Protokoll fra ordinært sameiermøte i Sameiet Askergata april 2013 kl. 19:00 i Lilleborg Kirke.

Transkript

1 Protokoll fra ordinært sameiermøte i Sameiet Askergata april 2013 kl. 19:00 i Lilleborg Kirke. Tilstede var til sammen 27 seksjonseiere 1 med fullmakt 28 stemmeberettigede. Fra forretningsfører møtte Anders Thorud. 1 Konstituering A) Valg av møteleder Som møteleder ble foreslått Anders Thorud Vedtak: Valgt B) Opptak av navnefortegnelse Det ble foreslått å anse de innleverte navnesedler som bevis for at vedkommende eier var tilstede. Vedtak: Godkjent C) Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen Som referent ble foreslått: Anders Thorud Som protokollvitne ble foreslått: Nita Kapoor Vedtak: Valgt D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn Det ble foreslått å godkjenne den måte sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. Vedtak: Godkjent På vegne av sameiet ble noen velvalgte ord om avdøde styreleder Hogne Hatlegjerde delt på sameiermøtet, av en eier. 2 Årsberetning for 2012 Styret informerte om at de vil gå grundig gjennom avtaler og leverandører. Styrets årsberetning for 2012 ble gjennomgått og foreslått godkjent. Vedtak: Enstemmig vedtatt, med rettelse side 16 om at sameiet ikke har bredbånd fra GET. 3 Årsregnskap for 2012 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapital. Vedtak: Enstemmig vedtatt

2 4 Godtgjørelse til styret Forslag: Godtgjørelse til styret for perioden 2012/2013 settes lik budsjett 2013, kr ,-. Vedtak: Enstemmig vedtatt, og sameiermøtet formidlet at det neste styret kan justere satsen opp for neste periode. 5 Innkomne Forslag A) Individuell nedbetaling av sameiets lån (forslag fra Parkash Kapoor) Viser til vedlagt innsendt forslag fra Kapoor. Forslag: Sameiermøtet vedtar å inngå en individuell nedbetalingsordning med forretningsfører og banken lånet er i. Styrets innstilling: Styret har konferert med forretningsfører som fraråder en slik ordning. OBOS har etablert en såkalt administrasjonsordning for eierseksjonssameier som ønsker å tillate individuelle nedbetalinger av andel fellesgjeld. Det er en relativ kostbar ordning, og hovedfunksjonen til avtalen er å gjøre seksjonseiere oppmerksom på at de vil være pro rata ansvarlig juridisk og økonomisk for sameiets forpliktelser, selv om de han nedbetalt sin andel av fellesgjelden. Derfor anbefaler styret sameiermøtet å ikke vedta forslaget fra Kapoor. Vedtak: Sameiermøtet støttet styrets anbefalning, men det vedlegges en undersøkelse sammen med protokollen, hvor eierne som ønsker å nedbetale sin andel av fellesgjelden kan formidle det til styret. B) Økonomisk rapportering til seksjonseierne (forslag fra Parkash Kapoor) Viser til vedlagt innsendt forslag fra Kapoor. Forslag: Sameiermøtet på å rapportere til seksjonseierne om sameiets økonomisk situasjon. Styrets innstilling: Styret har nå inngått ny forretningsføreravtale med OBOS Eiendomsforvaltning AS, hvor styret mottar en rapport pr 30. april og pr 31. aug og på den måten er orientert. I tillegg har OBOS økonomisk status tilgjengelig via informasjonsportal på nett, som styret har tilgjengelig. Derfor bør den økonomiske kontrollen være langt bedre, og styret anmoder heller interesserte eiere om å ta kontakt med styret. Styret mener utsendinger av økonomiske rapporter vil være unødvendig kostbart for sameiet, og ber seksjonseierne stole på at de tillitsvalgte i styret og sameiets nye forretningsfører holder god orden på sameiets økonomi. Styret anbefaler derfor at seksjonseierne på sameiermøtet om å ikke vedta forslaget fra Kapoor. Vedtak: Sameiermøtet støttet styrets anbefalning.

