Referat Hovedstyremøte

Transkript

1 Tilstede: Odd Roar, Arve, Gerda, Svein Åge, Leif, Marit, Rolf Einar og Rachel Ikke tilstede: Cecilie Falck Moen og Eva Stensholm Sak 1: Presentasjon av styrets medlemmer. Rolf Einar informerer kort om idrettslagets organisering. Sak 2: Oppsummering fra Årsmøte hva er oppgaver som Årsmøtet ønsket utført? (gjennomgang av referatet fra Årsmøtet) Alle lagslederne skal ha tilgang til lagets hjemmesider for å kunne oppdatere informasjonen der. Lene Næsbø er kontaktperson for hjemmesiden (koordinator). Ingen ytterligere kommentarer til årsmøtereferatet. Sak 3: Status for de enkelte avdelingene, inkludert idrettshallen Trimgruppa v/arve Det har vært en rolig periode med lite aktivitet i det siste. Turstien over til Knottmoen skal ferdigstilles i løpet av våren. Det er etterspurt turorientering i Hegra. Dette er prøvd ut tidligere, men med lite respons. Men trimgruppa stiller seg positiv til å prøve ut dette igjen, dersom det skulle være interesse for det. Friidretten v/gerda Det har vært lite aktivitet den siste tiden. Sommerens stevner skal gjennomføres som planlagt. Det blir etterspurt et samarbeid med idrettsskolen. Dette er ikke kommet i gang enda, men det er ønskelig at det snart blir en realitet. Et godt samarbeid her, kan gjøre det enklere å rekruttere flere.

2 Fotball v/odd Roar Mange nye i fotballstyret, og det har vært litt fram og tilbake i oppstarten men er nå godt i gang. Odd Roar informerer om behov for nytt utstyr, blant annet nytt draktsett til Gutter11. Styret skal ordne bua ved stadion som ble ødelagt i vinter, og enighet om at hovedstyret tar regninga på dette. Fotballstyret føler de kommer litt seint i gang, siden årsmøte gjennomføres såpass seint som det gjør. Det er derfor viktig at det sittende styret fullfører oppgaven sin og klargjør seriestart før de avtrer. Hvordan skal fotballstyret forholde seg til småsponsorer? Fotballstyret må selv ta ansvaret for de som allerede finnes, samt forsøke rekruttere nye. Pengene som kommer inn, går uavkortet til fotballstyrets arbeid. Fotballstyret har sett seg nødt til å justere noe på medlemskontingenten: Kontingenten for 14- og 16-åringene økes fra kr. 600,- til kr. 800,- Kontingenten for 19-åringene økes fra kr. 800,- til kr. 1200,- Denne økningen skyldes i all hovedsak økte utgifter, blant annet på dommersiden. Spørsmål rundt Umbroavtalen med MX-sport ( kr). Midlene må brukes i løpet av sesongen, hvis ikke blir de trukket tilbake. Hovedstyre foreslår at fotballstyret kan bruke av disse midlene til å kjøpe inn nødvendig utstyr nå, for eksempel draktsett. Regningen på draktsett til Gutter19 er kommet til fotballstyret. Disse draktene har navn på ryggen, og skal derfor dekkes av spillerne selv. Odd Roar regner med dette er avtalt med spillerne på forhånd. Odd Annar AAsan ønsker hovedansvaret for å legge inn oppdateringer på kalenderen på idrettslagets hjemmesider. Han får rollen som bane- og møtekoordinator. Idrettshallen v/leif Høysesongen går mot slutten og aktiviteten har roet seg noe. Ellers fungerer det meste greit når det gjelder utleie av hallen. Det er kommet noen tilbakemeldinger fra brukerne om at det

3 er en del trøbbel med bookingen av squash-hallen. Dette er en kjent problematikk, og det er kommunens ansvar å rydde opp i. Spørsmål fra Rolf Einar om det er interesse for at vi kan øke får hallvaktandel fra dagens 60% til 100%. Leif undersøker med kommunen om det er mulig at vi kan påta oss et større ansvar. Økonomisk sett kan vi tjene ca i året på dette. Hver enkelt avdeling skal ha en hallansvarlig som har ansvaret for å rekruttere hallvakter. Hovedstyre stiller seg positiv til at Leif kan forhøre seg med kommunen om muligheten for at idrettslaget kan påta oss flere hallvakter. Odd Roar spør om det er mulig å benytte egne sponsorer på baksiden av fotballdraktene? Rolf Einar undersøker avtaleteksten med hovedsponsorene våre, og tar deretter kontakt med fotballstyret. Viktig at slike sponsoravtaler undertegnes for minst tre år, da det er knyttet en del arbeid og kostander til trykking av sponsormerke. Rolf Einar oppfordrer også fotballstyre til å tenke andre muligheter enn drakttrøye når det gjelder sponsortrykk, for eksempel på shorts eller treningsdrakt. Sak 4: Gjennomgang av «Håndbok for Styrearbeid/Arbeidsplan for Hovedstyret/Arbeidsutvalget» a) Det må gjøres noen utbedringer på Årshjulet (s. 19). En del informasjon der som må oppdateres. b) Fanebærer 17. mai hvilken avdeling? Feil i Arbeidsplanen på s. 20. Følgende fordeling er korrekt: Fotball Friidrett/Trim Idrettsskolen Handball Fotball Svein Åge snakker med Eva Stensholm, leder av Håndballstyret. Sak 5: Møtekalender Hovedstyret a) Arbeidsutvalget

