Informasjon fra styremøte i Sameiet NJB Utsikten Tr. 1

Transkript

1 Informasjon fra styremøte i Sameiet NJB Utsikten Tr. 1 Dato: 13. mars 2012 Sted. Havnekontoret Tidspkt.: Klokken 18:00 23:00 Deltagere: - Ove Geir Andheim - Heidi Kristiansen - Håkon Kristiansen - Anders Sletten - Signe Winther - Tove Hejll - Erik Wold Hansen Jon Gaasholt (hadde trukket seg, men møtte som observatør) Referat fra forrige styremøte Etter forrige styremøte i feb. er det kommet til dels kraftige reaksjoner fra ikke tilstedeværende styre- og varamedlemmer rundt tilstedeværelsen til Ove Andheim (sterkt forsinket pga. heisstans) samt de vedtak som ble fattet. Bl.a. ble det av Signe Winther og Tove Hejll stilt store spørsmål rundt habiliteten til styrets leder og styremedlem Håkon Kristiansen vedrørende forretningsfører og vaktmestertjenester. Styremedlemmene på møtet i feb. (Erik Wold Hansen møtte på vegne av Signe Winther) var uenig i mesteparten av kritikken rundt bl.a. habilitet, men etter forslag fra Erik Wold Hansen ble det vedtatt at alle sakene fra forrige møte skulle gjennomgås på nytt. I referatet gjengis kun evt. endringer/vedtak på dette styremøte, da mesteparten av informasjonen rundt sakene fremkommer i referatet fra februar. Referatet fra forrige styremøte ble ikke godkjent med begrunnelse nevnt over. Gjennomgang av regnskapet pr. nyttår I fbm. ny behandlingen av kostnader til vaktmester for 2010/11 samt evt. videreføring av vaktmestertjenester i 2012 fratrådte Håkon Kristiansen og Anders Sletten til fordel for Erik Wold Hansen og Tove Hejll. Styret var delt i sitt syn på ovennevnte og følgende vedtak ble fattet etter votering (3 mot 2). Vedtak: Sameiet NJB viderefører vaktmestertjenester levert fra utbygger også i 2012 samt at faktura for perioden 2010/11- stor kr ,- aksepteres. Vaktmestertjenesten vurderes på nytt i 2012, med evt. endring fom Jf. vedtektenes 5, 5 ledd, skal styret skjønnmessig fastsetter seksjon nr. 1 sin forholdsmessige andel av felleskostnader knyttet til felles kommunikasjonsareal. Fra forrige styremøte ble det vedtatt at dette settes til kr ,-. Etter ny behandling i styret fremmet Tove Hejll forslag om at dette må økes til kr ,-. Forslaget ble ikke vedtatt da utbygger mente dette ikke samsvarer med de faktiske utgiftene til bl.a. strøm samt det faktum at plassene i all hovedsak ikke benyttes og således ikke pådrar sameiet utgifter ut over belysning. Utbygger skulle med bakgrunn i ovennevnte oversende et oppsett til styret som synliggjør de faktiske kostnadene til belysning. Ut fra divergens rundt utbyggers kostnad forbundet med bygde, men ikke benyttede garasjeplasser, ble ikke årsregnskapet godkjent.