3 C) Endring av Vedtektenes punkter Rettslig råderett, Styret, Sameiermøte (forslag fra Parkash Kapoor) Viser til vedlagt forslag innsendt fra Kapoor. Forslag: Sameiermøtet vedtar følgende endringer i vedtektene: 3 Rettslig Råderett, ny siste setning: Styret i sameiet har rett til å besiktige seksjoner som leies ut, for å sikre at det ikke drives næringsvirksomhet 10 Styret, ny andre setning: Kun seksjonseiere kan sitte i styret. 11 Sameiermøtet, ny syvende setning i tredje avsnitt: Styreleder eller styremedlemmer kan ikke være møteledere eller referenter i sameiermøtet Styrets innstilling: Styret har konferert med forretningsfører og på grunnlag av det har styret følgende kommentarer: Endringen i 3 Rettslig råderett, medfører en innskrenkning av råderetten som krever tilslutning fra eierne det gjelder. Endringsforslaget til 10 forstår styret, men erfaringer forretningsfører deler med styret tilsier at det i mange sameier er vanskelig å få tilstrekkelig med representanter i styret og spesielt styreleder er vanskelig å rekruttere. Da kan det dukke opp behov for såkalte eksterne styremedlemmer, eventuelt av beboere/leietagere stiller i styret. Styret mener at følgende setning ville vært bedre Styrets medlemmer bør fortrinnsvis velges blant seksjonseierne, samtidig ser styret dette som en unødvendig presisering og synes det er mer naturlig å la hvert enkelt sameiermøte avgjøre dette. Endringsforslaget til 11 synes ikke styret er hensiktsmessig. Eierseksjonsloven sier at styreleder skal lede sameiermøtet, med mindre sameiermøtet velger noen andre. Dermed kan sameiermøtet alltid velge noen andre, og dermed ikke nødvendig å ta med i vedtektene. Når det gjelder referent har også ha sameiermøtet full mulighet til å velge noen utenfor styret, men hvis ingen vil er det lite hensiktsmessig å ikke kunne velge noen i styret. Til orientering inkluderer OBOS Eiendomsforvaltning AS referenttjeneste på sameiermøte i sin kontrakt, mens man må betale for møteledelse. Styret anbefaler på grunnlag av styrets innstilling av alle forslagene til endring av sameiets vedtekter avvises av sameiermøtet. Vedtak: Sameiermøtet støtte styrets innstilling knyttet til 3 enstemmig. Sameiermøtet støttet styrets innstilling knyttet til 10 med 6 stemmer mot og resten for. Sameiermøtet støttet styrets innstilling knyttet til 11 med 2 stemmer mot og resten før.

4 D) Økning av felleskostnadene og ekstraordinær innkreving av midler (fra styret) Benkeforslag: Styret får fullmakt til å øke felleskostnadene og kreve inn ekstraordinære midler fra seksjonseierne på en hensiktsmessig måte for å bedre sameiets økonomiske situasjon. I tillegg refinansieres sameiets lån for å få bedre betingelser. Styret forslag på økning felleskostnader er 8 % fra I tillegg kreves inn en total tilsvarende to måneder med doble felleskostnader, som eierne får mulighet til å gi styret tilbakemelding på hvordan dette gjennomføre via egen svarslipp som vedlegges protokollen. Det kalles inn til ekstraordinært sameiermøte, hvis det blir behov for mer enn forespeilet i forslaget. Vedtak: Vedtatt med 2 stemmer mot og resten for. 6 Valg av tillitsvalgte A) Valg av styreleder for 1 år Som leder for 1 år ble det foreslått Thor Hammeren B) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år Som styremedlem for 1 år ble foreslått Som styremedlem for 2 år ble foreslått Som styremedlem for 2 år ble foreslått Maria Briseid (gjenvalg for Hammeren) Gjermunn Emmerhoff (ny) Gunn-Asbjørg Valen-Senstad (ny) C) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år Som varamedlem for 1 år ble foreslått Per Karsten Johannessen D) Valg av valgkomité for 1 år Som valgkomité for 1 år ble foreslått Liv Sanaker og Liv Helgaker. Sameiermøtet ble hevet kl 21:10. Protokollen godkjennes av undertegnede: Anders Thorud /s/ Møteleder / Referent Nita Kapoor /s/ Protokollvitne

5 Ved valgene på sameiermøtet og i konstituerende styremøte har styret fått følgende sammensetning: Navn Bor Valgt for Leder Thor Hammeren AG Nestleder Gjermunn Emmelhoff AG Styremedlem Maria E. Briseid AG Styremedlem Gunn-Asbjørg Valen Sendstad AG Varamedlem Per Karsten Johannessen AG Oslo

