Internkontroll - Akvakultur

Transkript

1 Algetun AS Harpefjellet 33, Landro 5363 Ågotnes Bankkonto Org. nr Makroalger og tunikater av topp kvalitet Tel: Internkontroll - Akvakultur Dokument Internkontrollsystem Revisjon / dato 1 / Godkjendt RMM (El. sign)

2 Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING 2 2. DEFINISJONER 3 3. UTØVELSE AV INTERNKONTROLL 4 4. RELEVANTE MYNDIGHETSKRAV 5 5. VEDLEGG 6 Internkontroll - Algetun AS 1

3 1. Innledning Arbeidstilsynet sier følgende om internkontroll: I flere ulike lover er det regler om at produksjon, produkter og tjenester skal oppfylle forskjellige sikkerhets- og kvalitetsbetingelser. Det stilles også krav til lokaler, verneinnretninger og tilrettelegging av arbeidet for å sikre ytre miljø og gi trygghet for dem som gjør jobben. En vanlig samlebetegnelse for dette området er HMS - Helse, Miljø og Sikkerhet. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) sier at den som leder virksomheten plikter å sørge for systematisk oppfølging av krav regelverket stiller til HMS i sin bedrift. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter. Hensikten med systemet er å sikre at problemer oppdages og tas hånd om i tide. Internkontroll er kvalitetssikring. Forskrift om internkontroll, for å oppfylle akvakulturlovgivningen (IK-Akvakultur), krever at virksomheten skal: a) sørge for at de lover og forskrifter i akvakulturlovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, b) sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelige og oppdaterte kunnskaper og ferdigheter i virksomhetens internkontroll, c) fastsette mål for internkontrollarbeidet, d) ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet knyttet til etterlevelse av akvakulturlovgivningen er fordelt i virksomheten, e) kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, og utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene, f) iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av akvakulturlovgivningen, og g) foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt. Videre krever (ref) at Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse i det omfang som er nødvendig for å etterleve krav i eller i medhold av akvakulturlovgivningen. Denne revisjonen av internkontrollsystemet er tilpasset virksomheten som er i en oppstartsfase med 1-5 ansatte og at anlegget er å betrakte som et småskala / testanlegg. Internkontroll - Algetun AS 2

4 2. Definisjoner Alger: samlebetegnelse på svært ulike encellede og flercellede organismer som har det til felles at de har fotosyntese og lever i fuktige miljøer. (Store norske leksikon) Akvakultur: produksjon av akvatiske organismer. Som produksjon regnes ethvert tiltak for å påvirke levende akvatiske organismers vekt, størrelse, antall, egenskaper eller kvalitet. Akvakulturanlegg: enhver lokalitet, fysisk avgrenset område eller installasjon som drives av et akvakulturforetak der akvakulturdyr oppdrettes, med unntak av de lokaliteter, områder eller installasjoner der ville akvatiske dyr høstet eller fanget med tanke på konsum, holdes midlertidig uten å fôres i påvente av å bli slaktet. Med akvakulturforetak menes her ethvert privat eller offentlig foretak, ideelt eller ikke, som utøver en hvilken som helst virksomhet i forbindelse med oppdrett, hold eller dyrking av akvakulturdyr. Evidensbasert ledelse: Organisering av selskapets aktiviteter basert på logisk begrunnelse, refleksjon og beste tilgjengelige evidens, dvs faktabasert kunnskap (ref Lønnsomhet gjennom menneskelige ressurser: Evidensbasert HRM, Bård Kuvaas og Andreas Dysvik, 2012). Internkontroll: systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av akvakulturlovgivningen. Makroalger: flercellede marine rød-, grønn- og brunalger, bedre kjent som tang og tare. Risikoanalyse: I sin enkleste form består det av besvarelse av følgende tre spørsmål: Hva kan gå galt? Hva kan vi gjøre for å forhindre det? Hvordan kan vi redusere konsekvensene hvis det likevel skulle skje? Slakteri- og tilvirkningsanlegg: virksomhet hvor det foregår slakting eller tilvirkning av akvatiske dyr fra akvakulturanlegg. Transportør: enhver fysisk eller juridisk person som transporterer akvakulturdyr for egen eller tredjemanns regning. Tunikater: Marint ryggstrengsdyr som livnærer seg av mikoplankton (Wikipedia). Vanlige andre benevnelser kappedyr, sjøpung, sekkdyr. Internkontroll - Algetun AS 3