2 Det var ingen innvendinger til revidert årsberetning, som sendes ut sammen med omforent årsregnskap så snart dette er godkjent. Utestående husleie pr. møtedato Styret tok orientering rundt utestående til etterretning, herunder at evt. krav mot Steen og Lund og OBAS lukkes. Lekkasjer i boder og fukt i garasje Fra tidligere styremøte(r) ble det opplyst at alle kjente lekkasjer i boder/garasjer er registrert og tatt hånd om, noe øvrige styremedlemmer bekreftet, men at luktfuktigheten fortsatt er høy. Ut over det som tidligere har vært opplyst under denne saken gjentas at utbygger i fbm. med ferdigstillelse av byggetrinn 2 vil etablere permanent avtrekksanlegg som erstatning for det som i dag midlertidig står i sportsbodenes areal. Det ble i styremøte igjen henvist til et brev fra Energima som konkluderte med at luftfuktigheten er innenfor akseptable verdier, både i fht. krav om luftfuktighet og sammenlignet med gjennomsnittlige verdier for luftfuktighet i Norge. Brev fra Energima er vedlagt styrereferat fra februar samt lagt ut på sameiets nettside. Dersom sameiet likevel ønsker å holde stabil lav luftfuktighet i garasjeanlegg vil dette i følge Energima koste i størrelsesorden pr. mnd. i driftsutgifter. Styret har ansett den fremlagte dokumentasjon som tilfredsstillende og ønsket ikke tiltak som belaster fellesskapet med utgifter i størrelsesorden nevnt over. Energikostnader til avfuktere mv. i en periode på 6-8 mnd. er å anse som en driftskostnad (på linje med løsning foreslått over) og må belastes sameiet. Innspill fra Tove Hejll om at luftfuktigheten i garasjen fortsatt er et problem utbygger må ivareta førte ikke frem. Sak lukkes. Valgkomité På sameiermøte i 2011 ble det sittende styret gjenvalgt. I hht. vedtektenes 11, 1. avsnitt velges styremedlemmer for 2 år om annet ikke er bestemt av sameiermøte. Ut fra den informasjon som er kjent har ikke sameiermøte bestemt noe annet enn det som følger av vedtektene. Med bakgrunn i at Ove Andheim, Jon Gaasholt og Tove Hejll ønsker å fratre sameiets styre er det behov for å erstatte disse, helt eller delvis. I hht. vedtektenes 11 skal styret ha inntil 5 medlemmer og inntil 3 varamedlemmer Erik Wold Hansen har opplyst at han stiller seg tilgjengelig som styremedlem dersom valgkomiteen og sameiermøte vedtar dette. Etterskrift: Jon Gaasholt har meddelt styret at han likevel ikke trekker seg fra sitt verv som varamedlem. Det blir således opp til valgkomiteen å ta stilling til dette. Vedtak: Signe Winther tilskriver valgkomiteen med opplysninger om at sameiet har behov for 2 (eller 3) nye styre-/varamedlemmer, herunder at Erik Wold Hansen stiller seg tilgjengelig til det ledige styrevervet, med den evt. konsekvens at valgkomiteen finner inntil 2 (3) varamedlemmer. Instrukser vaktmester /vask Styrets leder hadde etter styremøte i februar sendt ut avtale med Rent Bord, rengjøringsfirmaet som er engasjert av sameiet. Styret er enig i at denne avtalen ivaretar de gjøremål sameiet ønsker, men at styret med fordel kan gå en sjekkrunde med ansvarlig i Rent Bord slik at rengjøringen er i hht. omforent omfang (pris/ytelse). Vedtak: Signe Winther avtaler tidspunkt for befaring/gj. gang med Rent Bord. Revidert vaktmesterinstruks oversendt styret forut for styremøte. Det var ingen innvendinger til den reviderte instruksen. Sameiet viderefører vaktmestertjenestene også i 2012, jf. pkt. 2, dog innenfor en nærmere definert kostnadsramme (anslått til 1,5 time pr. dag).

