Referat fra årsmøtet i Sameiet Østlia Skog 2019

Transkript

1 Referat fra årsmøtet i Sameiet Østlia Skog 2019 Sted/dato/tid: Røykås velhus - 7. februar 2019 kl Tilstede: Referent: Se vedlagte liste Torgeir Leland Sak Beskrivelse nr. 1. Godkjenning av innkallingen Vedtak: Godkjent. 2. Valg av møteleder, referent og to til å signere sammen med møteleder Følgende ble valgt: Møteleder: Leif Andreas Sølsnæs Medlemmer som signerer referatet: Karsten Molværsmyr og Bjørn Stockmann 3. Styrets årsberetning for 2018 Vedtak: Godkjent 4. Regnskap 2018 og revisjonsberetningen Se regnskap og revisjonsberetning. Leif Andreas Sølsnæs redegjorde for hovedgrunnene til avvik mellom budsjett og regnskap: En vesentlig grunn til høyere kostnader var høyere konteinerleie enn antatt. Dette skyldtes at det ble funnet en impregnert planke av gammel type med kvikksølv. Dette gjorde at utgiftene steg med nesten kr ,- og var bakgrunnen for styrets forslag under pkt. 8-1 under. Bruken av frie midler var lavere enn budsjettert. Sommerfesten ble avlyst. Revisor Bjørn Stockmann kommenterte at kasserer trenger kopi av styrevedtak. Styret vil følge opp dette. Revisor: Regnskapet er revidert og funnet i orden. Spørsmål fra revisor ang. trefelling. Styret ga tilbakemelding om at gjeldende regler ble fulgt. Revisor kommenterte at bortkjøring av snø bør være budsjettert på forhånd. Styrets formann ga tilbakemelding om at dette i 2018 lå innenfor de fullmaktene som styret har når det gjelder bruk innenfor rammen av frie midler. 5. Opptelling av fullmakter og stemmeberettigede 14 medlemmer og 5 fullmakter, i alt 19 stemmer. 13 stemmer gir mer enn 2/3 flertall. 1/3

2 6. Valg av styremedlemmer, to varamenn og revisor. Styret utpeker kasserer Valg: 3 styremedlemmer var på valg: Per Kristian Nielsen (Åsmyrveien), Bjørn Henning Larsen (Hvitmoseveien) og Torgeir Leland (Tistilveien). Vedtak: Alle 3 styremedlemmer ble gjenvalgt. Valg av vara/hjemmesideadministrator: Korhan Markussen ble gjenvalgt. Revisor: Bjørn Stockmann ble gjenvalgt. 7. Budsjett 2019 og godtgjørelser til styret, kasserer og revisor Styret hadde lagt fram forslag som var basert på at styret fikk tilslutning på sakene som var behandlet under pkt. 8. Saker under pkt. 8 ble behandlet før pkt. 7. Etter at disse var behandlet og styret fikk tilslutning til de tre forslagene som var lagt fram, ble budsjettet vedtatt. Dette betyr at kostnader til reparasjon av asfalt dekkes av Sikringsfondet og at underskudd dekkes opp av midler på driftskontoen. Vedtak: Budsjettet ble vedtatt i henhold til forslag som styret hadde lagt fram. 8. Saker innmeldt av Styret i årsmøteinnkallingen 8-1 Hageavfall - Styrets forslag: Kun hageavfall kastes i konteinerne i forbindelse med vårdugnaden i På bakgrunn av redegjørelsen i pkt. 4, ble styret forslag vedtatt. Vedtak: Kun hageavfall i konteinere. 17 stemte for 2 i mot. Styret ble oppfordret til at det ble satt opp tydelig merking og skilting med: «NYTT av året kun hageavfall!». 8-2 Parkeringsordning Styrets forslag: Videreføre gjeldende parkeringsordning Styrets forslag ble enstemmig vedtatt. Styret ble oppfordret til å merke plassene tydelig med striper sammen med bokstaver som angir «PRIVAT». 8-3 Reparasjon av asfalt Styrets forslag: Antatt kostnad fordeles likt og finansieres ved å redusere sikringsfondets midler Det ble behandlet et forslag til vedtak med følgende deler: I. Styret innhenter tilbud på lapping og utbedring av skader på sameiets veier i Styret har fullmakt til å inngå kontrakt basert på innhentede tilbud for å få utbedret skadene innenfor en økonomisk ramme som styret finner forsvarlig basert på et kostnadsoverslag på kr ,- II. Kostnadene belastes Sikringsfondet. Disse to delene ble behandlet samlet, og dette ble enstemmig vedtatt. 9. Saker innmeldt av sameierne Ingen. 2/3

3 Etter avslutning av årsmøtet Etter at årsmøtet formelt ble avsluttet, ble det fremsatt et ønske om at Styret kontakter brøytefirmaet slik at veiene blir fullt utbrøytet for å sikre fremkommelighet i henhold til kontraktens krav. I dag er brøytebredden for smal. Styret lovet å følge opp dette. 3/3

4 ,ilnv^/ P7'"r /r/a"{ btøæ (ø,ukq No(løy-s^y{ ø41rrufumtul,w ^) t^t Jrhnsen lam-h,å5o e ustolr-nu P iø,,,u,--f,, rv*o,oqqs«rfru f.t", $nt *&.,, /?uft htrst /#{ (f,t,si,tr l* G'gK'*\ frreo ssd CE 7)y1/uu?, Zr c 4@Z Twrltuyt^rlCQ /( I t/u;tw&:r4.28 H w{nctse (r, å} /ovtt*tyt4n, 3 O E,?asf 7rrt",* /f7,"d r,- vfv«{'b<nao bgto"kt^ a 6 onl,ri,n -,ø,toh nsenhrggrw" t. cq 1-lS Q cvtl^* -r"u i "'r)-/,.*, t,s b,wø,-r:kq*., :t\-, h *-*"'uuirri)u"fr G,", ryvrerrn? fio.t- ;$*,Å*a,$ fr r rllr,wful,f k *,[,\Sr,at! =+\!* \5 t".f'fli

5 Bekreftelse fra medlemmer som ble valgt til å signere referatet: Karsten Molværsmyr og Bjørn Stockmann