5 3. Utøvelse av internkontroll Følgende kapittel beskriver hvordan virksomhetens internkontroll oppfyller akvakulturlovgivningen (IK-Akvakultur) ved å: a: sørge for at de lover og forskrifter i akvakulturlovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig. Relevante lover og forskrifter er listet opp i kaptittel 4 og er tilgjengelige i virksomhetens lokaler. Alle medarbeidere skal få innføring i disse av sin leder, samt få liste med lenker til elektronisk versjon. b: sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelige og oppdaterte kunnskaper og ferdigheter i virksomhetens internkontroll. Medarbeidernes leder skal sørge for at alle medarbeidere har tilstrekkelige og oppdaterte kunnskaper og ferdigheter i virksomhetens internkontroll. For å sikre dette kravet skal leder minst en gang hvert år, sørge for kartlegging og tilpasse kompetansehevende tiltak hos medarbeiderne. c: fastsette mål for internkontrollarbeidet. Målet med internkontrollen er å sikre best mulig arbeidsmiljø og redusere risiko for hendelser knyttet til helse-, miljø og sikkerhet. Et sentralt prinsipp for å sikre best mulig arbeidsmiljø er å benytte evidensbasert ledelse. Videre er målet å etterleve relevant regelverk, sikre kvaliteten på virksomhetens varer og tjenester, samt sørge for kontinuerlig forbedring ved å hente ut lærepunkter fra hendelser. d: ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet knyttet til etterlevelse av akvakulturlovgivningen er fordelt i virksomheten. Beskrivelse av selskapets organisasjon (generalforsamling, styre, ledelse og medarbeidere) fremkommer av organisasjonkart med tilhørende beskrivelse av roller, ansvar og myndighet, ref kapittel 5. Vedlegg. I tillegg beskriver prosedyrer hvordan selskapet etterlever akvakulturlovgivningen. e: kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, og utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. Ved større arbeidsoperasjoner eller ved utførelse av oppgaver utover det rutinemessige, er gjennomgang og felles forståelse av gjeldende krav en del av risikohåndteringen. Hovedtrekkene i risikohåndteringen er felles forståelse av oppgaven, krav, oppfølging og evaluering. For å sikre felles forståelse benytter selskapet prinsippet om å dele informasjon, undersøke alle involvertes synspunkter og deretter oppsummere gruppens beslutning. HMS-krav knyttet til rutinemessige oppgaver er beskrevet i prosedyrer, ref kapittel 5. Vedlegg. f: iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av akvakulturlovgivningen. Medarbeidere, ledere og styremedlemmer blir oppfordret til å undersøke og melde fra om avvik fra gjeldende krav. Aviksrapporteringen skal være brukervennlig for alle involverte. Ansvarlig leder skal saksbehandle og gi fortløpende tilbakemelding om fremdrift og resultat. Selskapet skal også be andre parter som for eksempel samarbeidspartnere, myndigheter og kunder, om mulige avvik og forbedringspunkter. g: foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt. Daglig leder er ansvarlig for årlig gjennomgang og evaluering av internkontrollsystemet og legge dette frem for styret. Gjennomgangen skal blant annet bestå av vurdering av myndighetskravene, avvikssystemet og dialog med medarbeidere. Internkontroll - Algetun AS 4

6 4. Relevante myndighetskrav Akvakulturloven Lov av 17. juni 2005 nr. 79 om akvakultur Akvakulturdriftforskriften Forskrift (17. juni 2008 nr. 822) om drift av akvakulturanlegg Avfallsforskriften Forskrift (1. juni 2004 nr 930) om gjenvinning og behandling av avfall Etableringsforskriften Forskrift (17. juni 2008 nr 823) om etablering og utvidelse av akvakulturanlegg, zoobutikker m.m. Forskrift om akvakultur, andre fiskearter Forskrift om tillatelse til akvakultur av andre arter enn laks, ørret og regnbueørret Forskrift om kvalitet på fisk og fiskevarer Kvalitetsforskrift for fisk og fiskevarer (14. juni 1996 nr. 667) Forskrift om økologisk akvakulturproduksjon m.m. Forskrift om økologisk akvakulturproduksjon og merking av økologiske akvakulturprodukter IK-Akvakultur Forskrift om internkontroll for å oppfylle akvakulturlovgivningen (19. mars 2004) Internkontrollforskriften Forskrift (12. juni 1996 nr 1127) om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter NYTEK-forskriften Forskrift (23. desember 2003 nr. 1490) om krav til teknisk standard for installasjoner som nyttes til akvakultur Internkontroll - Algetun AS 5

7 5. Vedlegg A. Organisasjonskart B. Rollebeskrivelse C. Prosedyre for arbeidsoperasjoner, inklusive verneutstyr og hygieniske forhold D. Rutiner for håndtering av feil, mangler og uønskede hendelser E. Instruks F. Risikostyring, A-standard, DUO G. Krav til leverandører og samarbeidspartnere H. Handlingsplan for HMS-tiltak med beskrivelse av hva, når og hvem som er ansvarlig I. Tillatelser, konsesjoner J. Kompetansebevis, sertifikater o.l Internkontroll - Algetun AS 6