Informasjon fra styremøte i Sameiet NJB Utsikten Tr. 1

Transkript

1 Informasjon fra styremøte i Sameiet NJB Utsikten Tr. 1 Dato: 31. august 2011 Sted. Leiligheten til Ove Andheim Tidspkt.: Klokken 19:00 22:00 Deltagere: - Ove Geir Andheim - Signe Winther - Heidi Kristiansen - Håkon Kristiansen - Anders Sletten - Erik Wold Hansen - Jon Gaasholt - Tove Hejll Referat fra forrige styremøte Anders Sletten gjennomgikk i korthet referatet fra forrige styremøte. Dette ut fra at styremedlemmene på forhånd hadde gjennomgått referatet hver for seg. Styret godkjente referatet fra forrige styremøte. Gjennomgang av regnskapet pr. juli Styret tok orienteringen rundt økonomi til etterretning. Utestående husleie pr. møtedato Styret tok orientering rundt utestående til etterretning. Fordeling av oppgaver internt i styret (nestleder, øk. ansvarlig, sekretær) Fra Tove Hejll er det kommet innspill på at oppgavene i styret bør fordeles slik at arbeidsbelastningen blir mer fordelt styremedlemmene i mellom. Dette ut fra bl.a. at styremøtereferater blir sendt ut for lang tid etter styremøter. Styret sa seg enig i en slik at oppgavefordeling og følgende arbeidsoppgaver ble fordelt Nestleder: Ove Andheim Regnskapsansvarlig: Heidi Kristiansen Sekretær: Signe Winther Styrets leder bistår Heidi K. i fbm. regnskapsgjennomgangen forut for hvert styremøte. Heidi K. kan også kontakte forretningsfører for å få oppklart evt. spørsmål rundt enkelte kostnader. Fordeling av og sameiets kontaktperson/ansvarsområde Flere av styrets medlemmer, og beboere, følte det var veldig uklart hvem de skulle forholde seg til vedrørende utomhus, boder/garasjer, vaktmester, markiser/persienner, brygga mv. Håkon Kristiansen opplyste at alle beboere forholder seg til utbygger hva angår feil/mangler i egen seksjon, herunder egen sportsbod og parkeringsplass (tinglyst tilleggsdel til seksjonen). Representanter hos utbygger er Håkon Kristiansen eller Steinar Åsrud (steinar.asrud@schage.no) Forespørslene bes fortrinnsvis skje pr. mail. Når henvendelsen ikke frem kan styrets leder også kontaktes (anders.sletten@schage.no)

2 Fellesarealene, herunder utomhus, ivaretas av sameiets styre. Feil mangler på disse arealene meldes til utbygger fra styrets sekretær, alt. av styrets leder. Daglig drift ivaretas av Steen og Lund gjennom inngått skjøtselsavtale med utbygger. Sameiets styre påpekte er døde planter mv. bør byttes ut fortløpende, og ikke bli liggende som nå. Vaktmester (Kjell Arne Solberg Johansen ) kan, som tidligere opplyst, kun tildeles gjøremål av styrets medlemmer, fortrinnsvis Håkon Kristiansen. Johansen vil ivareta oppgaver for sameiet i hht. en utarbeidet instruks. Forespørsler angående fasadeendringer eller andre inngrep på sameiets fellesområde skal søkes om til sameiets styre, det være seg levegger, markiser eller lignende. Brygga er offentlig friområde (Sande kommune) og forespørsler rettes til kommunen ved kommunalteknisk avdeling (driftsenheten). Saker av større karakter eller av prinsipiell karakter bør skje via sameiets styre. Styrets sekretær vil da utarbeide et brev etter forutgående behandling i sameiets styre. Et konkret et eksempel på dette er at styrets sekretær tilskriver kommunen og påpeker at flagging på piren ved badestrand har blitt uteglemt ved én (to?) offisiell flaggdag. Valgkomité Tove Hejll ønsket at det ble nedsatt en valgkomité som kan jobbe frem evt. nye kandidater til styret på kommende sameiermøte i Styret vedtok at det ble opprettet en valgkomité