REFERAT FRA HOVEDSTYREMØTE HEGRA IL 10. OKTOBER 2011

Transkript

1 REFERAT FRA HOVEDSTYREMØTE HEGRA IL 10. OKTOBER 2011 Til stede: Marit Fossbakk, Martha Aspehaug, Rolf Einar Pedersen, Birgitta Næsbø, Arve Haugen, Thomas Wintervold, Gerda Vik og Roger Hernes. Ikke tilstede: Lene Wikmark og Ingrid Granås SAK 1: GJENNOMGANG AV AGENDA OG DET LEGGES TIL INKOMNE SAKER. SAK 2: GJENNOMGANG AV REFERAT FRA HOVEDSTYREMØTE Kommentarer: Kunstgressbanens tomt og beliggenhet avgjøres på årsmøtet. Info legges ut på hjemmeside om hvordan få medlemskap i Hegra IL. Hovedstyret godkjenner referatet. SAK 3: OPPSUMMERING IDESAMLING Arbeidsutvalget har bearbeidet de konkrete tiltakene som ble utarbeidet på idesamlingen og kommet frem til følgende tiltak: IDEER TILTAK (ANSVARLIG) 1. BARNEDANS Birgitta sjekker ut muligheter til høst TEMAKVELDER Søke om halltime for barn fra 5. klasse. Her blir det tilbud om alternative idretter som badminton, tea kwon do, innebandy og lignende. 3. ET MØTE I ÅRET MED IDRETTSLAGENE I DALFØRET. Her blir eventuelle samarbeid avtalt i ordnede avtaler. 4. TRENERKURS Øke kompetansen til spesielt yngre trenere. 5. TRENERFORUM I HEGRA IL To ganger i året vil Hegra IL samle alle trenerne i alle avdelingene til trenerforum. Her skal det utveksles ideer, erfaringer og eventuelle samarbeid. 6. HEGRA IL I ET FOLKEHELSEPERSPEKTIV Hegra IL sitt ståsted i forhold til folkehelse og hvordan vi forholder oss til Samhandlingsreformen. Fra høst 2012 Ingrid Skogan ansvarlig Arbeidsutvalget er ansvarlig. Settes inn i årshjulet. Rolf Einar har kontaktet idrettsrådet i Stjørdal og de skal gi tilbud om trenerkurs til ungdommer i kommunen. Arbeidsutvalget er ansvarlig for gjennomføringen. Gruppe bestående av arbeidsutvalget, Marit Hernes og Odd Robert Johnsen vil 29.nov 2011 utarbeide og formulere en god søknad til kommunen og lage et dokument om Hegra IL sin rolle i samhandlingsreformen.

2 7. NYE TILBUD Trim Turorienteringsposter Trim Utvide lysløypa som agenda 2012 Utvide idrettskolen - Temakvelder fra 5.klasse i hallen ved Ingrid) Spinningsykler i hallen med spinningtimer Arb. utvalget tar kontakt med Stjørdal kommune. Hovedstyret er enige i forslag for arbeidsplan framlagt av arbeidsutvalget. Dette blir et utvidet arbeidsverktøy for hovedstyret Arbeidsutvalget foreslår ny idesamling rett etter årsmøtet hvor de nye styrene i avdelingene og arbeidsutvalget samles. Hovedstyret vedtar dette. SAK 4: FORDELING AV MIDLER Arbeidsutvalg legger frem forslag om at hovedstyret beholder kr til nye tiltak. Innspill: Fotballavdelingen synes at tilskuddene skal gjenspeile antall medlemmer pga påmeldinger til serie og cuper går på antall spillere. Utgiftene blir deretter. Dette utgjør ikke noe problem i dag på grunn av god økonomi i alle avdelingene, men bør ligge til grunn for en rettferdig fordeling. Trim har investert i ny garage og hadde budsjettert med mer tilskudd for Siste forslag: AVDELING: SUM: Hovedlaget ,- Idrettskola ,- Friidrett ,- Trim ,- Fotball ,- Håndball ,- SUM: ,- Forslaget er godkjent av hovedstyret. Hovedstyret har i 2011 fått - kr 6000,- i støtte til Åpen hall av kommunen. - Kr ,- i støtte til kiosk klubbhus av kommunen. SAK 5: ÅPEN HALL Prosjekt Åpen hall fredager har vært veldig vellykket. Her har de et tilbud til barn fra 8. kl. hver fredag fra kl i Hegrahallen. De har salg av brus og pølse/ pizza. Aktiviteter som