3 Vedtak: Styret vedtok at vaktmesterinstruksen, vedlagt ny vaktmesteravtale med NJB, skal gjelde inntil ny instruks vedtas. Forretningsfører videreføring av Saldo Regnskap Risør eller bytte? I hht. til vedtektenes 14, annet ledd skal styret sørge for at det blir ført regnskap og utarbeidet årsregnskap og årsberetning i samsvar med bestemmelsene gitt eller i medhold av regnskapsloven. Av 15, annet ledd følger at det hører inn under styret å ansette forretningsfører og andre funksjonærer, gi instruks for dem, fastsette deres lønn, føre tilsyn med at de oppfyller sine plikter, samt si dem opp eller gi dem avskjed. Saldo Regnskap Risør blir pt. honorert med 1000,- pr. seksjon, pr. år, inkl. mva, noe som tilsvarer under 1,5 time pr. seksjon pr. år I fbm med ny behandlingen av saken fratrådte styrets leder (eier 50 % av Saldo Regnskap Risør) og Håkon Kristiansen til fordel for Erik Wold Hansen og Tove Hejll. Styret var delt i sitt syn på ovennevnte og følgende vedtak ble fattet etter votering (3 mot 2). Vedtak: Sameiet NJB viderefører forretningsførselen med Saldo Regnskap også i Forretningsførselen vurderes på nytt i 2012, med evt. endring fom Valg av takstmann/fagmann i fbm. overtagelsen av utomhus, fasader mv. Sameiet og utbygger har avtalt å overta utvendige fellesarealer (tak og vegger) og utomhusområder fra utbygger våren For å bistå sameiet i fbm. overtagelsen er OPAK engasjert. Tidligere avtalt tidspunkt for utvendige fellesarealer (tak og vegger) er flyttet til mandag 26. mars klokken 09:00. Overtagelse av utomhusområdene (gartnerarbeidet) er fastsatt til 9. mai. klokken kl. 10:00. Signe Winther har i eposter ønsket at flest mulig fra styret deltar, ut over OPAK. Styret var uenig dette da formålet med å engasjere OPAK nettopp er å ivareta sameiet på best mulig måte idet kunnskapen til styrets medlemmer rundt avtalt leveranse/kvalitet er begrenset. Vedtak Styret vedtok at det er tilstrekkelig at Signe Winther og Erik Wold Hansen deltar på overtagelsen 26. mars. Deres ansvar er begrenset til å observere/stille spørsmål, men 100% underlagt OPAK, som utarbeider sin rapport på vegne av avtalt engasjement for sameiet. Gjennomgang av driften rundt sameiet (punkter forrige møte) Kortfattet branninstruks mht. telefonnr., adferd ved brann mv. Utbygger har engasjert Roar Jørgensen AS som vil utarbeide et overordnet brannstrategidokument for NJB, herunder en kortfattet informasjon til hver enkelt seksjon. Denne skal gi beboere tilstrekkelig informasjon rundt brann generelt og i en nødsituasjon. Utkast til enkel, men relevante instruks forelagt styret for innspill. Ansvar for å sluttføre en kortfattet instruks settes til Anders Sletten P-plass til off. badestrand Med erfaring fra sommeren 2011 virket det som om parkeringen for besøkende til badestranden ble noe kaotisk på varme og solrike dager. Biler ble parkert flere uønskede steder, herunder på gjesteplasser for beboere og langs veigrøftene. Håkon Kristiansen opplyste at det er dialog med Park Nordic for å engasjere dem til å ivareta parkeringsforholdene i 2012 for uteområdene tilhørende NJB, herunder også gjesteparkering for besøkende til sameiet NJB samt uønsket parkering i veiskråninger og på plenareal Ansvar for å følge opp dette settes til Sletten, Håkon Kristiansen og Andheim

