Årsmøte 2017 Sameiet Østlia Skog

Transkript

1 Referat Årsmøte 2017 Sameiet Østlia Skog Onsdag 1. februar, Skårer Kirke, kl. 18:00 21:00 Deltakere: 22 stemmeberettigede sameiere, pluss en gyldig fullmakt, totalt 23 stemmer: NAVN VEI E-POST KOMMENTAR Stien, Marianne Hvitmoseveien 16 Markussen, Korhan Hvitmoseveien 20 Vara Johnsen, Ronny Hvitmoseveien 22 + gyldig fullmakt (1) Nergård, Tor Arne Hvitmoseveien 24 Stockmann, Bjørn Hvitmoseveien 28 Revisor Uscinski, Øivind Tistilveien 4 oivind@spinndialog.no Kasserer Hauge, Vivian Tistilveien 6 vivian.teres.hauge@gmail.com Styremedlem (tidl.) Mosand, Elisabeth Tistilveien 7 elis-mos@online.no Røe, Trond Tistilveien 10 t-las@online.no Weiby, Bjørn Tistilveien 13 bjorn.weiby@me.com Larsed, Lukas David Tistilveien 14 lukas.larsed@gmail.com Kuipers, Nicolaas Tistilveien 16 nicolaas197@gmail.com Levanger, Ståle Tistilveien 19 dalev66@online.no Leland, Torgeir Tistilveien 27 torgeirlel@gmail.com Styremedlem (ny) Andersen, Thomas Brikt Tistilveien 33 Thomas_Brikt@hotmail.com Hansen, Anny Tistilveien 39 annyhans@online.no Sølsnæs, Leif Andreas Torvmyrveien 8 leifandreas@hotmail.com Styreleder, møteleder Molværsmyr, Karsten Torvmyrveien 14 kmolv@vikenfiber.no Finsrud, Frode Torvmyrveien 27 frodeef@online.no Styremedlem Sundnes, Per Kristian Torvmyrveien 28 pk.sundnes@yahoo.no Nielsen, Per Kristian Åsmyrveien 35 pk.nielsen@gmail.com Styremedlem Kristoffersen, Tommy Åsmyrveien 39 tommykri@gmail.com Nytt styre (2017) og ny administrasjon: Leif Andreas Sølsnæs, Torvmyrveien 8, tlf Bjørn Henning Larsen, Hvitmoseveien 3, tlf Frode Finsrud, Torvmyrveien 27, tlf Per Kristian Nielsen, Åsmyrveien 35, tlf Torgeir Leland, Tistilveien 27, tlf Vara/kasserer: Øivind Uscinski, Tistilveien 4 (kasserer), tlf Vara/hjemmesideadministrator: Korhan Markussen, Hvitmosev. 20, tlf Revisor: Bjørn Stockmann, Hvitmoseveien 28

2 Saksliste (1 8): Saksliste (9 16): 1. Godkjenning av innkallingen Innkalling godkjent. Kommentar: Stockmann mottok innkallingen noe sent. 2. Valg av møteleder Leif godkjent som møteleder. 3. Valg av referent og to til å signere sammen med møteleder Leif valgt som referent. Referat sendes til alle frammøtte for godkjenning (signering pr. e-post). 4. Styrets årsberetning Årsberetning godkjent. 5. Regnskap og revisjonsberetning + Opptelling av fullmakter og stemmeberettigede Regnskap og antall stemmeberettigede (23 stk.) godkjent. 6. Valg av styrets leder og fire styremedlemmer, to varamenn, valgkomité med tre medlemmer og revisor. Nytt styremedlem og representant for Tistilveien valgt, Torgeir Leland. Se for øvrig besluttede vedtektsendringer. 7. Budsjett Budsjett for oppgradering av lekeplass i Åsmyrveien økt fra kr til kr Årskontingent besluttet økt med kr. 300 for Innkjøp av reserve veilyspærer godkjent. Budsjett godkjent. 8. Godtgjørelser til styret, kasserer og revisor Godtgjørelser godkjent. 9. Informasjon om tinglysing av sameiet i Enhetsregisteret. Godkjent. 10. Status og regnskap for lekeplassen i Tistilveien. Godkjent. 11. Behov for utbedring av lekeplass i Åsmyrveien. Beslutning (flertall): Budsjett kr godkjent. Styret har fullmakt til å gjennomføre oppgradering av lekeplassen innenfor budsjett. 12. Status sladrespeil i Torvmyrveien. Saken utgår grunnet ny fartsdump i Torvmyrveien. Godkjent. 13. Informasjon om oppdaterte «Regler og praksis». Oppdateringer godkjent. Se ostlia.org. 14. Informasjon om sameiets forsikring. Godkjent. Se ostlia.org. 15. Postens forslag til plassering av postkassestativer på fellesarealene. Beslutning (flertall): a. Styrets veiansvarlige/bosoneansvarlige utarbeider forslag til samlested for sameiernes postkasser i bosonen. Eventuelle dispensasjoner hensynstas. Sameierne i bosonen beslutter plassering i fellesskap. b. Sameiets garasjevegger er godkjent som samlingssted. Sameiets fellesareal er godkjent for oppføring av postkassestativ. c. Sameierne i bosonene er personlig ansvarlig for kostnader i forbindelse med innkjøp og montering av nye postkassestativ og nye postkasser.