3 sumba, badminton, hip hop er tilrettelagt i tilegg til at det alltid er en del åpen for frie aktiviteter. Lukket gruppe på Face boock er informasjonskanal hvor barna kommer med ønsker og tilbakemeldinger. Åpen hall for våren er planlagt og det er nå pause i desember. SAK 6: HALL Opplever vanskelig med å få kontakt med kommunen for bestilling av hall og møterom. Ønsker ny kode til vaktbod. Ny turnus fra februar. Avdelingene ønsker å ha vakt man-ons-fredag i turnus. Helger: Jan: Trim Feb: Idrettskole. Mars: Fotball April: Håndball Mai: Friidrett Juni: Trim Bestilt ny PC til vaktbod Nett tilgang i hallen er under bearbeiding Idrettskolen tar på seg ansvaret for Åpen Hall 6. juledag kl Ildsjelene får julebord før jul. Ingrid ansvarlig. SAK 7: ÅRSMØTE Dato for årsmøte er satt til 28. februar Alle kasserere skal møtes 29. november kl 19 i hallen og forberede regnskap for SAK 8: MØTE VALGKOMITEEN Arbeidsutvalget vil avholde et møte med valgkomiteen for å forsikre seg om at prosedyrer for verving av nye styremedlemmer foregår riktig. Møte holdes 21. nov kl 20. SAK 9: OPPDATERE ÅRSHJUL Nye oppdateringer til årshjul for hovedstyret i Hegra IL: Trenersamling to ganger i året. Vår og vinter. Møte en gang i året mellom idrettslagene i dalføret. 6. juledag Åpen Hall

4 SAK 10: SAMLE FORSIKRINGER Det er bare hovedlaget og trimavdelingen som har forsikringer. Martha ordner et felles tilbud på alle forsikringene. SAK 11: HJEMMESIDE Hvis man opplever problemer med å komme inn og gjøre endringer på nettsiden må man oppdatere sine personlige datamaskiner og ha virusprogram som fungerer. Hovedstyret velger å ikke lage ny hjemmeside, men bli flinkere til å bruke den vi har. Face boock har nå også blitt en informasjonskanal. SAK 12: STATUS GRUSB ANE Lys fungerer ikke ( Arve sjekker) Sikring av mål må utbedres Dugnad til våren: - Næsbø skog har tilbudt å tynne kratt rundt banen - Ønske om utbedring av grusbane - Vedlikehold på bod Fotballavdelingen rydder inn nett til vinteren. SAK 13: LJOSHEIM Nytt styremøte 24,11,11 hvor Rolf Einar deltar. SAK 14: BALLBINGE FAU i Hegra har bygd en ballbinge ved Hegra Barneskole ved hjelp av tilskudd fra forskjellige organisasjoner og spillemidler. Andre har bidratt med utallige timer dugnadsinnsats. Hegra IL har bidratt med kroner til prosjektet. Fortsatt mangler kroner for å få betalt ned ballbingen og FAU ønsker forslag til sponsorer. Forslag er Hegra Sanitetsforening, Hegra bygdekvinnelag, Hegra IL og FAU sin konto. Rolf Einar skal sjekke ut med disse foreningene og komme tilbake til saken. SAK 15: SKILT TIL STADION Vi har tidligere sendt inn en søknad om å få skiltet E14 med vei til Hegra Stadion. Ønsker å purre på dette. Lene settes på saken. SAK 16: BYTTE AV LÅS TIL KLUBBHUS Fotballsesongen er nå over og dette igangsettes av Arve. Nye nøkler får man hos kasserer Martha Aspehaug.

5 SAK 17: OVN KLUBBHUS Hegra IL har en ovn som må monteres på møterom. (Rolf Einar tar saken) Neste hovedstyremøte 12. januar Referent Marit Fossbakk