4 Rolf Einar foreslår en møtevirksomhet på ca. 1 gang i måneden for Arbeidsutvalget. Arbeidsutvalget stiller seg positiv til dette forslaget. b) Hovedstyret Rolf Einar foreslår 1 møte i kvartalet. Hovedstyret stiller seg positiv til dette forslaget. Sak 6: Eventuelt a) Kunstgress på grusbanen status Arbeidet er godt i gang, og det ser ut som arbeidet med kunstgressbanen vil være ferdigstilt før 17. mai. Ved nærmere befaring på banen så konkluderes det med at grunnforholdene ser gode ut. Inger Smågård har skrevet søknad til Rema 1000 om å få sponsormidler for Rema 1000-trykket som befinner seg på midtsirkelen. Dersom vi får avslag på denne søknaden må vi vurdere hva vi gjør videre (fjerne Rema-trykket, kontakte Spar som mulig sponsor?) Kostnadsrammen på prosjektet var ca kroner. Det ser ut som totalkostnaden ikke vil overstige dette beløpet. Har fått et tilskudd fra Rosenborg Ballklubb på kroner. Det er også søkt kommunen om tilskudd, men denne søknaden er oversendt politikerne for videre behandling. Lager/oppholdsrom på kunstgressbanen Aksel Hembre har tatt kontakt og lurer på om Idrettslaget er interessert i hytter/buer ved kunstgressbanen. Styret undersøker tilstanden på disse og regner på hva det vil koste å sette dem opp. Arve koordinerer denne oppgaven, og sørger for å få med seg noen snekkerkyndige. Forslag på å møtes lørdag 03. mai kl Mellomfinansiering av kunstgressprosjektet på grusbanen ref. Årsmøtet Det kommer snart en regning fra Unisport på ,- + moms, og hovedstyret har ikke nok penger på bok til å betale dette. Marit og Rolf Einar ser på økonomien i de ulike avdelingene, og utarbeider et forslag på hvor pengene skal tas fra. Hovedstyret gir leder og kasserer fullmakt til å løse denne oppgaven på mest mulig hensiktsmessig vis. b) Høyttaleranlegg til Stadion Det er behov for å oppgradere høyttalerne på Stadion. Hovedstyret foreslår å utsette denne investeringen til nyåpningen av Kunstgressbanen. c) Dugnad Stadion rydding/istandsetting

5 Ønske fra Friidretten at det sprayes med ugress-fjerner på områder ved stadion hvor det er mye ugress. Dugnaden bør gjennomføres før 05. juni. Hovedstyret foreslår at dugnaden legges til tirsdag 27. mai kl Hvordan skal dugnaden gjennomføres? Oppmøte har tidligere vært noe varierende. Enkelte oppgaver må klareres på forhånd. Arbeidsutvalget tar seg av organiseringen av dugnaden. Det skrives ny avtale med Arna Berge på renhold. d) Banekoordinator Odd Annar Aasan Alle banebestillinger må meldes inn til Odd Annar. Det må fastsettes en dato for når den nye banen kan tas i bruk. Alle lagene må melde inn sitt behov, slik at Odd Annar får koordinere fordelingen. e) Sponsortrykk på fotballdrakter Det må trykkes nye logotrykk på alle drakter. Denne prosessen kan ta noe tid dersom MX-sport skal gjøre det. Svein Åge undersøker med Kenneth Raaen om han ta oppdraget. f) Ny hjemmeside for HIL Nettsiden vår burde vært oppgradert og gjort mer brukervennlig. Rolf Einar foreslår at Arbeidsutvalget tar oppgaven med å administrere arbeidet med fornyelse av hjemmesiden. Tommy Reinas har sagt seg villig til å utarbeide et forslag for oss. g) Politiattester Det er nødvendig med politiattest for alle som er involvert i arbeid med barn- og ungdom, samt har tillitsverv i en klubb. Søknad om politiattest finnes på Rachel hører med tidligere sekretær, Anniken Hastadklev, om hvordan hun organiserte arbeidet med kontroll av politiattester. Rachel tar på seg oppgaven med å administrere dette. h) Forsikring for medlemmer under 12 år Medlemmer under 12 år må meldes inn til kretsen med medlemsnr. og fødeslsnr. Det er svært viktig at denne informasjonen jevnlig oppdateres. Navn på foreldre må også meldes inn. Det finnes lister i dag, men disse er ikke oppdaterte.

6 Alle lag må melde inn liste over sine medlemmer til Marit. Denne lista må inneholde fødselsdato på barnet. Dette gjelder også for barn under skolepliktig alder. Fotball og idrettsskolen må prioriteres i første omgang (spesielt de under 12 år). e) Varamedlemmer Varamedlemmer inviteres heretter til hovedstyremøtene. Dato og tidspunkt for neste møte i Hovedstyre: Tirsdag kl Møtet slutt Rachel Johansen Referent