Følgende personer ble foreslått: Arild Arnesen og Grethe Werner. Styret vedtok de foreslåtte personene som sameiets valgkomité Nettside Tove Hejll har foreslått at det opprettes en nettside for beboere på Nordre Jarlsberg brygge. Dette som en informasjonskanal mellom sameiets styre, utbygger og beboere. Hejll hadde i møte med et utkast til nettside som styrets medlemmer fikk demonstrert. Styret vedtok at sameiet oppretter en nettside, og at Tove Hejll har ansvar for denne hva angår å legge ut info/nyheter samt vedlikeholde denne på vanlig måte.. Etterskrift: Nettsiden er allerede oppe og står, og responsen er utelukkende positiv. Valg av takstmann/fagmann i fbm. overtagelsen av utomhus mv. Sameiet har pr. møtedato fortsatt ikke overtatt utvendige fellesarealer (tak og vegger) og utomhusområder fra utbygger. Håkon Kristiansen opplyste at utbygger jobber med å få til en overlevering av ovennevnte fellesarealer til sameiet i månedsskifte sept/okt. Fra sameiermøte er det tidligere vedtatt at sameiet skal engasjere en fagperson/takstmann for å ivareta sameiernes interesser i bfm. overtagelsen. Styret forespurte Erik Wold Hansen hvorvidt han kunne sjekke i Norgesgruppen om tips på slik fagperson/takstmann innen utgangen av september. Ansvar for å finne frem en fagperson/takstmann settes til Erik Wold Hansen Kommunikasjon mot beboere (innspill/saker) + info ut mot beboere Mange beboere, herunder også styremedlemmer, etterlyser mer info fra sameiet og utbygger. Styrets leder har tidligere sendt ut et info-skriv hvor saker styret jobber med ble opplyst. Til styremøte var det utarbeidet et nytt info-skriv, tilsvarende det som var sendt ut. Med basis i styrets entusiasme for sameiets egen nettside (sak 7) ble det derfor foreslått at all info legges ut på denne web-siden. Info som ønskes kringkastet kan sendes Tove Hejll som vil publisere dette på nettsiden.

3 Hejll vil også kunne trekke ut deler av styrereferater med allmenn interesse for publisering på den nye nettsiden. Gjennomgang av driften rundt sameiet (gjenstående fra forrige møte) Felles hobbyrom Fra tidligere styremøte er det besluttet at gangen fra garasjen og frem til det off. toalett kan benyttes som felles hobbyrom (bl.a. skipreparering), forutsatt at arealet holdes ryddig og at virksomheten opphører senest 15. april. Ove Andheim hadde til møte medbrakt et utkast til instruks for slik bruk. Hensyntatt enkelte korrigeringer i styremøte ble instruksen vedtatt lagt ut på nettsiden til sameiet. Sak lukkes Navneskilt på ringetablå Navneskilt på ringetablå er pr. møtedato fortsatt ikke på plass. Signe Winther informerte om at alle navnene nå var klare og at hun hadde lagt til grunn at dette ville bli ivaretatt av Obas. Det ble opplyst at navneskilt nå blir brakt i orden av Obas v/ Tom Evensen Ansvar for å følge dette i mål settes til Signe Winter Kortfattet branninstruks mht. telefonnr., adferd ved brann mv. Styrets leder informerte om at det pt. pågår et arbeid fra utbygger mht. HMS, herunder også diverse rundt brann mv. Dette vil bli oversendt styret/beboere så snart dette foreligger. Styrets leder opplyste at saken pågår og at han vil presse på slik at saken kan lukkes. Styret tok orienteringen til etterretning Etterskrift. Utbygger har engasjert Roar Jørgensen AS som vil utarbeide et overordnet brannstrategidokument for NJB, herunder en kortfattet informasjon til hver enkelt seksjon som skal gi tilstrekkelig informasjon rundt brann generelt og i en nødsituasjon. Utvendig