gjeldende så lenge OBOS er forretningsfører og/eller regnskapsfører for Stubberudlia Borettslag. Til orientering er Altinn en internettportal som forenkler innsending av dokumenter til det offentlige. 47/12 Godkjenning av ny andelseier Når bolig omsettes mottar styret et skjema fra eiendomsmegler Søknad om godkjenning av ny andelseier. Skjemaet skal undertegnes av styrets leder eller den styret utpeker. Skjemaet returneres eiendomsmegler. Fullstendig økonomisk oppgjør mellom selger og kjøper av boligen som er omsatt, finner ikke sted før godkjenningen foreligger. Det er derfor ønskelig med en så rask tilbakemelding som mulig. Forslag til vedtak Det foreslås å gi Styreleder Eivind Nordhaug fullmakt til å undertegne Søknad om godkjenning av ny andelseier. 48/12 Reservasjon mot reklame Forretningsfører mottar både uadressert og adressert reklame til boligselskapets forretningsadresse. Reklamen blir videresendt styreleder, og porto for dette blir belastet boligselskapet. Dersom boligselskapet ikke ønsker videresendt reklame fra forretningsfører bes det om at styret fatter et vedtak om dette. Ønsker ikke å motta reklame 49/12 Retningslinjer for styrearbeid Med det formål å være hjelpemiddel i utøvelsen av tillitsvervet har forretningsfører utarbeidet retningslinjer for styrearbeid. Retningslinjene behandler blant annet habilitetskrav, forvalteransvar, bruk av anbud, taushetsplikt, attestasjons- og anvisningsrett. Forretningsfører foreslår at styret i første ordinære styremøte går gjennom retningslinjene og gjør beslutning om å følge de anvisninger som her er gitt, eventuelt med endringer der dette er hensiktsmessig, uten å bryte med øvrig regelverk for styreansvar.

av oppgavene angitt i kontrakt eller bestilte tilleggstjenester. Fullmakten er gjeldende så lenge OBOS er forretningsfører og/eller regnskapsfører for Stubberudlia Borettslag.

3 50/12 HMS Internkontroll Forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid (internkontrollforskriften av ) trådte i kraft 1. januar Forskriften stiller krav om at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige. Under virksomheter regnes alle typer boligselskap uavhengig av størrelse. For å leve opp til dette ansvaret, kreves det at alle boligselskap minst har internkontrollsystemer innen: Brannvern o Byggherreforskriften ved bygge- og anleggsarbeid o Lekeplassutstyr o Egenkontroll av det elektriske anlegget i boligselskapet og i leilighetene o Jevnlige aktiviteter, som vernerunder og inspeksjoner for å ivareta dette kravet. Styret har et særskilt ansvar for at det innføres/utøves internkontroll og at dette gjøres i samarbeid med eventuelle ansatte. OBOS har utarbeidet en webbasert håndbok for at selskapet skal kunne ivareta HMS arbeidet. Tegner boligselskapet et abonnement for denne håndboken vil de raskt og effektivt få tilgang til HMS modulen på Det tilbys også kurs som gir en enkel innføring i et internkontrollsystem basert på denne håndboken.se kursoversikten på for mer informasjon. I tillegg kan også OBOS Prosjekt A/S bistå styret i å utvikle en plan og et system for ivaretakelse av internkontrollforskriften. Informasjon om HMS og forskrifter finnes også på Styrerommet.net Styrets leder vil være HMS-ansvarlig. Den særlige oppgaven å påse at borettslaget har de nødvendige aktiviteter og systemer for å ivareta kravene i henhold til HMSlovgivningen kan delegeres til en annen i styret. Styret går inn for at Elin Kjærnet fungerer som HMS-kontakt i borettslaget. Borettslaget har tidligere gått til anskaffelse av HMS-Håndbok og styret skal sørge for at HMS-håndboken er tilgjengelig og at rutinene følges opp av HMS-ansvarlig i boligselskapet. Protokollen godkjennes av undertegnede: Sak 51/12 Godkjenning av nye Andelseiere. Ingen nye andelseiere : TTE

Under virksomheter regnes alle typer boligselskap uavhengig av størrelse.

4 Sak 52/12 Tilbud fra Norsk Brannvern. Norsk Brannvern gjennomgår og sjekker brannsikkerheten i borettslaget i henhold til HMS. Sak 53/12 Parabol antenner montert i Tv.vn 193, 231 og 253. Beboere tilskrives, da disse ikke er tillatt i henhold til husordensreglene. Sak 54/12 Ventilasjonskanal montert Tv.vn 261 XXX Beboer tilskrives da dette ikke er tillatt. Sak 55/12 Sette diverse tjenester ut på anbud Styret har drøftet fram at det vil være gunstig å sette enkelte av borettslagets tjenester ute på anbud i håp om bedre tilbud. Dette vil i all hovedsak gjelde containerne og parkeringsvaktselskapet. Dette krevet at vi får tak i kontrakten til blant annet Smart Security i første omgang. Anjan blir tildelt oppgaven i få inn anbud på parkeringvaktsselskapet for et, i samarbeid med våre andre styre- og varemedlemmer ved nødvendighet. Sak 56/12 Brønnøysundregisteret Styret undertegner pkt.27 på skjemaet. Styreleder oppnevnes som kontaktperson. Forretningsfører sender meldingen til Brønnøysundregisteret.

Sak 55/12 Sette diverse tjenester ut på anbud Styret har drøftet fram at det vil være gunstig å sette enkelte av borettslagets tjenester ute på anbud i håp om bedre tilbud.

5 Sak 57/12 Trimrommet Styret ønsker å gjøre om nøkkelsystemet ved trimrommet for å få bukt med problemer ved at brukere utenifra anvender Trimrommet og har truende atferd mot beboerne som ønsker å ta i bruk trimrommet. I tillegg vil styret opplyse bedre om borettslagets trimromtilbud via både internettsiden og gjennom flygeblader. Sak 58/12 Vaktlister Styret planlegger å stenge styretkontoret fra og med 1. Juli i en periode på 6.uker, og dermed åpner styret igjen styretkontoret 13.August. 4. Juni: Elin og Margrete 11. Juni: Nina og Katrine 18: Juni: Efrem og Anjan 25. Juni: Elin og Margrete 13. August: Eivind og Margrete Eivind Nordhaug Elin Kjærnet Nina Islamkhah Efrem Mesfun Margrete Spildrejordet

Sak 58/12 Vaktlister Styret planlegger å stenge styretkontoret fra og med 1. Juli i en periode på 6.uker, og dermed åpner styret igjen styretkontoret 13.August. 4.

Like dokumenter

Åpent referat styrmøte 02.06.2014 kl 18:00 på styrerommet

Åpent referat styrmøte 02.06.2014 kl 18:00 på styrerommet Møtt: Knut Erik, Øystein, Fritz (vara), Aase, Stian, Terje Orienteringssaker Godkjenning av referat for styremøte 05.05.2014 Godkjent Åpent styremøreferat