3 d. Styrets veiansvarlige/bosoneansvarlige koordinerer nødvendige innkjøp. Sameiet «forsikrer» hele beløpet for eventuelle postkassestativ og montering i tilfelle sameiers manglende betalingsevne. e. Bosonens beslutning sendes Styret innen påskeferien. Styret informerer Posten innen sommerferien. f. Kommentar: Postens forslag og sonemarkeringer er veiledende og kan endres! 16. Styrets forslag til vedtekter for Sikringsfondet Beslutning (2/3 flertall): Styrets forslag til vedtektsendringer er godkjent under følgende forutsetninger: Styrets forslag: a. Advokat rådføres b. Vedtektenes pkt. 2 og 7 revideres slik at ordlyden samsvarer med forslaget til endringer. «Nytt pkt. i vedtektene: Vedlikeholdsfond/sikringsfond Innledning. Vedlikeholdsfondet ble opprettet og formålet vedtatt på årsmøtet i I 2009 ble fondets midler økt til kr Endring av formålet ble vedtatt på årsmøtet i april 2010 etter at styret redegjorde for forsikringsselskapenes praksis og for sameiernes begrensede ansvar ved skade på felles privat rør- og ledningsnett. Formål. Sikringsfondets formål er å kunne dekke kostnader i forbindelse med: a) Uforutsette hendelser i sameiet, b) Erstatningskrav rettet mot sameiet eller styret, c) Advokatutgifter og egenandeler i tilknytning til a. og b. Beløp. Sikringsfondet skal være på kr plassert på høyrentekonto i DNB. Disposisjonsrett. Fondets konto disponeres av styret i sameiet, representert av to medlemmer, fortrinnsvis av leder og nestleder. Renteinntekter. Renteinntekter fra fondet kan overføres til sameiets driftskonto som disponeres av sameiets kasserer. Praksis ved uforutsette hendelser. Ved skade på felles privat rør- og ledningsnett eller ved andre uforutsette hendelser som er begrenset til fellesareal, bosone eller vei i sameiet, skal de berørte sameierne umiddelbart henvende seg til ansvarlige forsikringsselskap, eventuelt autorisert fagarbeiderfirma (håndverker/rørlegger m.fl.) og dokumentere hendelse, kostnader og ansvarsforhold overfor Styret. Dersom Styret beslutter at fondets midler kan benyttes, enten det er til å dekke kostnader midlertidig eller permanent, skal samtlige sameiere informeres. Sameiere som benytter midler fra fondet, skal betale tilbake det aktuelle beløpet innen rimelig tid, og etter avtale med Styret.»

4 Innmeldte saker (17 22) 17. Veilysene i Tistilveien er ikke vedlikeholdt det siste året, til tross for påminnelse til Styret i september (Anny Hansen, Ti39) Saken utgår. Vedlikehold utført 31. januar Årsmøtet besluttet å kjøpe inn minst 10 stk. ekstra pærer av ny type (LED). Flere av sameierne i Tistilveien tilbyr seg å utføre pæreskifte ved behov. 18. Er det greit at fellesområdene benyttes til utvidet kjøkkenhage og deponering av juletrær og hageavfall? (Trond Hauge, To10) Bilder av minst tre henlagte juletrær på fellesarealet mellom Torvmyrveien og Tistilveien ble vist. Kommentar fra møteleder: «Ved dugnaden i fjor ble det funnet og avhendet seks henlagte juletrær fra samme område.» Kommentar fra salen: «Henleggelse av juletrær er ikke OK. Regelen som forbyr deponering av hageavfall, inkludert juletrær på fellesarealet, er mer enn 10 år gammel, og bør være kjent for samtlige sameiere.» Utvidelsen av nevnte hage ble kommentert av hageeier slik: «Det er ikke anlagt kjøkkenhage på fellesarealet. Forlengelsen av egen hage er gjort for å forskjønne og hindre spredning av buskas.» 19. Ønske om utvidelse av garasjer øverst i Hvitmoseveien (Tor Arne Nergård, Hv24, Ronny Johnsen Hv22 og Henning Stien, Hv16) Kommentar fra styreleder: «Saken er tidligere behandlet av Styret. Styret har tidligere avvist saken og henvist til vedtektenes pkt. 10 e, men også 15 og 23 og dessuten Sameielovens paragraf 3. Styret mener at bygging på fellesarealet er en vesentlig endring og vedtektenes pkt. 10 e derfor skal anvendes. Styret viser også til vedtektenes pkt 23. som sier at årsmøtet ikke kan ta beslutninger som gir enkelte sameiere fordeler på bekostning av andre.» Beslutning (2/3 flertall 21 stemmer for, 2 stemmer imot, deriblant styreleder): 1. Årsmøtet mente at forslaget til garasjeutvidelser som er skissert av beboerne i nr. 16, 22 og 24 ikke er vesentlig, da arealet ikke kan benyttes til noe annet. Årsmøtet besluttet at en godkjenning kun krever årsmøtets 2/3 flertall, og ikke sameiernes enstemmighet. Årsmøtet mente at sameielovens paragrafer ikke kan komme til anvendelse, da vedtektene og årsmøtevedtak går foran også på dette punktet. 2. Årsmøtet godkjente generelt utbygging av garasjene øverst i Hvitmoseveien, også for de sameierne som ikke har søkt om dette. Beslutningen skal ikke kunne benyttes som presedens for framtidige søknader om utbygging av øvrige garasjer. 3. Utbygger er alene ansvarlig for all risiko og alle kostnader knyttet til utbyggingen, bygningen, drift og vedlikehold og eventuelle krav fra tredje part, som f.eks. kommunen, selv om bygningen står oppført på sameiets fellesareal. Kommentar fra Tor Arne, som svar på ulike spørsmål fra salen: «Garasjelaget vil håndtere eventuelle utfordringer som måtte oppstå i forbindelse med utbyggingen.»