skilting Håkon Kristiansen opplyste om at det har ankommet diverse skilt mht. opplysninger, begrensninger og høflige oppfordringer. Mange av disse skiltene er montert, men styret etterlyste skilt rundt bl.a. hundehold (hund i bånd og hundebæsj). Styret etterspurte også nye skilt for parkering av bil. Ansvar for å følge opp relevant/tilstrekkelig skilt settes til Håkon Kristiansen Parkering av tilhengere, bobiler mv. Håkon Kristiansen opplyste at det er klargjort for langtidsparkering av tilhengere, bobiler mv. i forlengelsen av parkeringen / vinteropplaget for båthavna. Slike hengere/bo-biler må uansett ikke hensettes ved garasjene da disse få plassene er reservert besøkende til beboere på NJB. Når det gjelder parkering for bil nr. 2 er dette i utgangspunktet tenkt at skal skje i garasjen i form av kjøp /leie av ledige plasser. For de som ønsker annen utvendig parkeringsplass er dette pt. ikke endelig avklart. Utbygger vil komme tilbake til dette på neste styremøte. Styret tok orienteringen til etterretning P-plass til off. badestrand Med sommeren fremfor oss har flere lurt på hvor besøkende til den offentlige badestranden skal parkere. Håkon Kristiansen opplyste at dette skal skje sammen med brukere av båthavnen og i området foran salgsboden. Om dette er tilstrekkelig vites pt. ikke. Uansett skal besøkende ikke parkere på plasser avsatt til besøkende til beboere på NJB. Hvorvidt det i fremtiden også måtte bli betalparkering (for biler uten oblat for båthavna) må utbygger komme tilbake til ut fra hvordan sesongen 2011 utvikler seg.

4 Styret tok orienteringen til etterretning Gjesteparkering (besøkende beboere på NJB) Styret ønsket at det ble utarbeidet gjesteparkeringskort for besøkende til beboere på NJB. Styret anså at 2 stk. til hver seksjon var tilstrekkelig. Ansvar for å følge opp dette settes til Signe Winther Klage på kjøring på Kyststi Styret har mottatt klage på at beboer i H til stadighet (urettmessig) kjører på Kyststien. Dette til sjenanse for øvrige beboere. Styret vedtok at sekretær tilskriver beboer og påpeker forholdet Forhold på brygga Styret har mottatt tilbakemeldinger på at brygge i sommer har fungert som festplass, fotballarena samt støyende bading/stuping langt på natt. Håkon Kristiansen opplyste om at brygga er overdratt til kommunen og således er å anse som et offentlig areal. Like full mente Kristiansen at det måtte gå an å kontakte kommunen for i fellesskap finne gode kjøreregler for bruk av brygga. Det ble også foreslått at området mellom trapp og bryggekant ble møblert med noen, store, blomstrepotter slik at muligheten for fotballsparking ble vesentlig redusert. Ansvar for å kontakte kommunen for utarbeidelse av bruksregler settes til Signe Winther og Håkon Kristiansen Fukt i garasjen Det er pr. møtedato stor frustrasjon blant beboere mht. fukt i boder og i garasjen. Mange beboere har måttet flytte innholdet i sportsbodene idet disse ikke har vært egnet til lagring. Håkon Kristiansen har tidligere opplyst at OBAS har etablert 2 sluk i garasje. Utbygger har også målt luftfuktighet i garasje og bodområder, som viser seg å være meget høy. Av den grunn er det satt inn varmeovner og avfuktere for å redusere luftfuktigheten. Styret var sterkt kritisk til fremdriften på utbedringsarbeidene og informasjonen fra utbygger rundt de store problemene. Sletten opplyste at vannlekkasjer er svært utfordrende og tidkrevende, og én utbedring et sted avstedkommer ofte lekkasje et annet sted. Sletten opplyste også at styret