Informasjon fra styremøte i Sameiet NJB Utsikten Tr. 1

Transkript

1 Informasjon fra styremøte i Sameiet NJB Utsikten Tr. 1 Dato: 12. oktober 2011 Sted. Leiligheten til Tove Hejll Tidspkt.: Klokken 19:00 22:00 Deltagere: - Ove Geir Andheim - Signe Winther - Heidi Kristiansen - Håkon Kristiansen - Anders Sletten - Erik Wold Hansen - Tove Hejll Jon Gaasholt møtte ikke. Referat fra forrige styremøte Anders Sletten gjennomgikk i korthet referatet fra forrige styremøte. Dette ut fra at styremedlemmene på forhånd hadde gjennomgått referatet hver for seg. Styret godkjente referatet fra forrige styremøte. Gjennomgang av regnskapet pr. sept Styret tok orienteringen rundt økonomi til etterretning. Utestående husleie pr. møtedato Styret tok orientering rundt utestående til etterretning. Sak 4 Søknad fra Tove Hejll ang. flytte/fjerne pergola pga. markise Styret har mottatt søknad fra Tove Hejll ang. flytte/fjerne pergola på terrasse pga. markise. Styret vedtok følgende: - Pergola stilles i bero inntil tilfredsstillende løsning hos Håkon Kristiansen er utprøvd og funnet i orden (lik problemstilling) - Markise med knekk aksepteres, herunder ok for andre med tilsvarende leilighet Generelt om avvik i hht. vedtekter og trivselsregler Styret har blitt forelagt et innspill fra Jon Gaasholt hvor det tilsynelatende kan se ut til at han opplever at det meste er tillatt, jf. sak rundt innglassing av balkong. Styret presiserer at ethvert tiltak i fasaden er søknadspliktig, jf. vedtekter og trivselsregler. Saken rundt innkassing av balkong stammer fra en tidlig salgsfase, og før sameiet og vedtekter ble etablert. Styret anser saken som oppe og avgjort. Styret fant likevel grunn til å påpeke at utbygger, her Håkon Kristiansen, i det videre ikke kan tillate seg å selge løsninger på tvers av de vedtatte retningslinjene i sameiet, herunder leiligheter i en fremtidig utvidelse av Sameiet NJB Utsikten Trinn 1 med byggene D, K, H1, I og N - til sammen ytterligere ca 150 boenheter. Kristiansen bekreftet at dette ikke er tilfelle pr. d.d., ut over ovennevnte glipp fra 2008/09

2 Lekkasjer i boder og fukt i garasje Det er fortsatt noe frustrasjon blant beboere mht. fukt i boder og i garasjen. Mange beboere har måttet flytte innholdet i sportsbodene idet disse ikke har vært egnet til lagring. Håkon Kristiansen har tidligere opplyst at OBAS har etablert 2 sluk i garasje. Utbygger har også målt luftfuktighet i garasje og bodområder, som viser seg å være meget høy. Av den grunn er det satt inn varmeovner og avfuktere for å redusere luftfuktigheten. Styret har tidligere vært sterkt kritisk til fremdriften på utbedringsarbeidene og informasjonen fra utbygger rundt de store problemene. Status pr. møtedato er følgende: - Det jobbes med å finne en tilfredsstillende løsning innenfor 45-60% luftfuktighet - Midl. løsning med oppvarming og