6 VEDLEGG UNDERSØKELSE SVAR LEGGES I STYREPOSTKASSEN PS! Svarene fra undersøkelsene er ikke forpliktende, og vil kun brukes som veiledning til styret knyttet til videre prosess i sakene. LEGG I STYREPOSTKASSEN!!! INFORMASJON OM FORANDRING I FELLESKOSTNADER OG FELLESGJELD Fra øker felleskostnadene som kreves inn etter eierbrøk med 8 %, og her inkluderes også det som tidligere stod som vedlikeholdsfond (uten praktisk betydning). I tillegg kreves det inn energikostnader fra de eierne som er tilknyttet radiatorene (altså ikke seksjon 1, eller de seksjonene som er skilt ut fra seksjon en). Dette er i tråd med slik det kreves inn i dag. Når man trekker ut energikostnadene vil lånekostnadene utgjøre ca 40 % av sameiets kostnader. Eier brøk Seksjon Areal Felleskost. Fra Brenselskost. Fra TOTALT Fra Andel Felleskost. 40% ca= Lånekostnader Estimert andel Fellesgjeld ,5 kvm Kr Kr 695 Kr Kr 568 Kr ,0 kvm Kr Kr 898 Kr Kr 735 Kr Dermed innebærer det i eksempelet over at leiligheten med eierbrøk 216 får redusert sine totale felleskostnader fra 3 598,- med ca kr 735 til kr 2 863,- pr måned hvis man betaler ned sin fellesgjeld på kr ,-. PS! her tar man ikke stilling til kollektiv eller individuell nedbetaling av gjelden. INFORMASJON OM ORDNINGER FOR NEDBETALING AV FELLESGJELD 1) Individuell nedbetaling av fellesgjeld Hvis sameiet vedtar en slik ordning som OBOS kaller administrasjonsavtale knyttet til individuell nedbetaling av fellesgjeld, er kostnaden for sameiet kr ,- i etablering og årlig 10 % av forretningsførerhonoraret altså pt ca kr 8 000,- i året. For hver eier koster det ca kr 1 400,- i administrasjonskostnader for å delta i ordningen. 2) Kollektiv nedbetaling av fellesgjeld. Hvis sameiet vedtar kollektiv nedbetalig av fellesgjeld, vil OBOS utstede fakturaer til eierne for innbetalinger som skal brukes til å nedbetale sameiets gjeld. Det er hensiktsmessig å gjøre dette over to eller tre ganger, slik at beløpene som kreves inn ikke overstiger sameiets såkalte legalpant (sikkerhet ovenfor eierne) på 1G (ca ,-). Når alt er innbetalt vil også felleskostnadene kunne reduseres tilsvarende det som står over. Administrasjonskostnadene for dette er knyttet til tidbruken OBOS får. Hvis det ikke krever noe særlig oppfølging og eierne betaler ihht avtale bør det bli under kr 5 000,-, men ved en del oppfølging nærmer man seg nok kr , Nedbetaling fellesgjeld Jeg ønsker å nedbetale min andel av fellesgjelden. Individuell ordning Kollektivt ordning Jeg ønsker ikke å nedbetale min andel av fellesgjelden

7 2) Ekstraordinære innbetalinger fra eierne En oppdatert evaluering av sameiets økonomi tilsier at sameiet må hente inn to ganger ekstra husleie fra seksjonseierne. Av hensyn til økonomien til eierne, vil i utgangspunktet styret kreve dette inn fordelt på fire måneder, altså i praksis en økning på 50 % i perioden juli-oktober Merk at denne ekstraordinære innkrevingen kommer på topp av økningen på 8 % fra Styret ønsker å gi eierne mulighet til å gi tilbakemeldinger knyttet til dette: Ekstraordinære innbetalinger fra eierne Synspunkter: 3) Vakthold Pr i dag leverer Securitas tre tjenester til sameiet. 1) Bomiljø vakthold - patruljering to ganger i døgnet = ca kroner per år. 2) Varslingsanlegg i heis: alarmknapp og samtalemottaker v/securitas = ca kroner per år Styret vil evaluere ordning med vakthold (dvs Bomiljøtjenesten fra Securitas). Utrykningsavtalen og tilgjengelighetsavtalen knyttet til heis må sameiet ha, så her vil styret kun vurdere om andre leverandører er bedre ut fra en totalvurdering. Årsaken til evalueringen er blant annet at noen eiere stilte spørsmålstegn med hva man får igjen for avtalen i praksis. Derfor ønsker styret tilbakemelding fra eierne om vakttjenesten er viktig for trygghetsfølelsen. Vakthold Det er viktig for meg at sameiet har en vaktholdstjeneste i tillegg til tjenesten knyttet til heisen. Det er ikke viktig for meg at sameiet har en vaktholdstjeneste, men at vi beholder heisordningen.