MØTEDATO: STAD: REF.: , kl. 20 Grendahuset

Transkript

1 REFERAT: Styremøte Kolnes Grendahus A/L FORFALL: Heidi Werenfels DELTAKERAR: Anita Vikingstad, Sørgård, Helga Kjetland, Vikane, Ingvar Fagerland, Hilde Frøiland, Emberland, Grethe Smistad (observatør Grendautvalget) FORDELING: Styremedlemmer + Grendahuset si hjemmeside MØTEDATO: STAD: REF.: , kl. 20 Grendahuset AV Aksjonsliste NR Beskrivelse Ansvarlig Frist 1 Maling - skaffer fargeprøve, og følger generelt opp maleprosjektene. 2 Dialogmøte KUL/Grendahuset/KIL -. kaller inn ila neste uke med personer som kan ta avgjørelser rundt dette 3 Det må lages årshjul for lag og foreninger kalle inn til møte i Anita//styret november riktig tidspunkt ift div. årsmøter 4 sender halvårsregnskap ut på e-post til styret 5 sender faktura på fast avgift til brukere av huset. 6 Hilde og avtaler ferie i Juli og sørger for annen vask de utleide helgene i Juli. 7 Eiendomsskatt- tar kontakt med kommunen 8 9 E-post til KIL om: -bruk/sikring av utstyr -sikre rutiner for rydding -sikre rutiner for låsing av garderobeinngang Belysning i hallen smålamper- Hilde/ Anita tar med elektriker (Kjetland) for å se på mulige løsninger. 10 Vi må besørge at belysning (smålamper) henges opp til Hilde private, tilfeldig utleie 11 Søke om støtte til nye bord hos KGU 5000,- 12 Adresseendring til forsikringsselskapet 13 Tilbakemelding til Grethe Smistad om Grethe Roede-kurs Helga Fra møtet 3. mai Lage signeringsliste for nøkkelutlevering Helga Sjekke rundt arbeidsgiverforsikring kan slås sammen med/få én pris på forsikringene Sende månedlig oversikt over leietakere til Hilde

2 17 Ta kontakt med Lilly Leknes ift. penger fra skytterlaget 18 Sende formell forespørsel til idrettslaget om å låne utstyr, Heidi med de begrensningene nevnt 19 Lage utkast til avtaler og bruksreglement til fast utleie Heidi 20 Beskjed til idrettslaget om å rydde ut rom bak scenen August Sakliste: Nr. Sak 1 Referat fra forrige møte 3. mai Bygningsmessig utvendig vedlikehold prioriteringer høst Salg av nye andelsbrev opprettelse av arbeidsgruppe 4 Evaluering Grendahusbasaren Dato for ny basar 5 Arbeidsgiveransvar hvem i styret skal praktisk følge opp Nelly ang. ferie o.a. 6 Status økonomi lager ajourført regnskap per 31. mai, inkl Basar a. Inkassokrav på 7746,- 7 Invitasjon fra KUL revygruppa mottatt i egen mail fra Sonja Haaland 8 Eiendomsskatt forespørsel fra kommunen 9 Møtedatoer til høsten Evt. - Utleie av bord/stoler til større arr på skolen o.a. Referat: NR Beskrivelse Ansvarlig Frist 1 Referat fra forrige møte -seksjonsliste 2 Bygningsmessige tiltak Viktigst nå er maling farge? Lys farge antikkhvit? skaffer fargeprøve Vindskeiene skal skiftes male disse før man henger dem opp. Heiseutstyr mulig at Odd Børve kan skaffe dette. følger opp malejobben. Ligger visstnok vindusruter oppe på loftet sjekke dette. Andre ting-