avfukter i berørte områder - Involvert hhv. Klimateknikk AS, EM Teknikk AS og Tørt Bygg AS for å utrede samt få løst de utfordringene som er rundt den høye luftfuktigheten - Lekkasjene er betydelig mindre, men fortsatt noen lekkasjer bl.a. ved vannfall foran Wold Hansen og på vegg ved soverom Heidi og Tore Kristiansen - Ved Gaasolt er det ikke tilfredsstillende drenering utenfor platting/privat uteareal. Ansvar for fortsatt å følge opp dette overfor OBAS settes til Håkon Kristiansen Status nettside Styret har tidligere vedtatt at det opprettes en nettside, og at Tove Hejll har ansvar for denne hva angår å legge ut info/nyheter samt vedlikeholde denne på vanlig måte. Nettsiden er oppe og står, og responsen er utelukkende positiv. Styret ønsket videre at (deler av) info fra styremøte legges ut på nettsiden. Tove og Anders samarbeider om hva som er relevant å legge ut på nettsiden Ansvar for å følge opp settes til Anders Sletten / Tove Hejll Fordeling av oppgaver internt i styret (nestleder, øk. ansvarlig, sekretær) Fra forrige styremøte ble de besluttet å fordele arbeidsoppgavene i styret noe mer likt. Følgende arbeidsoppgaver ble fordelt Nestleder: Ove Andheim Regnskapsansvarlig: Heidi Kristiansen Sekretær: Signe Winther Styrets leder bistår Heidi K. i fbm. regnskapsgjennomgangen forut for hvert styremøte. Heidi K. kan også kontakte forretningsfører for å få oppklart evt. spørsmål rundt enkelte kostnader. Ove Andheim var usikker på hans rolle/arbeidsoppgaver som nestleder. Styret mente at nestleder bl.a. kunne bistå i spørsmål/oppgaver rundt den kommunale driften av de offentlige fellesområdene (brygga, kyststien og badeplassen) samt forhold rundt driften av gjesteparkering, herunder besøkende bl.a. til badestranden. Når det gjelder kommunikasjon mot utbygger, utomhus, boder/garasjer, vaktmester, markiser/persienner, brygga mv. har Håkon Kristiansen opplyst at alle beboere forholder seg til utbygger hva angår feil/mangler i egen seksjon, herunder egen sportsbod og parkeringsplass (tinglyst tilleggsdel til seksjonen). Representant hos utbygger er Håkon Kristiansen eller Steinar Åsrud (steinar.asrud@schage.no). Forespørslene bes fortrinnsvis skje pr. mail. Når henvendelsen ikke frem kan styrets leder også kontaktes (anders.sletten@schage.no) Fellesarealene, herunder utomhus, ivaretas av sameiets styre. Feil mangler på disse arealene meldes til utbygger fra styrets sekretær, alt. av styrets leder. Daglig drift ivaretas av Steen og Lund gjennom inngått skjøtselsavtale med utbygger. Sameiets styre påpekte er døde planter mv. bør byttes ut fortløpende, og ikke bli liggende som nå. Vaktmester (Kjell Arne Solberg Johansen kan, som tidligere opplyst, kun tildeles gjøremål av styrets medlemmer, fortrinnsvis Håkon Kristiansen. Kjell Arne Johansen vil ivareta oppgaver for sameiet i hht. en utarbeidet instruks.