har fått tilsendt et notat fra utbygger for diverse forhold er inntatt, herunder noe om videre fremdrift, samt at utbygger jobber iherdig for om mulig å finne alle lekkasjene slik at vanninntrengningen kan stanses. Håkon Kristiansen informerte om at utbygger helt sikkert kunne informert ytterligere rundt utbedringsarbeidene, men at alle berørte beboere NJB er kjent med var tatt hånd om i form av bl.a. erstatningsbod og annen relevant bistand. Kristiansen orienterte også om at det ville bli lagt ut infoskriv til beboere allerede dagen etter styremøte. Styret var videre usikre på hvordan slike vannskader skulle håndteres overfor eget forsikringsselskap og overfor sameiet. Kristiansen opplyste da at beboere burde kontakte eget forsikringsselskap, i tillegg til utbygger, samt ta bilder av skadene for senere dokumentasjon. Ansvar for fortsatt å følge opp dette overfor OBAS settes til Håkon Kristiansen Søppel i fbm. brygge/badestrand Flere beboere har reagert på at det lukter fra avfallsbeholdere tilhørende sameiet og etterlyste bedre renhold rundt dette. Kristiansen opplyste at det skulle ligge i rutinene fra avfallsselskapet at beholdere skal rengjøres. Ansvar for å kontakte renovatør samt følge opp at rutiner blir fulgt settes til H. Kristiansen Båtpool Jon Gaasholt orienterte om at båtpool hadde fungert greit i sommer og at antall båter (2 stk.) enn så lenge er tilstrekkelig.

5 Ellers påpekte han viktigheten av at alle fyller bensin etter seg, noe styret mente kunne opplyses om på sameiets nettside. Gjenstående arbeid nå er opplag og vinterkonservering, noe det skal være avtalt rutiner på. Ansvar for å avslutte årets sesong med opplag/vinterkonservering settes til Jon Gaasholt Unødig sløsing av kaldt vann Fortsatt sliter mange med at det tar unødig lang tid før vannet blir ordentlig kaldt. Håkon opplyste at dette er undersøkt og funnet i orden. Det ble gjort en test hos Ove Andheim, som viste at dette (denne dagen) ikke var et problem. Noen styremedlemmer opplyste at de hadde vann i mugge i kjøleskap og således ikke anså dette som noe problem. Sak stilles i bero Gjerde ved trapp i området fossefall (fallfare for unger) Uavhengig av forksriftskrav er det tidligere besluttet at det settes opp gjerde her. Gjerde er pr. møtedato ikke montert, men Kristiansen opplyste at dette ville skje i løpet av høsten Ansvar for å følge opp montering av gjerde settes til Håkon Kristiansen Varme Det ble opplyst at varmen til radiatorer er satt på. Informasjonen legges ut på nettsiden til sameiet. Forskriftmessig serviceavtale på heiser Styrets leder hadde medtatt forslag til ny serviceavtale på heiser i sameiet. Håkon Kristiansen ønsket å sjekke tilbudet en siste gang.. Ansvar for å inngå serviceavtale på heiser settes til Håkon Kristiansen Juletre på brygga Styret ønsket at utbygger sponser sameiet med et juletre i år. Styrets sekretær søker utbygger om dette. Ansvar for å søke utbygger om gratis juletre settes til Signe Winther Fasader ble vasket overtatt? Mye arbeider, med tilhørende støv/tilgrising ble gjennomført etter fasadevask. Også blitt noe tilgrising i fbm. utbedringsarbeid etter ferien. Er disse overtatt / vaskes om igjen? Sak ikke avklart Utvendige balkonger Erik Wold Hansen opplyste at balkonger ikke er overtatt fra utbygger. Meningen var at disse skulle overtas sammen med fasader, tak mv. Sak avventes Inntak av friskluft ved bl.a. H 21, 22, 26, 27, 30 og (??) Beboere klager på at dette ikke fungerer tilfredsstillende Status ukjent