5 20. Ønske om å kjøpe del av sameiet og utvide/sikre egen eiendom (Tommy Kristoffersen, Ås39) Beslutning (2/3 flertall 21 stemmer for, 2 stemmer imot, deriblant styreleder): 1. Årsmøtet avviste sameiers ønske om å kjøpe eller leie 50 kvm av sameiets fellesareal. 2. Årsmøtet godkjente sameiers forslag til tiltak for å trygge egne barn ved sikring av eiendom, eksisterende terrasse og adkomstvei for barnevogn. Også her mente årsmøtet at sameielovens paragrafer ikke kan komme til anvendelse, da vedtektene og årsmøtevedtak går foran. 3. Utbygger er alene ansvarlig for all risiko og alle kostnader knyttet til sikringstiltakene og eventuelle krav fra tredje part, som f.eks. kommunen, selv om tiltakene er på sameiets fellesareal. Kommentar fra møteleder: «Sameiets fellesareal er regulert til turstier og lekeplass. Kommunen vil sannsynligvis ha innvendinger til at det er en terrasse der.» 21. Forslag til endring av vedtektenes pkt. 2 tilbake til ordlyden fra 2007: «rettigheter og plikter forbundet med bruk, utvikling, drift og vedlikehold av sameiets eiendom og fellesanlegg bestående i veigrunn, parkeringsareal, felles rør- og ledningsnett, samt arealer for lek og uteopphold med tilhørende infrastruktur.» (Torgeir Leland, Ti27) Saken ses i sammenheng med årsmøtets beslutninger knyttet til Sak 16. Saken utgår. 22. Forslag til endring av vedtektenes pkt. 13 «Styret» (Styret v/leif Sølsnæs, To8) Beslutning (flertall): Styret gis fullmakt til å endre vedtektenes pkt. 13 «Styret» i tråd med det framlagte forslaget (korrigert på årsmøtet, se lenger ned), slik at punktet avspeiler dagens praksis og at det blir tydeliggjort at årsmøtet ikke ønsker at styremedlemmer sitter «for lenge». «13) Styret a) Sameiet skal ha et styre. Styret skal ha 5 medlemmer og minst en vara. Styret konstituerer seg selv med leder, nestleder og styremedlemmer. Styret utnevner kasserer og revisor blant sameierne. b) Årsmøtets innstilling av kandidater til valg som styremedlemmer skal tilstrebes representasjon i styret fra samtlige bosoner i sameiets område (Tistilveien, Torvmyrveien, Hvitmoseveien og Åsmyrveien). c) Styrets medlemmer tjenestegjør i to år. Styremedlemmer kan ta gjenvalg to ganger. For å sikre kontinuitet i styret skal inntil tre av styrets medlemmer stille til valg på årsmøtet. Årsmøtet kan med alminnelig flertall av de avgitte stemmer vedta å tillate ytterligere gjenvalg. d) Når særlige forhold foreligger, kan et styremedlem tre tilbake før tjenestetiden er ute. Styret skal ha forhåndsvarsel om tilbaketreden. Årsmøtet kan med alminnelig flertall av de avgitte stemmer vedta å fjerne medlem av styret.» Leif Sølsnæs (møteleder og referent)