3 Sjekke ventilatorhetter Vi har masse takstein på lager, og Tormod Øvretveit kan også skaffe mer. Noe puss på betongdeler som må fikses, men ikke kritisk 3 Avventer veggen i ungdomsdelen til forsikringen er på plass. KUL- revygruppa KUL revygruppa er en selvstyrt gruppe. Starta i idrettslaget, men ønsker å ligge under KUL. Musikerne kunne kun to helger, som ikke passet med IL. Revygruppa må også kunne vise fram sine forestillinger. Revygruppa bør være som et underholdningsbidrag på andre lags fester vil være problematisk at revygruppa søker om skjenkebevilling. Arrangementet vil være i konkurranse med idrettslaget. Grendahuset er positivt innstilt til at revygruppa får etablere seg. Vi må bare koordinere oss i bygda. Grendahuset ønsker å ha et felles møte med KUL og idrettslaget. kaller inn ila neste uke med personer som kan ta avgjørelser rundt dette. Gunvor Langeland, Sonja Haaland, Anne Askeland (plukker egne folk), og Anita. Det må lages årshjul for bygda, hvor alle lag og foreninger inviteres inn til å legge dette sammen. Grendahuset må ha ansvaret for dette. 4 Økonomi halvårsregnskap Det er budsjettert kr til vedlikehold og inventar og utstyr - til nå brukt ca kr. Basar kr i netto inntekt Vårfest kr i netto inntekt sender halvårsregnskap ut på e-post sender faktura på fast avgift til brukere av huset. Tilskudd kr fra kommunen fås kun hvis disse brukes til et konkret prosjekt. Grendahuset vil bruke dette til lys og maling. Husk oversikt over brukte dugnadstimer. 5 Evaluering Grendahusbasar Må være flere koordinatorer/ansvarlige på selve dagen, minst 4 stk. Hadde noen utfordringer rundt trekninger av gevinstene.

4 Kjøkkenet må begynne å gjøre klart litt før å ordne til (halvtime før åpning). Kommentarer uteområdet bør fikses opp evt. lekeapparater? Tas til neste år. Det varte litt lenge. Vanskelig å høre hva som ble sagt burde også komme fram hvilken gevinst og hvor den kommer fra. Oversikt over gevinstene kan kanskje ligge på bordene? En person må ha totaloversikt over gevinstene. 6 Arbeidsgiveransvar I ferieperioden da må man ha alternativer. Må klareres når hun skal ha ferie. Hilde og avtaler ferie i Juli og sørger for annen vask de utleide helgene i Juli. Hilde/ Oppjustering av lønn- skal oppjusteres år for år. 7 Eiendomsskatt tar kontakt med kommunen 8 Møtedatoer til høsten 2010 Første møte 23. august. Mandager, 19:30. Siste mandag i hver måned etter 23. august. 9 Salg av andelsbrev - UTSATT 10 Evt. Inventar i Ungdomslagets lokaler I vedtektene til KUL står det at utstyret som skrus fast /står her fast regnes som Grendahusets eiendom. Bør den tas med i forsikringen? Anita sender e-post til IL at om det er utstyr som de ikke ønsker skal bli brukt av leietakere, må låses inn. Henstiller at det må ryddes etter seg. Ber om at dette blir tatt opp med alle brukere av huset. Må være sikre at det blir låst etter seg den som låser opp må også sørge for at det blir låst igjen. IL må sikre gode rutiner på dette. Anita Vi må vurdere smekklås i garderobeinngangene. Utleie - Kaninutstilling- Ønsker å leie hele helga i januar. Hvilken pris skal man Hilde

5 ta for dette? Hele huset eller bare hallen tar betaling for hele huset, hvis de ønsker å bruke dette. Utleie til brylluper Lamper i hallen til mer dempet belysning. Aktuelt å kjøpe disse av idrettslaget? IL har litt få, vi bør ha flere/ sterkere. tar med elektriker (Kjetland) for å se på mulige løsninger. Vi må besørge at disse henges Hilde opp til private, tilfeldig utleie. Utleie av bord og stoler til større arrangement Skoleavslutninger/17. mai osv. Det blir en god del slitasje på bord og stoler. Men det er unødvendig at alle har fullt sett med bord og stoler. Skolen bør ikke måtte betale for lån av bord og stol. Vi bør kunne samarbeide med hverandre rundt dette. Vi tar ikke penger for dette. Noen bord reserveres til kun Grendahuset. Kan søke støtte til kjøp av bord, stoler og benker hos KGU. Piano- Bør flyttes gjennom kjøkkenet. Må se på en løsning for oppbevaring. Må ta hensyn til at et instrument krever visse forhold for oppbevaring.