3 Forespørsler angående fasadeendringer eller andre inngrep på sameiets fellesområde skal søkes om til sameiets styre, det være seg levegger, markiser eller lignende. Brygga er offentlig friområde (Sande kommune) og forespørsler rettes til kommunen ved kommunalteknisk avdeling (driftsenheten). Saker av større karakter eller av prinsipiell karakter bør skje via sameiets styre. Styrets sekretær vil da utarbeide et brev etter forutgående behandling i sameiets styre. Et konkret et eksempel på dette er at styrets sekretær tilskriver kommunen og påpeker at flagging på piren ved badestrand har blitt uteglemt ved én (to?) offisiell flaggdag. Valg av takstmann/fagmann i fbm. overtagelsen av utomhus mv. Sameiet har pr. møtedato fortsatt ikke overtatt utvendige fellesarealer (tak og vegger) og utomhusområder fra utbygger. Håkon Kristiansen opplyste at utbygger jobber med å få til en overlevering av ovennevnte fellesarealer til sameiet i månedsskifte okt/nov. Fra sameiermøte er det tidligere vedtatt at sameiet skal engasjere en fagperson/takstmann for å ivareta sameiernes interesser i fbm. overtagelsen. Erik Wold Hansen har på forespørsel fra styret sjekket i Norgesgruppen om tips på slik fagperson/takstmann. Tilbakemeldingen fra Hansen er at dette normalt utføres av spesialfirmaer rundt eiendomsutbygging/-forvaltning, type Opak, Rambøll m.fl.. Heidi Kristiansen informerte om 2 lokale takstmenn som evt. kunne bistå sameiet ved overtagelse. Styret ønsket helst at denne viktige jobben ble ivaretatt av profesjonelle firmaer og det ble derfor besluttet å forespørre Opak og Rambøll om pris på dette. Ansvar for å fremskaffe pris fra Opak, Multiconsult, Norconsult og Rambøll settes til Ove Andheim og Heidi Kristiansen. Gjennomgang av driften rundt sameiet (punkter forrige møte) Kommunikasjon mot beboere (innspill/saker) + info ut mot beboere Mange beboere, herunder også styremedlemmer, har etterlyst mer info fra sameiet og utbygger. Styrets leder har tidligere sendt ut et info-skriv hvor saker styret jobber med ble opplyst. Med basis i styrets entusiasme for sameiets egen nettside (tidl. sak 7) ble det derfor foreslått at all relevant informasjon fra styremøter legges ut på denne web-siden. Annen info/bilder som ønskes kringkastet kan sendes Tove Hejll som vil publisere dette på nettsiden. Navneskilt på ringetablå Navneskilt på ringetablå er pr. møtedato tilnærmet på plass. For fremtiden ønsker Signe Winther oversendt navn fra forretningsfører ved eierskife(r) slik at ringetablå i størst mulig grad kan holdes à jour. Kortfattet branninstruks mht. telefonnr., adferd ved brann mv. Utbygger har engasjert Roar Jørgensen AS som vil utarbeide et overordnet brannstrategidokument for NJB, herunder en kortfattet informasjon til hver enkelt seksjon som skal gi tilstrekkelig informasjon rundt brann generelt og i en nødsituasjon. Det er litt uklart når denne enkle, men relevante informasjonen foreligger Valgkomité Tove Hejll ønsket at det ble nedsatt en valgkomité som kan jobbe frem evt. nye kandidater til styret på kommende sameiermøte i 2012.

4 Styret har vedtatt at det blir opprettet en valgkomité og at Arild Arnesen og Grethe Werner utgjør sameiets valgkomité. Utvendig skilting Håkon Kristiansen opplyste om at det har ankommet diverse skilt mht. opplysninger, begrensninger og høflige oppfordringer. Mange av disse skiltene er montert, nå også skilt rundt bl.a. hundehold (hund i bånd og hundebæsj) og skilt i fbm. parkering av bil. P-plass til off. badestrand Med sommeren fremfor oss har flere lurt på hvor besøkende til den offentlige badestranden skal parkere. Håkon Kristiansen opplyste at dette skal skje sammen med brukere av båthavnen og i området foran salgsboden. Om dette er tilstrekkelig vites pt. ikke. Uansett skal besøkende ikke parkere på plasser avsatt til besøkende til beboere på NJB. Hvorvidt det i fremtiden også måtte bli betalparkering (for biler uten oblat for båthavna) må utbygger komme tilbake til ut fra en evaluering av sesongen Gjesteparkering (besøkende