4 Gjesteparkering (besøkende beboere på NJB) Det har vært et ønske i styret om at det ble utarbeidet gjesteparkeringskort for besøkende til beboere på NJB. Styret anså at 3 stk. til hver seksjon var tilstrekkelig, og at NJB-logo ble medtatt hvis mulig. Tove Hejll fremla utkast til gjestekort, som hele styret fant å kunne godkjenne. Styret ønsket videre at disse ble satt i produksjon snarest mulig, og at Ove Andheim gir pris på dette gjennom sin arbeidsgiver. Ansvar for å følge opp dette settes til Tove Hejll og Ove Andheim Forhold på brygga Styret har mottatt tilbakemeldinger på at brygga i sommer har fungert som festplass, fotballarena samt støyende bading/stuping langt på natt. Håkon Kristiansen opplyste at brygga er overdratt til kommunen og således er å anse som et offentlig areal. Like full mente Kristiansen at det måtte gå an å kontakte kommunen for i fellesskap finne gode kjøreregler for bruk av brygga. Det ble også foreslått at området mellom trapp og bryggekant ble møblert med noen, store blomstrepotter slik at muligheten for fotballsparking ble vesentlig redusert. Signe Winther opplyste også om at små dunker ikke ble tømt regelmessig. Signe Winther opplyste at det var opprettet kontakt med kommunen, men at et diskusjonsmøte rundt felles kjøreregler ikke var avtalt. Styret ønsket at dette ble prioritert slik at felles kjøreregler er på plass i god tid før badesesongen Ansvar for å utarbeide bruksregler sammen med kommunen settes til Winther/Andheim Søppel i fbm. brygge/badestrand Flere beboere har reagert på at det lukter fra avfallsbeholdere tilhørende sameiet og etterlyste bedre renhold rundt dette. Håkon Kristiansen har tidligere opplyst at det skulle ligge i rutinene fra avfallsselskapet at beholdere skal rengjøres. Ansvar for å kontakte renovatør samt følge opp at rutiner blir fulgt settes til H. Kristiansen Gjerde ved trapp i området fossefall (fallfare for unger) Uavhengig av forskriftskrav er det tidligere besluttet at det settes opp gjerde her. Gjerde er pr. møtedato ikke montert, men Håkon Kristiansen opplyste at dette ville skje i løpet av høsten. Inntil videre er det satt opp midl. gjerde, og Håkon Kristiansen opplyste at permanent gjerde skulle komme på plass i uke 44. Dette er senere forskjøvet til 31. januar 2012 med bakgrunn i avtale mellom NJB og Gaasholt om annen type rekkverk, mer tilpasset øvrige rekkeverk. Håkon Kristiansen opplyste i styremøte at pga. nok en misforståelse hos produsenten er dessverre ikke rekkeverk satt i produksjon som forutsatt. Ny leveringsdato er opplyst å være april/mai 2012, noe som er langt på overtid. Styret ønsket at dette nå kom i orden snarest. Ansvar for å følge opp montering av gjerde settes til Håkon Kristiansen Avskjerming på terrasser Styret har fått flere innspill fra beboere som ønsker en mulighet for avskjerming i form av innglassing eller glass som kan heves/senkes ved behov. Tove Hejll opplyste om tilsvarende forhold i et sameie i Drammen (Engersand Havn) hvor det var tillatt avskjerming i form av heve-/senkeglass. Håkon Kristiansen har fått oversendt tilbud mv. fra Solavskjermingsgruppen til benyttelse for seksjonseier på NJB. Tilbudet legges ut på sameiets hjemmeside. I tillegg er det ønskelig fra utbygger/sameiet at det legges føringer på hva som tillates. Et forslag fra Håkon Kristiansen ble gjennomgått og foreslått fremlagt på sameiermøte i april: Klart å heve/senke glass tillates montert på innersiden av eksisterende rekkverk, mot nord, vest og sør. Høyden på glasset fullt opptrukket skal ikke overstige 1,7 m.

5 Glasset skal tilpasses eksisterende rekkverk i farge og spileavstand slik at det nedsenket fremstår som tilsvarende og en del av eksisterende rekkverk. Bestillingen skal foregå gjennom (valgt firma) og godkjennes av styret i sameiet. Da løsningen med heve-/senkeglass er meget kostbar vil det antagelig komme forslag om annen, rimeligere avskjerming uten at dette ble realitetsbehandlet. Sak lukkes. Sykkelparkering på egen P-plass Det har over tid etablert seg en praksis hvor beboere parkerer egne sykler foran egen bil på privat parkeringsplass i garasjen. I det ikke alle praktiserer dette, jf. trivselsreglene, ønsket styre å presisere at dette kan tillates da fenomenet slik det er i dag ikke vurderes som noe stort problem. Vedtaket fra styremøte i februar opprettholdes. Vedtak: Det tillates sykkelparkering på egen parkeringsplass så fremt dette ikke er til hinder for andre beboere