beboere på NJB) Styret ønsket at det ble utarbeidet gjesteparkeringskort for besøkende til beboere på NJB. Styret anså at 2 stk. til hver seksjon var tilstrekkelig. Ansvar for å følge opp dette settes til Tove Hejll Klage på kjøring på Kyststi Styret har mottatt klage på at beboer i H til stadighet (urettmessig) kjører på Kyststien. Dette til sjenanse for øvrige beboere. Styrets sekretær tilskriver beboer og påpeker forholdet Ansvar for å følge opp dette settes til Signe Winther Forhold på brygga Styret har mottatt tilbakemeldinger på at brygge i sommer har fungert som festplass, fotballarena samt støyende bading/stuping langt på natt. Håkon Kristiansen opplyste at brygga er overdratt til kommunen og således er å anse som et offentlig areal. Like full mente Kristiansen at det måtte gå an å kontakte kommunen for i fellesskap finne gode kjøreregler for bruk av brygga. Det ble også foreslått at området mellom trapp og bryggekant ble møblert med noen, store blomstrepotter slik at muligheten for fotballsparking ble vesentlig redusert. Styret ønsket at det oppnås kontakt med kommunen før neste styremøte i nov. Ansvar for å kontakte kommunen for utarbeidelse av bruksregler settes til Signe Winther og Ove Andheim Søppel i fbm. brygge/badestrand Flere beboere har reagert på at det lukter fra avfallsbeholdere tilhørende sameiet og etterlyste bedre renhold rundt dette. Kristiansen har tidligere opplyst at det skulle ligge i rutinene fra avfallsselskapet at beholdere skal rengjøres. Ansvar for å kontakte renovatør samt følge opp at rutiner blir fulgt settes til H. Kristiansen Styret ønsket også at det legges ut på sameiets hjemmeside at matavfall SKAL legges i egnede poser for dette. Ansvar for å legge dette ut på nettet settes til Tove Hejll.

5 Båtpool Jon Gaasholt orienterte om at båtpool hadde fungert greit i sommer og at antall båter (2 stk.) enn så lenge er tilstrekkelig. Gjenstående arbeid nå er opplag og vinterkonservering, noe det skal være avtalt rutiner på. Ansvar for å avslutte årets sesong med opplag/vinterkonservering settes til Jon Gaasholt Gjerde ved trapp i området fossefall (fallfare for unger) Uavhengig av forskriftskrav er det tidligere besluttet at det settes opp gjerde her. Gjerde er pr. møtedato ikke montert, men Kristiansen opplyste at dette ville skje i løpet av høsten. Inntil videre er det satt opp midl. gjerde, og Kristiansen opplyste at permanent gjerde skulle komme på plass i uke 44. Ansvar for å følge opp montering av gjerde settes til Håkon Kristiansen Forskriftmessig serviceavtale på heiser Styrets leder hadde medtatt forslag til ny serviceavtale på heiser i sameiet. Håkon Kristiansen har sjekket tilbudet en siste gang - OK. Avtale underskrevet og sendt i retur. Fasader ble vasket overtatt? Mye arbeider, med tilhørende støv/tilgrising, ble gjennomført etter fasadevask. Det har også blitt noe tilgrising i fbm. utbedringsarbeid etter ferien. Er disse overtatt / evt. vaskes om igjen? Forholdet sjekkes ved 1-års befaring samt overtagelser av utvendige fasader og balkonger. Bør utbedres/vaskes der dette åpenbart er urimelig for beboer(e). Avskjerming på terrasser Styret har fått flere innspill fra beboere som ønsker en mulighet for avskjerming i form av innglassing eller glass som kan heves/senkes ved behov. Tove Hejll opplyste om tilsvarende forhold i et sameie i Drammen (Engersand Havn) hvor det var tillatt avskjerming i form av heve-/senkeglass. Styret ønsker at det snarest mulig fremskaffes type, evt. bilder, farge og pris på dette for å kunne besvare slike forespørsler før 2012-sesongen. Ansvar for å fremskaffe adekvat info. rundt avskjerming settes til S. Winther / H. Kristiansen Påfyll av gass Det ble i styret stilt spørsmål rundt gjenstående beholdning av gass. Dette ut fra det faktum at fyringssesongen er rett rundt hjørnet. H. Kristiansen opplyste at dette kunne forelegges vaktmester so vil undersøke forholdet og evt. bestille påfyll av gass. Ansvar for å forespørre vaktmester om påfyll av gass settes til S. Winther.